Skupno cirkularno pismo alat za skupno pismo nam

Skupno / cirkularno pismo • alat za skupno pismo nam omogućava da isti dokument koristimo za više primatelja • popis primatelja koristimo iz postojeće baze i stvaramo novi popis

Koraci izrade skupnog/cirkularnog pisma • najpregledniji način izrade skupnog pisma je preko čarobnjaka za cirkularna pisma • kliknite na karticu “Skupna pisma” te u grupi naredbi “Pokretanje cirkularnih pisama” kliknite na naredbu s padajućim izbornikom “Pokreni cirkularna pisma” pokretanje čarobnjaka koji se otvori u oknu s desne strane radnog prostora Worda

1. korak: - vrsta dokumenta s kojom radimo - ja ću odabrati Pisma po zadanim postavkama - opis trenutno odabrane vrste dokumenta - ostale kliknite u izborniku iznad i pročitajte čemu služe - navigacija po koracima čarobnjaka - Sljedeće za prijelaz na sljedeći korak (strijelica desno) - Prethodno za prijelaz na prethodni korak (strijelica lijevo)

2. korak: - polazni dokument (datoteka u koju je spremljen rad u Wordu) koji ćemo koristiti - trenutni – ovaj koji je aktivan i otvoren u programu Word - predložak – jedan od predložaka instaliranih zajedno s cijelim paketom Office 2010 ili kreiran od strane korisnika i spremljen kao predložak - postojeći dokument – otvara se opcija kojom moramo odrediti uređaj, mapu i datoteku koja sadrži rad spremljen u Wordu klikom na Otvori… se otvara dijaloški okvir u kojem moramo odrediti uređaj, mapu i datoteku koja sadrži rad spremljen u Wordu

3. korak: (puuuuno posla ) - postojeći popis - ako već imamo datoteku (bazu) s popisom primatelja kliknemo dolje na Pregledaj… , otvara se dijaloški okvir u kojemu moramo odrediti uređaj, mapu i datoteku koja sadrži popis primatelja (baza u. mdb ili. accdb, tablica u. xlsx ili. xls, tablica u. docx ili. doc) - Outlook kontakti – uvoz primatelja iz baze Outlook programa koji koristimo za e-poštu - utipkaj novi popis – stvaranje baze primatelja koju je na kraju potrebno i spremiti u zasebnu datoteku baze podataka, otvara se dodatni dijaloški okvir za stavranej i uređivanje popisa priamtelja klikom na Stvori…

• stvaranje novog popisa otvara se dijaloški okvir - stupci označavaju polja koja sadrže podatke o primatelju pisma, npr. polje naziva Ime će sadržavati ime primatelja - svaki redak u tablici/bazi je jedan primatelj i njegovi podatci koje unosimo u ćelije su u jednom retku skup podataka za jednog primatelja - klikon na “U redu” spremamo promjene na bazi u novu datoteku ili postojeću Novi unos – gumb kojim otvaramo novi redak za unos podataka za novog primatelja u tablici/bazi Izbriši unos – brisanje trenutnog primatelja (redak u tablici/bazi) koji je označen Prilagođavanjem stupaca mijenjamo stupce koji se nalaze u trenutnoj tablici/bazi

• prilagođavanje stupaca – otvara se dijaloški okvir - popis naziva polja koji su po zadanom postavljeni u tablicu/bazu primatelja; plavo označeni naziv je trenutni koji uređujemo - naredbom Dodaj… se otvara dijaloški okvir u koji upisujemo naziv novog polja (stupac) u tablici/bazi; novo polje se pojavi iza označenog naziva polja - Izbriši – brišemo trenutno označeni naziv te je potrebno dodatno potvrditi brisanje - Promijeni naziv – otvara dijaloški okvir u kojemu mijenjamo naziv trenutno označenog polja

• korištenje postojećeg popisa - otvara se tablica/baza s podatcima o primateljima - želimo li promijeniti podatke, tada je potrebno kliknuti na naziv datoteke izora podataka i zatim na gumb “Uređivanje…” - nakon toga se otvara dijaloški okvir u kojemu mijenjamo podatke u tablici/bazi u polja/stupce – uređivanje izvora podataka - nakon svih promijena uvijek će nas tražiti spremanje baze/tablice primatelja

4. korak: (konačno ) - umetanje spojnih polja u dokument možemo učiniti na dva načina: 1. kartica “Skupna pisma” te naredba “Umetni spojna polja” čime će se otvoriti padajući izbornik s popisom spojnih polja u našoj tablici/bazi 2. u oknu za cirkularna pisma kliknemo na “Dodatne stavke…” čime će se otvoriti dijaloški okvir s popisom polja u tablici/bazi

• spojna polja su u dokumentu označena sivom bojom kada kliknemo na naziv spojnog polja, a naziv spojnog polja se nalazi između zagrada << >>

5. korak: - pregledavanje primatelja pisma te kako izgleda dokument za svakog od primatelja - primjetite da se u dokumentu umjesto spojnih polja prikazuju podatci iz baze/tablice sa svakog od primatelja - primatelje pregledavamo klikom na gumb za lijevo (prethodni primatelj) te desno (sljedeći primatelj) - klikom na “Isključi ovog primatelja” trenutni primatelj se neće prikazati u skupnom pismu, ali neće biti izbrisan iz baze/tablice primatelja - želimo li mijenjati tablicu/bazu tada klikenmo na “Uredi popis primatelja…” i otvara se dijaloški okvir kao u koraku 3.

6. korak: - spajanje svih primatelja i njihovih pisama u jedan dokument - u novom dokumentu, pod nazivom Pisma 1, se umetne sadržaj dokumenta koji koristimo za skupno pismo i umjesto spojnih polja se umetnu podatci za svakog primatelja - ako je polazni dokument imao 2 stranice, a imali smo 6 primatelja, tada će spojena sva pisma u dokumentu Pisma 1 imati 12 stranica - dokument Pisma 1 je potrebno ili spremiti ili dodatno urediti prije spremanja ili ispisa