SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Fathiah S T

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Fathiah, S. T. , M. En g fathiah@uui. ac. id 085277892641

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Semua perusahaan memiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan. Sistem untuk mengumpulkan dan memelihara dta yang menjelaskan SDM, mengubah data menjadi informasi dan melaporkan informasi itu kepadapemakai disebut sistem informasi sumber daya manusia(human resource information system)atau HRIS

Definisi MSDM • Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. • Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department. • Menurut A. F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

Tugas Pokok Melaksanakan koordinasi pembangunan, pengelolaan, dan pelayanan sistem informasi manajemen kepegawaian, serta penyajian, analisis, dan pengintegrasian data sumber daya manusia, pengelolaan naskah dan dokumen pegawai di lingkungan sebuah Intitusi/organisasi.

Fungsi √ √ Analisis proses bisnis manajemen sumber daya manusia, disain aplikasi sumber daya manusia, penyiapan infrastruktur, manajemen basis data, dan dukungan teknis teknologi informasi, bimbingan teknis penerapan standarisasi basis data serta pemantauan prosedur pengiriman dan pertukaran data; Pelaksanaan analisis, penyusunan, dan penyajian laporan atas data dan informasi sumber daya manusia; Verifikasi, penyeragaman dan integrasi data sumber daya manusia; dan Manajemen naskah dan dokumen kepegawaian.

Peran dan Fungsi, MSDM 1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection 2. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation 3. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

Kegiatan utama sumber daya manusia 1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran, memberitahu posisis yang diminta kepada agen tenaga kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan difasilitas perusahaan dan mengurus penerimaan pegawai

2. Pendidikan dan Pelatihan SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk menungkatkan pengetahuan pegawai. 3. Manajemen Data SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk mmenuhi kebutuhan informasi pemakai 4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan Ketika pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar

Perekrutan Calon pegawai Penerimaan Pendidikan & pelatiahn Penghentian Pegawai Manajemen Data Gambar fungsi SDM memudahkan arus sumber daya personil Adm Tunjangan Pegawai yang pensiun

Aplikasi √ http: //simpegsdm. depkeu. go. id √ http: //www. sdm. depkeu. go. id √ http: //e-performance. depkeu. go. id √ (Aplikasi Intranet Biro SDM)

Aplikasi

Aplikasi

Aplikasi

Aplikasi

Simpeg UUI

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Satu hal dari SDM yang membedakannya dari sistem informasi fungsional lain adalah beragamnya aplikasi yang di mungkinkan. kergaman ini tercermin dalam enam subsistem output

GB. Model SDM Data Informasi Subsistem output Subsistem input Subsistem perencanaan angkatan kerja Sistem informasi akuntansi SIA Sub sistem perekruktan Subsistem penelitian SDM DATA BASE Sumber lingkungan Subsistem intelijen SDM Sub sistem manajemen angkatan kerja Pemakai Subsistem tunjangan Subsistem benafit Subsistem pelaporan lingkungan

Sistem Informasi Fungsional ( Sub-Sistem INPUT ) 1. Sistem Informasi Akuntansi : Memberikan data personal yang bersifat keuangan Data yang ditangani adalah : a. Elemen data Personalia : Data yang sifatnya relatif lebih permanen dan bersifat non keuangan contoh : - Nama Pegawai - Jenis Kelamin b. Elemen data Akuntansi : - Tanggal Lahir - Pendidikan terakhir. Datanya bersifat keuangan, dan cenderung lebih dinamis di bandingkan data personal. contoh : - Upah per jam - Gaji bulanan. - Pendapatan kotor dan Pajak penghasilan yg dipotong. - Pajak pph tahunan berjalan 2. Sub- Sistem Penelitian SDM ………

2. Sub-Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia. Melakukan proyek penelitian khusus untuk mengumpulkan data bas Data yang ditangani adalah : a. Penelitian Suksesi : ( Succession Studies ) Meng identifikasi calon karyawan dalam perusahaan yang merupakan posisi dalam lowongan untuk mengisi posisi tersebut b. Analisa dan Evaluasi Jabatan : ( Job Analysis and Evaluation ) Mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup, mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan. c. Penelitian Keluhan : ( Grievance Studies ) Membantu tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan 3. Sub-Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Suatu bentuk pengumpulan data dan informasi yang berhubungan dengan personil dari lingkungan perusahaan Data yang ditangani adalah : a. Intelijen Pemerintah b. Intelijen Pemasok. c. Intelijen Serikat Kerja d. Intelijen Masyarakat global. e Intelijen Masyarakat Keuangan f. Intelijen Pesaing

Data. Base ( HRIS ) Human Resource Information System. Untuk meningkatkan kerumitan masalah yang berhubungan dengan personal yang berbasis komputer. 1. Isi Database HRIS. - Data Pegawai. - Data Non Pegawai ( Catatan Penilaian Pegawai ) 2. Lokasi Database HRIS. - Tersentral karena dapat di akses oleh berbagai sistem fungsional kegiatan antar manajemen dan devisi lain. - Ling ke bagian-bagian devisi ke sumber daya fungsional perusahaan. - Tergantung Entry data dari mana ( bersifat rahasia )

Sub-Sistem Fungsional ( Sub-Sistem Output ) Merupakan bentuk Informasi pelaporan periodek yang bersifat Sistem Informasi Eksekutif (User) sebagai jawaban database Queries Suatu Model HRIS ada enam Sub-Sistem Output : 1. Sub-Sistem Perencanaan Angkatan Kerja Perencanaan kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai dimasa datang. 2. Sub-Sistem Perekrutan. Internal Rekrutmen – Berbasis Komputer Eksternal Rekrutmen- Komputer Berbasis Jejaringan ( Internet ) 3. Sub-Sistem Kompensasi Kegiatan HRIS yang paling berhasil dan Area pengembangan yang besar potensinya. 4. Sub-Sistem Tunjangan Membuktikan bahwa SDM berhasil mencapai End-User-Computing (EUC) 5. Sub-Sistem Manajemen Angkatan kerja Usaha pengembangan personal dan Pelatihan & penilaian kinerja sebagai bentuk pendukung yang kuat. 6. Sub-Sistem Perencanaan Angkatan Kerja Aplikasi EEO ( Equal Employment Opportunity ) ditujukan ke Pemerintah dan Untuk pemenuhan tanggung jawab lingkungan External.

1. Sistem Informasi Akuntansi Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen data personil dan akuntansi 1. elemen data personil Relatif lebuh permanen dan bersifat non keuangan 2. elemen dat akuntasi Terutama bersifat keuangan 2. Subsistem Penelitian SDM subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus

3. subsistem inteligen SDM mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM dari lingkunah perusahaan, elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi: a. Pemerintah b. Pemasok c. Serikat kerja d. Masyarakat global e. Masyarakat keuangan f. Pesaing

4. Database HRIS database HRIS berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahan. OUTPUT HRIS 1. Subsistem Perencanaan Angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memeungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai dimasa datang 2. Subsistem Perekrutan Perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui perekrtutan

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja Merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan

4. Subsistem Kompensasi/benefit Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun

5. Subsistem tunjangan Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi

6. Subsistem Pelaporan Lingkungan Informasi ini berhubungan dengan keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah: 1. Timely (tepat waktu) 2. Accurate (akurat) 3. Concise (ringkas) 4. Relevant (relevan) 5. Complete (lengkap)

Evolusi Sistem Pertama Manual Informasi SDM Berbasis dasar pribadi SDM (pendidikan, pengalaman data pribadi) Kedua Sistem komputer terpisah Memperluas daftar gaji, menambah penilaian data optional (kinerja/kualitas dan potensi Membatasi akses Ketiga Memisahkan Sistem komputer agar terintegrasi Memperluas informasi file Tersedia secara luas di perusahaan Keempat Terkomputerisasi dan terintegrasi secara penuh Kemampuan kalkulasi SDM dan proyeksi Penggunaan informasi luas Memperluas file informasi dan mendukung tindakan rekrutmen

Referensi : https: //dikatara. wordpress. com/2011/11/30/sisteminformasi-sumber-daya-manusia/

Terima Kasih Jakarta – Februari 2015 Bagian Manajemen Informasi SDM – Biro SDM