SISTEM MODULAR DALAM PENGURUSAN AKADEMIK AMALAN TERBAIK UNIVERSITI

SISTEM MODULAR DALAM PENGURUSAN AKADEMIK: AMALAN TERBAIK UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA Oleh: Zainul Rashid Abu Bakar Timbalan Pendaftar Fakulti Kejuruteraan Elektrik UTM Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 1

DEFINISI SISTEM MODULAR DAN PENGURUSAN AKADEMIK Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 2

Definisi Sistem Modular dan Pengurusan Akademik Sistem Modular : Menurut Kamus Dewan ‘unit atau bahagian tersendiri lengkap dengan komponennya yang melaksanakan fungsi tertentu dan dirangkaikan dengan unit-unit lain dalam sesuatu yang lebih besar’. Modular dalam bahasa Inggeris decentralize – mengagihkan kuasa pusat, pemindahan kuasa pusat ke daerah. Decentralization – pengagihan kuasa pusat. Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 3

Definisi Sistem Modular dan Pengurusan Akademik Sistem Berpusat : Kawalan pusat atau kuasa berpusat. Berpusat bermakna fokus atau tertumpu kepada kuasa utama. Kuasa diletakkan di pusat dimana pembuat keputusan dan kuasa autonomi adalah di pusat. Arahan dan kuasa membuat keputusan diletakkan di pusat. Arahan adalah tetap dan kawalan lebih mudah. Tiada timbul masalah interpretasi. Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 4

Definisi Sistem Modular dan Pengurusan Akademik : Satu prosidur penjanaan, pengawalan, penelitian dan penyelenggaraan pengurusan akademik bermula daripada pelajar membuat permohonan masuk ke universiti sehingga diterima masuk mendaftar, mengikuti pengajian, sehinggalah mereka bergraduat atau menamatkan pengajian. Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 5

PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA (UTM) Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 6

Pengurusan Akademik di UTM Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik) - sebahagian daripada Pejabat Pendaftar - bertanggungjawab menyediakan khidmat sokongan kepada perjalanan harian pengurusan akademik - Tanggungjawab/tugas tradisi • • • urusan pengambilan pelajar urusan pendaftaran pelajar pengurusan ruang kuliah/pengajaran penyediaan jadual waktu peperiksaan akhir pengurusan dan penyimpanan rekod akademik pelajar semasa pengurusan konvokesyen pengeluaran ijazah dan transkrip akademik pelajar penyimpanan rekod pelajar yang telah tamat pengajian Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 7

KEKANGAN DALAM SISTEM PENTADBIRAN BERPUSAT Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 8

Kekangan Dalam Sistem Pengurusan Berpusat : • Semua tindakan dipusatkan • Organisasi pusat terlalu besar • Pentadbir ramai di pusat • Keputusan dan maklumat di pusat • Pentadbir di fakulti hanya panjangkan tindakan • Tunggu giliran (Q)dapat keputusan, tindakan & maklumat • Banyak masa terbuang • Tindakan birokratik • Hubungan jauh • Tidak mesra pengguna • Kurang perihatin kehendak pelanggan • Tidak ‘caring’ kepada pelanggan • Kurang akauntabiliti pentadbir di fakulti Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 9

PERGERAKAN PENTADBIRAN LAMA Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 10

Pergerakan Pentadbiran Lama Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 11

Pergerakan Pentadbiran Lama Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 12

PENDEKATAN SISTEM MODULAR DALAM PENGURUSAN AKADEMIK Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 13

Pendekatan Sistem Modular Dalam Pengurusan Akademik Pendekatan Sistem Modular : • Penekanan kepada proses bukan fungsi • Fakulti menjadi ‘One Stop Agencies’ • Tidak birokratik • Keputusan dan tindakan cepat • Maklumat cepat diperolehi • Lebih mesra pelanggan • Dekat dengan pelanggan & ‘caring’ • Tindakan ditempat yang diperolehi • Maklumat diturunkan ke tempat yang menghendakinya • Rujukan dan latihan dipusatkan • Saingan fakulti-fakulti untuk tingkat prestasi • Pentadbir di pusat bertindak sebagai ‘Problem Solver’ • Pentadbir di fakulti lebih akauntabiliti • Pengiktirafan kepada pentadbir fakulti Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 14

PERGERAKAN PENTADBIRAN BARU BERASASKAN SISTEM MODULAR Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 15

Pergerakan Pentadbiran Baru Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 16

Pergerakan Pentadbiran Baru Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 17

Organisational – Oriented Flow Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 18

Organisational – Oriented Flow Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 19

Organisational – Oriented Flow Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 20

PERLAKSANAAN SISTEM MODULAR DALAM PENGURUSAN AKADEMIK DI UTM Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 21

Perlaksanaan Sistem Modular Dalam Pengurusan Akademik • Kenalpastikan bidang tugas Pusat dan Fakulti • Kenalpasti proses kerja dalam membuat keputusan & sedia maklumat • Agihkan staf di Pusat dan Fakulti • Adakan bengkel dan taklimat • Sediakan manual prosidur kerja dan jadual kerja yang standard • Beri latihan dan kefahaman kepada pentadbir di fakulti • Penempatan 2 orang pentadbir di fakulti sebagai pemberi perkhidmatan (service provider) • Tentukan skop tugas pentadbir di fakulti dengan pentadbir akademik • Persaingan sihat antara fakulti sebagai ‘service provider’ • Pengiktirafan pensijilan ISO 9001 pengurusan akademik Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 22

KESEPAKATAN DALAM PENGURUSAN AKADEMIK DI UTM Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 23

Kesepakatan Dalam Pengurusan Akademik Di UTM • Kesepakatan tindakan dan perkongsian maklumat • Autoriti dalam membuat keputusan dan tindakan di fakulti • Ada hirarki tugas dan tanggungjawab dalam pengurusan akademik • Penubuhan jawatankuasa mengawalselia perjalanan pengurusan akademik • Adakan bengkel, latihan dan perbincangan untuk staf terlibat • Dapatkan maklumbalas dan penambahbaikan berterusan • Sokongan dari sistem maklumat yang efisyen • Penyampaian perkhidmatan dipertingkatkan menerusi penambahbaikan sistem • Sistem AIMS 2000 medium efektif dalam perkongsiaan maklumat dan tindakan serta keputusan Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 24

CABARAN DALAM PERLAKSANAAN SISTEM MODULAR DI UTM Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 25

Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular Infrastruktur Pengajaran dan Pembelajaran • Kemudahan peralatan dan sumber dimiliki dan dikawal sepenuhnya oleh fakulti • Sikap rasa kepunyaan sangat menebal • Konsep perkongsian kemudahan dan sumber kurang diterapkan • Penggunaan kemudahan, sumber manusia dan infrastruktur tidak secara optimum Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 26

Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular Konflik Kepentingan • Semangat memberi keutamaan kepada keperluan dan keselesaan organisasi sendiri melebihi semangat perkongsian • Sikap berlumba untuk memberi khidmat terbaik dan keselesaan kepada pelanggan masing-masing • Pentadbir pusat perlu berperanan penyelaras, pusat rujukan & penyelesai masalah • Pentadbir pusat perlukan pengalaman luas sebagai pentadbir di fakulti sebelum ke pusat untuk hayati masalah di fakulti Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 27

Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular Perbezaan Kapasiti dan Keupayaan Fakulti • Nisbah staf sokongan dan pelajar tidak sama antara fakulti • Tiada penetapan nisbah staf sokongan dan pelajar yang piawai • Enrolmen pelajar antara fakulti tidak sama, pengambilan pelajar tidak konsisten • Agihan staf sokongan tidak sekata ikut kapasiti pelajar di fakulti Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 28

Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular Ketidakselarasan Dalam Tindakan Dan Penguatkuasaan Peraturan • Perbezaan kefahaman dan takrifan terhadap tindakan serta amalan • Perbezaan perlaksanaan dasar dan penguatkuasaan peraturan • Daya kreativiti dan innovasi berbeza antara pentadbir • Pertindihan tugas dan tanggungjawab antara pentadbir dengan pentadbir akademik yang dilantik Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 29

Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular Dokumentasi Prosidur Kerja • Prosidur kerja yang seragam dan piawai perlu dipertingkatkan • Penyelarasan tindakan dan penguatkuasaan polisi dan peraturan • Perlu ada keseragaman prosidur kerja and tindakan • Pusat perlu lebih berperanan agensi penguatkuasaan peraturan dan polisi • Adakan konsep naziran bagi pemantauan/kawal selia Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 30

KESIMPULAN Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 31

Kesimpulan Sistem Modular dapat mempertingkatkan sistem penyampaian, membuat keputusan, kurang birokrasi, telus, akauntabiliti kepada pentadbir di fakulti, kecekapan serta sinergi dalam perlaksanaan pengurusan akademik. Perlu dikaji semula mengikut perkembangan akademik dan keperluan semasa. Tidak semua aktiviti dalam pengurusan akademik akan lebih efektif jika dimodularkan kerana konsep perkongsian sumber dan kemudahan sukar dilaksanakan. Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 32

Penutup Emel : zainulra@utm. my Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik IPT 2006 33