SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Otomatisasi Kantor dan Virtual Office

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Otomatisasi Kantor dan Virtual Office

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Otomatisasi Kantor ü ü O’Brien (1996) mendefinisikan Sistem otomatisi kantor (SOK) atau office automation system (OAS) sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Sistem kantor otomatis terdiri dari : 1) 2) 3) 4) Sistem komunikasi elektronik. Sistem kolaborasi elektronik Sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik Sistem pengelolaan kantor.

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Otomatisasi Kantor Sistem Komunikasi Elektronik -E-mail -Voice mail -Facsimile -Bulletin Board - System Sistem Kolaborasi Elektronik - Teleconference - Telecommuting Sistem Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik - Desktop publishing - Electronic Document - Management - Presentation Graphics - Multimedia Presentation Sistem Pengelolaan Kantor -Desktop Accessories - Electronic Scheduling Area sistem otomatisasi kantor Home

The Virtual Office Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office • Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dikendalikan dari lokasi yang berbeda → virtual organization, muncul sebagai akibat OA • Harus dihubungkan oleh komunikasi elektronik • Dampak ▫ Emerged with the appearance of low cost microprocessors ▫ Teleprocessing ▫ Telecommuting

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Keuntungan Virtual Office • • • Mengurangi biaya fasilitas Mengurangi biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Mengurangi work stoppages Kontribusi sosial ▫ Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat tetap bekerja dengan cara baru.

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Kekurangan Virtual Office • • Kurangnya rasa memiliki Ketakutan kehilangan pekerjaan Moral rendah Tekanan keluarga These are disadvantages to the employee!

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Strategi Virtual Office yang direkomendasikan • • Menyediakan sumberdaya komputer Menyediakan akses ke sumberdaya informasi Menyediakan perlengkapan nonkomputer Mengatur penerusan panggilan telepon Menggunakan konferensi telepon Menjadwalkan pertemuan reguler Mengikuti pekerjaan rutin

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Virtual Organization • Pengembangan ide dari kantor virtual menjadi organisasi virtual secara keseluruhan • Tidak terikat pada lokasi fisik • Tiga I Ekonomi ▫ Informasi ▫ Ide ▫ Inteligensi

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Model OA • Informasi dan komunikasi ▫ Tidak ada data • Aplikasi komputer dan nonkomputer • "Other problem solvers" ▫ Internal ▫ Environmental

An OA Model The firm Chaerul Anwar Communications Information Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Environment Office Automation System Noncomputer Apps Other Problem Solvers Problem Solver Computer. Apps Database Input physical resources Transform Output physical resources Environment

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Pergeseran dari Penyelesaian Masalah Administratif Menjadi Manajerial • OA mula-mula digunakan untuk mendukung kerja sekretariat dan administrasi • Litarasi komputer manajer dan profesional meningkat maka mulai menggunakan aplikasi komputer untuk memecahkan masalah • Mulai memakai e-mail untuk komunikasi, kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat, video conferencing untuk menghubungkan para problem solvers dari berbagai area geographi yang berbeda, dsb • Aplikasi OA diperluas dengan teknologi, seperti komputer yang makin kecil dan Smartphone dan Tablet

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Tablet dan Smartphone

Aplikasi Otomatisasi (OA) • • • Word processing Electronic and voice mail Computer calendaring Audio conferencing Video conferencing Computer conferencing FAX Videotex Imaging Desktop publishing Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Word Processing • Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak • Kontribasi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Word Processing Secretary or manager CPU Document storage Typed documents

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Electronic Mail (E-mail) • Menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan • Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan • Eliminates phone tag

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Electronic Mail display and entry User 2 Mail display and entry User 1 User n CPU Mail storage

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Voice Mail • Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio • Membutuhkan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali menjadi bentu audio saat diterima • Manager tidak perlu mengetik • Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit daripada e-mail

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Computer User 1 Sistem Voice Mail User 2 Message coding and decoding unit Secondary storage

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Kalender Elektronik • Menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment) • Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain • Fasilitas penjadwalan • Tidak mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office An Electronic Calendaring System Calendar display and entry Manager 2 Calendar display and entry Manager 1 CPU Calendar storage Manager n

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Audio Conferencing • Menggunakan perlengkapan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang -orang yang terpisah secara geografis • Telepon konferensi adalah sistem audio conferencing pertama

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Hal-hal yang Meningkatkan Efisiensi dalam Audio Conferencing • • • Ada moderator Jumlah partisipan dapat dikendalikan Kirim agenda terlebih dulu Perkenalkan diri saat bicara Rekam pembicaraan Distribusikan transkrip percakapan atau minute rapat

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Sistem Audio Conferencing Location 1 Location n Audio Channel

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Video Conferencing • Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan partisipan konverensi yang terpisah-pisah secara geografis • Tiga konfigurasi umum ▫ One-way video and audio ▫ One-way video and two-way audio ▫ Two-way video and audio

Video Conferencing Location 1 Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Location n Video channel A. One-way video transmission Video channel B. Two-way video transmission

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Desktop Video Conferencing • Peralatan video dan audio ditambahkan pada setiap workstation dalam jaringan untuk memungkinkan komunikasi dua arah melalui gambar dan suara • Hal teknis yang harus diperhatikan ▫ Banyak komputer desktop yang cukup powerful tersedia ▫ Membutuhkan jaringan komunikasi dengan kecepatan tinggi

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Computer Conferencing • Menggunakan jaringan komputer yang memungkin partisipan dengan beberapa karakteristik saling bertukar informasi tentang topik tertentu • Salah satu yang terbesar adalah konferensi IBM PC computer ▫ Lebih dari 4, 000 topik ▫ Lebih dari 40, 000 anggota • Komputer harus terhubung dalam jaringan

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Teleconferencing • Gabungan semua teknik konferensi • Meliputi: ▫ ▫ ▫ audio video computer conferencing

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office FAX Uses special equipment that can read a document at one end of a communication channel and make a copy at the other end Original document Facsimile machine Analog channel Facsimile machine Document copy

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Videotex • Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menayangkan materi naratif dan grafik yang tersimpan pada layar CRT • Dapat dibuat dengan komputer dalam perusahaan sendiri ▫ Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan (contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service) ▫ Dapat dimiliki oleh perusahaan lain

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Imaging • Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengubah data di kertas kedalam format digital untuk disimpan dalam media penyimpanan sekunder • Dikerjakan oleh sistem document management (DM) • Konservasi tempat karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas

Sistem Managemen Dokumen Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Documents to be read Workstation OCR Reader Network server DBMS Workstation Laser printer Workstation Optical disk storage unit Workstation

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Desktop Publishing • Menggunakan komputer untuk menyiapkan output yang kualitasnya mendekati output yang dihasilkan mesin cetak • Membutuhkan monitor dan printer dengan resolusi tinggi • Tiga area aplikasi ▫ administrative ▫ technical ▫ corporate

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office Desk-Top Publishing System High-resolution screen Keyboard Microcomputer Document storage Laser printer output

Chaerul Anwar Sistem Informasi Manajemen – Virtual Office OA dan Virtual Office dalam Perspektif • Bertujuan langsung pada jantung pemecahan masalah bisnis ▫ Pelengkap komunikasi interpersonal ▫ Membuka peluang untuk komunikasi yang lebih baik