Sistem Informasi Akuntansi Tradisional Analisa Proses Bisnis Julius

Sistem Informasi Akuntansi Tradisional Analisa Proses Bisnis Julius Nursyamsi 1

Pacioli: Bapak Akuntansi Tradisional Pacioli bukan seorang pencipta, tetapi sebagai “seorang akuntan yang mengkombinasikan pengetahuannya dengan teknologi yang memungkinkan seorang pengarang buku untuk menggunakan suatu tipe yang dapat dipindahkan dan mencetak buku untuk intruksi dunia terhadap subjek yang tercetak”. Pacioli mendokumentasikan double entry-perkiraan berpasangan, rencana klasifikasi daftar perkiraan digunakan untuk merekam dan menyimpan data akuntansi. Untuk menyimpan akuntansi secara seimbang, Pacioli mengusulkan suatu proses yang ketat untukmerekam, memelihara, dan melaporkan data akuntansi. Pacioli diusulkan pemakain tiga buku: Buku memorandum – nota termasuk notasin Buku memorandum, tiap transaksi, dan Jurnal itu notasi adalahdari sumber untuk bukubesar, di kecil, manadi dalam apapun juga mata uang sedang n Jurnal dan pembukuan double entry selesai. Di dalam buku digunakan besar setiap pelaku bisnis dapat dalam belajar di dan sedetail mungkin n Buku besar. hadapan siapapun selain itu apakah ia adalah suatu berbagai waktu dan keadaan diinginkan. sukses atau suatu kegagalan 2

Aturan Akuntansi Bagan akuntasi dapat dilihat gambar 3 -1 n Golongnan dan ringkas pengukuran keuangan n Perkiraan nominal vs perkiraan riil Satu ringkasan dari contoh bagan akuntansi dan prosedur akuntansi untuk industri yang berbeda adalah Encyclopedia dari Sistem akuntansi Charles Sprague “Setiap kejadian [transaksi akuntansi] harus salah satu peningkatan atau suatu pengurangan suatu nilai, dan di sana terdapat tiga nilai kelas [asset, kewajiban, dan hak kekayaan]. . . di dalam setiap transaksi sedikitnya dua di antara kejadian-kejadian harus muncul. . . di sisi berlawanan dari daftar tersebut. ” Assets = Liabilities + Owner’s Equity 3

Gambar 2 -1 Contoh Bagan Akuntansi Account Title Account Current Assets n Cash 110 n Accounts Receivable 130 n Allowance for Doubtful Accounts 140 n Inventory 160 n Prepaid Insurance 180 n Notes Receivable 190 Property, Plant, and Equipment: 200 n Land 210 n Building 220 n Accumulate Depreciation Building 230 n Equipment 240 n Accumulated Deprec. Equipment 250 Current Liabilities: n Accounts Payable 310 Long-Term Debt: n Bonds Payable 410 Account Title Account Stockholder’s Equity: n Common Stock 510 n Capital in Excess 520 n Retained Earnings 550 n Revenue and Expense Summary 590 Revenue: n Revenue 610 n Interest Revenue 620 n Rent Revenue 630 Expenses: n Purchases 710 n Freight on Purchases 720 n Purchase Returns 730 n Selling Expenses 740 n General and Admin. Expenses 750 n Interest Expense 760 n Extraordinary Loss (pretax) 770 4

Gambar 3 -2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas Selama periode akuntnsi 5

Gambar 3 -2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas Pada akhir periode akuntansi 6

Gambar 3 -2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas Pada awal periode akuntansi yang berikutnya 7

Sistem nonkeuangan Kejadian bisnis Information konsumen Laporan Keuangan Dan catatan Laporan audit dan catatan Proses Siklus Akuntansi Merekam Data transaksi Analisa Data Peristiwa bisnis Abaikan aata peristiwa Jurnal Laporan Keuangan & catatan Irwin/Mc. Graw-Hill Pencatatan Jurnal data Ke ledgers Ledgers Persiapan & Penyesuaian Neraca saldo Persiapan Laporan dan catatan Neraca saldo Laporan Keuangan dan catatan Pemeriksaan Dan penyesuaian Ó The Mc. Graw-Hill Companies, Inc. , 2000

Langkah 1: Identifikasi Transaksi Akuntansi Untuk Direkam Tujuan-tujuan dari langkah pertama ini untuk mengidentifikasi kejadian bisnis bahwa dapat dipertimbangkan transaksi akuntansi dan untuk mengumpulkan data ekonomi relevan tentang transaksi. Transaksi akuntansi adalah kejadian bisnis yang menyebabkan suatu perubahan di dalam aktiva-aktiva organisasi , kewajiban, atau modal pemilik. Kejadian ini termasuk n Pertukaran dari sumber daya dan kewajiban-kewajiban antara pelaporan perusahaan dan pihak luar (transfer-transfer timbal balik atau transfer-transfer tidak timbal balik) n Kejadian Internal di dalam perusahaan yang mempengaruhi sumber daya atau kewajiban-kewajiban nya tetapi bahwa tidak melibatkan pihak luar n Kejadian lingkungan dan ekonomi di luar kendali dari perusahaan (perubahan-perubahan di dalam nilai-nilai) ) Transaksi akuntansi pada umumnya disertai oleh suatu sumber dokumen yang disiapkan oleh seseorang selain dari akuntan 9

Langkah 2 -Mencatat Dalam Buku Harian (menjurnal) Data Transaksi Akuntansi Mengukur dan merekam dampak ekonomi pada transaksi-transaksi Transaksi-transaksi direkam di suatu jurnal Debet, Kredit, tanggal, nomor rekening, sejumlah , dan uraian-uraian Buku jurnal umum dan Jurnal khusus Prinsip Biaya Histories Keterangan pencacatan dan nomor halaman 10

Langkah 3: Mencatat Data Jurnal kepada Buku besar Proses tentang transfer data transaksi dari jurnal-jurnal ke rekening buku besar disebut pencatatan Buku Besar dan Buku besar pembantu Jumlah keseluruhan dari Kolom-kolom Jurnal Khusus ditempatkan/diposkan Satu jejak audit perlu menyediakan kemampuan untuk melacak transaksi perorangan daripada perekaman awal pada semua jalan sampai proses akuntansi kepada figur-figur akhir di dalam laporan keuangan Rekonsiliasi adalah proses dari penjumlahan buku besar pembantu dan membandingkan jumlah keseluruhan dengan sisanya di dalam rekening kontrol buku besar 11

Langkah 4: Persiapkan Neraca Percobaan Yang Belum Disesuaikan Neraca percobaan yang belum disesuaikan adalah daftar buku besar catatan - rekening dan rekening saldo Metoda tentang penentuan atas jumlah dari Debit rekening saldo sama dengan jumlah dari kredit rekening saldo Jika neraca saldo tidak seimbangkan kesalahan dari sumber maka harus di investigasi 12

Gambar 3 -5 Ilustrasi neraca saldo yang tidak berubah Click to Open 13

Langkah 5: Mencatat dalam Buku Harian dan Mencatat Penyesuaian Masukan-masukan Menyesuaikan masukan-masukan yang diperlukan ketika bukan sebagai sumber dokumen mereka untuk mencetuskan suatu transaksi Sumber dokumen dari n n n n Penerimaan dari waktu (bunga atau depresiasi) Koreksi kesalahan Rekam Berubah di dalam Perkiraan-perkiraan Merekam penangguhan Merekam perkembangan data Klasifikasi ulang keseimbangan Mengenali kerugian-kerugian persediaan transaksi-transaksi yang sebelumnya adalah sumber informasi utama untuk menyesuaikan masukan. 14

Langkah 6: Persiapkan Neraca Saldo Penyesuaian Neraca saldo penyesuaian mendaftar semua rekening saldo yang akan muncul di dalam laporan keuangan (terkecuali laba ditahan, yang tidak mencerminkan laba bersih dan dividen-dividen pada tahun berjalan ). Tujuan dari neraca saldo penyesuaian itu untuk mengkonfirmasikan persamaan kredit debet, mengambil semua penyesuaian masukan-masukan jurnal ke dalam pertimbangan. Konfirmasikan keseimbangan kredit Debet Sumber untuk persiapan Laporan Keuangan 15

Langkah 7 : Mempersiapkan Laporan Keuangan Sasaran pokok dari akuntansi keuangan adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi pengambil-keputusan. Laporan keuangan dapat dihasilkan untuk periode setiap putaran -durasi. Bagaimanapun, bulanan, triwulanan, dan laporan keuangan tahunan bersifat yang paling umum. Laporan rugi-laba, laporan laba ditahan, dan neraca disiapkan secara langsung dari neraca saldo penyesuaian. Rekening saldo sementara ditransfer ke laporan rugi-laba, dan rekening saldo yang permanen ditransfer ke neraca FS 16

Langkah 8 Mencatat Dalam Buku Harian dan Penutupan Pembukuan Masukan Menutup masukan-masukan yang mengurangi rekening sementara (eg. , pendapatan, biaya, dan dividen-dividen) ke suatu keseimbangan nihil (tertutup). Menutup masukan-masukan yang direkam di dalam buku jurnal umum pada akhir periode akuntansi dan ditempatkan kepada buku besar yang sesuai catatan - laporan. Laporan – catatan permanen bukanlah tertutup karena mereka membawa keseimbangan aktiva, kewajiban hutang, dan modal pemilik ke periode akuntansi yang berikutnya. Rekening laba ditahan adalah satu-satunya rekening permanen yang melibatkan di dalam proses penutupan. 17

Langkah 9 Mempersiapkan Penutupan Pembukuan Neraca Saldo Suatu neraca saldo penutupan hanya mendaftar sisanya dari rekening permanen setelah proses penutupan sudah selesai. (Rekening sementara mempunyai saldo nihil. ) Langkah ini diambil untuk memeriksa persamaan kredit debet setelah masukan-masukan penutupan ditempatkan /diposkan. Perusahaan dengan sejumlah besar laporan menemukan suatu prosedur yang berharga ini karena kesempatan dari meningkatnya kesalahan pada banyaknya nomor rekening dan menempatkan/mengeposkan. Rekening laba ditahan kini dinyatakan pada keseimbangan akhir dan adalah satu-satunya rekening yang permanen dengan suatu keseimbangan yang berbeda dari satu yang ditunjukkan di dalam neraca saldo penyesuaian. 18

Langkah 10 Mencatat dalam Buku Harian dan Menempatkan Ayat Jurnal Pembalik Pada awal periode yang berikutnya, akuntan itu boleh mempersiapkan dan menempatkan ayat jurnal pembalik untuk mengganti kerugian untuk perbedaan di dalam waktu antara kejadian dari suatu kenyataan ekonomi aktual, dan perekaman pada peristiwa ekonomi di dalam sistem akuntansi. Ayat jurnal pembalik menggunakan rekening yang sama dan sejumlah ketika menyesuaikan masukan-masukan tetapi dengan debet-debet dan kredit-kredit dibalikkan. Masukan-masukan ini membalikkan menyesuaikan masukan-masukan dilakukan di akhir dari periode nya dan mempersiapkan merekam laporan (akuntansi) karena pemrosesan normal pada peristiwa bisnis didalam periode baru. 19

Menerapkan Teknologi Informasi kepada Siklus Akuntansi Tantangan pemprosesan informasi manusia n n n Kesalahan manusia Inefisiensi manusia Komunikasi berdasarkan kertas adalah pemborosan Pertimbangan mengapa IT tidak dipergunakan: n n Teknologi tidak ada Teknologi tidak efisiensi biaya Penggunaan IT untuk replikasi suatu sistem manual tidak efisiensi Suatu arsitektur akuntansi perlu untuk dirubah 20

Kritik-Kritik Dari Arsitektur Sistem Akuntansi Yang Tradisional Satu kritik dari arsitektur-arsitektur yang tradisional adalah kurangnya bidang-bidang pengintegrasian area fungsional yang bercabang dari organisasi. Contoh: suatu perakitan komputer internasional bahwa memelihara suatu bagan perkiraan dan buku besar yang terpisah untuk pabrikasi dan divisi pesaran karena mereka mempunyai perbeda kriteria untuk melaporkan informasi keuangan. Example: business events Bagian produksi mengenali pendapatan ketika Two • Shipping to suatu produk dikirimkan kepada suatu customer 8 Journal entries pelanggan • Billing customer Bagian pemasaran mengenali pendapatan 8 Journal Entries ketika pelanggan membayar tagihan produk. • Adjusting for Revenue Seluruh proses akuntansi adalah Recognition 8 Journal Entries diotomatisasikan. 21

Kritik-kritik dari Arsitektur Sistem Akuntansi Yang Tradisional Aktivitas dilaksanakan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan Banyak keluaran sistem untuk merekam dan melaporkan tentang aktivitas Para manajer yang berbeda menghendaki pandangan dari data untuk membuat keputusan-keputusan yang di pengaruhi dalam bidang mereka Terlalu banyak sistem 22

Pandangan Ganda dari Peristiwa Bisnis Yang Sama Investor dan kreditur ingin Manajemen eksekutif Bagian Pemasaran menginginkan memahami tentang semua ordermenginginkan untuk memahami tentang pesanan untuk menilai daya laba SALE memahami tentang orderitu untuk mengevaluasi penetapan mereka dan pesanan itu untuk harga, rencana iklan investasi , dan usaha kemungkinan dari suatu mengevaluasi dampak nya menuju target penjualan. Pandangan personil pengembalian, investasi mereka di organisasi Pandangan Bagian personil ingin memahami tentang produksi order-pesanan itu untuk Bagian produksi ingin membayar komisi memahami tentang penjualan. order-pesanan itu untuk merencanakan proses Pandangan investor produksi. Pandangan Pemasaran Dan kreditur eksekutif 23

Business Event Perkembangan Subsistem Akuntansi System A System B System C System D Edit Audit Calculate Summarize Stored Data Functional Views 24

Kritikan pada Sistem dan Proses Akuntansi Tradisional Ada suatu perkembangan sering kali berlawanan, sistem dan subsistem yang tidak mengintegrasikan di dalam satu organisasi Arsitektur menangkap data tentang suatu subset dari suatu kejadian bisnis organisasi (transaksi akuntansi). Data tidak direkam dan diproses secara real-time Arsitektur menyimpan dan memproses hanya pada nomor yang dibatasi dari karakteristik tentang transaksi akuntansi. Arsitektur menangkap dan menyimpan data duplikat di suatu from ringkasan Arsitektur menyimpan data keuangan untuk mencukupi satu pandangan utama (perspektif). 25

Arsitektur Akuntansi Tradisional • Dasar utama pelaporan keuangan : – Laporan pendapatan & neraca • Membangun sistem alternatif/baru untuk pandangan -pandangan alternatif ataupun data bisnis alternatif • Batasi informasi yang direkam untuk “transaksi akuntansi. ” • Menyimpan dan meringkas informasi di dalam buku besar. 26

Data Akuntansi : Suatu Subset dari Data Bisnis (Pandangan terbatas & data terbatas) Data yang menguraikan aktivitas bisnis Aktivitas Bisnis Acct. Data Akuntan menyaring data Buku Besar Format / pandangan Output terbatas 27

Inti Masalah Dengan sistem Tradisional Input: Set transaksi kecil Process: Golongkan dan ringkas data transaksi Output: Hasil-hasil membatasi pandangan fungsional Membatasi pandangan fungsional dalam memandu pemilihan transaksi-transaksi, penggolongan, dan ikhtisar 28

Inilah kritikan yang Benar? Kritik-kritik yang kita sudah diperkenalkan hanya menyoroti berbagai kesulitan tentang mengadaptasikan arsitektur sistem akuntansi yang tradisional untuk mempercepat perubahan dunia. . Dewasa ini dunia bisnis adalah dengan cepat dilangkahi, lebih banyak informasi yang bersifat intensif, dan melibatkan transaksi bisnis yang kompleks di luar mimpi-mimpi Pacioli Dewasa ini informasi pelanggan adalah sangat menuntut. Mereka menginginkan suatu variasi yang lebih besar, informasi konsumen membawakan produk-produk, yang disesuaikan dengan menbawa ke dalam bermacam model. Sebagai contoh, banyak orang sekarang menghendaki sistem informasi untuk menghasilkan suatu banyak lebih luas tentang informasi produk, seperti balaced scorecards. 29

Cara - Cara Bahwa Akuntansi Dapat Meningkatkan Nilai kepada Organization Membantu Manajemen Menggambarkan Menyediakan Informasi yang Lebih Membantu untuk menyimpan proses aturan Proses Bisnis -Untuk membantu Bermanfaat - Akuntansi tradisional informasi Real Time ke dalam proses manajemen menggambarkan aturan dinyatakan pengukuran hampir eksklusif proses - Paramensyaratkan akuntan perlu proses bisnis yang di dalam terminologi moneter: mempunyai suatu menyediakan masukan keterlibatan dalam satu yang proses-proses praktek bahwake menghalangi informasi arti, langsung dalam desain, bisnis organisasi. Kita perlu tentang produktivitas, implementasi kinerja, keandalan pengembangan, prosesmengembangkandan satu arsitektur AIS dan datainformasi multidimensional lain, tidak proses real time bahwa memungkinkan para akuntan untuk bisa dengan mudah dinyatakan ke melaksanakan prosedur bisnis dan berlatih mempengaruhi atas dalam terminologi moneter. mengumpulkan bisnis. . pengembangan data dan implementasi aturan proses-proses bisnis sepanjang proses bisnis. 30

Peran dari Office dari CFO (Chief Financial Officer) Kontribusi pengetahuan ke dalam proses strategi dan perencanaan Berfokus. Kita pada pengukuran danini berpikir objektif seperti menyediakan pertimbangan dalam memotivasi organisasi mengubah arsitektur tentang segala Informasi dan analisa dapat macampengertian sistem informasi yang menyediakan yang membatasi potensi penyediaan mendalam ke dalam bagaimana nilai informasi yang dapat diciptakan dan bagaimana kemajuan menambahkan nilai kepada satu cocok dengan inisiatif yang strategis. organisasi. Kepemimpinan dari inisiatif keuangan yang utama 31

Rangkuman Aplikasi IT Event. Driven Enterprise – Luas Konsumen informasi Peristiwa Bisnis Proses Kejadian Bisnis (Prosedur Data Pengelolaan Peristiwa Bisnis Dan Informasi) Tempat Penyimpanan Data bisnis Fasilitas Pelaporan (Prosedur Pengolahan informasi) Informasi bermanfaat 32

Karakteristik dari Arsitektur di masa depan • Berdasarkan pada kejadian bisnis (aktivitas bisnis) dibanding memandang informasi pelanggan • Mendukung perubahan dan proses bisnis sederhana. • Integrasikan ke semua data bisnis. • Integrasikan pengendalian real-time dan proses-proses informasi. 33

Evolusi Desain Sistem Informasi 1. Lone 2. 3. 4. 5. Transactions Transaction and Obligations Bookeeping Multidimensional Accounting Modular Integration 6. ABC/MRP II 7. Enterprise Resource Planning 8. Business Objects 9. Semantic theory of the firm 10. Networked Entreprise 34

The End 35