Sistema Public Sistema integral para agencias de viajes

Sistema Public Sistema integral para agencias de viajes. Minoristas

Diagrama Flujo de información • El siguiente grafico describe sintéticamente el flujo de información de una agencia de viajes Minorista • Desde que el pasajero solicita una reserva hasta terminar en la contabilidad. • El grafico guiará la demostración.

Información base • Es la información básica del sistema, lo ingresado en esta etapa se utilizara en los procesos siguientes. • Proveedores, prestadores, clases y categorías de prestaciones, ciudades, aeropuertos, países, datos de clientes, contactos, pasajeros.

Armado Paquetes • Armado Paquetes de Terceros. – La agencia podrá ingresar los paquete ofrecidos por los operadores mayoristas. No es habitual que se utilice este opción debido al abanico de posibilidades que existe. • Precios de paquetes de terceros.

Presupuestos • Instancia previa a la venta, la cotización al cliente. • Se puede cotizar eventuales aéreos y terrestres. • La cotización puede ser aprobada o no, y de eso obtener diferentes estadísticas.

Reserva • Es la aprobación de una venta. • Es el comprobante mas importante de una agencia de viajes • Es el disparador de información hacia todos los sectores/funciones de la empresa. • Se puede originar en un presupuesto o bien directamente sin necesidad de presupuesto previo.

Datos Cabecera Reserva • Datos del cliente • Datos del Pasajero y cantidad de pax por tipo. – Se pueden nominar todos los pax o bien el pax titular. • • Asociar la reserva a un vendedor Asociar la reserva a un promotor Asignar descuentos o comisiones al cliente. Ingresar código de referencia del cliente.

Detalle de una Reserva • Al igual que los presupuestos eventuales aéreos o terrestres. • Se pueden incorporar boletos desde la interfaz con Amadeus o Sabre, ajustando las condiciones en caso de ser necesario. • Los boletos alimentan la rendición de BSP. • Los boletos pueden afectar al precio o bien asociar el boleto a un tramo ya generado. • Vuelos o transporte, detallando lugar de salida y horarios. No maneja cupo.

Información Administrativa generada en la reserva • Previsión Costos para pre-pagos a proveedores. Alimenta Cuenta corriente proveedores previstos. • Previsión Venta por detalle de prestación y globales para pre-cobros de clientes. Alimenta cuenta corriente clientes previstos. • Detalle de conceptos de facturación por cada línea según la legislación del país. Generación de proforma de Factura. • Utilidad global de reserva.

Información Operativa generada en la reserva • Carta automática a proveedores para pedidos por reserva individual. • Datos para la emisión automática de vouchers. • Control permanente del status de cada prestación.

Información del detalle de Reserva • • • Destino, Prestación seleccionada. Operador de la prestación Fechas in/out de prestación. Cantidad por tipo de pax y habitación. Detalle de costeo y totales. Datos de confirmación, status, vencimientos, nros de confirmación, información receptiva (para trfs y exc)

• Comentarios de cada prestación, este dato es fundamental para los pedidos a proveedores. Es sabido que muchas veces se requiere realizar muchas aclaraciones.

Administración Clientes • Realizar cobros y devoluciones a clientes, este o no facturada la reserva. – Asiento automático de cobranza – Alimenta caja. – Alimenta cuenta corriente prevista y según comprobante. • Factura automática. (según datos reserva) – Asiento automático de Venta. – Alimenta Sub-diario de Ventas. – Alimenta cuenta corriente según comprobante.

Administración Proveedores • Ingresar facturas de proveedor de gastos o de reserva. Si son de reservas, informa el costo sin facturar de la reserva y detalla los costos ya facturados. – Asiento de Compra. – Alimenta sub-diario de compras. – Alimenta Saldo proveedor según comprobantes. • Se puede autorizar un pago (instancia previa al pago, no genera movimientos contables) • Realizar el pago con o sin autorización previa.

– Asiento de pago – Alimenta Caja. – Alimenta Saldo proveedor previsto y saldo proveedor según comprobantes. • Ajuste manual de costos. Por cuestiones de auditoria, se genera en una nueva línea.

Emisión de vouchers • Impresión automática de los vouchers por cada servicio • Posibilidad de enviar el voucher por e-mail. • Los vouchers emitidos se pueden consultar desde reserva. • Se puede agendar la emisión de vouchers, en la reserva se disponen de campos fechas para la emisión de vouchers y pasajes. • La información ingresada en este punto alimenta listado de reservas los campos fecha de voucher y fecha de tkt. • Se pueden voidear los vouchers.

Rendición de BSP • Información originada en reserva. • Liquidación interna, – Comisión y Over. – controles varios (facturada, no facturada, void, no void, devoluciones, por fecha, por línea aérea, etc) • Planilla respaldatoria. • Control de correlatividad numérica y Saldos Por boletos. • Manejo de Devoluciones con emisión de comprobante de devolución. • Posibilidad de integrar con el sistema DECENA. (Programa conciliador de BSP vs PDF)

Contabilidad • • Sistema contable estándar. Asientos generados por comprobantes Asientos manuales. Asientos parametrizable en sus cuentas, acorde a cada comprobante. • Plan de cuenta flexible con manejo de centro de costos. • Informes contables: – Mayores por cuenta, cuenta cliente, cuenta proveedor, diario, balance sumas y saldos, balance de gastos.

• Proceso de ajuste de diferencia de cambio contable. Cuenta/reserva/moneda. • Manejo de cierres administrativos – Mensuales y diarios según modalidad implementada por el cliente.

Informes • La información procesada en cada etapa se puede ver reflejada en diferentes informes a saber. • Para seguimiento de saldos de clientes: – Saldos de clientes Previstos (no importa si esta o no facturada, se alimenta de reserva) – Saldos de clientes según comprobantes(se alimenta de facturas emitidas, recibos y devoluciones) Se puede cruzar con Mayor Deudores/Clientes.

- Control de facturación cliente, este listado permite sabe en cualquier momento que operaciones aun no han sido facturadas. • Para seguimiento de Proveedores – Saldo de proveedores previstos (no importa si esta o no facturada, se alimenta de reserva) – Saldo de proveedores según comprobantes (se alimenta de facturas recibidas y pago realizados) – Conciliación facturas proveedores, este listado permite comparar costos, pagos y facturas de proveedores.

• Informe tarifarios y control de carga de precios. – Tarifarios de paquetes de terceros • Informe para presentación administrativa: – Facturas de clientes (sub-diario de ventas) – Facturas de proveedores (sub-diario de compras)

• Informes asociados a caja – Listado de Caja – Comprobantes asociados a cobranzas. – Comprobantes asociados a Pagos. – Mayores de la cuenta Caja.

• Informes asociados a Prestaciones y ocupación – Rooming de operadores (de detalle de reserva, itinerario, por estatus y varios filtros mas)

• Otros listados – Estadísticas de presupuestos.