Sistem Akuntansi Pembelian Anggota Kelompok 1 Rafles W

Sistem Akuntansi Pembelian Anggota Kelompok : 1. Rafles W. Tambunan 115030200111126 2. Chaela 115030200111057 3. Nunung Nofitasari 115030213111006 4. Hamdani 115030201111027 5. Ahmad Romadhani 115030207111015 6. Arrizal A. 115030207111025 7. Rendi 1

Bab 9. Sistem Akuntansi Pembelian a. deskripsi kegiatan Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perushaan untuk pengadaan barang yg diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2 : pembelian lokal & impor b. fungsi yg terkait 1. 2. 3. 4. fungsi gudang fungsi pembelian fungsi penerimaan fungsi akuntansi c. jaringan prosedur yg membentuk sistem 1. 2. 3. 4. 5. 6. prosedur permintaan pembelian prosedur permintaan penawaran harga & pemilihan pemasok prosedur order pembelian prosedur penerimaan barang prosedur pencatatan utang prosedur distribusi pembelian 2

Jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian Fungsi Gudang Permintaan pembelian (1) Fungsi Pembelian Permintaan penawaran harga (2) Penyimpanan barang (6) Fungsi Penerimaan Pemasok Penawaran harga (3) Order pembelian (4) Penerimaan barang dari pemasok (5) Laporan penerimaan barang (7) Fungsi Akuntansi Penerimaan faktur dari pemasok (8) d. informasi yg diperlukan oleh manajemen 1. 2. 3. 4. 5. 6. jenis persediaan yg telah mencapai titik pemesanan kembali order pembelian yg telah dikirim kpd pemasok order pembelian yg telah dipenuhi oleh pemasok total saldo utang dagang pada tanggal tertentu saldo utang dagang kpd pemasok tertentu tambahan kuantitas & harga pokok persediaan dari pembelian 3

e. dokumen yg digunakan 1. surat permintaan pembelian 2. surat permintaan penawaran harga 3. surat order pembelian 4. laporan penerimaan barang 5. surat perubahan order 6. bukti kas keluar f. catatan akuntansi yg digunakan 1. register bukti kas keluar 2. jurnal pembelian 3. kartu utang 4. kartu persediaan g. unsur sistem pengendalian intern Organisasi 1. 2. 3. 4. fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, & fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yg dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb. Sistem otorisasi & prosedur pencatatan 5. 6. 7. 8. 9. surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yg disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yg langsung pakai surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yg lebih tinggi laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yg lebih tinggi pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yg didukung dgn 4

10. pencatatan ke dalam kartu utang & register bukti kas keluar (voucher register ) diotorisasi oleh fungsi akuntansi Praktik yg sehat 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi gudang surat order pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penerimaan pemasok dipilh berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok barang hanya diperiksa & diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yg diterima dari pemasok dgn cara menghitung & menginspeksi barang tsb & membandingkannya dgn tembusan surat order pembelian terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, & ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tsb diproses untuk dibayar catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn rekening kontrol utang dalam buku besar pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dgn syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi 5 pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok

h. bagan alir dokumen sistem akuntansi pembelian Bagian Gudang Mulai Membuat surat permintaan pembelian Pada saat reorder point 5 6 Surat 5 order pembelian Laporan 6 penerimaan barang 2 Surat 1 permintaan pembelian 1 N Kartu gudang T 6

Bagian Pembelian 1 7 2 Surat 1 permintaan pembelian Laporan 1 penerimaan barang Membuat surat permintaan penawaran harga Membuat surat order pembelian 8 Surat permintaan penawaran harga Surat penawaran harga Membuat perbandingan harga PH SPP 7 Dikirim ke pemasok 6 Diterima dari pemasok 2 Faktur Mencatat tgl penerimaan pada SOP lb 6 dan 7 Memeriksa faktur Faktur 5 4 3 2 Surat order 1 pembelian 9 T 5 Perbandingan harga Dari pemasok 4 Dikirim ke pemasok 3 A SPP = Surat Permintaan Pembelian SOP = Surat Order Pembelian SPPH = Surat Permintaan Penawaran Harga SPH = Surat Penawaran Harga PH = Penawaran Harga 7

Bagian Penerimaan Dari pemasok 3 SOP Bagian Utang Surat pengantar 3 4 SOP 8 LPB 4 9 1 Membandingkan faktur dari pemasok dgn SOP & LPB Membuat laporan penerimaan barang Membuat bukti kas keluar SOP 3 2 N 6 Bukti Kas 2 Keluar Register bukti kas Faktur LPB 1 SOP 4 3 3 Laporan 1 penerimaan barang 10 Faktur Memeriksa barang yg dikirim SOP 7 Bagian Kartu Persediaan Dikirim ke Bagian Gudang bersamaan dgn barang Bukti Kas 1 Keluar Register bukti kas N 2 LPB = Laporan Penerimaan Barang 10 T Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar 8

Sistem Akuntansi Pembelian Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik Bagian Utang Dari Bagian Pembelian 8 1 Faktur LPB Surat order pembelian DP BKK Mengisi batch transfer form 1 BTF 2 BKK Register bukti kas keluar Batch transfer form 1 DP Bukti Kas 1 Keluar 2 T Mengisi batch transfer form 1 BKK = Bukti as Keluar BTF = Batch Transfer Form 9

5 2 BKK 1 BKK Batch transfer form 1 6 7 Penyimpangan & control totals Control totals Register bukti kas keluar Register cek RA 1 3 BKK 1 Batch transfer form Cek Terminal Batch input control totals log Arsip transaksi pembelian 3 Log and control totals 8 Ke Bagian Kasa 4 5 10

Operator Komputer 4 Run 3 Arsip induk utang (updated) Arsip transaksi pembelian Baca & sortasi Penyimpangan & Control Totals Run 1 Sort and Edit Arsip BKK yg akan dibayar Arsip transaksi penjualan Run 4 Membuat cek & register cek Run 2 Arsip induk utang (updated) Membuat register bukti kas keluar & update arsip induk Arsip induk utang (updated) Arsip induk persediaan (updated) Register bukti kas keluar Penyimpangan & Control Totals 6 Control Totals Arsip induk utang (updated) RA Cek 2 1 Register cek 7 Control Totals 11