SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIN DE LA CALIDAD DIAGNSTICO

SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DIAGNÓSTICO (Síntesis) Edmundo Mendoza Gómez Lunes 12 de Junio de 2006

DEFINICIÓN El Sistema Institucional de Gestión de la Calidad (SIGC) es una herramienta que debe ayudar a la Universidad de Quintana Roo a lograr sus objetivos plasmados en los documentos estratégicos en forma ordenada, eficaz y eficiente. Así mismo, debe impulsar a la institución a la mejora continua.

CONTEXTO DEL SIGC PRINCIPIOS DE LA NORMA ISO 9001: 2000 (NMX-CC 9001 IMNC: 2000) Enfoque al Cliente Enfoque a procesos Mejora continua Liderazgo SIGC Decisiones basada en hechos Participación Enfoque de sistema Proveedores (Insumos)

ESTRUCTURA FORMACIÓN INTEGRAL DEL ESTUDIANTE Macro - Proceso P 1 Planeación A 2 Admisión F 3 Formación E 4 Evaluación S 5 Seguimiento I 6 Informes Procesos 78 Subprocesos ya identificados y documentados en forma básica

NÚMERO DE SUBPROCESOS POR ÁREA DIRECCIÓN NÚMERO DE SUBPROCESOS Rectoría 4 4 Secretaría General Cómputo Biblioteca Difusión 3 5 4 2 14 Abogado General 5 5 Auditor Interno 2 2 Programa de Innovación Educativa 1 1 Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Recursos Humanos Departamento de Recursos Materiales y Servicios G. Departamento de Recursos Financieros 3 5 7 15 Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Departamento de Administración Escolar Departamento de Atención y Servicios Estudiantiles Departamento de Cultura y Deporte 1 3 4 1 9 Dirección de Planeación Departamento de Desarrollo Institucional Departamento de Seguimiento y Evaluación 4 3 7 10 9 19 2 2 Divisiones Académicas Departamentos Académicos Centros de Extensión Cozumel TOTAL 78

FICHA DE SUBPROCESO (Escritorio virtual)

AUDITORIAS REALIZADAS Resultados Aleatorios Jul. 2004 Aud. Interna Sept. 2004 Aud. Externa Feb. 2005 Aud. Interna Nov. 2005 Aud. Interna Feb. 2006 Aud. Externa

SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIA PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS SEGUIMIENTO AI - 01 SI NO AI - 02 NO NO AI - 03 NO NO AENOR - 01 (Certificación) SI NO AENOR - 02 (Seguimiento) SI NO

PRINCIPALES FORTALEZAS Ω Se cuenta con el instrumento para sistematizar e impulsar desempeño institucional y la mejora continua el Ω Se tiene la certificación que nos presenta ante el entorno como una organización de calidad Ω El personal operativo tiene la disposición de trabajar sobre el sistema

PRINCIPALES DEBILIDADES Ω No se ha arraigado el principio de enfoque a procesos ni el principio de enfoque a sistema, en el trabajo diario: Los dueños de los subprocesos aún no se convierten en verdaderos GESTORES, bajo la supervisión de su Director. Ω No se ha instrumentado el principio de toma de decisiones basada en hechos. Generalmente, en los órganos colegiados se discuten problemas sin un análisis previo en donde se identifiquen causas e impactos de las posibles soluciones En general, los dueños de los procesos no emiten en forma sistemática los datos necesarios para la toma de decisiones. Ω No se llevan a cabo acciones para garantizar el mutuo beneficio entre dueños de procesos.

PRINCIPALES DEBILIDADES La Alta Dirección (Cuerpo Directivo) no ha asumido completamente el compromiso con el sistema: No se ha concluido adecuadamente la documentación del SIGC: 72 de 78 subprocesos, al tener el registro mínimo de los requisitos, no han identificado a sus clientes, puntos de control, insumos necesarios, etc. Ha faltado el seguimiento al desempeño del SIGC y éste opera en paralelo a las actividades ordinarias No se ha dado el seguimiento adecuado a las No Conformidades presentadas Persisten, de forma recurrente, los problemas de raíz identificados No se ha iniciado la etapa para la mejora continua No se han realizado las Revisiones por la Dirección Falta de seguimiento, por parte del equipo de auditores, a las acciones correctivas derivadas de las no conformidades

PRINCIPALES DEBILIDADES No se ha logrado instrumentar y, consecuentemente, aprovechar todo el potencial del SIGC como una herramienta que ayude a la Universidad de Quintana Roo a alcanzar su visión y sus objetivos institucionales EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SE ENCUENTRA: § EN ETAPA DE IMPLEMENTACION § EN CUMPLIMIENTO PRIMARIO DE LOS REQUISITOS § ACTUALMENTE SEMI PARALIZADO

PROPUESTA GENERAL FORTALECER EL SISTEMA PARA QUE REALMENTE IMPULSE EL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL Y LA MEJORA CONTINUA, ASEGURANDO LA VIGENCIA DE LA CERTIFICACIÓN Y SU RENOVACIÓN EN FORMA INMEDIATA: Llevar a cabo acciones que garanticen el involucramiento y compromiso total de la Alta Dirección en el desempeño del sistema (SIGC) Retomar los resultados de las diferentes auditorias, tanto internas como externas, para llevar a cabo un replanteamiento de los diversos planes de acciones correctivas en UN PLAN GENERAL