Smidige Metoder Praktisk erfaring med bruk av smidige

Smidige Metoder Praktisk erfaring med bruk av smidige metoder (EVO) Jens Egil Evensen, Seniorkonsulent

Agenda § 1. Introduksjon til smidige metoder og EVO § 2. Gjennomgang av praktisk bruk av smidig metode (EVO) – Hva gjorde vi og hvordan – Hva fungerte bra og mindre bra – Observasjoner § 3. Noen refleksjoner i forhold til prosjektleders rolle Avenir AS > slide 2

1. EVO – Evolutionary Project Management § ”Foredlet” av Tom Gilb – Modnes over tid av brukerne av metoden (Open source metode? ) – Første tilfelle innen industri på 40 tallet – Benyttet innenfor IT fra 60 -tallet (IBM ”Cleanroom”) § Mye fokus på krav (mål) og rutiner – Krav skal være målbare (kvantifisering og nedbrytning av komplekse krav) – Krav skal ikke inneholde systemdesign (med mindre det er absolutte krav – da kaller vi det begrensninger, eller Design Constraints) – Krav skal være entydige (for alle tiltenkte lesere) – Faste iterasjoner med faste møter og rutiner § Praktisk gjennomføring overlates for en stor del til fagkompetansen – Kan med fordel benytte egen metodikk for produksjon av løsninger (for eksempel Scrum) Avenir AS > slide 3

Eksempel: Krav: Selger. Effektivitet § Skala: Tiden en [Selger] benytter for å registrere en [Salgsordre] § Målemetode: Ta tiden på 10 [Salgsordre] og regne ut gjennomsnitt § Før [KAM, Standardordre med 2 produkter]: 5 minutter <- måling 2006 § Mål[KAM, Standardordre med 2 produkter]: 1 minutt <- salgssjef § Toleranse[KAM, Standardordre med 2 produkter]: 2 minutter <- salgssjef § Kravet sier ingenting om HVORDAN dette skal gjøres. Kun noe om hva man ønsker å oppnå! (skiller mellom mål og middel) Avenir AS > slide 4

Eks: Design: System. Salgsordre. Utforming § Beskrivelse: Redesign av skjermbilde for registrering av salgsordre § Detaljbeskrivelse: <link til dokument> § Est. Pris: 40 timer? <- Utvikler: Gunnar § Troverdighet: 0, 8 (Har gjort det før i et annet prosjekt) § Påvirker: – Selger. Effektivitet + 100% (fra 5 min til <1 minutt) – Selger. Fleksibilitet – 5% (fra x til y? ) – Selger. Effektivitet. Antall. Telefoner. Per. Dag + 100% (fra 50 til 100 per dag) Avenir AS > slide 5

Retningslinjer § Designforslag prioriteres etter kost/nytte – Summen av positiv og negativ på virkning på de viktigste kravene (10 -20) og vesentlig påvirkning på andre krav § Design forslag som ikke benyttes beholdes som mulige senere løsninger § Designforslag bør kunne implementeres på en iterasjon § Ressursforbruker på en iterasjon bør ikke overskride 2 -5% av totalressursene § Designforslag (løsningsforslag) bør kunne gå utover ”applikasjonens” grenser Avenir AS > slide 6

Prosjekt livssyklus – Tradisjonell Kontrakt (point of no return) Krav / Analyse Design • Kan gå tilbake til • Krav / Analyse Avenir AS > slide 7 Implementering / Test • Kan gå tilbake til: • Design • Implementering / Test Produksjon • Kan gå tilbake til: • Design • Implementering / Test

Prosjekt livssyklus - Smidig Kontrakt (på gevinstplan) – Hva skal kunden oppnå sammen med oss? Gevinstplan Krav / Analyse Design Implementering Produksjon / Måling • Går tilbake til Krav / Analyse Avenir AS > slide 8

Hva gjør metoden smidig? Varierende midler (means) eller Varierende mål (goals) § NB! : Hvis målet er varierende – er du sikker på at det er det virkelige målet? Avenir AS > slide 9

2. Praktisk eksempel på faktisk gjennomføring § Kunde: Stor norsk data- og telekommunikasjonsbedrift § Oppstart: 01. 12. 2006 § Mål: Implementering av Microsoft CRM ? ? § Begrensning: Microsoft CRM § Mål: Avenir AS > slide 10 Bedre kundeservice, selge mer, øke marginer, effektivisere, ledelsesinformasjon etc… vha bl. a. Microsoft CRM

Innledende workshop - ledelse § Etablering av prosjektrutiner – Møter – Rapportering – Tilgang til beslutningstakere § Felles forståelse av mål (visjon, gevinster, strategi) § Forankring § Bevisstgjøring av rettigheter (og plikter) som kravstiller Avenir AS > slide 11

Innledende workshop - IT § Etablering av prosjektrutiner – Møter – Rapportering – Tilgang til ressurser § Felles forståelse av ledelsens mål (Hvorfor? ) § Forankring § Bevisstgjøring av rettigheter (og plikter) som premissgiver Avenir AS > slide 12

Syklus Mandag Styringsgruppe Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Møte v. behov P. leder kunde Daglig kontakt Statusmøte Daglig kontakt P. leder Avenir Statusrapport Statusmøte Oppfølging IT Avenir Utvikling Møte v. behov Utvikling Prod ved behov IT kunde Utvikling Møte v. behov Utvikling Prod hver 14. d Avenir AS > slide 13

Om å holde interessen oppe § Levere verdi, HVER UKE til interessenter § Prioritere de viktigste interessentene (i dette tilfellet, ledelsen representert ved kundens prosjektleder og prosjekteier) § Være hos kunden § Løse problemer NÅ, ikke til uken eller neste møte § Omfattende bruk av workshops med ledelse og brukere for å utforme krav og løsninger underveis Avenir AS > slide 14

Observasjoner § Personavhengighet (!? ) – Kunden blir veldig avhengig av navngitt prosjektleder. – Ofte relatert til rollen som bindeledd mellom IT og ledelse fordi begge ”parter” opplever prosjektleder som sin mann i forhold til den andre ”part” § Sub-optimalisering (for organisasjon og system) – Mellomløsninger kan gi konsekvenser videre og misoppfattes ofte som mål – Vanskelig å ”kaste” lønnsomme midlertidige løsninger § ”Rotete” arkitektur – Må løses med ”grønne” uker eller måneder Avenir AS > slide 15

Konklusjon – for dette prosjektet § Fokus på gevinst har gitt bedre kvalitet på løsningen § Krever mye av prosjektleder § Krever engasjement og forankring hos kunde § Samme kostnad som andre prosjekter, men MYE mer for pengene § Krever medlemmer som er ”problemløsere”, og som forstår kundens forretning, ønsker og behov Avenir AS > slide 16

3. Noen refleksjoner i forhold til prosjektleders rolle En ”smidig” prosjektleder må som før kombinere Fagkompetanse og Forretningsforståelse Men smidige metoder stiller endrede krav til prosjektlederen Avenir AS > slide 17

Endringer i fokus for prosjektleder § Prosjektledelse (Endrede virkemidler, endret fokus) – Følge opp fremgang (og fremdrift) – Holde prosjektet innenfor gjeldende rammer § Prosessleder (Mer fokus på dette, kortere sykluser) – Prosesser i forhold til utviklingsteam – Prosesser i forhold til oppdragsgiver/kunde/bruker § Rådgiver (Enda mer fokus og større frihetsgrad) – Ansvar for at bedriften får den best mulige løsningen (kost/nytte) uavhengig av system § Endringsleder (Enda mer fokus – gevinstuttak med en gang!) – Sørge for at organisasjonen er i stand til å utnytte løsningen – Styre forventninger § Tolk (Dette er vi vant med, men nå blir vi enda mer operative) – Til en viss grad ”limet” mellom forretningssiden og teknologisiden Avenir AS > slide 18

Spesielle utfordringer § Dialogen mellom ledelse og IT (forretning og teknologi) § Synliggjøringen av mål på ”realiserbart” nivå – Gevinstplan som viser sammenhengen mellom overordnede mål og detaljerte realiserbare gevinster – Perspektiv (en persons mål er en annen persons middel) § Finne målemetoder som gir ”riktige” svar – Ikke måle bare det som er enklest å måle, men det som er lurest å måle § Fokusere på de aller viktigste kravene!!! § Få ALLE til å fokusere på de aller viktigste kravene!!! Avenir AS > slide 19

Hva med tidsplaner og estimater? § Man bestemmer seg for – et eller flere mål/krav og – hvor mye penger eller – hvor mye tid man vil bruke, § så jobber man sammen for å oppnå mest mulig innenfor disse rammene § Det å estimere et samlet smidig prosjekt er derfor i noen grad en selvmotsigelse – Implementeringen av et design kan estimeres, men disse blir til underveis Avenir AS > slide 20