Sistema Traffic Sistema integral para agencias de viajes

Sistema Traffic Sistema integral para agencias de viajes. Mayoristas/Receptivas/Corporativas

Diagrama Flujo de información • El siguiente grafico describe sintéticamente el flujo de información de una agencia de viajes. • Desde que la agencia hace convenios con los prestadores de servicios, hasta terminar en la contabilidad. • El grafico guiara la demostración.

Información base • Es la información básica del sistema, lo ingresado en esta etapa se utilizara en los procesos siguientes. • Proveedores, Prestadores, Servicios, Rutas aéreas o terrestres, clases y categorías de prestaciones, ciudades, aeropuertos, países, datos de clientes, contactos, pasajeros.

Ingreso de los convenios con prestadores. • Los convenios con los prestadores de servicios se traducen dentro del sistema como Tarifarios. • Los tarifarios se pueden comercializar en forma de paquetes, individual o ambas. • Es la etapa de preparación de Productos.

Precios individuales • Todos los precios se deben ingresar en la moneda de origen, el sistema hará la conversión en el momento de la venta o consulta. Todas las opciones disponen de calculadoras que optimizan el tiempo de carga. • Hoteles – Precios por pax. • Servicios varios – Los precios se pueden ingresar definiendo rangos de pax (según lo indique el proveedor) o bien sin definir rangos. • Rutas aéreas o terrestres. • Paquetes de Terceros

Armado de Paquetes • Armado Paquetes propios • Armado Paquetes de Terceros. • Armado Paquetes propios con combinaciones de hoteles. • Generación de Tarifas de Paquetes Propios • Ajuste de tarifas de paquetes propios por modificación de tarifas componentes del paquete.

Cupos • Cupos Aéreos, puede ser por maquina completa o bien segmentada por clase. • Cupos Terrestres, puede ser por hotel o bien por tipo de habitación. • Cierre de fechas, de hotelería.

Presupuestos • Instancia previa a la venta, la cotización al cliente. • Se puede cotizar productos previamente ingresados o bien cotizar eventuales aéreos y terrestres. • La cotización puede ser aprobada o no, y de eso obtener diferentes estadísticas. • Se pueden realizar consultas de tarifas sin necesidad de confeccionar presupuestos.

Reserva • Es la aprobación de una venta. • Es el comprobante mas importante de una agencia de viajes • Es el disparador de información hacia todos los sectores/funciones de la empresa. • Se puede originar en un presupuesto o bien directamente sin necesidad de presupuesto previo.

Datos Cabecera Reserva • Datos del cliente • Datos del Pasajero y cantidad de pax por tipo. – Se pueden nominar todos los pax o bien el pax titular. • • Asociar la reserva a un vendedor Asociar la reserva a un promotor Asignar descuentos o comisiones al cliente. Ingresar código de referencia del cliente.

Detalle de una Reserva • Al igual que los presupuesto, se puede seleccionar productos previamente ingresados • Eventuales aéreos o terrestres. • Se pueden incorporar boletos desde la interfaz con Amadeus o Sabre, ajustando las condiciones en caso de ser necesario. • Los boletos alimentan la rendición de BSP. • Los boletos pueden afectar al precio o bien asociar el boleto a un tramo ya generado. • Vuelos o transporte, detallando lugar de salida y horarios. Pueden afectar al cupo.

Información Administrativa generada en la reserva • Previsión Costos para pre-pagos a proveedores. Alimenta Cuenta corriente proveedores previstos. • Previsión Venta por detalle de prestación y globales para pre-cobros de clientes. Alimenta cuenta corriente clientes previstos. • Detalle de conceptos de facturación por cada línea según la legislación del país. Generación de proforma de Factura. • Utilidad global de reserva.

Información Operativa generada en la reserva • Carta automática a proveedores para pedidos por reserva individual. • Generación automática de cartas a los distintos proveedores con cortes según lo establezca la empresa. Esta generación deberá estar acompañada de un correcto manejo del status de cada prestación. • Descuento automático del cupo aéreo o terrestres. • Datos para la emisión automática de vouchers. • Control permanente del status de cada prestación. Fundamental para el manejo masivo de pasajeros.

Información del detalle de Reserva • • • Destino, prestación seleccionada. Operador de la prestación Fechas in/out de prestación. Cantidad por tipo de pax y habitación. Detalle de costeo y totales. Datos de confirmación, status, vencimientos, nros de confirmación, información receptiva (para trfs y exc)

• Comentarios de cada prestación, este dato es fundamental para los pedidos a proveedores. Es sabido que muchas veces se requiere realizar muchas aclaraciones.

Administración Clientes • Realizar cobros y devoluciones a clientes, esté o no facturada la reserva. – Asiento automático de cobranza – Alimenta caja. – Alimenta cuenta corriente prevista y según comprobante. • Factura automática. (según datos reserva) – Asiento automático de Venta. – Alimenta Sub-diario de Ventas. – Alimenta cuenta corriente según comprobante.

• Tarjeta de crédito – Carga desde el plan de cuenta. – Carga de intereses según forma de pago – Calculo de interés desde el capital agregando el interés o calculando el capital a partir del valor total del cupón. – Generación automática de nota de debito por recargo financiero. Esta nota de debito no afecta la utilidad de la reserva por ser un tema financiero.

• Formas de cobro: – Efectivo – Deposito bancario – Cheques – Tarjetas. Las formas de pagos son parametrizables. Los cheques se guardan en cartera hasta su utilización.

Administración Proveedores • Ingresar facturas de proveedor de gastos o de reserva. Si son de reservas, informa el costo sin facturar de la reserva y detalla los costos ya facturados. – Asiento de Compra. – Alimenta sub-diario de compras. – Alimenta Saldo proveedor según comprobantes. • Se puede autorizar un pago (instancia previa al pago, no genera movimientos contables) • Realizar el pago con o sin autorización previa.

– Asiento de pago – Alimenta Caja. – Alimenta Saldo proveedor previsto y saldo proveedor según comprobantes. – Los pagos pueden ser de cualquier forma, en caso de cheques o tarjeta se pueden utilizar los que estan en cartera o bien emitir cheque propio. – Los cheques y tarjeta alimentan informe de cheques/tarjeta. • Ajuste manual de costos. Por cuestiones de auditoria, se genera en una nueva línea.

Emisión de vouchers • Impresión automática de los vouchers por cada servicio o bien agrupados por operador y destino. • Posibilidad de enviar el voucher por e-mail. • Los vouchers emitidos se pueden consultar desde reserva. • Se puede agendar la emisión de vouchers, en la reserva se disponen de campos fechas para la emisión de vouchers y pasajes. • La información ingresada en este punto alimenta listado de reservas los campos fecha de voucher y fecha de tkt. • Se pueden voidear los vouchers.

Rendición de BSP • Información originada en reserva. • Liquidación interna, – Comisión y Over. – Controles varios (facturada, no facturada, void, no void, devoluciones, por fecha, por línea aérea, etc) • Planilla respaldatoria. • Control de correlatividad numérica y saldos por boletos. • Manejo de devoluciones con emisión de comprobante de devolución. • Integración con el sistema DECENA. (Programa conciliador de BSP vs PDF)

Ficha Operativa • De gran utilidad para la programación de receptivos. • Asignación de guías, transportistas, choferes. • Asignación de costos variables y prorrateo de costos. (combustible, peajes, estacionamiento, vehículos) • Emisión de orden de servicio guías transportista. • Emisión de cartel de espera Pasajero.

Contabilidad • • Sistema contable estándar. Asientos generados por comprobantes Asientos manuales. Asientos parametrizable en sus cuentas, acorde a cada comprobante. • Plan de cuenta flexible con manejo de centro de costos. • Informes contables: – Mayores por cuenta, cuenta cliente, cuenta proveedor, diario, balance sumas y saldos, balance de gastos.

• Proceso de ajuste de diferencia de cambio contable. Cuenta/reserva/moneda. • Manejo de cierres administrativos – Mensuales y diarios según modalidad implementada por el cliente.

Informes • La información procesada en cada etapa se puede ver reflejada en diferentes informes a saber. • Para seguimiento de saldos de clientes: – Saldos de clientes previstos (no importa si esta o no facturada, se alimenta de reserva) – Saldos de clientes según comprobantes(se alimenta de facturas emitidas, recibos y devoluciones) Se puede cruzar con Mayor Deudores/Clientes.

- Control de facturación cliente, este listado permite sabe en cualquier momento que operaciones aun no han sido facturadas. • Para seguimiento de Proveedores – Saldo de proveedores previstos (no importa si esta o no facturada, se alimenta de reserva) – Saldo de proveedores según comprobantes (se alimenta de facturas recibidas y pago realizados) – Conciliación facturas proveedores, este listado permite comparar costos, pagos y facturas de proveedores.

• Informe tarifarios y control de carga de precios. – Tarifarios de hoteles, de servicios, de rutas, de paquetes de terceros, de • Informe para presentación administrativa: – Facturas de clientes (subdiario de ventas) – Facturas de proveedores (subdiario de compras)

• Informes asociados a caja – Listado de Caja – Comprobantes asociados a cobranzas. – Comprobantes asociados a Pagos. – Mayores de la cuenta Caja. – Cheques/Tarjetas, se puede saber los cheques a cubrir, o los cheques y tarjetas en cartera.

• Informes asociados a prestaciones y ocupación – Rooming de operadores (de detalle de reserva, itinerario, por estatus y varios filtros mas) – Transportes (de vuelos y transportes terrestres) – Cupos Transportes – Cupos Hotelería.

• Otros listados – De Reservas y costos, se pueden utilizar para calcular comisiones de vendedores según escala de comisión definida en maestro de vendedores. – Estadísticas de presupuestos. – Vencimientos de cobros y pagos, asignación de vencimientos de cobros y pagos por detalle reserva. – Estado de cuenta clientes y proveedores, analítico por reserva de los cobros , pagos y costos de cada reserva.