Sisemise aruandluse lihtsus visualiseerimine ja ettevttesisene kommunikatioon Controllingu

Sisemise aruandluse lihtsus, visualiseerimine ja ettevõttesisene kommunikatioon Controllingu töörühm, Tallinn 17. 05. 2012 1

Päevakava Kell 10 -10. 30 - Ülevaade 25 -26. aprillil Poznanis toimunud VI rahvusvahelisest controllerite kongressist (Toomas Haldma, Tartu Ülikool) 10. 30 -11. 00 - Sisemise aruandluse lihtsus juhtimisarvestuse raamistikus: teoreetilis-praktilised aspektid (T. Haldma) 11. 00 -11. 30 - Kommunikatsiooni arendamine ettevõtte juhtimisarvestuse ja controllingu süsteemis (Ülle Pärl, Estonian Business School) 11. 45 – 13. 00 teema arutelu 13. 00 -14. 00 lõuna 14. 00 - 14. 40 - Sisemise aruandluse lihtsustamise arengusuunad ettevõttes (Eveli Opmann, AS Estiko) 14. 40 - 15. 20 - Sisemise aruandluse ja selle kommunikeerimise fookusteemad Eesti ettevõtetes (Jaan Silvet, AS Proekspert) 15. 40 – 16. 45 – teema arutelu 16. 45 -17. 00 – järgmise kohtumise aja ja teema arutelu. 2

Ettevõttesisese aruandlussüsteemi üldkontseptsioon ESITEKS, organisatsiooni sisene aruandlussüsteem peab võimaldama integreerida tulemusi • teenuste ja teenusgruppide, • organisatsiooni siseste tegevusvaldkondade (allüksuste) • organisatsiooni kui terviku tasandil. 3 3

TEISEKS, organisatsiooni sisene aruandlussüsteem peab võimaldama liigendada aruandlussüsteemi aruandeperioodide lõikes. Ettevõttes peab olema kindlaks määratud • milliseid aruandeid, • milliste näitajate osas, • millises esitusvormis (formaat), • millisteks tähtaegadeks ja • millistele juhtimistasanditele tuleb esitada. Põhimõte on lihtne: iga taseme juht peab saama ainult sellist informatsiooni, mis on vajalik talle juhtimisotsuste langetamiseks. 4 4

KOLMANDAKS peavad organisatsiooni planeerimissüsteem ja aruandlussüsteem moodustama ühtse terviku. Vastav planeerimissüsteem eeldab, et kõigi siseste aruannete lõikes oleks eelnevalt koostatud ka plaanid (aruannetega samas formaadis). 5 5

Tulemuslikkuse juhtimissüsteem – Demingi e PDCA tsükkel Source: Campell, Epstein, 2002 6

NELJANDAKS, organisatsiooni sisene aruandlus peab võimaldama protsesse näha dünaamikas ja tooma välja peamised hälbed võrdlusbaasidest. Selleks peavad aruanded olema võrreldavad a) baasnäitajatega (möödunud perioodi tulemus, möödunud aasta sama perioodi tulemus jne); b) plaaninäitajatega. Viimane eeldab ja esitab nõuded hästi funktsioneerivale objektiivsele planeerimissüsteemile. Hälvete analüüsi tulemused on üheks lähtepunktiks põhjuslike seoste analüüsile. 7 7

VIIENDAKS peab aruandlussüsteem võimaldama teostada a) seisundianalüüsi, b) majandusnäitajate vaheliste seoste põhjuslikku analüüsi. 8 8

9 9

Aruandluse visualiseerimine Teoreetilised seisukohad - Visualiseerimisel oluline roll inimesele info omandamisel, sest juhtimisarvestuse (JA) aruanded mõjutavad infovoogu (mahtu) (Ware, 2004). - Visualiseerimisel oluline roll JA-le kuna vastav osakond valmistab juhtidele otsuste langetamiseks infot ette (Horvath, 2009) - Info disainitakse info ettevalmistaja poolt ja vastavalt tehnilistele võimalustele/harjumustele 10

Teoreetilised seisukohad • Esitamine mõjutab kasutajate hindamist finants- ja mittefinantsinfo lõikes (Cardinaels, Veen-Dirks, 2010) • Graafiline esitlus (versus tabelid) laiendab otsustustegevust kui baasteadmised on madalamad (Cardinaels, 2008) • Kasutatud Cognitive Fit teooriat (Vessey, 1991) uurimiseks • Juhid tahavad näha “suurt pilti” ja põhjuslikke seoseid 11

Materjalikulude kokkuhoiu mõju tulemuslikkusele (Volkswageni näide) Müügitulu 10, 9 Mrd pluss Materjalikulu miinus Omahind 53, 6 Mrd Brutokasum 1, 6 Mrd jagatud Müügitulu Käiberentaablus 3% 55, 2 Mrd - 1 Mrd (2, 3 %) 42, 7 Mrd + 57 % Muud kulud 55, 2 Mrd Müügitulu Materjalikulud 41, 7 Mrd pluss Muud kulu 10, 9 Mrd 55, 2 Mrd miinus Omahind 52, 6 Mrd Brutokasum 2, 6 Mrd jagatud Müügitulu Käiberentaablus 4, 7 % 55, 2 Mrd Materjalikulude vähendamisel 2, 3 % on sama efekt kui 57% müügitulu kasvul (konstantse käiberentaabluse korral) Allikas: VW 2007 aastaaruanne; Möller, 2009 12

Saksa eksperiment : • 55 tudengit (22% naisi) Müncheni ülikoolist, keskm. vanus = 24. 3 aastat • 65 juhti (28% naisi), vanus keskm. 30 a, 4 aastat töökogemust • Tudengitel sama lähenemine tabelitele ja graafikutele • Juhtidele ainult tabelite põhjal kehvem tulemus (võisid olla vähem motiveeritud) • vaid 12% kasutas tabeleid ja graafikuid võrdselt • Täiendav info suurendas otsustuskindlust kuid mitte otsuste kvaliteeti 13

Kirjandust teemale • Byrne, S, Pierce, B (2007). Towards a More Comprehensive Understanding of the Roles of Management Accountants – European Accounting Review, 16, 469 -498. • Cardinaels, E. (2008). The interplay between cost accounting knowledge and presentation formats in cost-based decision-making. - Accounting, Organizations and Society, 33, 582 -602. • Cardinaels, E. , van Veen-Dirks, P. (2010): Financial versus non-financial information: The impact of information organization and presentation in a Balanced Scorecard, - Accounting, Organizations and Society 35, 565 -578. 14

Kirjandust teemale • Meyer, J. (2000). Performance with tables and graphs: effects of training and a Visual Search Model. - Ergonomics, 43, 1840 -1865. • Vessey, I. (1994). The effect of information presentation on decision making: A costbenefit analysis. Information & Management, 27, 103 -119. • Vessey, I. (1991). Cognitive Fit: A Theory. Based Analysis of the Graphs Versus Tables Literature. Decision Sciences, 22, 219 -240. 15

Tänud kuulamast ja ärksat jätku ! 16