SISTEMAS DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS EIS Aspectos importantes

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS EIS

Aspectos importantes • • Qué hacen los ejecutivos Cómo piensan los ejecutivos Características de los SI para ejecutivos Necesidad de los EIS respecto a las necesidades de los Ejecutivos • Como pueden mejorar los ejecutivos sus EIS • Opciones para adquirir un software • Factores influyentes en el éxito de un EIS

“Un hombre rico no es meramente un hombre pobre con mas dinero” Pierre Martineau “Un ejecutivo no es meramente un gerente de nivel inferior en un nivel más alto”

Y si no hubiera EIS…. Gerentes del nivel más alto SI de Mercadotecnia SI de Manufactura SI de Inf. Financiera SI de RH INFORMACIÓN Y DATOS DEL ENTORNO SI de Recursos de Inf.

Compañía con EIS…. Sistema de Información para ejecutivos SI de Mercadotecnia SI de Manufactura SI de Inf. Financiera SI de RH INFORMACIÓN Y DATOS DEL ENTORNO SI de Recursos de Inf.

• ¿Por qué entre mas alto este un nivel jerárquico mas va requerir de un MIS?

¿Qué hacen los ejecutivos? • Los ejecutivos se distinguen por encontrarse en niveles superiores de la jerarquía organizacional, por ejercer fuerte influencia sobre la compañía, por realizar planificación estratégica, establecer políticas, planificar a largo plazo y principalmente por su actitud.

Contribuciones Teóricas • Las funciones gerenciales de Henri Fayol. Creía que todos los gerentes desempeñaban las mismas funciones gerenciales • Las funciones Gerenciales de Mintzberg. Él cree que todos gerentes desempeñan todos los papeles pero que la orientación es diferente en cada nivel. • Las agendas y redes de otter. Cree que los ejecutivos enfrentan los retos de su trabajo siguiendo tres pasos.

¿Cómo piensan los ejecutivos? De acuerdo a estudios realizados por Daniel J. Isenberg. Los ejecutivos piensan a cerca de dos clases generales de problemas: § ¿Cómo lograr que se hagan las cosas? § ¿Cómo enfrentar unas cuantas preocupaciones preponderantes o metas generales?

Necesidades de información de los ejecutivos Los ejecutivos además de tener procesos mentales únicos también tienen necesidades de información única para desempeñar su trabajo. Enfoques sobre el uso de la información por parte de los Ejecutivos: • Estudio de Mintzberg • Estudio de Jones Mc. Leod • Estudio de Rockart y Treacy

Estudio de Mintzberg Fue el primero en realizar un estudio formal sobre las necesidades de información de los ejecutivos, e identifico cinco actividades básicas: 1. 2. 3. 4. 5. Trabajo de escritorio Llamadas telefónicas Reuniones No programadas Reuniones programadas Recorridos El concluyo que para los ejecutivos es mas importante obtener información con rapidez y eficiencia que obtenerla formalmente.

Estudio de Jones Mc. Leod Percibió la necesidad de conocer las fuentes y medios de información del ejecutivo, para lo cual realizo un estudio a diferentes ejecutivos de diferentes ámbitos donde se buscaba contestar las siguientes preguntas: • • • ¿Cuánta información lega al ejecutivo? ¿Qué valor tiene la información? ¿Cuáles son las fuentes de la información? ¿Qué medios se usan para comunicar la información? ¿Cómo usa la información?

• El autor concluyo con los siguientes tres puntos: • Casi toda la información de los ejecutivos provino de fuentes en el ento…………………

Sugerencias para mejorar los sistemas de información de los ejecutivos • Hacer un inventario de las transacciones de información recibidas. • Estimular las fuentes con valor alto. • Aprovechar las oportunidades. • Adaptar el sistema al individuo. • Aprovechar la tecnología

Modelo de un EIS Proporciona información global de la compañía y se puede recuperar fácilmente

BD ejecutiva Computador a personal Solicitudes de información Información en pantalla BD corporativa Buzones electrónicos Proporcionar información corporativa Biblioteca de software Datos e información externos Noticias, explicaciones

INCORPORACIÓN DE CONCEPTOS GERENCIALES

Factores Críticos para el éxito El EIS permite al ejecutivo vigilar el desempeño de la compañía en términos de sus objetivos y de los factores críticos para el éxito. Administración por excepción Las pantallas que los ejecutivos solicitan con frecuencia incorporan la gerencia por excepción al comparar el desempeño presupuestado con el desempeño real. El software de EIS identifica fácilmente las excepciones y hace que el ejecutivo tome nota de ellas.

Modelos Mentales El papel primordial del EIS es sintetizar, o destilar, un gran volumen de datos e información, a fin de hacerlos más útiles. Esta destilación se ha llamado compresión de información, y produce una vista o un modelo mental de las operaciones de la compañía. El CBIS es un modelo mental, lo mismo que cada uno de sus subsistemas. El EIS es el modelo mental que más interesa y más sirve al ejecutivo.

DECISIONES DE IMPLEMENTACIÓN DE EIS • Software de productividad personal preescrito • Software de EIS a la medida

Software de productividad personal preescrito El software de productividad personal es software de propósito general que cualquiera puede usar para crear sus propias aplicaciones. Como ejemplos podemos citar los paquetes de hoja de cálculo electrónica, los paquetes de gráficos y los sistemas de administración de proyectos.

Software de EIS preescrito El cual se diseña especialmente para satisfacer las necesidades de información de ejecutivos. Estos sistemas generalmente cuentan con capacidades de comprensión de información y profundización. Los primeros ejemplos de software de EIS se diseñaron para sistemas mainframe. En la actualidad existe software de EIS preescrito para computadoras de todos los tamaños, y la mayor parte de los paquetes van dirigidos a propietarios de computadoras personales.

Ventajas ü Permite a una compañía poner en funcionamiento un sistema en muy poco tiempo. ü El proyecto de implementación de EIS no representa una carga tan pesada para el personal de servicios de información de la compañía que si tuviera que desarrollar el EIS desde cero. ü El software de EIS está diseñado específicamente para el ejecutivo y es muy probable que se use realmente.

Software de EIS a la medida Si la compañía decide no adquirir software preescrito de ningún tipo, la opción restante es que el personal de servicios de información cree software de EIS a la medida. Uno de los ejemplos de software de EIS a la medida que ha recibido más publicidad es el sistema MIDS (Management Information and Decisión Support) -Sistemas de información gerencial y apoyo a decisiones - implementado por Lockheed-Georgia a finales de la década de los 80’s.

FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO DE UN EIS

1. Un patrocinador ejecutivo comprometido e informado 2. Un patrocinador operativo 3. Personal de servicios de información apropiado 4. Tecnología de la información apropiada

5. Administración de datos 6. Una relación clara con los objetivos comerciales 7. Control de la resistencia organizacional 8. Control de la difusión y evolución del sistema

ACTIVIDADES INDISPENSABLES PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS

TENDENCIAS FUTURAS EN EIS La incorporación de la computadora en los sistemas de información para ejecutivos ha sido lenta pero la situación ha cambiado rápidamente ya que hoy en día es común que el ejecutivo sea usuario de computadora, sobre todo de aplicaciones tan amables con el usuario

EL USO DE EIS EN COMPAÑÍAS GRANDES SERA COMÚN Cada vez mas gerentes de nivel medio conocimientos de computación están ingresando en las filas de los ejecutivos. Algunos de estos nuevos ejecutivos se sentirán atraídos hacia el software de EIS prescrito. Otros asignarán recursos de servicios de información al desarrollo de sistemas a la medida. Toda esta actividad dará como resultado la presencia de EIS en prácticamente todas las grandes compañías.

SE REQUIERE SOFTWARE DE EIS ESPECIAL A PRECIOS MAS BAJOS La tasa de adopción futura en el caso de las compañías pequeñas no está tan clara. Es posible que el sw de productividad personal no sea una alternativa adecuada. La alternativa mas atractiva para las pequeñas compañías es el sw de EIS prescrito, pero la calidad debe ser alta y el sw fácil de implementar y usar. Estas condiciones aparecerán tan pronto como mas proveedores ingresen en el mercado.