Sminaire de formation Mthodes dAudit Cycle Immobilisations corporelles

Séminaire de formation Méthodes d’Audit Cycle Immobilisations corporelles 2005 1

S O M M A I R E § Introduction ► Fondamentaux comptables ► Approche de la démarche d’audit 1. Objectifs d’Audit 2. Revue du contrôle interne 3. Révision des comptes § Conclusion ► Rôle et responsabilité de l’assistant 2

Fondamentaux comptables § Rapprochement du référentiel français vers les normes IAS / IFRS ► Principe de la valorisation à la juste valeur affirmé par 2 avis du CNC : ü Avis 2004 -06 relatif à la définition et à l’évaluation des actifs (définition, coût d’acquisition, composants…) ü Avis 2002 -10 relatif à l’amortissement et à la dépréciation des actifs § Les normes transposées dans le référentiel français sont les suivantes : ► IAS 38 : Actifs incorporels (et interprétation SIC 32) ü Les critères d’activation des charges et de recherche et développement sont précisés ► IAS 16 : Actifs corporels ü Approche par composants, activation des charges de révision prévues dès l’origine ► IAS 36 : Dépréciation des actifs ü Principe de la juste valeur des actifs, arbitrage entre la valeur d’usage et la valeur vénale ► IAS 40 : Immeubles de placement ü Estimation à la juste valeur fondée sur la valeur de marché ou l’actualisation des cash-flows attendus de l’exploitation de l’immeuble 3

Fondamentaux comptables § D’autres normes peuvent également impacter les comptes des entreprises : ► IAS 17 : Contrats de location (et interprétations SIC 15 et 27) ü Activation des contrats de location financière ü Activation des contrats de location simple dans le respect de certaines conditions (IFRIC 4) ► IAS 23 : Coûts d’emprunts ü Option pour l’activation des coûts d’emprunts dans le coût d’acquisition de l’actif ► IFRS 5 : Actifs non courant détenus en vue de la vente et activités abandonnées (et interprétation IFRIC 1) ü Activation dès l’acquisition des biens du coût de démantèlement et amortissement sur le même rythme que l’actif concerné 4

Cycle Immobilisations 1. OBJECTIFS D’AUDIT 5

Risques généraux Immobilisations / Charges Immobilisations / Stocks Fait Générateur Évaluation Inventaire Propriété / Bâtiment Mise en service Dépréciation DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : REALITE EXHAUSTIVITE UNICITE CONCERNE L’ENTREPRISE BONNE PERIODE BON COMPTE BON MONTANT 6

Objectifs d’audit OBJECTIFS § § § réalité concerne l’entreprise TRAVAUX - Revue du contrôle interne, - Contrôle de pièces, - Assistance à l’inventaire physique, - Rapprochement du fichier des immobilisations avec la comptabilité, - Vérification des titres de propriété, circularisation. - Contrôle de pièces, Tests sur les acquisitions et cessions, Contrôle des amortissements, Analyse de la distinction charges/immobilisations. sans oubli (exhaustivité) § sans double emploi § dans le bon compte § pour le bon montant § sur la bonne période 7

Cycle Immobilisations 2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE 8

Revue du contrôle interne 2. 1 Connaissances des opérations 2. 2 Evaluation du contrôle interne 2. 3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne 9

2. 1 Connaissance des opérations § Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel § Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité RECENSEMENT Immobilisations Corporelles: Bâtiments, matériels et outillages, véhicules… Prise de connaissance des principes et méthodes comptables - modes et taux d’amortissement retenus, - traitement adopté pour les frais de R&D, - méthodes de distinction charges / immobilisations, - principes d’évaluation des titres de participation - Prise en compte des produits liés aux immobilisations financières 10

2. 1 Connaissance des opérations § Principaux services intervenants Services utilisateurs * Proposition d ’investissement, analyse de la rentabilité des projets d ’investissement Direction Financière, Générale * Etablissement et suivi du budget d ’investissements Service des achats & Réception Service technique Comptabilité & Trésorerie * Etude et sélection des investissements à engager * Commande des matériels * Réception des matériels * Mise en route et maintenance des matériels * Enregistrement comptable * Paiement des factures d ’achat 11

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Principales phases du cycle § Compétences pluridisciplinaires nécessaires 12

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Principales phases du cycle Etude et décision d’investissement Procédure d’acquisition et de mise en place Utilisation, entretien et protection Décision de remplacement, de cession ou de mise au rebut 13

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Revue de procédure : Etude et décision d ’investissement / Acquisition En amont de l’investissement, il est nécessaire que l ’ensemble des dépenses projetées fasse l’objet d’un examen général permettant une sélection raisonnable des dépenses à consentir. ► Etablissement d ’une liste des investissements possibles ► Détermination d ’une enveloppe destinée à l ’investissement ► Analyse de la rentabilité ou de l ’utilité des investissements prévus ► Sélection des projets dans le cadre d ’un budget d ’investissement ► Autorisation de la dépense en fonction du budget préalablement défini ► Autorisation de mise en chantier lorsqu’il s’agit d ’une livraison à soi-même A l’acquisition, il est essentiel de contrôler le procès-verbal de réception, de mise en service. 14

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Revue de procédure : Maintenance et protection des immobilisations Mise en œuvre d’inventaires physiques périodiques et de confirmation pour les immos détenues par des tiers Maintenance et protection des immobilisations Existence d’un service chargé de la « maintenance » des immobilisations Assurance suffisante des immobilisations contre les principaux sinistres 15

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Revue de procédure : Désinvestissement et mise au rebut Processus de décision qui se fonde sur des considérations à caractère opérationnel Toute sortie d’actif doit être contrôlée Nécessité d’une bonne gestion de l’entreprise : séparation des immobilisations dont la possession ne présente plus d’intérêt. 16

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Revue de procédure : Comptabilisation des mouvements et évaluation des immobilisations, charges et produits annexes ► Existence de règles écrites en matière d’imputation des dépenses en charges et en immobilisations, avec une revue périodique des comptes sensibles (charges d’entretien et de maintenance). ► Existence de règles précises en matière d’éléments constitutifs de la valeur d’entrée d’une immobilisation : distinction est faite entre les immobilisations acquises et produites. ► Justification de la politique d’amortissement retenue. ► Suivi spécifique des immobilisations acquises au moyen du crédit-bail. ► Existence d’une procédure de suivi des nantissements, hypothèques, . . . 17

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Revue de procédure : Outils mis à disposition Entretiens Analyse des procédures écrites Flow chart Tableaux forces/faiblesses Tests Recommandations 18

2. 3 Conséquences induites par les conclusions § Compétences nécessaires en complément de l’audit financier Intervenants Systèmes d’information (SIOM) Fiscalistes (Magellan) Juristes (Magellan) Éléments revus Tâches générales : déversements comptables, cartographies des systèmes, fiabilité et sécurité des données Taxe foncière, Taxe professionnelle (base, dégrèvement, cotisation minimale) Montage sur opérations de lease back, de déconsolidation 19

2. 4. Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche § Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter ► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, ► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence § Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final ► Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision ► Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques 20

Cycle Immobilisations 3. REVISION DES COMPTES 21

Révision des comptes 3. 1 Préparation du final 3. 2 Travaux de contrôle 3. 3 Mémo de synthèse 3. 4 Contrôle de l’annexe 22

3. 1 Préparation du final § Lors des interventions précédant le final : possibilité de faire des tests sur les acquisitions et cessions à la date d ’intervention (allégement des travaux au final) § Si nécessaire, circularisation : Circularisation ► du cadastre Si nécessaire ► du bureau des hypothèques Sondage acquisitions / cessions ► des banques Dépréciation / provision 23

3. 2 Travaux de contrôle (1/2) 1. Établissement de la feuille maîtresse 2. Revue analytique des principaux postes 3. Cadrage fichier immobilisations / balance générale 4. Contrôle de l ’existence et de la propriété 5. Tests sur les acquisitions 6. Contrôle des amortissements 24

3. 2 Travaux de contrôle (2/2) 7. Contrôle des immobilisations en cours (cas particulier) 8. Tests sur les cessions 9. Contrôle de la correcte distinction entre charges et immobilisations ET SURTOUT : Je n’oublie pas de prendre connaissance du mémo de section N-1 et de la synthèse intérimaire 25

3. 2. 1 Etablissement de la feuille maîtresse Établissement de la feuille maîtresse : § Rappel rapide des principes exposés en méthodologie globale § Présentation des comptes concernés : ► ACTIF : 21 - Immobilisations corporelles 23 - Immobilisations en cours ► PASSIF : 105 - Écart de réévaluation 106 - Réserves spéciales plus-value à long terme 13 - Subvention d’investissement 14 - Amortissements dérogatoires 14 - Provisions spéciales de réévaluation 40 - Fournisseurs d’immobilisations 26

3. 2. 1 Etablissement de la feuille maîtresse § Présentation des comptes concernés : ► Charges : 612 - Redevances de crédit-bail 615 - Entretien et réparation 675 - VNC des immobilisations corporelles cédées 681 - Dotation aux amortissements 68 - Dotation aux provisions pour dépréciation ► Produits : 7 - Production immobilisée 775 - Produits de cession des immobilisations 27

3. 2. 1 Etablissement de la feuille maîtresse § La feuille maîtresse des immobilisations se décompose en 3 parties et s’effectue en lien avec le fichier des immobilisations (mouvements) : ► la valeur brute des immobilisations ü au 31/12/N-1 ü les acquisitions de l ’exercice ü les cessions / sorties de l ’exercice ü au 31/12/N ► les amortissements ü au 31/12/N-1 ü les dotations ü les reprises/cessions ü au 31/12/N ► la valeur nette comptable ü au 31/12/N-1 ü au 31/12/N 28

3. 2. 1 Etablissement de la feuille maîtresse Exercice n° 1 29

3. 2. 2 Revue analytique Objectifs Outils utilisés Travaux à effectuer § Comprendre l’évolution des principaux postes § Orienter les travaux à effectuer sur le cycle § Feuille maîtresse § Revue analytique § Rappel des principes exposés en méthodologie § Réaliser un comparatif N/N-1 en valeur et/ou en § Identifier les principales évolutions de comptes en valeur brute et les expliquer par nature d ’investissements 30

3. 2. 3 Cadrage fichier immobilisations / balance générale Objectifs § S ’assurer de l’exhaustivité des comptes d’immobilisations tels qu’ils apparaissent dans la balance générale § Valider la conformité du logiciel ou du fichier de suivi des immobilisations avec la comptabilité Outils utilisés § Rapprochements/cadrages 31

3. 2. 3 Cadrage fichier immobilisations / balance générale Travaux à effectuer § Effectuer les rapprochements entre les comptes d’immobilisations et d’amortissements issus du logiciel de suivi des immobilisations et la balance générale. § Analyser les écarts (100%) § Matérialiser les rapprochements et rationaliser les écarts 32

3. 2. 4 Contrôle de l’existence de la propriété Objectifs § Réalité § Concerne bien l’entreprise § Contrôle de pièces, assistance inventaire Outils utilisés 33

3. 2. 4 Contrôle de l’existence de la propriété Travaux à effectuer § Vérifier les titres de propriété de la société en ce qui concerne les terrains et les immeubles § Assistance et exploitation de l’inventaire physique § Confirmation directe pour les immobilisations importantes détenues par des tiers § Vérification physique des actifs importants 34

3. 2. 5 Tests sur les acquisitions Objectifs § Valider la réalité des enregistrements, la bonne imputation comptable (caractère immobilisable, classement correct), le montant comptabilisé et le respect du cut-off. Outils utilisés § Contrôle de pièces 35

3. 2. 5 Tests sur les acquisitions Travaux à effectuer § Pour les acquisitions significatives de l’exercice faire des contrôles de pièces en validant bien ► la réalité de l’acquisition et de son montant ► le caractère immobilisable du bien acquis ► la date d ’acquisition (date de réception du bien) 36

3. 2. 6 Contrôle des amortissements Objectifs § Valider le respect des normes comptables § Contrôler la permanence des méthodes § Contrôle de pièces § Annexes § Tests de calcul des dotations sur les acquisitions Outils utilisés Travaux à effectuer sélectionnées (cf. tests sur les acquisitions) § Valider le montant des amortissements dérogatoires (en compte « provisions réglementées » ) 37

3. 2. 7 Contrôle des immobilisations en cours (cas particulier) Définition § Ensemble de coûts relatifs à un actif qui est destiné à être immobilisé mais qui n’est pas encore mis en service Objectifs § S’assurer que les immobilisations en cours ne contiennent pas des actifs déjà en service Outils utilisés Travaux à effectuer § Contrôle de pièces et entretien § Obtenir le détail des immobilisations en cours par projet (et des mouvements sur la période) § Comparer le coût des projets les plus significatifs avec les budgets et se faire expliquer les écarts importants. 38

3. 2. 8 Tests sur les cessions Objectifs § Valider la réalité des enregistrements, la bonne imputation comptable, le montant comptabilisé et le respect du cutt-off Outils utilisés Travaux à effectuer § Contrôle de pièces § Pour les cessions significatives de l’exercice faire des contrôles de pièces en validant bien : ► La nature de l’opération (cession, mise au rebut) ► Le calcul de la plus ou moins value (pointage de la VNC et du prix de cession à la BG) ► Le traitement fiscal de la plus ou moins value 39

3. 2. 9 Distinction entre charges et immobilisations Objectifs § S ’assurer que les postes de charges d ’entretien et de maintenance n’incluent de dépenses à caractère immobilisable Outils utilisés Travaux à effectuer § Contrôle de pièces § Tests sur les postes d’entretien et réparations et d ’achats de matériel : sélection de factures significatives et validation du caractère non immobilisable des dépenses 40

3. 3 Mémo de synthèse § Rappel des objectifs poursuivis § Présentation des données chiffrées : ► présentation synthétique ► éléments de la revue analytique - commentaires § Récapitulatif des travaux effectués : ► indexé avec les sous sections § Points notés (indexés avec les travaux) § Conclusion Exercice n° 1 (suite) 41

3. 4 Contrôle de l’annexe § Correcte application des règles et méthodes comptables (mode et durée d ’amortissement, évaluation des provisions, …) § Ventilation des postes suivants : ► immobilisations corporelles ► produits et charges exceptionnels (cessions) ► les provisions et les amortissements § Mouvements ayant affectés les divers postes de l'actif immobilisé : ► Tableau des immobilisations et des amortissements ► Tableau des provisions ► Tableau des incidences des réévaluations antérieures 42

3. 4 Contrôle de l’annexe § Montant des immobilisations produites par la société et composition des coûts § Engagements hors bilan : ► Informations sur les opérations de crédit-bail, ► Hypothèques et nantissements. § Toute autre explication nécessaire à la compréhension des comptes annuels par les utilisateurs (changement de méthode, méthode particulière d ’évaluation des éléments entrant dans le patrimoine immobilisé, méthode de réévaluation…) 43

Conclusion Rôle de l’assistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au préfinal : ► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo d’approche ► Récapitulation et justification des mouvements ayant été enregistrés au cours de l’exercice ► Responsabilité directe sur les tests et sondages réalisés sur le cycle, documentés par les pièces justificatives nécessaires (factures, PV d’installation, de mise en service, …) 44