Sistemi per la Gestione Aziendale AA 2008 09

Sistemi per la Gestione Aziendale. AA. 2008 -09 Ingegneria Gestionale (LS) Facoltà di Ingegneria di Napoli SGA 0809 Lez. Un caso di BPI AA. 2008 -09 LEZ Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 1

Il BPI applicato al Dipartimento di Biologia e Patologia Cellulare e Molecolare Caso tratto dalla tesi di Laurea in Ingegneria Gestionale dell’ing. Laura Comes Azienda Ospedaliera Università Finalità istituzionali • Didattica • Ricerca scientifica • Assistenza sanitaria DBPCM • AREA ASSISTENZIALE Contesto di analisi (10 aree funzionali) • AREA DIDATTICOSCIENTIFICA (17 aree didattico-scientifiche) Bisogno emerso Rallentamento della ricerca dovuto allo stock-out, spesso duraturo, di tutti i prodotti necessari agli esperimenti utilizzati nel laboratorio di ricerca: reagenti speciali, reagenti comuni e materiale monouso. AA. 2008 -09 LEZ AREA DIDATTICO-SCIENTIFICA DI IMMUNOPATOLOGIA GRUPPI DI RICERCA Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 2

Fasi della metodologia di BPI FASI STRUMENTI Fase 1 Identificazione dei processi su cui intervenire Interviste informali Fase 2 Formazione di un team Coinvolgimento del management Fase 3 Analisi del processo critico Mappatura del processo “as is” ( attuale) Fase 4 Individuazione aree di miglioramento Tabella attività. Criticità, indicatori, misure, obiettivi Fase 5 Identificazione interventi mirati Tabella attività. Criticità. Obiettivi e soluzioni Fase 6 Attuazione interventi e gestione del cambiamento Mappatura del processo “to be” (come dovrebbe essere) Fase 7 Verifica dei risultati AA. 2008 -09 LEZ Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 3

Fase 1: Identificazione del/i processo/i Identificazione del processo critico: criteri di scelta 1. Criticità del processo all’interno dell’organizzazione aziendale 2. Rilevazione dei fattori critici con maggior impatto sull’organizzazione del laboratorio e sul problema emerso. 3. Dalle interviste agli operatori del laboratorio è emerso che il processo critico è il processo di approvvigionamento 2. Stato di funzionamento del processo di approvvigionamento Inadeguato a soddisfare le esigenze dei ricercatori: prodotti non sempre disponibili, attività del processo senza responsabile, lead time del processo troppo elevato. 3. Concreta fattibilità dell’intervento Azione di miglioramento promossa dal Professor ordinario dell’area scientifica di immunopatologia e sponsorizzata convinzione dal capogruppo del gruppo di ricerca AA. 2008 -09 LEZ Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 4

Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Elementi rilevanti del processo di approvvigionamento Mission del processo Il processo deve garantire che i beni e i servizi siano disponibili nel più breve tempo possibile e siano conformi ai requisiti specificati per il loro uso. Output del processo Disponibilità del bene acquistato Input del processo Richiesta materiale Clienti del processo e loro esigenze Personale del laboratorio richiedente il bene o il servizio: Capo gruppo, Dottorande, Tesiste. Le esigenze dei clienti del processo sono: - disponibilità costante dei beni e servizi utilizzati per la ricerca. - disponibilità del bene o del servizio richiesto nel più breve tempo possibile. - bene o servizio richiesto conforme ai requisiti specificati. Attori del processo Direttore del dipartimento, Professor ordinario dell’area scientifica di immunopatologia, Responsabile del gruppo di ricerca, Dottorande, Tesiste, Tecnico di laboratorio, Amministrazione, Fornitori. AA. 2008 -09 LEZ Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 5

Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Scomposizione del processo in fasi (o macroattività) e attività Processo di approvvigionamento Fasi Formulazione ordine Emissione ordine Attività relative alle fasi in cui è scomposto il processo. Monitoraggio ordine Ricevimento merci AA. 2008 -09 LEZ Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 6

Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Input Richiesta materiale PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO Output Disponbililità del bene o del servizio richiesto ATTORI Direttore del dipartimento, Professore ordinario, Responsabile del gruppo di ricerca, Dottorande, Tesiste, Tecnico di laboratorio, Amministrazione. AA. 2008 -09 LEZ Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo Clienti Ricercatori 7

Valutazione ordine Richiesta materiale Verifica presenza merce Individuazione priorità Richiesta d’acquisto Scelta fornitore E’ prioritaria? no si Approvazione professore ordinario si E’ presente la merce? no Fine Trattamento n. c. Fine Approvazione direttore di dipartimento Emissione ordine Controllo Avanzamento ordine no Scarico ordine si Immagazzinamento Archivio bolla pagamanto AA. 2008 -09 LEZ fattura Controll o superato ? Ordine fuori tempo? Controllo merci Fine no Rintraccio ordine Ricevimento merci Sollecito fornitore si si no Ordine Sollecito inviato? amministrazione Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 8

Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Matrice delle responsabilità ATTIVITA’/RESPONSABILITA’ Tesiste Responsabilità formale è coinvolto Dottorande Tecnico di laboratorio Capogruppo Prof. ord Direttore dipartimento Amministr. Richiesta materiale Verifica presenza materiale: materiale specifico Verifica presenza materiale: uso comune Scelta fornitore: materiale specifico Scelta fornitore materiale: uso comune Valutazione ordine Individuazione priorità Richiesta d’acquisto: materiali di uso comune Richiesta d’acquisto: materiale di uso specifico Approvazione Emissione ordini Controllo avanzamento ordine Rintraccio ordine Sollecito fornitore Sollecito amministrazione Ricevimento merci Controllo merci Trattamento delle non conformità Scarico ordine Immagazzinamento Archivio bolla Consegna bolla Pagamento fatture AA. 2008 -09 LEZ Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 9

Fase 5: Identificazione Interventi ATTIVITA’ Richiesta materiale e verifica presenza merce Scelta fornitore Richiesta d’acquisto CRITICITA’ INDICATORI INTERVENTI Valutazione tempi di riordino e scorta di sicurezza inesistenti Utilizzo di data base non aggiornati Non viene effettuata con regolarità Approvazione Emissione ordine AA. 2008 -09 LEZ Tempi troppo lunghi Il laboratorio non viene avvisato dell’ ordine Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 10

Fase 5: Identificazione Interventi ATTIVITA’ Rintraccio ordine Controllo merci CRITICITA’ INTERVENTI Il rintraccio ordine non è immediato Non effettuato con regolarità e non esiste un responsabile Immagazzinamento Non esiste magazzino Archivio bolla Personale non istruito AA. 2008 -09 LEZ INDICATORI Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 11

Informazioni sul processo di approvvigionamento Il laboratorio non riesce a gestire il magazzino e si verifica che mediamente il 45% dei beni a magazzini va sotto scorta in un mese, inoltre il 20% degli ordini emessi non è conforme. Il laboratorio non ha informazioni sul numero di richieste fatte in un mese ed, inoltre, il processo di approvazione delle richieste è molto lento in quanto impiega 18 giorni. Inoltre, una volta emesso l’ordine il laboratorio non è avvisato ed attualmente vengono fatte due copie dell’ordine che devono restare in amministrazione. Inoltre, non è possibile rintracciare immediatamente l’ordine, ed attualmente il tempo è di circa 14 giorni. Una volta arrivata la merce viene controllata circa l’ 85% delle schede d’ordine, il bene immagazzinato non è registrato ed si perdono circa il 60% delle bolle. AA. 2008 -09 LEZ Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 12

Reingegnerizzare il processo di approvvigionamento - Costruire la WBS del processo di approvvigionamento (raggruppare le attività in fasi) - Date le attività critiche e le informazioni aggiuntive individuare gli indicatori e possibili interventi di miglioramento - Sulla base delle informazioni aggiuntive ridisegnare il processo di approvvigionamento - Costruire la nuova matrice di responsabilità AA. 2008 -09 LEZ Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo 13