SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TUGAS KELOMPOK TENTANG SISTEM INFORMASI

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TUGAS KELOMPOK TENTANG SISTEM INFORMASI DI APOTIK Dibuat oleh : Astri Julianti Ayu Yuliasari Frisca Hismaudika Neha Kumalasari

PENDAHULUAN Apotek merupakan salah satu bidang kesehatan yang didalamnya terdapat kegiatan penjualan obat, pelayanan, dan transaksi. Tentu saja hal ini memerlukan teknologi dan informasi dalam kegiatannya yaitu system yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi.

ANALISIS SISTEM - Standard Operating Procedure 1. Persiapan • Petugas mempersiapkan alat, bahan, dan ruangan. 2. Pelayanan. Apotek • Petugas menerima resep hasil pemeriksaan pasien untuk pelayanan kefarmasian. • Petugas memeriksa/mencek resep pasien (dosis, sediaan, frekwensi dan jumlah) • Petugas menyiapkan obat sesuai dengan permintaan diresep • Petugas mengemas obat dan memberi etiket (nama, tanggal, sediaan, dosis dan caraminum). 3. Penyerahan. Obat • Petugas memanggil nama pasien sesuai dengan identitas pasien yang tertera di resep • Petugas menyerahkan obat kepada pasien di sertai pemberian informasi ulang tentang peggunaan obat. 4. Pencatatandan. Pelaporan • Setiap data/reseppassion yangdilayani/diberikan dicatat dan disimpan secara elektronik dan manual.

ANALISIS SISTEM - Flow. Map

PEMBAHASAN Sistem Informasi Apotik Pada Apotik yang telah diamiti, apotik tersebut telah memiliki sistem informasi yang telah dijalankannya. Sistem informasi tersebut berupa sistem informasi penjualan obat. Dalam sistem tersebut menghasilkan informasi berupa : • Jenis obat • Harga obat • Pasien/pembeli • Dokter • Resep • Struk

Data Yang dibutuhkan Dalam sistem informasi yang terdapat di Apotik tersebut tentulah terdapat data yang dibuthkan untk sebuah sistem tersebut dapat dijalankan, diantaranya adalah : • Pasien / pembeli Pasien atau pembeli merupakan orang yang membutuhkan obat yang akan dibeli di Apotik, tentulah dalam sebuah sistem tersebut memerlukan data pasien atau pembeli. Jika pasien atau pembeli tidak ada maka tidak akan terjadi transaksi. • Dokter merupakan orang yang melakukan pemeriksaan terhadap pasien, maka disitulah muncul diagnosa yang dokter kemukan yang kemudian menghasilkan sebuah resep obat yang harus pasien tebus di Apotik tersebut. • Resep Seperti yang telah dijelaskan diatas, resep merupakan permintaan tertulis seorang dokter kepada apoteker untuk seorang pasien yang memerlukan obat-obatan tersebut.

Karakteristik Sistem Untuk memahami sesuatu sistem guna mengembangkan sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yang lainnya pada Apotik yang telah kami amati sebagai berikut : Komponen Merupakan kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentansformasikan input menjadi bentuk setengah jadi. Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. Pada Apotik yang telah kami amati tentu saja ada komponen yang dapat membedakan antara sistem dengan sistem yang lainnya yaitu sebagai berikut : • Kasir merupakan tempat terjadi sebuah transaksi penjualan, dikasirpun biasanya petugas akan memberi tahukan bagaimana cara kerja obat yang akan diberikannya.

Karakteristik Sistem • Pasien atau Pembeli Pasien atau pembeli merupakan orang yang datang ke Apotik guna memeriksakan ke Dokter yang praktik di Apotik tersebut. Atau orang yang datang guna membeli obat yang pembeli tersebut butuhkan. • Obat merupakan benda atau zat yang dapat digunakan untuk merawat penyakit, membebaskan gejala, atau mengubah proses kimia dalam tubuh yang dibutuhkan oleh pasien atau pembeli di Apotik tersebut. • Uang merupakan alat transaksi sah untuk melakukan proses pembayaran sehingga pasien atau pembeli mendapatkan obat yang dibuthkannya. • Toko dokter Toko disini dimaksudkan adalah Apotik, yang merupaka didalamnya terjadi kegiatan penjualan obat, dan praktik • Struk merupakan bukti transaksi yang sah. Struk didapatkan setelah proses transaksi selesai. Biasanya pasien atau pembeli akan mendapatkan struk tersebut sebagai bukti bahwa obat tersebut telah dibayarnya.

Karakteristik Sistem • Resep merupakan permintaan tertulis dari seorang dokter kepada apoteker untuk selanjutnya diberikan kepada pasien yang dimaksud. Biasanya resep ini didapatkan jika pasien terlebih dahulu melakukan konsultasi dengan dokter. • Apoteker merupakan orang yang melakukan kegiatan pencarian, peracikan obat yang telah diresepkan oleh dokter untuk selanjutnya diberikan kepada pasien. • Dokter merupakan orang yang bekerja atau praktik di Apotik tersebut.

Batas adalah penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem. Dalam laporan ini kami memberikan batasan berupa Apotik, jika ditinjau lebih dalam lagi akan lebih banyak penjelasannya. Lingkungan adalah segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. Pada laporan ini yang menjadi lingkungannya adalah : • Manajer Apotik • Dokter • keuangan

Penghubung merupakan tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungan bertemu atau berinteraksi. Pada laporan ini, yang sebelumnya kami telah mengamati dan menentukan yang menjadi penghubung dari sistem ini adalah : • Pembeli • Kasir • Apoteker Input atau masukan adalah sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. Pada apotik yang kami amati yang menjadi input atau masukannya adalah : • Pertanyaan : Yang menjadi pertanyaan biasanya obat yang dicari. Apakah obat tersebut ada atau tidak. • Uang : Setelah obat diberikan kepada pembeli, kasir akan meberitahukan jika obat tersebut tersedia dan memaparkan bagaimana cara pemakaian obat tersebut, setelah selesai kasir akan memberitahukan harga yang harus dibayar. • Resep : Dokter akan memberikan resep obat yang harus dibeli di Apotik. Jika obat yang dimaksudkan hanya ada sebagian, maka kasir akan meminta apoteker membuat salinan

• Proses : Proses atau pengolahan adalah kegiatan memproses bahan masukan menjadi hasil keluaran. q. Pembeli bertanya : Pembeli yang datang ke Apotik biasanya menanyakan apakah obat tersebut tersedia di Apotik atau tidak, kemudian bagian kasir akan mencarikannya di sebuah sistem informasi yang telah tersedia. q. Menjawab pertanyaan : Bagian kasir akan memberitahukan ketersediaan obat yang terdapat di Apotik tersebut, apakah obat tersebut ada atau tidak. q. Pembeli memberikan uang : Setelah kasir memberitahukan keberadaan obat tersebut dan obat tersebut tersedia, kemudian kasir memberitahukan cara pakai dan harga yang harus dibayar, kemudian pembeli memberikan uang kepada kasir. q. Kasir memberikan obat dan struk pembelian : Setelah transaksi selesai dilakukan, kasir akan memberikan obat tersebut dan memberikan struk pembelian sebagai bukti transaksi, dan menjadi tolak ukur harga jika akan membeli obat tersebut kembali.

• Output : Output atau keluaran adalah sumberdaya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. Dalam sistem informasi yang terdapat pada Apotik yang kami amati yang menjadi output adalah : q. Menjawab Pertanyaan : Bagian kasir akan memberitahukan ketersediaan obat yang terdapat di Apotik tersebut, apakah obat tersebut ada atau tidak. q. Obat yang diinginkan : Kasir akan memberikan obat yang diinginkan oleh pembeli jika obat tersebut tersedia. q. Struk : Kasir akan meberikan struk sebagai bukti transaksi yang sah.

• Sasaran : Sasaran adalah sesuatu yang ingin dicapai dalam jangka pendek dan atau jangka pangjang. Pada system informasi di sebuah Apotik yang kami amati tentulah ada sesuatu yang ingin dicapai yakni : q. Pembeli mendapatkan obat yang diinginkan q. Pembeli mengetahui obat yang sejenis dengan yang diinginkan q. Pembeli mendapatkan informasi mengenai obat yang akan ia gunakan q. Mendapatkan keuntungan atas penjualannya • Tujuan : Tujuan adalah pencapaian akhir yang hendak dicapai dalam waktu yang panjang. Dengan menjual produknya, Apotik tersebut tentu akan mendapatkan hasil atau keuntungan atas penjualannya tersebut dan membatu masyakat akan kebutuhan obat-obatan.

• Kendali : Kendali adalah menjaga system agar tetap berjalan sesuai rencana dan tujuannya. Apotik tersebut dalam mengendalikan sistem informasi agar tetap berjalan sesuai tujuan yang diharapkan dengan mengupayakan pelayanan yang maksimal, menjamin kualitas barang, menjaga ketersedian obat agar tetap terpenuhi untuk memenuhi kebutuhan akan obat-obatan, serta menjaga harga agar tetap stabil. • Umpan balik : Umpan balik adalah mengukur operasional proses system (mengembalikan kondisi menyimpang menjadi standar) Dengan terciptanya kendali secara optimal yaitu pelayanan yang maksimal, kualitas barang terjamin, ketersedian obat terpenuhi, dan harga stabil menjadikan umpan balik bagi Apotik tersebut berupa pembeli yang mempercayai apotik tersebut untuk memenuhi kebutuhan obatnya.

Jenis Klasifikasi Sistem Informasi • Sistem Abstrak dan Sistem Fisik q. Sistem Abstrak yaitu sistem yang tidak tampak nyata (OS, Program komputer ) q. Sistem Fisik yaitu sistem yang tampak nyata bisa dijamah (komputer, manusia) • Sistem Alamiah dan Sistem Buatan q. Sistem Alamiah merupakan sistem yang terjadi dengan sedirinya (sistem tata surya) q. Sistem Buatan yaitu hasil karya manusia (komputer, mobil) • Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu q. Sistem Tertentu adalah sistem yang diprediksi dan dideteksi dengan pasti q. Sistem Tak Tentu adalah sistem yang prediksinya tidak pasti, ada probabilitas

• Sistem Tertutup dan sistem Terbuka q. Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak dipengaruhi lingkungan diluar sistem, menerima masukan tertentu menghasilkan keluaran tertentu q. Sistem Terbuka merupakan sistem yang dipengaruhi lingkungan luar, menerima masukan dari subsistem lain dan memberikan keluaran untuk subsistem lain. Pada sistem informasi yang terdapat pada Apotik yang kami amati, sistem tersebut termasuk pada jenis klasifikasi sistem : • Sistem Abstrak : di apotik tersebut terdapat program komputer • Sistem Fisik : di apotik tersebut tersedia komputer, tenaga kerja • Sistem buatan : terdapat komputer sebagai sistem buatan manusia • Sistem Terbuka : sistem informasi yang terdapat di apotik tersebut dipengaruhi oleh lingkungan luar.

Fungsi Informasi Fungsi informasi pada Sistem Informasi Manajemen pada sistem informasi apotik adalah sebagai berikut : • Menambah pengetahuan Dengan adanya komunikasi yang terjadi antar pasien dengan dokter dengan apoteker, apoteker dengan kasir tentulah dapat menambah pengetahuan. Salah satunya, komunikasi antara pasien atau pembeli dengan kasir, pada saat transaksi selesai dilakukan biasanya kasir akan memberitahukan bagaimana aturan pakai obat yang akan ia terima. • Mengurangi Ketidakpastian Apotik tersebut menjual obat-obatan tentulah sangkasir tidak mengetahui semua harga dengan benar. Dengan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi tentu jenis dan harga obat tertera, hal tersebutlah sebagai antisipasi mengurangi ketidak pastian.

• Mengurangi resiko kegagalan Dengan tercantumnya harga dan jenis obat pada sistem yang terkomputerisasi tentu dapat mengurangi resiko kegagalan apotik tersebut dalam mencapai tujuan yang diharapkan. • Mengurangi keanekaragaman atau variasi Jenis obat-obatan yang beragam macam dan jenisnya tentulah dapat menyulitkan saat pencarian maka dari itu dibuatlah pengelompokan obat-obatan yang beragam tersebut. hal ini tentu dapat mengurangi keanekaragaman dan variasi • Memberi standar (aturan/ukuran/batasan) Apotik tersebut memberikan standar pelayan kepada setiap pasien atau pembeli yang datang seperti aturan mengantri pemeriksaan dokter, penerimaan obat atau resep, dan batas waktu pemeriksaan.

Level Manajemen Level manajemen atau tingkatan kegiatan manajemen sistem informasi manajemen yang terdapat pada sistem informasi Apotik yaitu : • Perencanaan dan pengendalian operasional atau disebut juga dengan low level management, pada sistem informasi apotik ini yang menjadi low level management adalah kasir. Kasir lah yang berhubungan dengan pasien atau pembeli. • Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen atau disebut dengan midle level management, yang menjadi midle level management pada sistem informasi apotik ini adalah apoteker. Apoteker bekerja sebagai pelantara dokter dengan pasien.

• Perencanaan strategis atau disebut juga top level management, top level management pada sistem informasi apotik ini adalah pemilik apotik atau manajer apotik. Pemilik apotik atau manajer apotiklah yang mengatur perencanaan strategis akan seperti apakah kedepannya apotik yang pemiliki atau manajer tersebut pimpin.

KESIMPULAN Di era modern ini, kemajuan teknologi dan informasi sangatah dibutuhkan, juga sangat memengaruhi seluruh kegiatan di muka bumi ini, termasuk dalah hal kesehatan, sebagai contoh sebuah Apotik. Tak hanya mengikuti kemajuan zaman, kemajuan teknologi dan informasi sangatlah membantu mempermudah pekerjaan. jika pekerjaan disebuah apotik masilah manual tentu akan menyulitkan pekerjaan, selain itu jika dilakukan secara manul risiko hilangnya data penting sangat besar. Maka dari itu dibuthkanlah sistem informasi penyimpanan, pemprosesan, dan pengumpulan data secara terkomputerisasi sehingga pekerjaan lebih cepat, efektif, dan efisien. Sebuah sistem informasi tersebut harus lah memenuhi karakteristis sistem, klasifikasi sistem, fungsi informasi, dan level manajemen agar terciptanya sebuah sistem informasi yang sempurna.