SISTEM INFORMASI KEUANGAN Kita telah mengetahui bahwa fungsi

SISTEM INFORMASI KEUANGAN Kita telah mengetahui bahwa fungsi keuangan berhubungan dengan arus uang yang melalui perusahaan. Pertama, perlu diperoleh uang yang cukup untuk mendukung kegiatan manufaktur (produksi), pemasaran, dan kegiatan lain. Kemudian, dana ini perlu dikendalikan untuk memastikan agar dana tersebut digunakan dengan cara yang paling efektif. Banyak elemen dalam lingkungan perusahaan yang nerkepentingan dengan soal keuangan. Pemegang saham perusahaan, anggota masyarakat keuangan, pemerintah dan pemasok memerlukan informasi yang menjelaskan keadaan keuangan perusahaan. Sistem Informasi Keuangan memenuhi kebutuhan manajer maupun elemen-2 lingkungan perusahaan.

MODEL SISTEM INFORMASI KEUANGAN Subsistem Input Subsistem Output Sistem Informasi Akuntansi Subsistem Peramalan Sumber Internal Subsistem Audit Internal Database Subsistem manajemen dana Sumber Lingkungan Subsistem Intelijen Keuangan Subsistem Pengendali an Pemakai

Penjelasan Subsistem Input 1. Sistem Informasi Akuntansi. Data akuntansi menyediakan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi keuangan, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan (dalam banyak kasus) berapa uang yang terlibat (digunakan). Data ini dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk memenuhi sebagian kebutuhan informasi manajemen. Jika perusahaan tidak mempunyai SIA yang baik, perusahaan tidak dapat berharap untuk memiliki SIM, DSS dan sistim pakar yang baik.

2. Subsistem Audit Internal Perusahaan yang besar biasanya memiliki staf Audit Internal yang melakukan analisis yang sama seperti Auditor eksternal, tetapi memiliki lingkup tanggungjawab yang lebih luas. Penunujukan / pemilihan audit internal sebagai subsistem input dari SIMKeuangan karena kemampuannya untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut pandang keuangan. Seberapa besar tingkat Independensi Audit Internal, tergantung dimana posisi Audit Internal dalam suatu Organisasi. Berikut ini contoh posisi Audit Internal yang baik dipandang dari segi Independensi

Gambar : Posisi Audit Internal dalam Organisasi Dewan Direksi Komite Audit Chief Executive Officer Direktur Audit Internal Departemen Audit Internal

Jenis-jenis kegiatan Audit 1. Audit keuangan (Financial Audit) Audit ini menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal. Dalam beberapa penugasan , auditor internal bekerja sama dengan auditor eksternal. Dalam penugasan lain, auditor internal melakukan semua auditnya sendiri.

2. Audit Operasional Audit ini dilakukan untuk memeriksa efektifitas prosedur. Ini merupakan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem selama tahap analisis dari siklus hidup sistem. Pada saat Auditor internal melakukan audit operasional, mereka mencari tiga kemampuan dasar sistem : a. Pengendalian yang memadai Apakah sistem dirancang untuk mencegah, mendeteksi, atau mengoreksi kesalahan ? b. Efisiensi Apakah operasi sistem dilakukan sedemikian rupa sehingga mencapai produktivitas yang terbesar dari sumberdaya yang tersedia ?

c. Ketaatan Pada kebijakan Apakah sistem memungkinkan perusahaan memenuhi tujuannya atau memecahkan permasalahannya dalam cara-cara yang telah ditentukan ? 3. Audit Kesesuaian (Concurent Auditing) Sama seperti audit operasional, kecuali bahwa audit kesesuaian, audit berjalan terus. Misalnya : Auditor internal mungkin memilih sejumlah pegawai secara acak dan menyerahkan langsung cek gaji mereka daripada menggunakan pos perusahaan. Prosedur ini memastikan bahwa nama pada daftar gaji mewakili pegawai yang sebenarnya.

4. Rancangan Sistem Pengendalian Internal Dalam audit ini auditor seharusnya tidak menunggu sampai sistem diterapkan untuk melaksanakan pengaruhnya. Auditor internal seharusnya berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan sistem. Ada dua alasan dasar : Alasan pertama : Biaya memperbaiki kesalahan meningkat secara tajam seiring berlangsungnya siklus hidup sistem. Alasan kedua : untuk melibatkan auditor internal dalam pengembangan sistem adalah karena mereka memberikan keahlian yang dapat meningkatkan kesulitan sistem.

Sikap Manajemen Puncak terhadap Hasil Audit Mungkin yang lebih berpengaruh pada kontribusi auditor internal adalah sikap manajemen puncak. Jika manajemen melihat auditor hanya sebagai anjing penjaga (Watchdog) yang tugas utamanya mendeteksi kelemahan dalam sistem yang telah dirancang, kontribusi auditor akan minimal. Sebaliknya, jika manajemen melihat auditor sebagai penyeimbang aktif selama siklus hidup sistem, maka tingkat kontribusi auditor akan tinggi

Subsistem Intelijen Keuangan Subsistem Intelijen keuangan berusaha mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan ini, subsistem informasi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari : 1. Informasi pemegang saham Semua perusahaan mempunyai satu atau beberapa orang yang bertanggung jawab atas hubungan dengan pemegang saham. Departemen hubungan pemegang saham biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan kepada pemegang sahamnya.

Lanjutan : Arus informasi dari perusahaan kepada pemegang saham, terutama berbentuk laporan tahunan dan triwulanan. Laporan ini berisi laporan keuangan yang sangat ringkas lihat diagram. Pemegang saham juga menggunakan Departemen hubungan pemegang saham sebagai alat untuk mengkomunikan keluhan , saran, ide dan informasi lain ke perusahaan. Setiap tahun selaku pemegang saham berkesempatan menghadiri rapat tahunan pemegang saham. Walaupun Eksekutif perusahaan yang paling banyak melakukan komunikasi, pemegang saham juga diberi kesempatan untuk mengungkapkan pandangan mereka.

Gambar : Laporan tahunan pemegang saham menggunakan grafik untuk mengkomunikasikan informasi. G R O W T H O F $ 1. 000 I N V E S M E N T IN C O M P A N Y “X” C O M M O N S T O C K 59. 000 = Deviden Reinvested = Price Appresiation 57. 000 55. 000 Compound Annual Return of 23% 53. 000 51. 000 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004

2. Informasi Masyarakat Keuangan Kegiatan Intelijen perusahaan yang paling berkembang mungkin kegiatan yang melibatkan masyarakat keuangan. Jauh sebelum era komputer, manajer dan staf dalam fungsi keuangan memiliki sistem yang mengumpulkan informasi yang menjelaskan lingkungan keuangan. Ada dua alasan mengapa perusahaan. Membuat arus seperti ini : 1. Informasi telah tersedia, terdapat dalam materi tercetak, dan database yg berisi kondisi ekonomi dan lingkungan. 2. Top manajer mengenali dampak dari lingkungan ekonomis terhadap perusahaan dan ingin tetap waspada terhadap perubahan yg perlu ditindak lanjuti.

Metode untuk mendapatkan Intelijen keuangan 1. Komunikasi Informal Banyak Intelijen keuangan yang dijumpulkan melalui komunikasi informal antara tim manajemen dan anggota masyarakat keuangan. Informasi ini dikumpulkan melalui telepon dan melalui percakapan tatap muka. 2. Publikasi tertulis Informasi Intelijen keuangan ini bisa diambil dari Surat kabar, majalah Bisnis, misalnya dari Jurnal keuangan, dll. 3. Database Komputer Informasi ini bisa diakses melalui Internet, dari perusahaan-2 jasa konsultan keuangan, dll.

SUBSISTEM OUTPUT SIM-KEUANGAN 1. Sistem peramalan Peramalan (Forecasting) merupakan salah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis. Dalam menentukan kontribusi yang dapat dilakukan peramalan pada perusahaan, ada tiga fakta dasar dalam pikiran : a. Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu. b. Semua peramalan terdiri dari keputusan semi terstruktur c. Tidak ada teknik peramalan yang sempurna. Manajer manyadari fakta-2 ini, mereka menerapkan banyak penilaian sebagai dasar perencanaan masa depan.

Contoh peramalan Anggaplah Anda memiliki pabrik yang menjual Es krim ke supermarket. Anda telah beroperasi selama 10 tahun dan telah mengumpulkan sejumlah data statistik mengenai operasi Anda. Statistik yang ditampilkan (lihat tabel) menggambarkan penjualan tahunan (Y) dalam jutaan Rupiah, anggaran periklanan (X 2), juga dalam jutaan Rupiah, dan perbandingan harga jual perusahaan dengan harga rata pesaing dan hasilnya dikalikan 100 (X 3). Hasil dari uraian tersebut diatas misalkan bisa dilihat sebagai berikut :

Gambar : Ramalan penjualan. DATA RAMALAN PENJUALAN Data Historis Tahun 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Penjualan (Y) 24 27 31 29 33 38 37 40 45 49 Periklanan (X 2) 4 4 5 5 6 7 8 8 9 10 Perbandingan hrg(X 3) 80 80 90 100 110 120 100 90 100

2. Sistem Manajemen Dana Analisis Arus Kas (Cash Flow Analysis) menelusuri arus kas masuk dan arus kas keluar setiap bulan. Maksud dari penggunaan arus kas ini adalah untuk : a. Memastikan bahwa arus masuk (pendapatan) lebih besar dari arus kas keluar (biaya). b. Memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil sepanjang tahun. Berikut ini contoh laporan arus kas dari hasil penjualan dan pengeluaran-2 untuk biaya selama satu tahun.

GAMBAR : TAMPILAN TABEL HASIL PENJUALAN DAN PENGELUARAN KAS UNTUK BIAYA PRODUKSI DAN BIAYA OPERASIONAL. JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AGS SEP OKT NOP DES TOTAL MONEY INPUT Sales 500 300 300 400 400 1000 500 6. 600 MONEY OUTPUT Manufcturing Expenses - Wages 82 82 82 984 - Materials 220 220 220 2. 640 -FOH 58 58 58 696 Total Manufacturing Expenses Marketing and Adm. Expenses Net Change in Money 360 360 360 4. 320 26 28 28 26 26 114 -86 -88 28 12 40 40 40 0 600 610 610 1. 908 0 30 372

SUBSISTEM PENGENDALIAN Salah cara menilai Kinerja manajer adalah dengan membandingkan antara Anggaran operasi dengan aktual (realisasi). Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk tahun fiskal atau tahun finansial. Ada tiga pendekatan umum yang dapat dipakai perusahaan dalam menyusun anggarannya, yaitu : 1. Pendekatan dari atas kebawah (Top Down Approach Budged) 2. Pendekatan dari bawah keatas (The Bottom-Up Approach) 3. Pendekatan Partisipasi (Participative Approach)

Proses Penyusunan Anggaran Model Peramalan Ramalan Penjualan Manajemen puncak Ramalan penj. yang disetujui Model perencanaan SDM Kebutuhan keuangan Manajer Keuangan Angg. Yang diminta Kebutuhan SDM Manajer SDM Angg. Yang diminta Kebutuhan jasa Informasi Manaj. jasa Informasi Angg. yang diminta Manajer Puncak Kebutuhan Manufaktir Manajer manufaktur Angg. Yang diminta Kebutuhan Pemasaran Manajer pemasaran Angg. Yang diminta Angg. Operasi akhir

Pemakai Sistem Informasi Keuangan Pemakai Subsistem output Peramalan Manajemen Pengendalian Dana Wk. Presiden Keu. Eksekutif lain Controler Manajer Akuntansi Manajer perencana an keuangan Direktur Anggaran Manajer lain X X X - X X X X X