Sistema del Formato nico Gestin de proyectos Subsecretara

- Sistema del Formato Único Gestión de proyectos Subsecretaría de Egresos 1 Unidad de Evaluación del Desempeño

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Maximizar la pantalla antes de seleccionar alguna opción Para una mejor visualización de los datos, deberá maximizarse la pantalla, una vez que se ingresa al Sistema, antes de seleccionar la opción del menú en la queramos trabajar.

Tipos de estatus Después de cualquier carga de información, se recomienda verificar que el estatus sea el correcto para corroborar el éxito del registro. Nombre del estatus de avance Registro Revisión Entidad Federativa Validado Observaciones atendiéndose Observaciones atendidas Atender Observaciones Valida observaciones Descripción Es cuando se puede capturar la información del proyecto, incluyendo sus avances. Seguirá en registro a menos que se envíe a validar. Es cuando ya se capturaron los avances y se dio click en solicitar validación. Ahora depende de la entidad federativa validar lo capturado o regresarlo con modificaciones. Es cuando la entidad federativa está de acuerdo con lo capturado y no tiene comentarios que requieran solventarse por la institución ejecutora (permanecerá el estatus hasta el siguiente trimestre) Es cuando la entidad federativa emite alguna observación a determinado proyecto y lo regresa para que las instituciones ejecutoras puedan solventarlas y enviar de nuevo a validar. Es cuando la institución ejecutora hace los cambios requeridos por la entidad federativa y envía de nuevo su información a validar. Es cuando alguna coordinadora de fondo o la UED emiten alguna observación a determinado proyecto y lo regresan a los usuarios con perfil autorizador hagan las aclaraciones pertinentes o lo turnen para su corrección a las instituciones ejecutoras correspondientes. Es cuando la entidad federativa está de acuerdo con las modificaciones o justificaciones capturadas por una institución ejecutora, luego de que previamente tales proyectos habían sido regresados con observaciones. Fecha de cierre 15 18 18 18/23 -> 20/25 23 25

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Así pues, lo que se debe hacer para atender las observaciones que se generen es lo siguiente: 1. Ingresar en el Menú a Formato Único > Gestión de Proyectos. 2. Identificar los proyectos que tengan los siguientes estatus y llevar a cabo las siguientes acciones: Usuario Estatus Captura Observaciones atendiéndose Autorización 3. Atender observaciones Kakaka Autorización Observaciones atendidas Acción 1. 2. 3. Revisar los comentarios hechos por la entidad federativa. Llevar a cabo las modificaciones pertinentes. Solicitar de nuevo la validación. 1. Revisar los comentarios hechos por la dependencia coordinadora o la UED. Dar click en el botón de solicitar cambios para que la institución ejecutora pueda solventar las observaciones. El estatus cambiará a “observaciones atendiéndose”. Esperar a que el proyecto pase a “Observaciones atendidas”, par revisarlo y validarlo o regresarlo de nuevo con cambios. 2. 3. 4. 1. 2. Revisar la información corregida por la institución ejecutora. Validar el registro o volver a regresarlo para que realice más modificaciones.

Estatus de los proyectos La CANCELACIÓN de un proyecto debe ser utilizada cuando los proyectos no cuentan con el total del avance financiero y/o físico sin continuidad sobre los mismos, indicando en las observaciones la razón de la cancelación. La SUSPENSIÓN de un proyecto debe ser utilizada cuando los proyectos no cuentan con el total de avance financiero y/o físico, pero se espera tener avance financiero y/o físico en reportes subsecuentes.

Estatus de los proyectos Debe TERMINARSE un proyecto siempre y cuando se haya alcanzado el total de avance físico y financiero durante el trimestre anterior, y deberá asegurarse que se cubrió completamente el ciclo de registro y validación de los datos, con el fin de garantizar la integridad de la información. Ícono que indica que un proyecto ya no puede ser modificado. Para hacerlo se necesita solicitar su reactivación a la UED.

Usuario de captura • 1. Registro y actualización de información de proyecto • 2. Modificación de información de proyectos • 3. Captura de avances físico y financiero • 4. Carga masiva • 5. Envío para validación

Registro y actualización de información de proyecto Ingresar en el Menú a Formato Único > Gestión de Proyectos. 1. Seleccionar los parámetros de consulta 2. Dar click en Nuevo Proyecto

Modificación de información de proyectos Dar click sobre alguno de los nombres de proyecto o sobre el icono que indica la clasificación de proyecto.

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Captura de avances físico y financiero Dar click en el icono de avance del proyecto que se quiera actualizar.

Gestión de Proyectos Durante el registro de un nuevo registro, los campos de geo referenciación asocia información de forma automática pero únicamente a los registros con un nivel de cobertura de localidad. Cuando se agrega una fuente de financiamiento, los convenios específicos aplican únicamente a los recursos que coordina el Secretariado Ejecutivo. 15

Gestión de Proyectos Derivado de los cambios en la Ley de Coordinación Fiscal (LCF) en los cuales se requiere que todos los proyectos que sean financiados con recursos de FAIS cuenten con elementos de geo referenciación, se requiere un nuevo campo: La captura de información en esta casilla es: Calle, número, código postal. 16

Detalles del proyecto El número de proyecto es una campo abierto para el seguimiento desde sistemas propios. la fecha estimada de término asocia solamente mes y año La fecha de inicio debe ser en la cual se definió el proyecto y se le asigno un presupuesto Los beneficios esperados del proyecto, pueden obtenerse de los objetivos de las contrataciones que lleven a cabo. 17

Almacenar proyecto En la parte superior izquierda se debe guardar el proyecto capturado. Hasta que se muestra la siguiente pantalla los registros se almacenan correctamente 18

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Carga masiva 1. Seleccionar los parámetros de consulta. 2. Dar click en el botón de obtener plantilla. 3. Dar click en el botón de abrir, cuando aparezca el mensaje de descarga.

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Envío para validación Aunque ya está la información en cargada en el Sistema, aún no se ha enviado a validar. Si no se envía a validar, aunque los proyectos ya hayan sido capturados, no aparecerán en los reporte trimestral que se entregan a la Cámara de Diputados. 1. Ingresar en el Menú a Formato Único > Gestión de Proyectos > Avances > Envío. Seleccionar los parámetros de consulta y buscar avances. 2. Verificar que el icono amarillo se vuelva verde, pues sólo los verdes se enviarán a validar. 3. Seleccionar el proyecto a enviar o seleccionar todos en el cuadrito que viene debajo del encabezado de la columna y Enviar a validar. 4. Dar click en Aceptar en el mensaje que informa que los proyectos se registraron correctamente.

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Usuario de autorización • 1. Validación individual • 2. Validación masiva

Validación individual Ingresar en el Menú a Formato Único > Gestión de Proyectos. 1. Seleccionar los parámetros de consulta. 2. Dar click en el icono de avance de algún proyecto que se quiera validar (debe tener estatus de Revisión Entidad Federativa).

Validación individual

Validación masiva Ingresar en el Menú a Formato Único > Avances > Autorización Masiva. 1. Seleccionar los parámetros de consulta. 2. Revisar los proyectos que aparezcan. 3. Dar click sobre el botón Descargar Solicitudes. 4. Dar click en el botón de abrir para generar el archivo de Excel.

Validación masiva

Atención de observaciones Una vez que se ha concluido el proceso de captura, o incluso el de validación, no. hay que pensar que nuestra labor en el SFU ha terminado. Es necesario revisar que nuestros proyectos no cuenten con observaciones, ya sea por parte de la entidad federativa, las dependencias coordinadoras de fondo o la UED. De contar con observaciones y no atenderse, los proyectos no aparecerán en los reportes trimestrales que se envían a la Cámara de Diputados ni en los que generan las instituciones ejecutoras para publicación en sus páginas de internet.

Así pues, lo que se debe hacer para atender las observaciones que se generen es lo siguiente: 1. Ingresar en el Menú a Formato Único > Gestión de Proyectos. 2. Identificar los proyectos que tengan los siguientes estatus y llevar a cabo las siguientes acciones: Usuario Estatus Captura Observaciones atendiéndose Autorización 3. Atender observaciones Kakaka Autorización Observaciones atendidas Acción 1. 2. 3. Revisar los comentarios hechos por la entidad federativa. Llevar a cabo las modificaciones pertinentes. Solicitar de nuevo la validación. 1. Revisar los comentarios hechos por la dependencia coordinadora o la UED. Dar click en el botón de solicitar cambios para que la institución ejecutora pueda solventar las observaciones. El estatus cambiará a “observaciones atendiéndose”. Esperar a que el proyecto pase a “Observaciones atendidas”, par revisarlo y validarlo o regresarlo de nuevo con cambios. 2. 3. 4. 1. 2. Revisar la información corregida por la institución ejecutora. Validar el registro o volver a regresarlo para que realice más modificaciones.

Estatus de los proyectos La CANCELACIÓN de un proyecto debe ser utilizada cuando los proyectos no cuentan con el total del avance financiero y/o físico sin continuidad sobre los mismos, indicando en las observaciones la razón de la cancelación. La SUSPENSIÓN de un proyecto debe ser utilizada cuando los proyectos no cuentan con el total de avance financiero y/o físico, pero se espera tener avance financiero y/o físico en reportes subsecuentes.

Estatus de los proyectos Debe TERMINARSE un proyecto siempre y cuando se haya alcanzado el total de avance físico y financiero durante el trimestre anterior, y deberá asegurarse que se cubrió completamente el ciclo de registro y validación de los datos, con el fin de garantizar la integridad de la información. Ícono que indica que un proyecto ya no puede ser modificado. Para hacerlo se necesita solicitar su reactivación a la UED.

Consultas

Detalle de proyecto Ingresar en el Menú a Formato Único > Gestión de Proyectos. 1. Seleccionar los parámetros de consulta. 2. Revisar los proyectos que aparezcan (filtrarlos de ser necesario). 3. Dar click sobre el nombre de la localidad.

Detalle de proyecto

Reportes

Proyectos por Estado Ingresar en el Menú a Formato Único > Gestión de Proyectos > Consultas y Reportes > Proyectos por Estado 1. Seleccionar los parámetros de consulta. 2. Dar click en el botón de abrir cuando se despliegue el mensaje de la descarga (se descargará un archivo zip). 3. Dar click en el botón de abrir, cuando aparezca el mensaje de descarga.

Próximos cambios Durante los próximos meses se trabajará en la actualización de este módulo del SFU por lo que se les solicita atención a los avisos y material de actualización que se les enviará a los enlaces determinados de las secretarías de finanzas u homólogas.