Sistema Codificacin Acadmica Normalizado en Red Estudio para

Sistema Codificación Académica Normalizado en Red Estudio para el desarrollo de un lenguaje común para la transferencia de información académica

Las universidades han dejado de ser compartimentos estancos Universidad a Universidad b Universidad d Universidad c Universidad e

ha ser centros difusores de oferta del conocimiento Oferta ESTUDIANTE Oferta

Donde el estudiante puede elegir y compartir Oferta Consulta Matricula Notas Expedientes

Consecuencias De la oferta del “mercado” universitario deriva una movilidad de los estudiantes De la movilidad física deriva un movimiento de la información generada Resultado: Las ideas van por delante de las soluciones La gestión académica sufre los efectos

Scanet Es un proyecto que da solución a las consecuencias derivadas de la movilidad de los estudiantes y las imaginativas ofertas de estudios sin modificar los sistemas actuales de registro de datos de las universidades. Scanet acerca la gestión académica (la administración) a los usuarios: Internos: Profesorado Externos: Estudiantes - universidades - centros

Concepto Conjunto de códigos estándares orientados a obtener un lenguaje común, que aceptado por los agentes involucrados en gestión académica, simplifique la transferencia de información en materia de: Matriculas Notas Expedientes Certificados. . .

Reflexiones Estamos en un cambio social que tiende hacia la simplificación de los procesos orientados al usuario en lugar de la burocracia interna. Es absurdo desarrollar productos a medida en una sociedad que avanza hacia la implantación de estándares, y la normalización de procesos. Estamos eliminando las barreras del tiempo y del espacio lo que permite llevar a termino el concepto de espacio virtual de los estudios universitarios

Realidades • En la transferencia de datos académicos, cada universidad tiene sus propios códigos y procedimientos • Con una fuerte componente de manual • El sistema es personalizado a cada entorno universitario • No hay una visión global universitaria desde la óptica del usuario, dando una visión local de la gestión académica • No existe una armonización de formas • No se han definido unos estándares de registro

Consecuencias • Los usuarios tienen que aprender procedimientos diferentes para hacer procesos iguales Un ejemplo: • Los profesores: Pasar notas • Los estudiantes: Consultarlas

Consecuencias • La movilidad, entendida como la posibilidad de acercarse virtualmente a la universidad, no ofrece una imagen estandarizada. (caso de la banca, agencias de viajes…) • No se actúa con eficacia ni eficiencia (soluciones duplicadas) • Imagen “burocrática” de la gestión académica • Imposible construir una “ventanilla única académica”

Propósitos Ser una herramienta que facilite a la universidad la transferencia de información académica con: • Objetivos definidos y • Aportación de valores añadidos

Objetivos • Facilitar la movilidad de los estudiantes • Facilitar los nuevos conceptos de universidad • Títulos compartidos • Campus virtual • Facilitar el “Suplemento al diploma” • Reducir el impacto “. . . del que no se que debo hacer para hacer…”

Valores Añadidos en. . . Curriculum académico: Facilita la trazabilidad académica de los estudiantes Gestión de Recursos: Facilita el desarrollo de productos estándares de apoyo a la GA: Software y hardware Eficacia: Homogeneización de fuentes de datos para estadística Imagen: Ofrecer a los estudiantes una misma imagen administrativa en cuanto a que han de hacer para. . . Posibilidades imaginativas: Permite desarrollar el concepto de Ventanilla Unica Académica con Terminales “Telecampus”

Requisitos Para minimizar su implantación… • Se utilizaran estándares internacionales EAN ya definidos • Se utilizaran tablas internacionales ISO para codificar códigos • Visión universal de las soluciones • Definición de campos de información en lenguaje XML

Fases del estudio 1ª Fase. Define códigos de registro unitario: Estudiantes - Centros… Quien envía 2ª Fase. Desarrolla estándares de contenidos para registrar la información a transferir para que sea interpretable por todos los implicados Que envía 3ª fase. Armoniza formas y procedimientos Como lo envía

En el análisis de la comunicación de información se definen. . . Las direcciones Los contenidos Los continentes Quien envía A quien Que se envía Como lo envía

Análisis de la comunicación: Profesor - universidad > notas Las direcciones Los contenidos Los continentes Profesor Universidad Notas homologadas soportes y sistema electrónico en red

Análisis de la comunicación: Estudiante - universidad < notas Las direcciones Los contenidos Los continentes Universidad Estudiante Notas homologadas soporte y sistema de consulta

Análisis de la comunicación: universidad - universidad <> expediente Las direcciones Los contenidos Los continentes Universidad Expediente para suplemento Dpl sistema de codificación estándar

Fases del estudio 1ª Fase: Identifica las direcciones de la información que se envía Son direcciones los puntos operacionales según norma EAN Punto operacional = Lugar, persona o ítem que es causa origen que genera información, pidiendola o remitiendola Estudiantes Profesores Universidades-Centros-Facultades-Escuelas. . . 123456 7890 Asignaturas Objetivo final: Crear códigos universales aceptados por todas las universidades

Fases del estudio 2ª Fase: Identifica los contenidos de la información que se envía Son contenidos, la información objeto de transito entre dos agentes uno que solicita y un segundo que responde Matriculas Notas Expedientes Suplemento diploma Reconocimientos de créditos Títulos y suplemento al diploma Objetivo final: Normalizar registros de contenidos

Fases del estudio 3ª Fase: Armoniza continentes Son continentes, los soportes, procedimientos para registrar la información y la imagen funcional Documentos Etiquetas Sistemas de codificación - tablas Operativas Objetivo final: Simplificar la interpretación procedimental a los usuarios

Resumen del desarrollo Fase 1 El código es la dirección puesta en un sobre de correos para su envío electrónico. 8401 03401 8889 Fase 2 Las Normas son la forma de redactar los documentos interiores expedientes Fase 3 La armonización es la homologación de los documentos y procedimientos comunes Tarjeta estandarizada de estudiante multiuso

Matricula Estudiante A Universidad B Estudios Notas Profesor B Universidad A Expediente Consulta notas Universidad A Estudiante A Universidad B

Red de intercambio de información homologada para contenidos académicos Oferta Consulta Matricula Notas Expedientes

Aportación de Scanet Crea el concepto de: Gestión Académica Universitaria Virtual y Digital (la visa académica) Los usuarios, internos y externos, de cualquier universidad se relacionan con los servicios de otras universidades, sin necesidad de conocer protocolos particulares para cada gestión: consultas, traslados, notas. . . Obteniendo un sistema transparente e independiente de los sistemas particulares de cada centro como vienen actuando otros sectores sociales: banca, agencias de viaje, fabricantes-distribuidores. . .

Como codificamos un estudiante en Scanet ? Trabajo participado por diversas universidades Hemos partido de la premisa que • El estudiante siempre es el mismo • Las universidades donde estudia puede variar

Dirección: código unificado de estudiantes Código unificado de estudiante Norma-EAN/128 Conjunto Variable Conjunto Raíz Universidad Persona país Univers. País-Rerv Código persona 8412345000113084009000040888999 V DC 37 El c ódigo estudiante siempre será el mismo para cualquier universidad donde esté matriculado El código de universidad será el que corresponda al centro donde curse los estudios

Código final de estudiante según norma internacional EAN/128 (414) 84 12345 00011 3 (99) 084 009 000040888999 37 DNI permite la Reg. Europea trazabilidad País estudiante académica Centro identifica un Universidad centro según la País universidad norma EAN/13

Ventajas del código EAN/128 • El código constituye una dirección única internacional para cualquier estudiante del mundo donde reside su expediente • Existe un organismo supranacional, EAN, que asigna y registra los códigos de universidad • Esta homologado para la codificación en códigos de barras para utilizarlo en etiquetas, p. e. Exámenes • Esta homologado por los sistemas informáticos

SEMBLANZA CON LA GESTIÓN BANCARIA La banca desarrolló en 1979 el CCC CB CS DC Código cuenta Más tarde ha ido desarrollando Normas (Cuadernos) para cada proceso a implementar aceptados por los usuarios Transferencias Compensación de nominas Recibos domiciliados

Semblanza El proyecto Scanet es parecido en su desarrollo Primero define un código de estudiante Código unificado de estudiante Después desarrolla Normas para cada proceso a implementar consensuadas con las universidades Traslados de expedientes Actualización expedientes por notas Reconocimiento de créditos

Semblanza sistema bancario sistema universitario Entidad Banco Suc Unv Sub-centro ccc Cuadernos Persona Gestiones Unv centro estudiante Normas Ha posibilitado la transferencia electrónica Debe permitir la transferencia de de datos entre usuarios y servidores y la datos académicos con un lenguaje creación de una red de terminales que ha común para realizar el concepto acercado los usuarios a los servidores de “Ventanilla única universitaria”

Dimensiones jerárquicas de la información Persona - País - Región CE - Id Persona Centro Universidad País - Lugar - Asignatura - Nota - Convocatoria Producto

Estructura jerárquica de la información: Suplemento diploma raíz persona variable universidad pais+r+dni pais+univ+ctro asig+nota+fecha+conv 12345678 8412345 1234 750 120602 1 12345678 8412345 600 120602 1 12345678 8445678 4768 550 060703 1 12345678 8445678 7788 450 070703 1 12345678 8499887 8887 600 100603 1 Estándares EAN Trazabilidad Estadistica información expediente Estándar Scanet Expediente

Misión de SCANnet Impulsar y mantener Normas requeridas por la universidad en el ámbito de Gestión Académica mediante grupos de trabajo establecidos al efecto

Aplicaciones

Etiqueta homologada para la identificación personal de los estudiantes en los exámenes Sistema de identificación personal universitario europeo Universitat de Lleida - Facultat de Lletres |||||||||||||||||||| 84 -12345 -00011 -1 084 -009 -00040888999 37 País-Unv-Centro Persona Constituye una “dirección única de estudiante” DC

Circuito nota examen Etiquetas Examen NOTA 7 Profesor puntúa Aplicativo 1. Parametriza asignatura 2. Lee etiqueta - introduce nota 3. Envía nota a la dirección etiqueta DB red

Traslados de expedientes BD universidad origen Protocolo Scanet ||||||| Expediente Normalizado PDF-417 red Protocolo Expediente Normalizado Scanet BD universidad destino

Expedición de expedientes |||||||||||||| Expediente Normalizado Suplemento al Diploma PDF-417 Identificación Estudiante CB Contenido en PDF Firma electrónica Estudiante: 84. 12345. 00888999 Asignatura nota fecha conv --------------------123 xxxx 7, 5 234 yyyyy 6. 0 456 zzzzz 5, 5 555 wwwwww 4, 5 12/06/02 3/06/02 12/06/02 05/07/02 1 2 2 1 Contenido en formato texto

Expedición de expedientes Fase 1: Suplemento al Diploma |||||||||||||| PDF-437 Fase 2: Homologación contenidos Codificaciones Estudiante: 84. 12345. 00888999 Centro Asignatura nota fecha conv estándares --------------------84123 xxxx 7, 5 84123 234 yyyyy 6. 0 82345 666 zzzzz 5, 5 84777 555 wwwwww 4, 5 49678 222 sssss 5, 5 12/06/02 03/06/02 12/06/02 05/07/02 01/09/02 1 2 Fase 3: Armonización continentes

Matrícula Tarjeta Scanet estandarizada Terninal Telecampus Homologado Se puede hacer en una misma operación: 1. Matrícula de la asignatura seleccionada 2. Cargo en la cuenta corriente del estudiante 3. Abono en la cuenta de la universidad red BD universidad destino BD banco

Consultas académicas Tarjeta Scanet estandarizada Terninal Telecampus red Homologado Se puede hacer en cualquier terminal homologado 1. Consulta oferta estudios 2. Consulta notas 3. Extracto del expedientes BD universidad destino

Ventajas La transferencia de información entre dos agentes, uno productor y/o demandante de información y, otro gestor y/o depositario de la información en las bases de datos de las universidades, se hace sin intervención manual, evitando potenciales errores y estando al alcance de los usuarios sin limitación del espacio ni del tiempo. La administración se acerca a los usuarios

En líneas generales, Scanet sigue la política de la Unión Europea en relación con el desarrollo de los servicios telemáticos de intercambio de datos entre administraciones públicas para lograr los beneficios de un espacio sin fronteras para conseguir: • Evitar que pueda producirse la adopción descoordinada de soluciones particulares. • Eliminar las posibles barreras organizativas y técnicas • Liderar el uso de los intercambios de información por el medio electrónico • Creación y mejora de una infraestructura de servicios telemáticos comunes.

Resumen: Scanet pretende. . . La contribución cooperativa de las universidades a determinados proyectos de gestión académica de ámbito común El establecimiento efectivo de la interoperabilidad de los sistemas de información de todas las universidades miembros, aprovechando, en la mayor medida posible, los sistemas preexistentes Promover una decidida política de estándares, que favorezca la participación de empresas europeas y evite la creación de barreras innecesarias y consiga condiciones de economía de escala.

Reflexión final Las ventajas que podamos ofrecer mañana dependen de la imaginación que tengamos hoy

El soporte para la universidad digital La ventanilla única académica europea

Proyecto desarrollado por: Universitat de Lleida Roger Torres i Graell roger@arh. udl. es