SISTEM PERAKAUNAN TERIMAAN KERAJAAN e Terimaan PEJABAT PROJEK

SISTEM PERAKAUNAN TERIMAAN KERAJAAN e. Terimaan PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK (EGAG) 1

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. PENGENALAN CIRI-CIRI UTAMA SISTEM KAWALAN DALAMAN PROSES KERJA e. TERIMAAN DOKUMEN e. TERIMAAN SISTEM e. TERIMAAN SUBUNIT TERIMAAN FAQ PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 2

1. PENGENALAN n n n Sistem e. Terimaan dibangunkan bagi mentransformasikan proses pungutan wang dari kaedah manual kepada elektronik. Menyeragamkan proses pungutan wang di Pusat Terimaan. Sistem e. Terimaan dan e. SPKB saling berantaramuka dan menggunakan server pengkalan data dan server laporan yang sama. PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 3

…. . Pengenalan n Mula dilaksanakan pada 7 Julai 2008 di Pusat Terimaan Pilot iaitu Bahagian Industri Padi dan Beras (IPB), MOA. Diperluaskan pelaksanaan pilot ke semua Pejabat Perakaunan bermula dari 20 Oktober hingga 2 Disember 2008. Sehingga Disember 2016, sebanyak 248 PT telah melaksanakan e. Terimaan di seluruh Johor PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 4

2. CIRI-CIRI UTAMA n n n Mengendalikan terimaan bagi akaun hasil, amanah, deposit dan bayaran balik ke vot. Menjana resit dan penyata pemungut secara auto. Menerima pelbagai jenis mode kutipan seperti: q q Tunai Cek n n q q q Cek Luar Negeri Cek Sendiri Cek Tempatan Cek Luar Kiriman Wang Pos Bank Draf n n q q q Portal/Perbankan Internet Agen Pemungut SMS Kad Debit/Kad Kredit (Master card & Visa) MEPS Cash Pindahan Telegraf/EFT Bank Draf Dalam Negeri Bank Draf Luar Negeri PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 5

. . . Ciri-ciri Utama n n n n Kemaskini Buku Tunai dan membuat penyesuaian secara elektronik Maklumat resit perbendaharaan dikemaskini secara auto setiap hari Laporan-laporan boleh dicetak pada bila-bila masa Boleh berintegrasi dengan sistem-sistem terimaan yang lain Menggunakan rangkaian EG*Net/1 GOVNET Server Aplikasi dan pengkalan data terdapat di Pejabat Perakaunan Capaian masuk ke sistem menggunakan no. kad pengenalan dengan Secured Socket Layer (SSL). PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 6

Rekabentuk Sistem (Umum) Pejabat Perakaunan PTJ – e. SPKB User e. SPKB Pusat Terimaan – e. Terimaan User Pangkalan Data e. Terimaan Server Laporan PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 7

3. KAWALAN DALAMAN n n Resit Asal hanya boleh dicetak sekali sahaja, resit berikut yang dicetak adalah salinan. Serahan wang mesti dilakukan oleh setiap penerima bayaran di kaunter sebaik sahaja selesai giliran kerjanya. Sekiranya serahan wang tidak dilakukan, sistem tidak akan membenarkan operator menjana resit pada keesokan harinya. Pengguna tidak boleh membuat capaian lebih dari sekali ke sistem e. Terimaan pada satu-satu masa. Peranan dan tahap capaian ditetapkan oleh Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 8

. . . Kawalan Dalaman n n n Resit hanya boleh dibatalkan oleh penyelia sahaja. Pengguna akan diminta untuk menukar katalaluan sebaik sahaja memasuki sistem pertama kali. Pergerakan wang direkod melalui laporan serahan wang perlu diperakui oleh penyelia. Sistem e. Terimaan akan secara auto time-out ke skrin utama jika tidak digunakan (system idle) selama 10 minit. Resit manual perlu diluluskan oleh Penyelia. Sistem tidak terima post dated cek. PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 9

Persediaan Pelaksanaan n Sebelum Pejabat Perakaunan Buat Mesyuarat Pra Pelaksanaan n Beri latihan e. Terimaan n Wujudkan Profil Pusat Terimaan n Wujudkan Pentadbir Pusat Terimaan n Kemaskini Akaun Bank Terimaan n Pusat Terimaan Mohon capaian Pentadbir sistem daripada AO n Tentukan peranan n Wujudkan profil pengguna n Sediakan cop pergerakan dokumen n Tentukan kod penjenisan terimaan n Sediakan penyesuaian n Hadir latihan pengguna n PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 10

. . . Persediaan Pelaksanaan n Semasa Pejabat Perakaunan n n Hadir sesi handholding Sediakan laporan C 330 Pusat Terimaan n n Hadir sesi handsholding Lakukan Pelarasan rekod Wujudkan kod Penjenisan Terimaan Semak laporan-laporan Kertas Strategi Pelaksanaan. . . Klik PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 11

4. PROSES KERJA e. TERIMAAN n Peranan dan capaian: q q q q Juruwang/Operator Pendaftar Mel Penyelia Peraku II Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan Pentadbir Sistem Pusat Terimaan PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 12

. . . Proses Kerja e. Terimaan 1. Juruwang/operator q q q Pegawai yang diberi kuasa di bawah AP 69 Bertanggungjawab: n Menerima kutipan wang dan mengeluarkan resit rasmi n Mengemaskini resit manual ke dalam sistem Bertanggungjawab terhadap ID dan katalaluan yang diberikan. AP 70(b) PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 13

. . . Proses Kerja e. Terimaan 2. Pendaftar Mel q q q Pegawai yang bertanggungjawab menerima kutipan wang melalui mel dan mendaftarkannya ke dalam e. Terimaan. Tidak boleh mengeluarkan resit - AP 71(a). Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang diberikan. AP 70(b) PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 14

. . . Proses Kerja e. Terimaan 3. Penyelia q q q Pegawai yang diberi kuasa di bawah AP 69 Bertanggungjawab: n Menyelia pungutan wang oleh Juruwang/Operator n Meluluskan resit manual n Batal resit n Sedia Penyata Pemungut dan Pelarasan rekod n Menyemak TK 100 setiap hari dan turunkan t/tangan ringkas - AP 80(b). Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang diberikan. AP 70(b) PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 15

. . . Proses Kerja e. Terimaan 4. Peraku I q q Mengesahkan Penyata Pemungut dan Pelarasan rekod Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang diberikan. AP 70(b) 5. Peraku II q q Meluluskan Penyata Pemungut dan Pelarasan rekod Menyemak slip bank sebelum buat perakuan II ke atas Penyata Pemungut Mestilah pegawai berbeza daripada Peraku I Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang diberikan. AP 70(b). PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 16

. . . Proses Kerja e. Terimaan 6. Pentadbir Sistem a. Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan (Admin AO) n Terdiri daripada Pengarah/Ketua Akauntan dan 2 orang pegawai lain (Mak. 3 orang bagi satu-satu AO) n Bertanggungjawab: q Wujudkan Pusat Terimaan q Wujud dan kemaskini Peranan dan tahap capaian q Lantik dan wujudkan Pentadbir Sistem Pusat Terimaan (Mak. 2 orang bagi satu-satu Pusat Terimaan) q Tetapkan dan kemaskini Akaun Bank Terimaan q Mengaktifkan no. Siri bagi Pelan Pemulihan Bencana q Menentukan tempoh bagi Penyata Pemungut CIT n Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang diberikan. AP 70(b) PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 17

. . . Proses Kerja e. Terimaan 6. Pentadbir Sistem b. Pentadbir Sistem Pusat Terimaan (Admin PT) n n Dilantik oleh Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan Bertanggungjawab: q q q n n Tentukan peranan pengguna berdasarkan surat penurunan kuasa AP 69 Wujudkan dan selenggara ID pengguna Wujudkan Kod Penjenisan Terimaan serta membawa ke tahun berikutnya Tidak boleh terlibat dengan urusan pungutan Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang diberikan. AP 70(b) PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 18

. . . Proses Kerja e. Terimaan e. TERIMAAN Pelanggan Terimaan di kaunter Jana Resit Jana Penyata Pemungut e. SPKB Maklumat Penyata Pemungut dikemaskini di e. SPKB dan dihantar ke GFMAS PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 19

Aliran Kerja Sistem e. Terimaan 1 3 4 6 RESIT KEW 38 E JURUWANG LAPORAN SERAHAN WANG PENYATA PEMUNGUT PENYELIA SLIP BANK PERAKU 1 PERAKU 2 2 PENYATA PEMUNGUT 5 1 7 PENDAFTAR MEL 9 GFMA S MAKLUMAT PENYESUAIAN 8 MAKLUMAT RESIT PERBENDAHARAN MAKLUMAT CEK TAK LAKU MAKLUMAT PENYATA PEMUNGUT PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 20

Penglibatan Pegawai Peranan Pendaftar Mel Juruwang/operator Bilangan Pegawai Maksimum Minimum - 1 Mengikut bilangan kaunter 1 Penyelia - Perakuan 1 - Perakuan 2 - 1 Admin AO 3 1 Admin PT 2 1 PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 21

5. DOKUMEN e. TERIMAAN n n JANM/e. T 01 – Borang Permohonan Capaian e. Terimaan. JANM/e. T 02 – Borang Maklumat Pemprosesan Permohonan Borang JANM/e. T 01 JANM/e. T 03 – Borang Permohonan Set Semula Katalaluan Penggun e. Terimaan Cop Pergerakan Dokumen q Cop Telah Kemaskini e. T (Resit Manual) q Cop Telah Kemaskini e. T (Penyata Pemungut) PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 22

6. SISTEM e. TERIMAAN PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 23

MODUL-MODUL UTAMA A B G C D E F PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 24

A. MODUL PENERIMAAN BAYARAN PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 25

…. . Modul Penerimaan Bayaran PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 26

Resit Asal PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 27

Resit Salinan PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 28

Resit Batal PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 29

B. MODUL PENYATA PEMUNGUT n n n Penyata Pemungut q Resit yang dikeluarkan secara auto (KEW 38 E) q Juga dikenali sebagai Penyata Pemungut Auto (KEW 305 E) q Jenis Pungutan C atau D Penyata Pemungut Manual q Resit yang dikeluarkan secara manual (KEW 38) dan auto (KEW 38 E) q Juga mengambilkira penyata pemungut manual (KEW 305) q Jenis Pungutan C atau D Penyata Pemungut Online q Mengakaunkan pungutan dan mengemaskini buku tunai bagi kutipan yang dibuat oleh sistem terimaan agensi ke e. Terimaan q Jenis Pungutan C atau D PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 30

Penyata Pemungut Auto PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 31

…. . Penyata Pemungut Auto PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 32

Penyata Pemungut Manual PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 33

Penyata Pemungut Online PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 34

C. MODUL PENYELENGGARAAN SISTEM n n n Mengandungi Jadual Rujukan DCS, Jadual Rujukan Bukan DCS, Pelarasan Rekod, Pemadanan Manual dan Antaramuka. Akaun bank pemungut dikawal oleh Pejabat Perakaunan melalui sub modul PTJ/PK di Jadual rujukan DCS. Pelarasan rekod digunakan memindahkan baki akaun hasil daripada buku tunai manual ke sistem e. Terimaan serta pelarasan ke atas kod hasil PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 35

…. . Modul Penyelenggaraan Sistem n n Sub modul Pemadanan Manual digunakan untuk memadankan secara manual item yang tidak boleh disesuaikan secara auto. Sub Modul Antaramuka digunakan untuk memuat naik dan turun data-data integrasi antara e. Terimaan dengan sistem pungutan agensi. PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 36

D. MODUL PENYELENGGARAAN PENGGUNA Berfungsi mewujud, mengemaskini dan menyelenggara ID pengguna. n Memaparkan maklumat peranan dan tahap capaian yang ditentukan oleh Pejabat Perakaunan n PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 37

Modul Penyelenggaraan Pengguna PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 38

E. MODUL TUKAR PROFIL Membolehkan pengguna untuk membuat capaian ke Pusat Terimaan lain jika diberikan capaian n Kemudahan ini masih belum boleh digunakan dan hanya terhad kepada Pentadbir Sistem di Pejabat Perakaunan sahaja n PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 39

F. MODUL BANTUAN ATAS TALIAN Menyediakan bantuan kepada pengguna berkaitan penggunaan sistem e. Terimaan. n Memuatkan panduan pengguna e. Terimaan keluaran 1. n PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 40

Modul Bantuan Atas Talian PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 41

G. MODUL LAPORAN PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 42

LAPORAN – LAPORAN e. TERIMAAN n n n n n n TK 100 – Buku Tunai Cerakinan TK 101 – Laporan Resit Rasmi TK 102 – Laporan Resit Batal TK 103 – Laporan Resit Manual TK 105 – Laporan Senarai Resit yang Dijana TK 106 – Laporan Resit Antaramuka TK 110 – Laporan Serahan Wang TK 111 – Laporan Ringkasana Terimaan TK 120 – Laporan Mel TK 121 – Laporan Terimaan Melalui Tunai TK 122 – Laporan Terimaan Melalui Cek TK 123 – Laporan Terimaan Melalui Bank Draf TK 124 – Laporan Terimaan Melalui Wang Pos TK 125 – Laporan Terimaan Melalui Kiriman Wang TK 126 – Laporan Terimaan Melalui Kad Kredit TK 127 – Laporan Terimaan Melalui Lain-lain Cara Bayaran TK 130 – Laporan Penyata Pemungut TK 131 – Laporan Penyata Pemungut yang dibatalkan TK 141 – Laporan Akaun Hasil TK 150 – Laporan Ringkasan Terimaan Bulanan dan Terkumpul TK 200 – Laporan Senarai Pengguna Mengikut Jabatan, PTJ dan Pusat Terimaan TK 201 - Laporan Penjenisan Terimaan Mengikut Jabatan, PTJ dan Pusat Terimaan PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 43

TK 100: BUKU TUNAI CERAKINAN n n n Merekod kutipan harian berdasarkan maklumat resit dan penyata pemungut yang dijana. Laporan ini menggantikan Buku Tunai Cerakinan manual (KEW 248). Mengandungi maklumat-maklumat seperti no. resit, tarikh resit, no. penyata pemungut, tarikh penyata pemungut, no. resit perbendaharaan, tarikh resit perbendaharaan, cara bayaran, Kod OSOL/Amanah, jumlah kutipan harian dan jumlah kutipan terkumpul bagi sesuatu tempoh yang dipilih. PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 44

TK 100: Buku Tunai Cerakinan n n Memaparkan maklumat resit yang dijana secara e. T (KEW 38 E), manual (KEW 38), integrasi dan penyelarasan rekod e. T. Maklumat dikemaskini di dalam laporan selepas proses simpan bagi resit auto dan lulus bagi resit manual. PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 45

Tarikh resit dikemaskini PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 46

Maklumat resit Perbendaharaan dikemaskini Selepas PP mendapat status 8 PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 47

TK 141: LAPORAN AKAUN HASIL n n Membolehkan pengguna mengetahui maklumat dan baki terkini bagi sesuatu kod hasil. Memaparkan maklumat seperti tarikh, kod Jabatan, kod PTJ/PK, Kod Urusniaga, perihal terimaan, no. Rujukan dokumen (PP), maklumat resit perbendaharaan dan jumlah (Debit/Kredit). PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 48

Untuk mengetahui baki bagi satu-satu kod objek Tarikh Perakuan II PP PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 49

Tarikh Perakuan II PP/BJ/PR PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 50

TK 150: LAPORAN RINGKASAN TERIMAAN BULANAN DAN TERKUMPUL n n Membolehkan pengguna mengetahui maklumat terimaan berdasarkan kod objek secara bulanan dan terkumpul. Memaparkan senarai kod objek yang diguna pakai, jumlah terimaan mengikut bulan dan jumlah terimaan terkumpul. PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 51

PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 52

Pecahan mengikut kod Objek Jumlah kutipan bagi satu-satu bulan Baki terkumpul PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 53

TK 200: LAPORAN SENARAI PENGGUNA n n Membolehkan pengguna mengetahui senarai pengguna serta peranannya di Pusat Terimaan. Memaparkan maklumat nama / kad pengenalan pengguna, tempoh aktif, peranan dan capaian. PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 54

PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 55

PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 56

SUB UNIT TERIMAAN

SUB UNIT TERIMAAN ISU : Ø TINDAKAN PELARASAN REKOD OLEH PTJ SETELAH JURNAL DIBUAT OLEH PEJABAT PERAKAUNAN v BERDASARKAN SEMAKAN LAPORAN FLIMSI PTJ DAN SALINAN BAUCAR JURNAL v RUJUK CHARGE LINE PTJ SAHAJA

FAQ Soalan: 1. Bagaimana jika Juruwang tersalah kunci masuk resit (amaun, nombor resit, kod hasil) dan serahan operator dan terimaan wang penyelia telah dibuat. 2. Bagaimana jika PP yang belum atau sudah diperaku II tetapi terdapat kesilapan dari segi kod hasil dan lain-lain kesilapan. 59

FAQ Soalan: 3. Interbank Giro, RENTAS dan terimaan secara EFT. 4. Masalah e. Terimaan - Unicenter 60

PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI: Bil Nama Jawatan Samb. 1. Puan Siti Zubaidah Binti Md. Shah Ketua Penolong Pengarah (Operasi) W 48 1150 2. Puan Noorazni Binti Nazmi Penolong Pengarah W 41 1149 3. Puan Azlina binti Mahmood Penolong Akauntan W 32 1154 4. Puan Ummu Hubaibah Binti Shahabudin Penolong Akauntan W 29 1157 5. Puan Norhaida Binti Noroden Penolong Akauntan W 29 1167 6. Rosmawati Binti Abd. Ghani Penolong Akauntan W 29 (KUP) 1056 7. Nur Nazihah Binti Abu Bakar 8. Al Suandi Binti Mat Nawi Penolong Akauntan W 29 (KUP) 1054 1061

SEKIAN TERIMA KASIH PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK 62