Skansen et skanneprosjekt Oppstart av prosjektet Utstyret Produksjonslypa

  • Slides: 26
Download presentation
Skansen - et skanneprosjekt -Oppstart av prosjektet -Utstyret -Produksjonsløypa -Utfordringer -Skannefabrikken etter 2013

Skansen - et skanneprosjekt -Oppstart av prosjektet -Utstyret -Produksjonsløypa -Utfordringer -Skannefabrikken etter 2013

Deltakerkommunene • • • Averøya Fræna Gjemnes Rindal Sunndal • Aure • Halsa •

Deltakerkommunene • • • Averøya Fræna Gjemnes Rindal Sunndal • Aure • Halsa • Nesset • Smøla • Surnadal Eide trakk seg Kristiansund og Tingvoll takket nei til å være med

Oppstart av prosjektet -konkurranse mellom alle deltakerkommunene om lokalisering -2 kommuner deltok, Nesset og

Oppstart av prosjektet -konkurranse mellom alle deltakerkommunene om lokalisering -2 kommuner deltok, Nesset og Aure -sommeren 2009 ble Aure valgt som vertskommune.

Ansettelser Høsten 2009 ansettelser -driftsleder 100% -medarbeidere 200% Alle ansatte var på plass 15.

Ansettelser Høsten 2009 ansettelser -driftsleder 100% -medarbeidere 200% Alle ansatte var på plass 15. 02. 2010

2 sentrale krav Lagring lokalt -fellespunktet i Kristiansund En pålogging til sak/arkivsystemene Ephorte og

2 sentrale krav Lagring lokalt -fellespunktet i Kristiansund En pålogging til sak/arkivsystemene Ephorte og Acos

Innkjøp av utstyr/programvarer -skannere -arbeidsstasjoner -programvare for: -indeksering -skanning -etterarbeid -gjenfinning -integrasjon mot ephorte,

Innkjøp av utstyr/programvarer -skannere -arbeidsstasjoner -programvare for: -indeksering -skanning -etterarbeid -gjenfinning -integrasjon mot ephorte, Min. Side, Altinn

Forsinkelser Innkjøp av utstyr: -utarbeidelse av konkurransegrunnlag *for lite og uformelt samarbeid med innkjøpskontoret

Forsinkelser Innkjøp av utstyr: -utarbeidelse av konkurransegrunnlag *for lite og uformelt samarbeid med innkjøpskontoret *tok utgangspunkt i andre kommuner sine konkurransegrunnlag *usikkerhet ang størrelsen på innkjøpet.

-ulikt syn på prosessen, innkjøpskontoret-faggruppen -sykdom -ting tar alltid lengre tid enn man først

-ulikt syn på prosessen, innkjøpskontoret-faggruppen -sykdom -ting tar alltid lengre tid enn man først tror.

Hva gjør vi med de ansatte Driftsleder fikk 50% i prosjektet -planlegging/administrasjon Medarbeiderne -50%

Hva gjør vi med de ansatte Driftsleder fikk 50% i prosjektet -planlegging/administrasjon Medarbeiderne -50% ble holdt igjen på sørviskontoret Vi satte i gang med rydding for Aure kommune, senere for Nesset. Vi har gått ut med tilbud til alle kommunene om rydding og indeksering

Utstyret ankom Gullstein i januar 2011 -instalert i februar -prøveproduksjon fra midten av februar

Utstyret ankom Gullstein i januar 2011 -instalert i februar -prøveproduksjon fra midten av februar -godkjenningstest 20. mars -planlagt overtakelse 1. juni Systemet er ikke vanskelig, men det har vært usikkerhet rundt gjenfinningen. Finner vi dokumentene som er skannet, og finner vi de på riktig plass?

Opplæring To dager med opplæring på Gullstein Systemet er oversiktlig og greit, logisk oppbygd.

Opplæring To dager med opplæring på Gullstein Systemet er oversiktlig og greit, logisk oppbygd. En fordel å være kjent med arkivet, oppbygning, dokumentkategoriene. Vi lærer sammen med leverandøren

Ryddeprosedyre Hva skal skannes Hva skal kastes Hvordan skal arkivet systematiseres Hva gjør vi

Ryddeprosedyre Hva skal skannes Hva skal kastes Hvordan skal arkivet systematiseres Hva gjør vi når: -det mangler dokumenter -saker ikke er avsluttet -saker i papirarkivet er lagt på feil GBN osv

Indeksering Registrere nøkkelinfo -GBN -BID -bygningstype -dato -saksnr -tiltaksart -søknadstype -kommentarfelt Lagres i en

Indeksering Registrere nøkkelinfo -GBN -BID -bygningstype -dato -saksnr -tiltaksart -søknadstype -kommentarfelt Lagres i en unik strekkode som skrives ut, og senere skannes

Etterarbeid Bra. Fangst -sletting -snu papirretning -beskjære Readsoft -knytte sammen sider i et dokument

Etterarbeid Bra. Fangst -sletting -snu papirretning -beskjære Readsoft -knytte sammen sider i et dokument -kategorisere -dokumentdato Bra. Arkiv -dokumentene blir lagret i bra. Arkiv -redigere arkivet seinere

Utfordringer *oppfølging av kommunene *ha arbeid til en hver tid *få til et funksjonelt

Utfordringer *oppfølging av kommunene *ha arbeid til en hver tid *få til et funksjonelt arkiv *lik arkivstruktur for alle kommunene *integrasjon mot ephorte/Min. Side/Altinn *ta i bruk det digitale arkivet i den enkelte kommune, den enkelte saksbehandler *ajourhold

Skannefabrikken etter 2013 -få skannefabrikken til å bli varig -skaffe nye jobber -næringsliv -frivillige

Skannefabrikken etter 2013 -få skannefabrikken til å bli varig -skaffe nye jobber -næringsliv -frivillige lag og organisasjoner -staten, fylkene, kommunene -nye oppdrag i ORKidé -felles postmottak