SISTEM BAYARAN PUKAL DISAMPAIKAN OLEH NOORAZURA BINTI CHE

SISTEM BAYARAN PUKAL DISAMPAIKAN OLEH NOORAZURA BINTI CHE NAZAR JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI TERENGGANU

SKOP SISTEM BAYARAN PUKAL v v v v v Definisi Objektif Pelaksanaan, pengendalian dan kelulusan Ciri-ciri am Agensi-agensi terlibat dan ciri-ciri khas Borang-borang input Laporan-laporan Output Prosedur Penyemakan oleh Jab/PTJ Tatacara Perakaunan

DEFINISI Sistem pembayaran bil bekalan (utiliti)/ perkhidmatan yang dipusatkan dan pembayaran dibuat secara automatik atas maklumat yang diterima daripada agensi yang diluluskan oleh JANM untuk menyertai sistem ini.

OBJEKTIF Ø

PELAKSANAAN, PENGENDALIAN DAN KELULUSAN • Surat Pekeliling ANM Bil 3/2009 • Pihak yang mengendali - Pej Perakaunan Negeri/Cawangan - Pej Perakaunan JMS • Pihak yang agensi meluluskan - JANM Ibu Pejabat permohonan

AP YANG BERKAITAN AP 93(i) - Pegawai Pengawal hendaklah mengesahkan dalam Borang Mewujudkan/ Membatalkan Akaun Sistem Bayaran Pukal (Kew. 310) yang ia akan bertanggungjawab memastikan peruntukan mencukupi

AP 93(ii) - Perakuan ditandatangani secara manual atau digital oleh pegawai yang diberi kuasa dan bahawa `Prima Facie’ pertanggungan itu adalah betul. Bagi bayaran pukal, Pegawai Pengawal hendaklah mengesahkan dalam Kew. 310 pada awal bekalan/ perkhidmatan kepada akaun yang sepatutnya dipertanggungkan dan apa-apa pelarasan (jika ada) dibuat kemudian.

AP YANG BERKAITAN q AP 99 e(i) – bayaran boleh dibuat terlebih dahulu atas maklumat yang diberi oleh pembekal dan apa-apa pelarasan (jika ada) dibuat kemudian q AP 102(a) - Perakuan pegawai pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa. Bagi bayaran pukal, bayaran boleh dibuat terlebih dahulu dan apa-apa pelarasan (jika ada) dibuat kemudian q AP 107 - Setiap bayaran mesti disokong dengan suatu baucar yang sepatutnya kecuali bayaran secara pukal

CIRI-CIRI AM - BIL Ø Agensi hantar kepada Jab / PTJ untuk pengesahan Ø Ø Pertanyaan atas bil diajukan kepada agensi Pej Perakaunan terima data daripada agensi secara online Hanya caj bersih bulan semasa akan dibayar Butir-butir bil kredit tidak akan dimasukkan dalam bayaran pukal Ø Tunggakan bil dibayar oleh Jab/PTJ melalui baucar bayaran berasingan Ø Bagi bil-bil yang akaunnya tidak / belum diwujudkan tidak boleh dibayar melalui sistem pukal

CIRI-CIRI AM - PERUNTUKAN Jab/PTJ bertanggungjawab mempastikan peruntukan mencukupi bagi menanggung pembayaran. Waran peruntukan hendaklah diserahkan ke Pej Perakaunan oleh Jab/PTJ (manual) @ dihantar secara online melalui e. SPKB Pej Perakaunan akan membayar bil-bil tuntutan oleh agensi walaupun peruntukan tidak mencukupi. Jab/PTJ bertanggungjawab menghantar waran peruntukan tambahan.

CIRI-CIRI AM - PEMBAYARAN v. Agensi akan menghantar secara online maklumat mengenai bil-bil kepada Pej Perakaunan untuk dibuat bayaran v. Maklumat dihantar adalah maklumat bil bulan semasa yang diterima dari Jab/PTJ v. Pej Perakaunan hanya mengeluarkan satu cek/EFT sahaja kepada agensi v. Agensi berkenaan hanya akan mengeluarkan satu resit kepada Pej Perakaunan

SENARAI AGENSI PUKAL Bil Kod Agensi 1 200001 Tenaga Nasional Bhd (TNB) 2 200002 SYABAS Sdn Bhd 3 200003 Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) 4 200004 PETRONAL Dagangan Bhd 5 200005 Sabah Electricity Sdn Bhd 6 200006 Lembaga Air Perak 7 200007 SPANCO Sdn Bhd 8 200008 Perbadanan Pembekalan Letrik Sarawak 9 200009 Sykt Air Terengganu Sdn Bhd 10 200010 Indah Water Konsortium Sdn Bhd 11 200011 Air Kelantan Sdn Bhd 12 200012 13 200014 Bil Kod Agensi 14 200018 Jab Bekalan Air N. Pahang 15 200019 Jab Bekalan Air Kedah 16 200020 Touch ‘n Go Sdn Bhd 17 200022 Jab Air N. Sabah 18 200023 Super Kad Services Sdn Bhd 19 201301 Putrajaya Holding Sdn Bhd – Presint 2 20 201302 Putrajaya Holding Sdn Bhd – Presint 3 21 201303 Putrajaya Holding Sdn Bhd – Presint 4 22 201304 Putrajaya Holding Sdn Bhd – Presint 5 23 204017 Telekom Malaysia Bhd - Semenanjung Pusat SMARTPAY PETRONAS 24 204617 Telekom Malaysia Bhd - Sarawak Air Asia Sdn Bhd 25 204717 Telekom Malaysia Bhd - Sabah Agensi Pukal

BORANG-BORANG INPUT 1. Kew. 310 Borang Mewujudkan/ Membatalkan Akaun (merah) § Untuk mewujudkan/membatalkan akaun § Memberi kuasa kepada pej perakaunan membuat bayaran § Mengesahkan bahawa pegawai mempastikan peruntukan mencukupi § Menukar nombor akaun yang digunakan kini

Kew. 310

BORANG-BORANG INPUT 2. Kew 311 Borang permohonan mengubahkan kod perakaunan (biru) § Untuk meminda kod perakaunan Kem. /Jab

Kew. 311

BORANG-BORANG INPUT Borang Kegunaan Pej Perakaunan 3. Kew 312 Borang Permohonan Mewujudkan/Membatalkan Agensi § Untuk mewujudkan agensi baru atau membatalkan agensi yang sedia ada.

LAPORAN-LAPORAN SISTEM BAYARAN PUKAL 1. Pej Perakaunan / Agensi BP 11 Baucer Bayaran Bagi Bulan BP 12 Laporan Bil-bil Di Bayar Bagi Bulan BP 13 Laporan Bil-bil Di Tolak Bagi Bulan

LAPORAN-LAPORAN SISTEM BAYARAN PUKAL 2. Jab/PTJ BP 20 Jadual Akaun/Kod Di Pertanggungkan Seperti Pada. . /…. BP 21 Laporan Terperinci Pembayaran Bil Bagi Bulan

LAPORAN-LAPORAN SISTEM BAYARAN PUKAL 3. Laporan Audit BP 70 - Laporan Audit File Diproses BP 71 - Laporan Audit Pembayaran/ Penolakan bil.

LAPORAN-LAPORAN SISTEM BAYARAN PUKAL 4. Laporan Edit BP 80 - Laporan Edit Borang Mewujudkan/ Membatalkan Akaun

PROSEDUR PENYEMAKAN OLEH PTJ • Semak bil-bil yang diterima dari agensi dan mengesahkannya. • Semak bil-bil dengan laporan BP 21. • Jika terdapat perbezaan lapor kepada Agensi. • Jika terdapat bil-bil yang tidak dibayar dalam sistem pukal, sediakan baucar bayaran berasingan. • Kemaskini rekod di buku vot berpandukan Laporan BP 21. • Jika terdapat kesalahan kod-kod perakaunan sediakan baucar jurnal & Kew 311 secepat mungkin.

TATACARA PERAKAUNAN • Baucar bayaran disediakan secara automatik daripada sistem bayaran pukal. • Baucar Bayaran: Debit : Vot Jabatan Kredit : Akaun Bank Bayaran

TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL OLEH PTJ • PTJ perlu kenalpasti agensi pukal dan tentukan vot/akaun perbelanjaan serta memberi kuasa kepada Pejabat Perakaunan untuk membuat pembayaran dan mempertanggungkan pembayaran ke akaun perbelanjaan PTJ. • Kemukakan Borang KEW 310 untuk daftar masuk akaun-akaun ke dalam SBP atau untuk batal akaun dari SBP.

• Kemukakan Borang KEW 311 untuk ubah data dari pangkalan data SBP. • PTJ hendaklah menyemak ketepatan maklumat akaun pukal apabila menerima Akaun Pukal Yang Dipertanggungkan (Laporan BP 20) daripada Pejabat Perakaunan dan memaklumkan Pejabat Perakuanan serta Agensi Pukal sekiranya berlaku kesilapan.

• Kemaskini perubahan di dalam Modul Penyelenggaraan Bukan DCS (e. SPKB) bagi akaun yang melibatkan Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA) bagi MAS dan Air Asia. • Pegawal Pengawal hendaklah menyemak kedudukan peruntukan dari Laporan Kedudukan Peruntukan bagi bulan yang berkenaan (C 230 T, C 231 B, C 232 P) yang dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan pada setiap bulan, ATAU semak Laporan BV 381 bagi kod objek yang berkaitan. Mohon peruntukan tambahan jika tidak mencukupi.

• Penyemakan bil-bil dengan Laporan 1. Semak Invois/Bil dengan Laporan BP 21 ü Pastikan invois/bil bulanan diterima daripada Agensi Pukal ü Semak setiap invois/bil yang diterima daripada Agensi Pukal berdasarkan nombor akaun, nombor invois, tempoh & amaun dengan Laporan Terperinci Pembayaran Pukal BP 21 ü Pastikan satu invois dicaj hanya sekali sahaja

2. Semak WPUA dengan Laporan BP 21 v Semak Laporan WPUA BV 311 dan Tunggakan WPUA BV 33 dengan Laporan Pembayaran Pukal BP 21 dan pastikan semua WPUA yang dikeluarkan telah dibayar oleh Pejabat Perakaunan (AO) v Sebarang pertanyaan mengenai perbezaan amaun dalam Laporan BP 21 dengan yang tercatat dalam invois/bil/BV 311 hendaklah dimajukan kepada Agensi Pukal berkenaan dengan pelarasan dalam invois/bil pukal/bil bulan berikutnya

• PTJ perlu membuat tuntutan semula ke atas amaun yang telah tersilap bayar daripada Agensi Pukal yang berkaitan bagi bayaran yang telah dibuat seperti berikut: i ) Perkhidmatan/Bekalan yang tidak dibekalkan i) Akaun yang tidak wujud di PTJ; atau ii) Bil yang terlebih caj (overbilling) oleh Agensi Pukal • Cop “TELAH BAYAR” pada bil, invois dan WPUA yang telah dibayar untuk mengelakkan bayaran dua kali.

Nama dan Alamat Agensi Berkenaan Nama dan Alamat Pejabat Perakaunan Potong yang tidak berkenaan Tandatangan Ketua PTJ Alamat PTJ Rujukan Fail dan Tarikh Kod Pejabat Perakuanan Cth : 1064 JANM Terengganu Nama Agensi Berkenaan Potong Yang Tidak Berkenaan Sama ada Untuk Mengujudkan Atau Membatalkan

Hendaklah di tandakan ‘X’ Samaada Untuk Wujud / Batal dan Isikan Kod dan Nama Agensi Berkenaan Pengesahan Oleh Agensi (bukan tandatangan Ketua PTJ) Isikan No. Akaun dan Kod Perakaunan Seperti Yang Terdapat Dalam Waran Peruntukan / Buku Vot Bagi setiap akaun yang hendak diwujudkan Pengesahan Oleh Pejabat Perakaunan

Nama dan Alamat Pejabat Perakaunan Tandatangan Ketua PTJ Isikan no. akaun dan kod perakaunan Seperti Yang Terdapat Dalam Waran Peruntukan / Buku Vot bagi setiap akaun yang hendak dibetulkan/pinda Alamat PTJ, Rujukan Fail dan Tarikh Kod Pejabat Perakuanan (1064 bagi JANM Terengganu Pengesahan Pejabat Perakaunan

SEKIAN TERIMA KASIH