SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ley General de Control

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ley General de Control Interno, número 8292 Lic. Dennis Vega Redondo, Auditoría Interna Municipalidad de Cartago

¿Qué es el Sistema de Control Interno? ¿Quiénes componen el Sistema de Control Interno? ¿Qué establece la Ley 8292 respecto al Sistema de Control Interno? ¿Quién tiene la responsabilidad sobre el Sistema de Control Interno? ¿Cuáles son los deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados en el control interno ? ¿Qué es el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (S. E. V. R. I. )? ¿Quién es responsable del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional?

¿Qué es el Sistema de Control Interno? Artículo 8º-Concepto de sistema de control interno. ü el sistema de control interno es la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

¿Quiénes componen el Sistema de Control Interno? Artículo 9º-Órganos del sistema de control interno. ü La administración activa y la auditoría interna de la institución conforman los componentes orgánicos del sistema de control interno establecido. Desde el punto de vista funcional, el Sistema de Control Interno se compone de: Seguimiento Actividades de control Sistemas de información Valoración de riesgos Ambiente de Control

¿Quiénes componen el Sistema de Control Interno? Conceptos. ü Administración activa: ü desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. ü Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia. (Artículo 2º-Definiciones. Inciso a)) ü Jerarca: superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o colegiado. (Artículo 2º-Definiciones. Inciso c)) ü Titular subordinado: funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. (Artículo 2º-Definiciones. Inciso d))

¿Quiénes componen el Sistema de Control Interno? Conceptos. ü Ambiente de control: conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa. (Artículo 3°-Definiciones, inciso e)) ü Valoración del riesgo: identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos. (Artículo 3°-Definiciones, inciso f)) ü Actividades de control: políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno. (Artículo 3°-Definiciones, inciso g))

¿Quiénes componen el Sistema de Control Interno? Conceptos. ü Sistemas de información: entiéndase como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada. (Artículo 16. - Sistemas de información) ü Seguimiento: Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. (Artículo 17. - Seguimiento del sistema de control interno)

¿Qué establece la Ley 8292 respecto al Sistema de Control Interno? Artículo 1º-Contenido y ámbito de aplicación. ü La Ley 8292 establece los criterios mínimos que deben observar la Contraloría General de la República y los entes u órganos sujetos a su fiscalización, en el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de sus sistemas de control interno 1. Artículo 4º-Aplicabilidad a sujetos de derecho privado. ü deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control interno los sujetos de derecho privado que, por cualquier título, sean custodios o administradores de fondos públicos 1 Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno: términos utilizados para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular subordinado sobre el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle permanencia y mejorarlo constantemente.

¿Qué establece la Ley 8292 respecto al Sistema de Control Interno? Artículo 7º-Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno. ü los entes y órganos sujetos a la Ley 8292 dispondrán de sistemas de control interno ü deberá ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. ü deberá proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la Ley. Aplicable: Logra esos objetivos con los recursos disponibles. Completo: Abarca todos los procesos y están presentes los componentes funcionales y orgánicos. Razonable: Satisface con la calidad necesaria las necesidades y con recursos que se posee. Integrado: Si los componentes y procesos se interrelacionan y comprenden adecuadamente. Congruente: Coherente y enlazado al marco jurídico y técnico y propicia objetivos institucionales.

¿Quién tiene la responsabilidad sobre el Sistema de Control Interno? Artículo 10. -Responsabilidad por el sistema de control interno. ü es responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. ü es responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Artículo 11. -El sistema de control interno en la desconcentración de competencias y la contratación de servicios de apoyo. ü El jerarca y los titulares subordinados tendrán la responsabilidad de analizar las implicaciones en el sistema de control interno, cuando se lleve a cabo una desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, la responsabilidad de tomar las medidas correspondientes para que los controles sean extendidos, modificados y cambiados, cuando resulte necesario.

¿Cuáles son los deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados en el control interno ? Artículo 12. -Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. ü a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo. ü b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades. ü c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. ü d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de esta Ley. ü e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa.

¿Cuáles son los deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados en el control interno ? Artículo 13. -Ambiente de control. ü a) Mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás funcionarios. ü b) Desarrollar y mantener una filosofía y un estilo de gestión que permitan administrar un nivel de riesgo determinado, orientados al logro de resultados y a la medición del desempeño, y que promuevan una actitud abierta hacia mecanismos y procesos que mejoren el sistema de control interno. ü c) Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. ü d) Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. ü e) Establecer políticas y prácticas de gestión de recursos humanos apropiadas, principalmente en cuanto a contratación, vinculación, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

¿Cuáles son los deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados en el control interno ? Artículo 14. -Valoración de riesgos. ü a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos. ü b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. ü c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. ü d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.

¿Cuáles son los deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados en el control interno ? Artículo 15. -Actividades de control. ü a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. ü b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: ü i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución. ü ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales. ü iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente. ü iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. ü v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.

¿Cuáles son los deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados en el control interno ? Artículo 16. -Sistemas de información. ü a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. ü b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. ü c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

¿Cuáles son los deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados en el control interno ? Artículo 17. -Seguimiento del sistema de control interno. ü a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones. ü b) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos. ü c) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.

¿Qué es el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (S. E. V. R. I. )? Artículo 18. -Sistema específico de valoración del riesgo institucional. ü Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo institucional ü El S. E. V. R. I. debe estar confeccionado por áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus particularidades, ü El S. E. V. R. I. debe permitir identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo. ü La Contraloría General de la República establecerá los criterios y las directrices generales que servirán de base para el establecimiento y funcionamiento del sistema ü Dichos criterios y directrices serán obligatorios y prevalecerán sobre los que se les opongan, sin menoscabo de la obligación del jerarca y titulares subordinados referida en el artículo 14 de la Ley 8292.

¿Quién es responsable del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional? Artículo 19. -Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. ü El jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General de la República disponga que debe implantarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional. ü adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.