SIRH Full Web Une plateforme de services pour

SIRH Full Web Une plateforme de services pour répondre aux nouveaux besoins de la fonction RH Jean-Luc Crozafon Mai 2016

SIRH Full Web SOMMAIRE 1. L’état des lieux: des SIRH éclatés 2. Les attentes des collectivités 3. La mutualisation des fonctions supports 4. Les besoins opérationnels des intercos 5. La mise à disposition d’une plateforme de services 6. Les avantages d’un service Web 7. Eléments de comparaison des coûts 8. Les fonctionnalités du logiciel 9. Le déploiement du service 10. Calendrier annuel www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 1 - L’état des lieux : des SIRH éclatés Le CDG gère une base commune départementale § essentiellement pour ses compétences statutaires concernant la carrière des titulaires (mais également pour les non titulaires, les élections professionnelles, la médecine préventive, etc. ), § … avec des difficultés de mise à jour (transmission des arrêtés), souvent vécue comme une contrainte par les collectivités Les collectivités développent en parallèle leur propre SIRH § des choix de logiciels variés (SEGILOG, Berger Levrault, SEDIT, JVS, ASTRE, Horizon On Line, Icare. CIRIL, GRH, …), § des usages souvent limités à la gestion des effectifs et de la paie § des doubles saisies (pour les non titulaires, les accidents du travail, etc. ) § des problèmes de moyens pour tout faire, et en cas d’absence d’un gestionnaire www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 2 - Les attentes des collectivités Ø Disposer d’un outil de gestion plus performant • Conserver la totale responsabilité de la base des données de leur personnel et garantir sa fiabilité • Maintenir une gestion de proximité pour les principaux processus RH (GI/Paie) • Répondre à de nouveaux besoins (croissance des effectifs gérés, gestion des entretiens d’évaluation, GPEC de territoire, plan de formation, etc. ) Ø Simplifier la gestion et maîtriser les coûts • Eviter la multiplication des applications et des interfaces, les double saisies… • Garantir la sécurité et la continuité en cas d’absence ou d’incident • Maîtriser le coût des applications (licence, formation, maintenance) www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 3 - La mutualisation des fonctions supports § Une tendance générale (ex: urbanisme, réseaux), déjà ancienne pour certains processus RH (prévention, formation, etc. ) § Une occasion pour « monter en gamme » sur des fonctionnalités nouvelles § Des gains de productivité possible (ex: production de la paie) § Une opportunité pour mieux organiser et partager la fonction RH (avec les opérationnels et sur le territoire) § Simplifier et améliorer le support aux collectivités (back office) www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 4 - Les besoins opérationnels des intercos § La croissance des effectifs résultant du transfert de compétences et de services, la création de « services communs RH » § La création de « services communs RH » § La fusion d’EPCI et la mise en œuvre des schémas de mutualisation www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 5 - La mise à disposition d’une plateforme de services RH Objectif Permettre aux collectivités de bénéficier de l’hébergement de leur base de données et de l’accès aux fonctionnalités d’un logiciel RH en mode web, multi-établissements et multi-utilisateurs Un dispositif ouvert et évolutif accessible à la fois : § aux Collectivités et EPCI pour leurs besoins propres et selon leur organisation (moyens propres /CCAS / autres établissements) § aux Interco et ville-centre : processus mutualisé dans un service commun RH (carrière-paie, élections aux instances communes, GPEC, etc) § au CDG : alimentation de la base départementale, prise en charge des processus externalisés, nouveaux outils d’assistance, etc. Un modèle de fonctionnement différent : • • Cout par agent et par an (pas de licence propriétaire) Engagements de qualité de service (formation, assistance, etc. ) www. cdg 29. bzh

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SIRH Full Web 6 - Les avantages d’un service web Pour les collectivités § Pas de coût d’investissement (principe abonnement agent/an) § Accès, dès l’adhésion, à l’ensemble des fonctionnalités du logiciel § Pleine responsabilité de leurs données et des droits d’utilisation § Extension progressif des usages (absences, élections, formation, GPEC, évaluations, …) § Sécurité et prise en main en cas d’absence § Faible coût au dossier du fait des économies d’échelle § Formation et assistance technique de proximité Pour le CDG § Fiabilisation de la gestion des carrières § Développement de services à valeur ajoutée (infogérance) www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 7 - Eléments de comparaison de coûts Version propriétaire (hypothèse 150 agents) § Licence § Installation § Maintenance 15 000 € 35 000 € 4500 €/ an Version web Migration : 18 000 € TTC assistance technique (12 000 €) reprise historique de données carrière (2 000 €) formation initiale gestionnaires RH (par session 4 000 €) Accès logiciel et hébergement des données : 15 € TTC (11 € pour contractuels et élus) par agent/an Assistance avec délais garantis (inclue) www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 8 - Les fonctionnalités du logiciel 1 - La gestion des rémunérations et l’élaboration des paies Création et gestion de l’ensemble des cas de paies( titulaire, non titulaire ou droit privé) 2 - La gestion des carrières Suivi des évènements et de la situation de carrière de l’ensembles des agents 3 - La gestion des absences • Gestion de tous les types d’absences pour gérer les effets en paie, suivre l’absentéisme et déterminer les coûts correspondants. • Saisie des heures travaillés et calcul de temps (ou interconnexion avec une application disponible sur le marché) www. cdg 29. bzh

c SIRH Full Web 4 - La gestion des postes et des effectifs § Traitement du tableau des emplois, suivi des effectifs, gestion des vacances de postes § Intégration des données issues des entretiens professionnels annuels et actions à conduire § Mise en œuvre de la GPEC 5 - La gestion de la formation Elaboration du plan de formation et suivi de sa mise en œuvre 6 - Les prévisions budgétaires Préparation et suivi des dépenses de personnel (outil de simulation intégré) 7 - Le bilan social Edition de tableaux 8 - La gestion des frais de mission Gestion des frais des agents et des élus www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 9 - Le déploiement du service Cinq interco pilotes, opérationnelles depuis le 1/1/2016 : - CC Pays de l’Iroise - CC Pays des Abers - CC Presqu’ile de Crozon - CC Haut Pays Bigouden - CC Pays Bigouden Sud (+ CDG moyens propres) Conditions générales d’accès au service, validées par le CA du 27/04/16 : è Comité de pilotage et gestion du projet è Accès au logiciel è Formation utilisateur è Assistance à la migration è Qualité de service et assistance Programmation au 1° semestre des ressources pour accompagner les migrations prévues au 1/01/17 www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 10 - Calendrier prévisionnel annuel Courant avril – mai Décision de la collectivité de s’engager sur le projet o Accord de principe, en attente délibération o Prévision budgétaire o Convention Juin, juillet, août Mise en place technique o Analyse différentielle (analyse des informations de la collectivité, logiciel utilisé, profils paie) o Reprise des historiques de données carrière o Création de la base de la collectivité et création des droits d’accès Septembre, octobre Formation des utilisateurs aux modules de base (10 jours) Novembre, décembre Paramétrage et assistance à la migration o Paramétrage comptable o Assistance paie en double www. cdg 29. bzh

SIRH Full Web 10 - Calendrier prévisionnel annuel Modules disponible à compter du 1 er janvier : gestion des carrières, paies et absences Janvier Assistance paie réelle pour le 1 er mois de paie 1 er semestre mise à disposition des autres modules (SMD, GPEC, Entretien professionnel…etc) www. cdg 29. bzh