Sistema de Administracin Fletes de Terceros 1 Objetivo
Sistema de Administración Fletes de Terceros
1. Objetivo Controlar los costos de Fletes, Documentación legal de terceros y Optimización de recursos (Papel e Impresión)
2. MODELO CONCEPTUAL FLETES DE TERCEROS Ø FLETES DE TERCEROS: La prestación de los servicios de fletes, mediante la contratación de terceros transportistas, deberán atribuirse de conformidad de la ley así: 1. Documentación Legal (Propietario, Vehículo, Conductor) 2. Terceros y Montos Autorizados por DLO Ø PREFACTURA: Anexo a la Factura y/o Cuenta de Cobro generado por el Módulo en su proceso de Liquidación de Fletes (Reemplaza las Planillas de reparto) Ø CONSECUTIVO: Número Automático asignado a los Anexos (Prefactura) por cada terceros por regional. de liquidación
3. Procedimiento. DTI 025_17 Elaboración de Planillas de reparto para terceros. Se creó una ventana llamada “Planilla de Reparto para Terceros” en la cual se debe escoger el Tercero que va a realizar el Reparto
3. Procedimiento. El módulo de terceros permite calcular la liquidación de los fletes según las tarifas Autorizadas por DLO por unidad, medio día y/o día completo según corresponda el servicio MVT y/o ME. PASO 1 PASO 2 PASO 3 PASO 4 PASO 5 Parametrización del Módulo
3. Procedimiento. (PASO 1) El administrador del módulo en cada regional va a ser el encargado del diligenciamiento del formulario de cada uno de sus terceros y adjuntar el RUT y la certificación Bancaria 1 Valores Autorizados por DLO 1 Click para Adicionar
3. Procedimiento. (PASO 2) En la Opción de Lista terceros permite validar y/o consultar los terceros creados y/o asignados a cada Regional (Tercero, NIT, Servicio, RUT y Certificación Bancaria) Dando Click en el Tercero podemos consultar y/o modificar Información inicial Documentos Adjuntos para consulta Digitalizados No Digitalizados
3. Procedimiento. (PASO 3) Para Ingresar un Vehículo a la regional damos Click en la parte inferior Interna del listado.
3. Procedimiento. (PASO 3) El administrador del módulo en cada regional va a ser el encargado del diligenciamiento del formulario de cada uno de los vehículos y adjuntar la licencia de tránsito, SOAT, Tecnomecánica y Póliza de Responsabilidad Civil 1 1 Click para Adicionar
3. Procedimiento. (PASO 3) En la Opción de Información vehículos permite validar y/o consultar los vehículos creados y/o asignados a cada Regional (Placa, tercero, Marca, Modelo, SOAT, Tecnomecánica, Licencia de Tránsito) El sistema Genera Alertas en las fechas de Vencimiento del SOAT y Revisión Tecnomecánica. Dando Click en el Placa podemos consultar y/o modificar Información inicial Documentos Adjuntos para consulta Digitalizados No Digitalizados
3. Procedimiento. (PASO 4) Para Ingresar un Conductor a la regional damos Click en la parte inferior Interna del listado.
3. Procedimiento. (PASO 4) El administrador del módulo en cada regional va a ser el encargado del diligenciamiento del formulario de cada uno de los conductores y adjuntar la licencia de conducción, Seguridad Social, Cédula y Hoja de Vida 1 1 Click para Adicionar
3. Procedimiento. (PASO 4) En la Opción de Información conductores permite validar y/o consultar los conductores creados y/o asignados a cada regional (Tercero Asignado, categoría Pase, Cédula, Pase, Hoja de Vida, Seguridad Social) El sistema Genera Alertas en las fechas de Vencimiento del Pase y Aportes de seguridad Social Dando Click en el Conductor podemos consultar y/o modificar Información inicial Documentos Adjuntos para consulta Digitalizados No Digitalizados
3. Procedimiento. (PASO 5) En la pestaña de Liquidaciones de podrán consultar el proceso generado por cada tercero por el módulo según la Parametrización inicial de los terceros. La liquidación de Fletes de Terceros por Reparto se correrá semanal el primer día hábil en todas la Regionales desde Tecnología Bogotá y tendrá corte de Lunes a sábado de la semana anterior al proceso
3. Procedimiento. (PASO 5) La PREFACTURA liquidada será validada por cada una de las regionales para el envío de las facturas y/o Cuentas de cobro a DAF para su respectivo pago 1. Validar rango de fechas de Liquidación 2. Tarifas por unidad, día completo o medio día 3. Todos lo Terceros deben tener Liquidación Cualquier novedad favor reportarla a Jhonathan Ibañez (Asistente DAF) Correo corporativo: ASISTENTEDAF@ENVIACOLVANES. COM. CO
3. Procedimiento. (PASO 5) La PREFACTURA serán enviada como anexo de la factura y/o Cuenta de Cobro para su posterior pago (No imprimir planillas de reparto)
El éxito de proyecto depende del compromiso de sus integrantes.
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