SISTEMA NACIONAL DE DEFENSA CIVIL SINADECI MANUAL DEL

SISTEMA NACIONAL DE DEFENSA CIVIL – SINADECI MANUAL DEL USUARIO INDECI - OFICINA DE ESTADÍSTICA Y TELEMÁTICA – UNIDAD DE INFORMÁTICA

SISTEMA NACIONAL DE DEFENSA CIVIL – SINADECI INDICE 1. 2. 3. 4. 5. INGRESO AL SISTEMA MAESTRAS TRAMITE DOCUMENTARIO UNIDAD ORGANICA REPORTES INDECI - OFICINA DE ESTADÍSTICA Y TELEMÁTICA – UNIDAD DE INFORMÁTICA

INGRESO AL SISTEMA Para poder acceder al Sistema de Trámite Documentario primero debe ingresar a la pagina web institucional. www. indeci. gob. pe, luego de eso debe seleccionar el enlace que dice intranet. 1 Click en Intranet

INGRESO AL SISTEMA A continuación dar click en el enlace Login. 1 Click en Login

INGRESO AL SISTEMA A continuación ingresar su Usuario , password y dar check donde dice tramite documentario. 1 Ingresar Usuario y Password 2 Dar check en acceso a trámite Documentario Click para ingresar 3

INGRESO AL SISTEMA A continuación a la izquierda se mostrará un menú con las opciones que tenga el perfil del usuario ingresado.

MAESTRAS

MAESTRAS – NUEVA ENTIDAD Ingresar Esta pantalla es de uso exclusivo de Secretaría General y sirve para dar mantenimiento a Entidades. 3 1 Click en Nuevo para ingresar una nueva Entidad Click en Guardar 2 el nombre de la entidad, el tipo de entidad persona jurídica(Empresa) o Persona Natural, Sigla, RUC, Dirección, Teléf onos, Fax, Representante Legal y Cargo del Representante Legal.

MAESTRAS – MODIFICAR UNA ENTIDAD Esta pantalla es de uso exclusivo de Secretaría General y sirve para dar mantenimiento a Entidades. 3 Click para guardar los cambios. 1 Buscar la entidad que desea Modificar. 2 Dar click en el lapiz de la entidad que desea modificar. A continuaciòn le mostrará en la parte superior la información de la entidad seleccionada.

MAESTRAS – NUEVO TIPO DE DOCUMENTO Esta pantalla es de uso exclusivo de Secretaría General y sirve para dar mantenimiento a los Tipos de Documento 1 Click para Ingresar un Nuevo Tipo de Documento 2 Ingresar el nombre del nuevo tipo de documento, el tipo de acceso: Puede ser Acceso para solo las Unidades Orgánicas o Secretaria General. 2 Click para guardar

MAESTRAS – MODIFICAR TIPO DE DOCUMENTO Esta pantalla sirve para dar mantenimiento a los Tipos de Documento 2 1 Dar click en el lapiz del Tipo de Documento que desea modificar. A continuación le mostrará en la parte superior la información del Tipo de Documento seleccionado. Click para guardar los cambios.

TRAMITE DOCUMENTARIO

TRAMITE DOCUMENTARIO –REGISTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS Esta pantalla es de uso exclusivo de Secretaría General y sirve para Registrar Documentos con Hoja de Trámite y recepcionar documentos enviados por las Direcciones Regionales. 7 Click para guardar 2 3 1 Click para registrar un nuevo Documento Externo o en el botón Nuevo 6 Click para añadir destinos del despacho. 4 5 Click para añadir la Entidad. Ingresar los datos del Documento Añadir Referencia Ingresar Datos del Despacho, al dar check en las opciones automaticamente se guardará la fecha de los despachos.

TRAMITE DOCUMENTARIO – BUSCAR DOCUMENTO Esta pantalla es de uso exclusivo de Secretaría General y sirve para Buscar Documentos Registrados y recepcionados. 1 Seleccione el criterio de Búsqueda. 2 Click para buscar. 3 Click para cargar los datos en el formulario.

TRAMITE DOCUMENTARIO – RECEPCIONAR DOCUMENTOS Esta pantalla es de uso exclusivo de Secretaría General y sirve para recepcionar Documentos e nviados a Jefatura, Sub Jeftura y Secretaria General. 1 Seleccione el criterio de Búsqueda. 2 Click para buscar. 3 Click para cargar los datos en el formulario.

TRAMITE DOCUMENTARIO – RECEPCIONAR DOCUMENTOS Esta pantalla es de uso exclusivo de Secretaría General y sirve para recepcionar Documentos e nviados a Jefatura, Sub Jeftura y Secretaria General. Una ves que se generá la HT el documento lo podrá encontrar en la opción Buscar Documento. 2 Guardar y automáticamente mostrará el Nº de H. T. 1 Verificar los Datos enviados.

TRAMITE DOCUMENTARIO – IMPRESIÓN CON DECRETO Esta pantalla es de uso exclusivo de Secretaría General y sirve para recepcionar Documentos e nviados a Jefatura, Sub Jeftura y Secretaria General. Una ves que se generá la HT el documento lo podrá encontrar en la opción Buscar Documento. 1 Click para mostrar el formato con decreto.

TRAMITE DOCUMENTARIO – IMPRESIÓN SIN DECRETO Esta pantalla es de uso exclusivo de Secretaría General y sirve para recepcionar Documentos e nviados a Jefatura, Sub Jeftura y Secretaria General. Una ves que se generá la HT el documento lo podrá encontrar en la opción Buscar Documento. 1 Click para mostrar el formato sin decreto.

UNIDAD ORGANICA

UNIDAD ORGANICA – ATENDER DE DOCUMENTOS Esta pantalla es de uso de todo el Personal que labora en la institución, en la cual podra recepcionar documentos asi como atenderlos. Nota cada fila se muestra con un color diferente de acuerdo a la leyenda que se muestra en la parte inferior. 3 Guarda todas las filas seleccionadas como recepcionados. 1 Ingresar ek criterio de búsqueda 2 Dar CLICK en la fila del icono que se desea recepcionar y a continuación le mostrará una pantalla donde podrá atender dicho documento.

UNIDAD ORGANICA – RECEPCION DOCUMENTOS Esta pantalla es de uso de todo el Personal que labora en la institución, en la cual podra recepcionar documentos asi como atenderlos. Nota cada fila se muestra con un color diferente de acuerdo a la leyenda que se muestra en la parte inferior. 3 Guarda todas las filas seleccionadas como recepcionados. 1 Ingresar ek criterio de búsqueda 2 Dar check en la fila que se desea recepcionar

UNIDAD ORGANICA – DATOS GENERALES La siguiente pantalla muestra la información del documento separados por Tab, el primer contiene la información básica del documento previamente registrada por el remitente Tab DATOS GENERALES

UNIDAD ORGANICA – DECRETAR DOCUMENTO Dando click en el el TAB DECRETAR, usted podrá decretar el documento. 1 Click en Nuevo Decreto 2 Seleccionar la Unidad o Area de una DRDC según sea el caso , luego la Acción y dan click en Aceptar.

UNIDAD ORGANICA – SUB DECRETAR EL DOCUMENTO Dando click en el el TAB DECRETAR, usted podrá decretar el documento. 2 Seleccionar el Area o Seeción de una DRDC según se ale caso, la persona responsible, la acción y luego click en Aceptar. 1 Luego que culmino con el decreto tiene la opsibilidad de sub decretarlo por area o sección de una DRDC, dando click en el icono.

UNIDAD ORGANICA – SUB ATENDER EL DOCUMENTO Dando click en el el TAB ATENDER, usted podrá Atender el documento primero tiene que Atender por Area o Sección de una DRDC según sea su caso, luego atender por Unidad o Area de DRDC. 1 Click en el icono para Atender, a continuación le mostrará una pantalla donde colocará la acción tomada. 2 Colocar la acción tomada por el responsible y la fecha.

UNIDAD ORGANICA – ATENDER EL DOCUMENTO Dando click en el el TAB ATENDER, usted podrá Atender el documento primero tiene que Atender por Area o Sección de una DRDC según sea su caso, luego atender por Unidad o Area de DRDC. 1 Click en el icono para Atender, a continuación le mostrará una pantalla donde colocará la acción tomada. 2 Colocar el responsible, la acción tomada y la fecha.

UNIDAD ORGANICA – ATENDER EL DOCUMENTO Luego de que ya se atendió el documento la pantalla le da la opción de poder Archivar el documento dando click en el botón Archivar Documento. 1 Una ves que se atendió se puede Archivar el documento.

UNIDAD ORGANICA – ARCHIVAR EL DOCUMENTO Esta pantalla le da la posibilidad de archivar o desarchivarlo. Ingresar el Criterio de Búsqueda luego click en el binocular para hacer la búsqueda. Si desea desarchivar el documento tiene que darle click en el icono con la “A”. 1 2 Dar Check en los documentos que se desea archivar. 3 Para guardar los cambios dar click en el botón Aceptar Selección.

UNIDAD ORGANICA – GENERAR DOCUMENTO Esta pantalla le da la posibilidad de Generar documentos como por ejemplo: Memos Múltiples, Informes Técnicos, etc. 1 2 3 4 Ingresar el código de la Unidad Orgánica, fecha del Documento y el Anexo. Ingresar la Prioridad del Documento, la clasificación, Asunto y Observaciones. Click para añadir la referencia, le mostrará una pantalla donde buscará la referencia y le dará click en el icono de la fila que desea añadir. Click para añadir el destino, le mostrará una pantalla donde seleccionará los destinos que desea, luego click en el boton aceptar.

REPORTES

UNIDAD ORGANICA – REPORTES – DOCUMENTOS RECIBIDOS Esta pantalla le da la posibilidad de buscar sus documentos Recibidos. 1 2 Click en el botón Imprimir. Ingresar según el criterio de búsqueda, luego dar click en el icono del binocular para buscar.

UNIDAD ORGANICA – REPORTES – DOCUMENTOS EMITIDOS Esta pantalla le da la posibilidad de buscar sus documentos Emitidos. 1 Ingresar según el criterio de búsqueda, luego dar click en el icono del binocular para buscar. 2 Click en el botón Imprimir.