SISTEMAS DE INFORMACIN Y BASES DE DATOS Clase

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y BASES DE DATOS Clase 1 2005 1 TELEMATICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN LO QUE DEBE SABER LOS USUARIOS FINALES EMPRESARIALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (SI) CONCEPTOS BASE Conceptos técnicos y de comportamiento fundamentales que ayuden a comprender de que manera los sistemas de información pueden respaldar las operaciones empresariales, y las toma de decisiones gerenciales (Cap 1 y 2) TECNOLOGIA. Principales conceptos de hardware, software, redes, admon de B de D (cap 4 a 7) APLICACIONES Usos de los SI para operaciones, administración y ventaja competitiva de una empresa incluido el comercio electrónico y la colaboración utilizando Internet, intranets y extranets. DESARROLLO. Como los usuarios finales pueden colaborar en el desarrollo de soluciones de problemas con SI utilizando metodologias fundamentales de desarrollo y solución de problemas. ADMINISTRACIÓN Los desafios de manejar en forma efectiva y ética los recursos y las estrategías empresariales implicitos en el uso de la tecnología de información en los niveles global, empresarial y de usuario final. 2 TELEMATICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI) POR QUE NECESITAN LAS EMPRESAS LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN. 1. Para respaldar las operaciones empresariales. Apoyo a 2. Respaldar la toma de decisiones gerenciales 3. Respaldar la ventaja competitiva estratégica. la ventaja estrategica Apoyo a las operaciones Comerciales Apoyo a la toma de decisiones gerenciales 4. Un SI de Ventas respalda el procesamiento de transacciones de ventas, de preguntas y respuestas de empleados, y el acceso y actualización de las B de D Redes Servidor : Procesamiento de transacciones de ventas, Actualizaciones de B de D Procesamiento de indagaciones Transacciones de ventas: Preguntas y respuestas de empleados *Ingresos de Datos *Respuestas de control 3 Proveedores y otros socios Producto s Clientess Ventas TELEMATICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI) SISTEMA ¿ Que es? CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN - DEFINICIÓN: Combinación organizada de Recursos Humanos, hardware, software, redes de comunicaciones, y recursos de datos que réune , transforma y disemina información en una organización, mediante actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que convierten los recursos de datos en resultados de información. RECURSOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Recursos Humanos. Especialistas: Analistas de sistemas, Programadores, operadores de computadores Usuarios finales y en general personas que utilicen los SI. Recursos de Hardware. Maquinas. PC, Unidades de disco, impresoras , scanners. Medios: Discos flexibles, Discos ópticos, tarjetas , formularios de papel. 4 TELEMATICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Recursos de Software. Programas: Sistemas operativos, programas ofimaticos, aplicaciones especificas. Procedimientos: Ingresos de datos, corrección de errores, distribución de cheques etc. Recursos de datos Descripción del producto, registro de clientes, archivos de empleados, bases de datos sobre Recursos de redes Medios de comunicación, procesadores de comunicación, acceso a redes y software de control. Productos de Información. Informes gerenciales, y documentos comerciales que utilizan presentaciones de texto y gráficos, respuesta de audio y formularios de papel. 5 TELEMATICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN VISIÓN GENERAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN TENDENCIAS DE LOS SI – EXPANSIÓN DE USUARIOS FINALES Y GERENTES • MANUAL. • MECANICOS • ELECTROMECANICOS • AUTOMÁTICOS • Cincuenta a Sesenta: Sistemas de Procesamiento electrónico de datos. Procesamiento de transacciones, Mantenimiento de registros y aplicaciones de contabilidad tradicionales. Sesenta a Setenta: Sistemas de Información gerencial. Informes gerenciales predefinidos para la toma de decisiones. Sistemas de apoyo a las decisiones gerenciales Setenta a Ochenta: Sistemas de soporte a las decisiones. Soporte interactivo del proceso de toma de decisiones gerenciales Ochenta a Noventa: Rápido desarrollo de los PC y redes. Computación para usuarios finales y sistemas de información ejecutiva. Red global y empresarial. 6 TELEMATICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN VISIÓN GENERAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN TENDENCIAS DE LOS SI Ochenta a Noventa: Rápido desarrollo de los PC y redes. Computación para usuarios finales y sistemas de información ejecutiva. • Soporte computacional directo para la productividad del usuario final. • Red empresarial que logra la colaboración del grupo de trabajo y la colabora • Sistemas de Información Ejecutivos. Información crítica para la alta gerencia. • Sistemas Expertos. Consejo experto basado en el conocimiento para usuarios finales. • Sistemas de información estratégica: Productos y servicios estratégicos para la ventaja competitiva Noventa a Dos mil: Sistemas de Información interconectados en red. . Para el usuario final, la empresa y la computación organizacional, las comunicaciones y la colaboración incluidas las operaciones globales y el manejo en Internet, extranets, y otras redes empresariales globales. 7 TELEMATICA

Clasificación de los Sistemas de Información Sistemas De Información Respaldo a las operaciones empresariales Sistemas de Procesamiento trasacciones Transacciones empresariales: Ventas, compras Sistemas de Apoyo Gerencial Sistemas de apoyo a las operaciones Sistemas Control de procesos Control Procesos Industriales. Nuevos pedidos de inventario Sistemas de Colaboración empresarial Colaboración de equipo y de grupo de trabajo. Para trabajo en conjunto. Internet et. Objeto: Procesar en forma eficiente las transacciones comerciales , controlar los procesos industriales , respaldar las comunicaciones y la colaboración en la empresa y actualizar las bases de datos. No generan un producto especifico gerencial 8 Sistemas de Información Gerencial Elaboración de informes especificados con anterioridad para los gerentes Respaldo a la toma de decisiones gerenciales Sistemas de apoyo a las decisiones Sistemas de información ejecutiva Apoyo interactivo a las decisiones. Hojas de calculo Información adapatada para los ejecutivos. Internet, Correo, PPT Objeto: Resapaldo en la toma de decisiones. Relaciona la tecnología de computador y la teoria de sistemas de procesamiento de datos en las empresa. TELEMATICA

Sistemas de Procesamiento de transacciones Registran y procesan datos resultantes de transacciones comerciales ej: • Sistemas de Compras. • Sistemas de Ventas. Captura datos de ventas, actualiza bases de datos y responde a consultas de usuarios finales. • Compras y Cambios de inventarios. • Presupuestos. • Bancarios • Etc. Los resultados se utilizan para actualizar bases de datos organizacionales. Posteriormente estas B ases de Datos (B de D) proporcionan los recursos de datos que pueden ser procesados y utilizados mediante sistemas de información gerencial, sistemas de apoyo a las decisiones y sistemas de información ejecutiva. Generan una variedad de productos de información para uso interno y externo. Geeneran extractos o estados de cuentas de clientes, cheques de pago de empleados, recibos de ventas, ordenes de compra, formularios de impuestos , estados finacieros 9 TELEMATICA

Sistemas de Procesamiento transacciones Papel de los sistemas de procesamiento de transacciones en una empresa Compras Contabilidad Ventas Planeación Materiales Trabajo Control de Inventario en proceso Documentos de Transacciones *Ordenes de Compra *Ordenes de trabajo *Avisos de recibos *Etiquetas de Inventario *Facturas de Proveedores *Control horarios *Pagos Proveedores *Pagos empleados *Ordenes de Ventas *Avisos de Envío *Facturas de Clientes *Pagos de clientes Fabrica Materia Prima Productos Terminados Mantenimiento Compras De registros Proveedores 10 Ventas Clientes TELEMATICA

Sistemas de Control de Procesos Toman decisiones rutinarias que controlan procesos operacionales automáticamente sobre ajustes de un proceso de producción física. Nuevos Pedidos de inventarios • Control de Producción • Control de cortes de suministros • Avisos a los clientes Sistemas de Colaboración Empresarial Mismo tiempo Reuniones cara a cara Mismo Lugar Internet • video Beam Intranets Reuniones a distancia Extranets • Videoconferencia 11 Plataformas • Tableros electrónicos • Audioconferencia Diferente Lugar Diferentes tiempos Otras Redes Equipos en su lugar • Software de grupos para trabajos de turnos Coordinación progresivo • Correo de Voz • Correo Elerónico • Fax TELEMATICA

Sistemas de Información Gerencial Bases datos Información y respaldo a las decisiones Usuarios Finales Gerenciales PC de los Gerentes externas Software para: Bases Datos • Informes Gerenciales Corporativas • Respaldo de las decisiones • Información estratégica • know how Comercial Bases modelos • etc. Los Sistemas de Información Gerencial generan productos de información que respaldan muchas de las necesidades diaria de toma de decisiones. Productos de información predefinidos: Ej. Informes programados periódicos, Informes de excepción, Respuestas e informes a solicitud. 12 Bases de Conocimiento TELEMATICA

Sistemas de Apoyo a las Decisiones Gerenciales Son sistemas de apoyo interactivo y que utilizan modelos de decisión y bases de datos especializadas para apoyar los procesos de toma de decisiones de usuarios finales. Bases datos externas Bases Datos Corporativas Sistemas Transacciónales Bases modelos PC Suministran capacidad analítica de elaboración de modelos de simulación, de recuperación de datos y de presentación de información. Utiliza: Modelos Analíticos, B de D especializadas, Los propios juicios y percepciones de la persona que toma decisiones, Son iniciados y controlados por usuarios finales gerenciales Herramientas. : Hojas de Cálculo Manejadores de Bases de datos Bases de Conocimiento 13 GIS Paquetes estadísticos TELEMATICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EJECUTIVA Fuentes: Cartas, Memorandos, Publicaciones, Informes, Reuniones, Llamadas Telefónicas, Actividades Sociales, web. Tratamiento: Se ajustan a la preferencia de los ejecutivos. Herramientas: Presentaciones Graficas, Hojas de Calculo para presentar estados actuales y tendencias proyectadas para factores claves 14 TELEMATICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Pregunta: ¿Cuales son las formas importantes como los papeles de los sistemas de información en la empresa se han expandido durante los últimos 40 años? 15 TELEMATICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN 16 Básica: Hardware y Software B de Datos: Solución de Probl. Telemática Redes TELEMATICA

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Desarrollar soluciones con SI para los problemas empresariales es una responsabilidad de cualquier profesional empresarial hoy. Como usuario final usted será responsable de proponer o desarrollar SI nuevos o mejorados para su compañía. Con frecuencia, como directivo también dirigirá los esfuerzos de desarrollo de los especialistas en SI y de otros usuarios finales 18 TELEMATICA

Enfoque sistémico para solución de problemas Definir el Problema Evaluar soluciones alternativas Seleccionar la solución Diseñar la solución Implementar la solución 19 • Definir un problema utilizando el pensamiento sistémico • Desarrollar y evaluar soluciones de sistemas alternativos • Seleccionar la solución que mejor satisfaga sus requerimientos • Diseñar la solución • Implementar y evaluar el éxito del sistema diseñado TELEMATICA

Enfoque Sistémico de Solución Problemas Empresariales Descripción Identificar y seleccionar el problema Analizar el problema Generar potenciales soluciones Seleccionar y planear la solución Implementar la solución Evaluar la solución 20 Pregunta Que queremos cambiar Convergencia Una declaración del problema, un estado deseado acordado Que nos impide lograr el estado deseado Causas claves identificadas y verificadas Como podríamos realizar el cambio Soluciones potenciales aclaradas Cual es la mejor manera de hacerlo Estamos siguiendo el plan? Que tan bien funcionó? Implementación y evaluación Implementar Planes de contingencia Efectividad de la solución Que se requiere para dar el siguiente paso Identificación de la brecha para llegar a estado deseado Causas claves documentadas y clasificadas Lista de soluciones Plan para realizar y supervisar el cambio Solución en el lugar correcto Verificar de que el problema se soluciona TELEMATICA

EL CICLO DE DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Comprender el problema o la oportunidad empresarial Investigación de Sistemas Producto: Estudio de factibilidad Análisis de Sistemas. Producto: Requerimientos funcionales Diseño de Sistemas Desarrollar una solución con un SI Producto: Especificaciones de los sistemas Desarrollo e Implementación de sistemas Implementar la solución con el SI Producto: Aplicación Mantenimiento de Sistemas Producto: Sistema Mejorado 21 TELEMATICA

Ciclo de sistemas de información mantener INVESTIGAR ANALIZAR DISEÑAR IMPLEMENTAR MANTENER • Determinar si existe un problema • Realizar un estudio de factibilidad para determinar si un SI nuevo o mejorado es una solución viable • Desarrollar un plan gerencial de proyectos y obtener aprobación de la gerencia 22 TELEMATICA

Análisis de sistemas de información ANALISIS DE SISTEMAS Estudio a fondo de las necesidades de información de los usuarios finales, que genera los requerimientos funcionales que se emplean como la base para el diseño de un nuevo SI. Comprende: Análisis organizacional Análisis del sistema actual Análisis de requerimientos funcionales Crear un equipo Comprender de desarrollo las necesidades de sistemas del usuario • Observaciones en el sitio. • Desarrollar requerimientos funcionales de un sistema que pueda satisfacer las necesidades de usuarios finales • Entrevistas abiertas. • Análisis de datos 23 TELEMATICA

Diseño de sistemas de información Diseño Final del • Desarrollar especificaciones para los recursos de hardware, software, personas , redes datos, información sistema DISEÑO DE INTERFAX DEL USUARIO • Diseño de pantalla, formato, informe y dialogo 24 DISEÑO DE DATOS DE PROCESOS • Diseño de la estructura de las bases de datos • Desarrollo o adquisición de programas que puedan aceptar el ingreso de datos requeridos. Adquirir un paquete Especificación Hardware y redes • Tipo de terminales a instalar. Capacidad y velocidad de los equipos. Tipo de redes TELEMATICA

Desarrollo e implementación de aplicaciones IMPLEMENTAR Actividades De implematación Adquisición de hardware, software y servicios Desarrollo o modificación del software Capacitación de usuarios finales • Adquirir o desarrollar recursos H y S • Probar SI • Emigrar Documentación del sistema Conversión • Paralela • Piloto • En fases 25 TELEMATICA

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Base de Datos BASE DE DATOS Que es una Base de Datos? 1. Colección de datos organizados bajo normas establecidas en un modelo seleccionado. 2. Es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en memorias masivas (discos) que permiten acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos. 3. Conjunto exhaustivo de datos estructurados, fiables, y homegeneos, organizados independientemente de su utilización y de su implementación física, accesibles en tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de información diferentes y no predecibles en el tiempo. 4. Conceptos Básicos : Campo, Nombre de Campo, Datos, Registros, Archivos, bases de datos 27 TELEMATICA

Base de Datos Administración de Bases de Datos Comprende el uso de software (Access, Lotus Approach, Lenguaje de Definición de Datos DDL) con el fin de: • Controlar: la creación de B de D • Consultar: de las B de D para proporcionar la información que necesitan los usuarios finales y sus organizaciones en forma de informes, reportes o respuestas rápidas. Se utiliza SQL (Structured Query Languaje) • Actualizar: o mantener para reflejar nuevas transacciones empresariales y otros eventos que requieran cambios con respecto a los registros de una organización. • Desarrollo de Aplicaciones: Para automatizar los procesos de capturas, consultas, informes, reportes, mantenimiento etc. 28 TELEMATICA

Base de Datos Tipos de Bases de datos. • Bases de Datos Operacionales: Almacenan datos detallados que se requieran para respaldar las operaciones de toda la organización. • Bases de Datos Analíticas: Estas Bases de Datos almacenan datos e información que se extraen de B de D operacionales y externas seleccionadas. Información reducida para gerentes. • Bodega de Datos: Almacena datos históricos. Utilizadas para análisis e investigación del mercado para determinar factores y tendencias claves en patrones históricos de la actividad empresarial. • Bases de Datos Distribuidas. : Distribuidas en servidores de red localizados en una variedad de sitios. • Bases de Datos Externas: Utilización de B de D externas disponibles en los servicios comerciales en línea mediante el pago de una cuota de ingreso 29 TELEMATICA

Base de Datos Estructura de Bases de Datos: Estructura Jerárquica. Elemento de Datos “Departamento Elemento de Datos Elementos de datos Proyecto A Proyecto B Elementos de Datos Elemento de Datos Empleado 1 Empleado 2 La relación entre registros forman una jerarquía con una estructura similar a la de un árbol. Sus relaciones son de “uno a muchos” Cada elemento se relaciona solo con un elemento que se encuentra por encima de este 30 TELEMATICA

Base de Datos Estructura de Bases de Datos: Estructura de Red Dpto A Empleado 1 Dpto B Empleado 2 Proyecto A Empleado 3 Proyecto B Permite relaciones “Muchos a Muchos” entre registros. Cualquier registros de datos puede relacionarse con cualquier número de otros elementos de datos. 31 TELEMATICA

Base de Datos Estructura de Bases de Datos: Estructura Relacional. Una Base de Datos Relacional es donde todos los datos visibles al usuario están organizados estrictamente como tablas de valores y en donde todas las operaciones de la base de datos operan sobre estas tablas. Cada registro tiene un campo único o clave que lo identifica y diferencia de los demás registros Permite relaciones “Uno a Muchos” entre registros. Cualquier registros de datos puede relacionarse con cualquier número de otros elementos de datos. 32 TELEMATICA

Base de Datos Planeación de Datos y diseño de Bases de datos 1. Planificación de datos 2. Especificación de requerimientos 2. Diseño conceptual 33 Define las necesidades de los usuarios en lenguaje natural Modelo conceptual de datos. Modelos relacionales 2. Diseño físico Determina las estructuras de almacenamiento de datos y los métodos de acceso 2. Diseño lógico TELEMATICA

Base de Datos Características de las B de D: Las B de D son colecciones de datos que cumplen con las siguientes características: • Están estructurados • Presentan la menor redundancia posible. • Son compartidos por varios usuarios • Están bajo control centralizado. Sistema de Gestión de Bases de Datos SGBD o Data Base Manager System DBMS: Colección de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder dichos datos. Son productos de software fabricados por diferentes proveedores y con diferentes características que los diferencian unos de otros: Dbase, Fox, Access, Informix, Unify, Oracle, Interbase. La base de datos es un conjunto de información almacenada bajo la estructura diseñada e implementada en el SGBD y relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes o una colección de música. 34 TELEMATICA

Base de Datos MICROSOFT ACCESS • Es un programa informático de gestión de bases de datos relacionales para microcomputadores que funciona bajo el entorno Windows 95 o Windows 98 o Windows 2000 de Microsoft. • Trabaja con interfaz gráfica con ventanas, menús y apuntador de mouse. • Permite crear tablas, almacenar datos, visualizar y editar los datos, realizar consultas , generar informes , diseñar pantallas atractivas para introducir o visualizar datos, automatizar el trabajo utilizando macros etc. 35 TELEMATICA