Sistem Manajemen Kinerja Departemen Keuangan Berbasis Balanced Scorecard

Sistem Manajemen Kinerja Departemen Keuangan Berbasis Balanced Scorecard Suatu Pendekatan Strategik Meningkatkan Kinerja Minister of Finance’s Strategy Management Office

Outline Pendahuluan: Latar Belakang Mengapa BSC? & Implementasi konsep BSC di Depkeu Harmonisasi BSC dan PBB Next Step 2

Latar Belakang: Peningkatan Kinerja sebagai salah satu Tujuan Reformasi Birokrasi Departemen Keuangan Improving HR Management Improving Business Processes Organizational Restructuring Pengelolaan Indikator Kinerja Utama Reformasi Birokrasi Depkeu : 30/KMK. 01/2007 • Reformasi Kebijakan Keuangan Negara: • UU No. 17 Th. 2003; UU No. 1 Th. 2004; UU No. 15 Tahun 2004 3

Program Reformasi Birokrasi 2008 • Penataan Organisasi VISI DAN MISI DEPARTEMEN KEUANGAN Penyempurnaan Proses Bisnis Peningkatan Manajemen SDM Pengukuran Kinerja, Komblik, Monitoring • Analisis dan Evaluasi Jabatan • SOP • Analisis Beban Kerja • Assessment Center • Pola Mutasi • Pengembangan SIMPEG • Diklat Kompetensi • Indikator Kinerja Utama • Komunikasi Publik & Monitoring

ALUR MANAJEMEN BERBASIS KINERJA DEPKEU (1) Penataan Organisasi, (2) Penyempurnaan Proses Bisnis, (3) Peningkatan Manajemen SDM PROGRAM REFORMASI BIROKRASI DEPARTEMEN KEUANGAN RI Core & Soul DEPARTEMEN KEUANGAN RI MASA LALU KPI BSC PERFORMANCE IMPROVEMENT DENGAN UKURAN KINERJA DEPARTEMEN KEUANGAN RI BARU 1. Aparatur negara yang bersih, profesional, dan bertanggung jawab 2. Birokrasi yang efisien dan efektif sehingga dapat memberikan pelayanan publik yang prima DEPKEU-wide -one -two -three -four -individual PROSES CASCADING A method design to bridge the considerable learning gap that exist in organization

Mengapa BSC? • Dikenalkan oleh Robert Kaplan & David Norton (1990) telah diterapkan luas termasuk di sektor publik di Indonesia: BI, Telkom, KPK, BPK, Depdag, dll • BSC adalah suatu management system, bukan sekedar measurement system, yang memampukan organisasi menerjemahkan visi dan strategi ke dalam action (program dan kegiatan) melalui pengelolaan seperangkat indikator pengukuran kinerja yang coherent (KPIs). • Terdapat 4 perspektif yang seimbang: financial, customer, internal, business process, dan learning and growth; • Khusus untuk Departemen Keuangan: Strategic Outcome: tema strategis – Depkeu-wide), Strategic Driver (business process), dan Learning and Growth Perspective. (5

PENDEKATAN IMPLEMENTASI BSC SEBAGAI ALAT MENINGKATKAN KINERJA Sumber: Towards High Performance Organization, Bank Indonesia 2006 (modifikasi) 1. MENINGKATKAN ORIENTASI KEPADA STAKEHOLDERS 2. MENINGKATKAN TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS UNTUK MEMPERBAIKI GOVERNANCE Paradigma baru Institusi Publik Memperkuat effectiveness and efficiency 3 MEMBANGUN ORGANISASI FOKUS PADA STRATEGI 4 MEMBANGUN BUDAYA BERBASIS KINERJA Memperkuat Vertical dan Horizontal Alignment untuk mencapai MOF strategic objective Membutuhkan komitmen mutual Top Level dan Pegawai untuk mencapai MOF Strategic Objective (change Management) 7

BSC menjembatani (align) strategic planning dan operational planning organisasi Sumber: Robert S. Kaplan & David Norton

Balanced Scorecard - Terms Strategi merupakan hasil dari suatu proses yang melibatkan upaya pemilihan seperangkat program/aktivitas yang ditetapkan dalam rangka menciptakan nilai unggul organisasi yang unik. (dibandingkan dengan kompetitor) STRATEGY : STRATEGY MAP : Strategy Map adalah gambaran hubungan interaksi antar strategic objectives dalam format cause-effect (hubungan sebabakibat) yang mencerminkan perjalanan strategi organisasi STRATEGIC OBJECTIVES : Strategic Objectives merupakan pernyataan yang ringkas INITIATIVES/ ACTION PLAN : yang harus diimplementasikan dalam rangka mendukung KPI mendeskripsikan program/aktivitas strategik yang harus dilaksanakan dengan baik dalam rangka mengeksekusi strategi. Inisiatif /Action plan berupa aktivitas/kegiatan/proyek spesifik : pencapaian strategic objective. Sebuah proyek ada awal dan akhirnya. KPI/Indikator Kinerja Utama adalah suatu indikator/ukuran yang digunakan untuk mengukur pencapaian hasil kinerja strategik dari kegiatan/program yang ditetapkan. 9

KPI’s Exact KPIs – All Aspects of the Objective Are Measured KPI Objective Proxy KPIs – Limited Aspects of the Objective Are Measured KPI Size of Gap Objective Activity KPIs – Outputs and Inputs KPI Size of Gap Objective 10

Penentuan Target KPI SMART-C: S-pecific, M-easurable, A-greeable, R-ealistic (achievable, yet challenging), T-ime-bound, and C-ontinuously improve; Menganalisis data dan trend sebelumnya; Menganalisis kondisi umum lembaga yang bergerak pada bidang yang sama; Mengikutsertakan pegawai; dan Umpan balik dari pelanggan. 11

Metodologi Pengukuran Kinerja Berbasis pada Departemen Keuangan 1. Penetapan KPI dan target capaian KPI oleh pimpinan eselon I 2. Pengukuran capaian KPI oleh Manajer KPI unit eselon I 3. Analisis: Kesepakatan sementara atas status capaian KPI adalah menggunakan pendekatan judgement SMO sesuai polarisasi KPI yaitu: Polarisasi Status Maximize Minimize Stabilize X<80% X>120% X<80% atau X>120% Merah 80%≤X<100%<X ≤ 120% 80%≤ X <90% atau 120≥X>110% Kuning X≥ 100% X ≤ 100% 90% ≤ X ≤ 110 Hijau Rekomendasi: Dasar penentuan pembobotan status capaian SS kedepan dengan memperhitungkan: 1. Validitas: Exact, proxy, activity 2. Controllability/komitmen: High, Moderate, Low 3. Formulasi capaian status SS 12

STRATEGY MAP DEPARTEMEN KEUANGAN (executive summary) DEPKEU VISION & MISSION Pro-Poor PENDAPATAN PENGELOLAAN SDM ORGANISASI & ICT SDM SS. L&G 1 Merekrut dan mengembangkan SDM yang berintegritas dan berkompetensi tinggi BELANJA Pro-Growth PEMBIAYAAN Pro-Jobs KEKAYAAN NEGARA Organisasi SS. L&G 2 Membangun organisasi yang modern yang selaras dengan proses bisnis di bidang pengelolaan keuangan dan kekayaan negara PASAR MODAL-LK Informasi SS. L&G 3 Mewujudkan good governance SS. L&G 4 Membangun sistem teknologi informasi & komunikasi yang terintegrasi dan handal

STRATEGY MAP TEMA BELANJA NEGARA Stakeholders: • Masyarakat • DPR/DPD/DPRD • K/L • Bappenas • BI • Depdagri • BPS • Pemda TUJUAN STRATEGIS MEMENUHI HARAPAN STAKEHOLD ER: STRATEGIC OUTCOMES MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PENGELOLAAN BELANJA NEGARA UNTUK MENDUKUNG PENYELENGGARAAN TUGAS KEMENTERIAN/LEMBAGA DAN PELAKSANAAN DESENTRALISASI FISKAL DALAM RANGKA MENCAPAI TUJUAN BERNEGARA STRATEGIC DRIVERS Perumusan Kebijakan SS. BEL. 3 Mengkaji dan merumuskan norma, standard dan pedoman alokasi belanja negara serta penyusunan kegiatan dan biaya K/L SS. BEL. 4 Mengkaji dan merumuskan norma, standard dan pedoman alokasi dana transfer ke daerah VALUE CHAIN • Perumusan • • • Kebijakan Perencanaan dan alokasi Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Pelaporan dan pertanggungjawa ban PENGELOLA AN SDM ORGANISASI & ICT • SS. BEL. 2 Tata kelola yang tertib, transparan, dan akuntabel dalam pelaksanaan belanja negara SS. BEL. 1 Alokasi belanja negara yang tepat sasaran, tepat waktu, efisien, dan adil SS. BEL. 5 Mengkaji dan merumuskan norma, standard dan pedoman pelaksanaan, pelaporan, dan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran SDM SS. BEL. 14 Merekrut dan mengembangkan SDM yang berintegritas dan berkompetensi tinggi di bidang penganggaran dan perbendaharaan negara Perencanaan dan alokasi SS. BEL. 6 Melakukan koordinasi dan sosialisasi perencanaan dan pengalokasian anggaran belanja negara dengan Stakeholders Pelaksanaan, Monev, Pelaporan dan Pertanggungjawaban SS. BEL. 7 Menetapkan alokasi subsidi dan belanja lain-lain agar tepat sasaran dan efisien SS. BEL. 8 Menetapkan alokasi dana transfer ke daerah berdasarkan rumusan norma dan standard SS. BEL. 9 Menetapkan alokasi belanja mengikat berdasarkan kinerja K/L dan menelaah RKAKL berpedoman pada kebijakan penyusunan anggaran SS. BEL. 10 Meningkatan kecepatan dan akurasi pengesahan dokumen pelaksanaan anggaran SS. BEL. 11 Meningkatan efektivitas dan efisiensi pengelolaan kas dan pelayanan penyaluran dana Organisasi SS. BEL. 15 Membangun organisasi (struktur, proses, sarana dan prasarana) yang modern yang selaras dengan proses bisnis di bidang penganggaran dan perbendaharaan negara SS. BEL. 12 Meningkatkan efektivitas monitoring dan evaluasi pelaksanaan anggaran SS. BEL. 13 Mendorong terlaksananya pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran yang akurat dan tepat waktu Informasi SS. BEL. 16 Mewujudkan good governance di bidang penganggaran dan perbendaharaan negara bagi Stakeholders SS. BEL. 17 Membangun sistem informasi yang terintegrasi dan handal di bidang 14 penganggaran dan perbendaharaan negara

Memahami Strategy Map 15

BAGAIMANA RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) TERLIHAT DALAM STRATEGY MAP Strategic Outcomes: Memenuhi Harapan Stakeholder Apa outcome yang harus dihasilkan (sesuai harapan stakeholder)? Proses strategis seperti apa yang harus dikelola dengan baik dalam rangka memberikan nilai kepada stakeholder? Bagaimana seharusnya mengelola proses-proses strategis? Strategic Drivers Creating Alignment Perumusan Kebijakan Pengorganisasian Strategic Job Families Pengelolaan dan Pengembangan Strategic IT Portfolio Monev, Pelaporan, dan Pertanggungjawaban Organization Change Agenda Creating Readiness Intangible Asset Readiness: Bagaimana seharusnya mengelola intangible assets sebagai faktor pendukung kelancaran proses rantai nilai pemenuhan harapan stakeholder? Learning and Growth Perspective Human Capital Information Capital • Skills • Knowledge • Attitude (Values) • Systems • Databases • Networks Organization Capital • Culture • Alignment • Leadership • Teamwork Diolah dari Strategy Maps, by Robert S. Kaplan & David Norton

TAHAPAN PEMBANGUNAN BSC DEPKEU 2007 -2009 Tahap I: Penyusunan DEPKEUwide Strategy Map Tahap II: Penyusunan BSC Unit Strategis* Tahap III: Otomatisasi Scorecard Tahap IV: Penyusunan BSC Pada level Direktur Tahap V: Penyusunan BSC level Pengguna Akhir **Otomatisasi 1. Penelaahan Misi, Visi dan Strategi 2. Workshop mengenai DEPKEU-wide Strategy Map 3. Penyusunan DEPKEU-Wide KPI Manual 4. Penyampaian Laporan 5. Klarifikasi kegiatan dan misi utama unit strategis (Ditjen) 6. Cascading Workshop kepada unit strategis 7. Finalisasi BSC unit 8. Penyusunan KPI Manual per Unit 9. Penyampaian laporan 10. Penetapan persyaratan pengguna akhir 11. Pelatihan Pengelola sistem aplikasi 12. Pengintegrasian Scorecard pada Software BSC 13. Instalasi dan pengintegrasi an model BSC 14. Penyampaian laporan 15. Klarifikasi kegiatan dan misi inti satker pada level Direktur 16. Sistem Manajemen Kinerja: Workshop bagi para pengguna akhir 17. Internalisasi, Sosialisasi dan Diseminasi konsep BSC 18. Cascading Workshop kepada Satker 19. Finalisasi BSC Satker 20. Penyusunan KPI Manual Satker 21. Penyampaian laporan 17

Monitoring Capaian KPIs Depkeu Wide Rapimsus – Kuartalan Depkeu Wide Forsa: Bulanan Reformasi Pengelolaan Kinerja Rapat SMO dan KPI Manager per bulan Rapat Evaluasi Kinerja unit Eselon I 18

SMO: Strategy Management Office PENGELOLA MANAJEMEN KINERJA DEPKEUTHREE DEPKEUTWO PEJABAT ESELON IV PEJABAT ESELON III DEPKEUONE KABAG ORGANTA ATAU PEJABAT YANG DITUNJUK DEPKEUWIDE PUSAT ANALISIS DAN HARMONISASI KEBIJAKAN SETJEN

BSC Development Approach – Next Step 1 Clarify Vision, Mission & Strategic 2 3 Get Strategic Feedback & Align Resources (Budget)-PBB Build Balanced Scorecard to Execute Strategy 4 5 Align Organization Structure Engage/Motivation Employee in Strategic Implementation

Harmonisasi BSC dan PBB Pendekatan Konsep Performance Based Budgeting • PBB mengkaitkan pembiayaan Anggaran dengan kebijakan dan pencapaian kinerja layanan. • PBB fokus pada upaya pencapaian outcomes (results). • Outcomes (results) dicapai melalui pencapaian outputs (programs). • Outputs adalah produk dan jasa yang dihasilkan sebagai transformasi dari inputs. • Inputs adalah sumber daya yang digunakan untuk memproduksi output (Dana, HR, IT, buildings etc).

KPI (Key Performance Indicator/IKU) • KPI/Indikator Kinerja Utama adalah suatu indikator/ukuran yang digunakan untuk menunjukkan pencapaian hasil kinerja strategik yang ditetapkan. • 2 Jenis KPI dalam BSC Depkeu: • Strategic Outcome KPI (lag indicator) adalah indikator eksternal yang didesain untuk mengukur hasil/outcomes. • Internal KPIs (IKU dalam perspektif strategic drivers & learning and growth) adalah merupakan alat ukur internal yang didesain untuk mengukur efektifitas proses yang ditempuh untuk menghasilkan outcomes.

KPI dalam PBB • Strategic Outcome KPI (lag indicator) adalah indikator eksternal yang didesain untuk mengukur hasil: • Dilaporkan kepada pihak eksternal (dalam PBB) untuk menunjukkan kepada Menteri, Pemerintah, DPR, dan publik bahwa unit tsb telah mencapai outcome yang ditetapkan. • Mengukur hasil “APA” yang dapat dicapai (the results). • Internal KPIs (dalam perspektif strategic drivers & learning and growth) adalah alat ukur internal yang didesain untuk mengukur efektifitas proses yang ditempuh untuk menghasilkan outcomes: • Dilaporkan secara internal untuk memungkinkan manajemen memahami bahwa proses dan governance telah efektif dilaksanakan guna mencapai outcome. • Mengukur “BAGAIMANA” upaya mencapai hasil.

Kinerja Menteri (Outcome)–Eselon I (Program) Ministry Outcome Delivered through Programs Performance measured by Budget allocation Performance measured by Achievement of Outcome KPI(s) Leads to Achievement of Program target KPI(s) Sumber: Sharon Ong, GPF AIP Team Leader

Kinerja Eselon I(Program)–Eselon II (Kegiatan) Program Delivered through Activities (or sub-programs) Performance measured by Budget allocation Performance measured by Achievement of Program target KPI(s) Leads to Achievement of Activity target KPI(s) Sumber: Sharon Ong, GPF AIP Team Leader

Integrasi KPI dalam PBB Depkeu-Wide Ministry Outcome KPI Hanya KPI/IKU yang ada dalam kotak biru yang dilaporkan dalam PBB Program KPI Depkeu-One (Strategic Outcome Depkeu One) Learning and Growth KPI Strategic driver KPI Activity KPI Depkeu-Two Strategic Outcome Depkeu Two) Strategic driver KPI Learning and Growth KPI/IKU lainnya dilaporkan dimonitor kepada manajemen untuk tracking progresnya

Kesimpulan Konsep Balanced Scorecard lebih dari sekedar pengukuran kinerja semata Performance Measurement & Improvement Strategic Management System Coherent Performance Communication Tool 30

Next Step • Pengesahan KMK tentang Pengelolaan IKU (Target akhir Maret 2009); • Penyempurnaan Depkeu-One-Two (Target Maret 2009); • Penandatangan Kontrak Kinerja Depkeu-One-Two (Target akhir Maret 2009); • BSC Campaign: Pelatihan dan operasionalisasi software BSC, workshop, direct campaign (website, leaflet)

“The man behind the gun” 32

Terima Kasih 33