SIMPSIO DE RACIONALIZAO ADMINISTRATIVA NO EXRCITO BRASILEIRO GOVERNANA

SIMPÓSIO DE RACIONALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA NO EXÉRCITO BRASILEIRO: GOVERNANÇA E GESTÃO DE PROCESSOS COMUNS CENTRALIZADOSogra de Capacitação em Licitações Tema : Boas Práticas no Planejamento das Contratações, Gerenciamento de Riscos : Estudo Preliminar

Objetivo Geral: Indicar as boas práticas no Planejamento da Contratação, em particular na elaboração de Estudos Técnicos Preliminares; e Refletir sobre a gestão da logística pública e suas relações com as macrofunções da organização, em particular o planejamento e a gestão de suprimento. Mas quais são as macrofunções?

Objetivos Específicos: a) Indicar a legislação relacionada à elaboração do ETP; b) Reconhecer a importância do ETP para a eficiência na aplicação de recursos públicos na contração pública; c) Indicar os principais problemas e boas práticas relacionados na elaboração do ETP.

Sumário: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. O planejamento no processo de Contratação Pública e a necessidade de eficiência na aplicação de recursos públicos; Dispensa de Planejamento da Contratação; Indicação da Legislação correlata Decreto Lei nº 200/67, IN 05/2017, Lei 13. 655/2018 e IN 01/2019; Gerenciamento de Riscos no Planejamento da Contratação; Procedimentos inicias para a elaboração dos documentos para o Planejamento da Contratação DFD: riscos e boas práticas ETP: riscos e boas práticas 7. 1 Ausências: de ETP, de equipe e gestor, citação normativos, requisitos, estimativas, análise de mercado; 7. 2 Parcialidade; 7. 3 Solução: proprietária, imatura, obsolescência, incompleta, demais soluções de mercado, agrupamento x parcelamento; 7. 4 Locação X compra; 7. 5 Estimativas de preços inadequadas e dificuldades de obtenção de informações; 7. 6 Abrangência da análise de viabilidade x resultados subjetivos X maior vantajosidade

1. Planejamento das contratações públicas O processo de contratação pública: a necessidade de eficiência na aplicação de recursos públicos Mas quais são as macrofunções? 5

Ø 1. 1. Requisitos essenciais das etapas de planejamento: conformidade com a legislação üPrincípio Decreto Lei 200/67; üConstituição Federal/1988; üServiços – IN 02/2008; üSoluções de Tecnologia da Informação - IN 04/2014 ( REVOGADA IN 01/2019); üACÓRDÃO Nº 2622/2015 – TCU – Plenário üPortaria 409/2016 (REVOGADA Port 443/2018); ü IN 05/2017; üDecreto 9. 507/2018; üLei 13. 655/2018; üIN 01/2019 6

Ø 1. 2. Equipe de Planejamento - IN 05/2017 – Fases da Contratação (art. 19) 23

Podem ser dispensadas as etapas do Planejamento? ü Dispensa e Inexigibilidade Cumpre no que couber as etapas de Planejamento da Contratação ü Contratações enquadradas nos incisos I, IV e XI do art. 24 da Lei nº 8. 666/93 Dispensadas as etapas EP e GR, salvo o GR relacionados à fase de Gestão do Contrato ü Serviços prestados de forma contínua, na renovação Dispensadas as etapas I, II e III, salvo o GR relacionados à fase de Gestão do Contrato

ØIN 05/2017 – procedimentos iniciais do Planejamento da Contratação (art. 21) 30

ØIN 05/2017 – DFD (Anexo II) 32

ØIN 05/2017 – Mapa de Risco (Anexo IV) ØRiscos e Controles em Aquisições – RCA do TCU: http: //www. tcu. gov. br/arquivosrca/ Manual. On. Line. htm 35

Mapa de Risco Anexo IV – IN 05/2017 RISCO - Oficialização da demanda não é feita pelo requisitante Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano 1. Contratação iniciada por outro papel que não o requisitante, levando a contratação de uma solução que não atenda à necessidade de negócio que a desencadeou, com consequente necessidade de muitos ajustes para que a solução contratada atenda às necessidades ou abandono da solução contratada. Id Ação Preventiva 1. Requisitante deve ser a autora do Documento de Formalização da Requisitante dos Serviços Demanda (DFD). Id Ação de Contingência 1. Equipe de planejamento da contratação verifica se o Documento de Formalização da Demanda (DFD) foi elaborado pelo Equipe de planejamento da requisitante para sua ratificação formal antes de iniciar o contratação planejamento da contratação. Responsável 36

IN 05/17 Fluxo Planejamento da Contratação

RISCO - Ausência de estudos técnicos preliminares Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano Contratação sem realização de estudos técnicos preliminares, levando à contratação que não produz resultados capazes de atender à necessidade da administração, com consequente desperdício de recursos (e. g. , financeiro, pessoal) públicos; ou levando à impossibilidade de contratar (e. g. , suspensão do mandado de 1. segurança devido à irregularidades), com consequente não atendimento da necessidade que originou a contratação; ou levando à especificações indevidamente restritivas, com consequente diminuição da competição e aumento indevido do custo da contratação. Id Ação Preventiva Responsável Consultoria Jurídica não aprova processo de contratação que não contenha os estudos técnicos preliminares. 1. Consultor Jurídico da CGU Id 1. Ação de Contingência Ordenar a elaboração do Estudo Técnico Preliminar Responsável Coordenador da COASP 42

2. ESTUDO PRELIMINAR - MODELO Setor Requisitante (Unidade/Setor/Depto. ): Objeto da futura contratação: Objeto trata-se: ( ) Serviço continuado SEM dedicação exclusiva de mão de obra; e ( ) Serviço continuado COM dedicação exclusiva de mão de obra. 1. EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO Integrantes Nome Email Ramal Unidade Fiscal Técnico Fiscal Administrativo Membro EPC 43

Objeto Contratação de empresa especializada na prestação de forma contínua, de serviços XXXX, com o fornecimento dos insumos para xxxxxx nas dependências da Controladoria. Geral da União, e em outros imóveis que venham a ser ocupados pela CGU em Brasília -DF. Motivo O serviço de XXXX. Estes serviços possuem a característica de serviço continuado essencial, pois se constitui em uma necessidade permanente da Administração Pública, não podendo ser paralisado, sob pena de prejuízo ao desenvolvimento das atividades-fim do Órgão. ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 2. ANÁLISE E IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE DOS SERVIÇOS A contratação de uma empresa especializada para Serviços XXXXXX, destinados às necessidades da Controladoria-Geral da União-CGU é a solução que se justifica face a necessidade de atender a demanda da CGU para XXXXXXX, conforme quadro a seguir: 2. 2. Referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade; Finalidade Setor Interessado Quantidades Prazo inicial da vigência Alinhamento aos planejamento Vinculação a política pública instrumentos os serviços serão para XXXXX da Controladoria-Geral da União, e em outros imóveis que venham a ser ocupados pelo Ministério em Brasília-DF. XXXXX xxxxxx 12 (doze) meses de A contratação de xxxxx, contribuindo para o alcance de objetivos das atividades finalísticas relacionadas à xxxxx. As políticas públicas do Programa de Governo 48 CIDADANIA E SEGURANÇA 2081 - JUSTIÇA, PÚBLICA xxxxx

RISCO – Justificativa da necessidade da contratação deficiente Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano 1. Não otimização dos processos de trabalho associados ao objeto da contratação, levando a contratação de uma solução que poderia ter sido evitada ou ter sido executada em melhores condições (e. g. melhores definições de requisitos), com consequente desperdício de recursos. Id Ação Preventiva 1. Requisitante da solução deve declarar nos autos do processo de contratação de que os esforços para otimizar os processos de Requisitante dos serviços trabalho existentes se esgotaram ou não suficientes para que o órgão alcance os resultados pretendidos com a contratação. Id Responsável 1. Ação de Contingência Responsável Ordenar o aperfeiçoamento da justificativa quanto a necessidade de contratação Coordenador da COASP 49

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 3. ANÁLISE DA CONTRATAÇÃO ANTERIOR 3. 1 Inconsistências Encontradas PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO Inconsistência Causa Providência Adotada Ex: Ausência de EP Ex. : Não existiam normas internas ou diretrizes para Ex. : Foi editada norma obrigando à elaboração dos EP e sua elaboração indicando diretrizes SELEÇÃO DO FORNECEDOR Inconsistência Causa Providência Adotada GESTÃO DO CONTRATO 51

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 4. EXAME DOS NORMATIVOS QUE DISCIPLINAM OS SERVIÇOS DE AAAAAAA Modelo 1: 4. 1 Normativos Existentes Foram localizados e analisados os seguintes normativos que regulam especialmente os serviços a serem contratados, os quais produzirão impacto na contratação conforme as considerações respectivas: Consideração 1 Consideração 2 Consideração 3 Normativo 1 Normativo 2 Normativo 3 OBS. 1: Em NORMATIVO, inserir o número, a espécie, o órgão emissor, artigo, inciso e parágrafo, conforme o caso. OBS. 2: Nas CONSIDERAÇÕES, indicar o que o normativo estabelece, como impacto e, se possível, em qual fase da contratação deve ser considerada. 53

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 5. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO [Comentário: São os requisitos que a solução contratada deverá atender, incluindo os requisitos mínimos de qualidade, de modo a possibilitar a seleção da proposta mais vantajosa mediante competição. ] 5. 1 Requisitos necessários ao atendimento da necessidade Requisito 1 (inserir requisito) Justificativa Técnica (inserir justificativa) Base Legal/doutrina/jurisprudência Requisito 2 (inserir requisito) Justificativa Técnica (inserir justificativa) Base Legal/doutrina/jurisprudência Requisito 3 (inserir requisito) Justificativa Técnica (inserir justificativa) Base Legal/doutrina/jurisprudência 54

RISCO – Requisitos insuficientes Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano Definição de requisitos da contratação insuficientes, levando a contratação de solução que não 1. atende à necessidade que originou a contratação, com consequente desperdício de recursos (e. g. , financeiro, pessoal) públicos. Id Ação Preventiva Responsável 1. Id 1. Servidor sênior revisa artefatos do planejamento para Servidor sênior da COASP verificar suficiência e adequação dos requisitos. Ação de Contingência Responsável COASP não aprova o Estudo Técnico Preliminar que não foi Coordenador da COASP revisado por Servidor sênior 55

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 5. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO 5. 3 Critérios e práticas de sustentabilidade Não há critérios ou práticas Não foram identificados critérios ou práticas de sustentabilidade aplicáveis ao serviço a ser contratado. 5. 3. 1 Critérios e práticas de sustentabilidade a serem incluídos dentre as especificações técnicas do objeto Não há Não foram identificados critérios ou práticas de sustentabilidade aplicáveis ao serviço a ser contratado, a serem incluídos dentre as especificações técnicas do objeto. OBS. Na justificativa, indicar a pertinência com o objeto, o motivo da inclusão entre as especificações técnicas do objeto e não entre as obrigações da contratada, a impossibilidade de substituição por outro critério que amplie a competição e outras informações necessárias. 5. 3. 2 Critérios e práticas de sustentabilidade a serem incluídos como obrigação da contratada Não há Não foram identificados critérios ou práticas de sustentabilidade aplicáveis ao serviço a ser contratado, a serem incluídos dentre as obrigações da contratada. 57

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 5. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO 5. 4 Duração inicial do contrato Modelo 1: Serviço continuado O presente contrato terá o prazo inicial de vigência de 12 (doze) meses, podendo ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos nos termos do inciso II do art. 57 da Lei 8. 666. 5. 5 Transição contratual para contratação de serviços de natureza intelectual Não enseja transição A prestação de serviços em questão não enseja a necessidade de a contratada promover transição contratual. 58

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 5. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO 5. 6 Quadro de soluções no mercado que atendem aos requisitos de contratação [Comentário: A Equipe de planejamento da contratação deve elaborar quadro identificando as soluções de mercado (produtos, fornecedores, fabricantes etc. ) que atendem aos requisitos especificados e, caso a quantidade de fornecedores seja considerada restrita, deve verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, de modo a avaliar a retirada ou flexibilização destes requisitos. ] Requisito 1 Requisito 2 Requisito 3 Solução 1 Solução 2 Solução 3 OBS. : Caso a quantidade de fornecedores seja restrita, verificar se os requisitos limitadores da 59 participação são realmente indispensáveis e avaliar a retirada ou flexibilização.

RISCO – Análise de mercado inadequada Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano 1. Id 1. Utilização de somente uma solução do mercado como base para a definição de requisitos, levando ao direcionamento da licitação, com consequente aumento do valor contratado. Ação Preventiva Responsável Equipe de planejamento da contratação executa o levantamento de soluções do mercado junto a diferentes fontes possíveis, efetuando levantamento de contratações similares feitas por outros órgãos, consulta a sítios na internet (e. g. Equipe de planejamento da portal do software público), visita a feiras, consulta a publicações especializadas contratação (e. g. comparativos de soluções publicados em revistas especializadas) e pesquisa junto a fornecedores. Ação de Contingência Responsável Equipe de planejamento somente inicia elaboração do termo de referência ou projeto básico após o de acordo da COASP no levantamento de soluções do Coordenador da COASP mercado no documento Estudos Preliminares. 62

RISCO – Parcialidade da equipe de planejamento Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano 1. Id 1. Proximidade inadequada entre servidores da equipe de planejamento da contratação e empresas do mercado, levando à quebra da imparcialidade da equipe, resultando no direcionamento da licitação. Ação Preventiva Responsável Equipe de planejamento da contratação interage com os fornecedores de forma cautelosa (e. g. , documenta todas as interações, participa de reuniões sempre em grupo de servidores, se for necessário conhecer as instalações de empresas que sejam potenciais fornecedoras da solução, o Equipe de planejamento da órgão deve justificar essa necessidade nos autos do processo de contratação e identificar quais contratação são essas empresas e agendar visitas a cada uma delas, devidamente planejadas (e. g. elaborar lista de itens a verificar nas visitas), com o custo a cargo do órgão, e não das empresas). Id Ação de Contingência Responsável 1. Equipe de planejamento somente inicia elaboração do termo de referência ou projeto básico após a supervisão por parte do Coordenador da COASP que deve participar da reunião com os fornecedores na etapa de confecção do documento Estudos Preliminares. Coordenador da COASP 63

2. 7. Justificativas para o parcelamento ou não do objeto Ø Parcelamento - Divisão em Itens e Lotes üDesempenho; üVantajosidade; ITEM DESCRIÇÃO/ 1 2 3. . . ESPECIFICAÇÃO Grupo 1 2 ITEM DESCRIÇÃO/ 1 2 3. . . ESPECIFICAÇÃO üGarantir satisfatória execução e a integridade do conjunto do objeto; üAgrupamento no caso de serviços contínuos não especializados (Acordão 1214/13 -P). 64

RISCO – Planejamento da contratação não considera uma solução completa Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano Não planejar a contratação da solução como um todo, levando a aquisição de somente parte da solução, com 1. consequente impossibilidade de atender a necessidade de negócio que motivou a contratação. Id Ação Preventiva Responsável A equipe de planejamento da contratação realizará os estudos técnicos preliminares identificando todas as partes da solução necessárias ao atendimento da necessidade Equipe de planejamento 1. que motivou a contratação, para somente depois decidir pelo parcelamento ou não da contratação para fins de contratação Id Ação de Contingência 1. Equipe de planejamento somente especifica o termo de referência ou projeto básico quanto ao parcelamento ou não da solução, após a supervisão por parte do Coordenador da COASP que deve verificar se a Equipe de Planejamento da Coordenador da COASP Contratação elaborou os estudos técnicos preliminares e identificou todas as partes da solução necessárias ao atendimento da necessidade que motivou a contratação Responsável 68

RISCO – Não parcelar o que deve ser parcelado Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano 1. Não parcelar solução cujo parcelamento é viável, levando a diminuição da competição nas licitações por não permitir que empresas especializadas participem da licitação, com consequente aumento dos valores contratados. Id Ação Preventiva Responsável A equipe de planejamento da contratação deve avaliar se a solução é divisível ou não, levando em conta o mercado que a fornece e atentando que a solução deve ser parcelada quando a resposta a todas as 4 perguntas a seguir forem positivas: 1. 1) É tecnicamente viável dividir a solução? 2) É ecomonicamente viável dividir a solução? Equipe de planejamento da contratação 3) Não há perda de escala ao dividir a solução? 4) Há o melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade ao dividir a solução? Id Ação de Contingência 1. Equipe de planejamento somente especifica no termo de referência ou projeto básico o parcelamento ou não da solução, após a supervisão por parte do Coordenador da COASP que deve verificar se a Equipe de Planejamento Coordenador da da Contratação elaborou os estudos técnicos preliminares e identificou todas as partes da solução necessárias ao COASP atendimento da necessidade que motivou a contratação Responsável 69

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 7. ESTIMATIVAS DE QUANTIDADE Modelo: Método (indicar o método utilizado para estimar as quantidades) OBS. : Utilizar informações de contratações anteriores, se for o caso. Justificativa da escolha do método (indicar os motivos da escolha do método utilizado) Alternativa para materiais específicos e de quantidades imprevisíveis (indicar) OBS. Aplica-se aos casos em que houver a necessidade de materiais específicos, cuja previsibilidade não se mostra possível antes da contratação, em que há necessidade de avaliar a inclusão de mecanismos para tratar essa questão. Esse estudo deve ser instruído com a documentação que lhe deu suporte. Memórias de cálculo (incluir) Documentos anexos (listar documentos que dão suporte à memória de cálculo e anexar) 70

RISCO – Estimativas inadequadas de quantidades Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano Estimativa de quantidades maior que as necessidades da organização, levando à sobra de produtos ou serviços, com 1. consequente desperdício desses itens e de recursos financeiros. Id Ação Preventiva Responsável Equipe de planejamento da contratação define método para estimar as quantidades necessárias (se preciso, deve buscar métodos e técnicas para estimar as quantidades dos itens 1. Servidor sênior da COASP da solução em outros órgãos/entidades da APF) e documenta aplicação do método no processo de contratação. 1 Fiscal do contrato de uma determinada solução armazena dados da execução contratual, de modo que a equipe de planejamento da contratação que elaborar os artefatos da próxima licitação da mesma solução ou de solução similar conte com informações de contratos Fiscal Técnico do contrato anteriores (e. g. séries históricas de contratos de serviços contínuos), o que pode facilitar a definição das quantidades e dos requisitos da nova contratação Id Ação de Contingência Responsável 1. Consultoria jurídica não aprova processo de contratação que não contenha, no SEI, a memória de cálculo das quantidades dos itens que serão contratados. Consultor Jurídico 71

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 8. ESTIMATIVAS DE PREÇOS OU PREÇOS REFERENCIAIS a) Metodologia de pesquisa (descrever e justificar): EXEMPLO A pesquisa foi realizada seguindo a orientação do Tribunal de Contas da União no acórdão nº 868/13 -Plenário, tendo por objetivo formar uma cesta de preços aceitável, assim considerada aquela composta por "preços obtidos junto à fornecedores, pesquisas em bases de sistemas de compras, avaliação de contratos recentes ou vigentes, valores adjudicados em licitações de outros órgãos públicos, valores registrados em atas de SRP e analogia compras/contratações realizadas por corporações privadas. " Modelo 1: Foram utilizados como parâmetros aqueles nos incisos I e II do Art 2º da IN 5/14 -MPDG, alterada pela IN 3/17 -Seges, sendo coletados XX preços no Painel de Preços, XX preços similares de outros entes públicos, sendo considerados apenas os valores praticados em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços. Modelo 2: Foram utilizados como parâmetros a combinação dos incisos do Art. 2º da IN 5/14 -MPDG, alterada pela IN 3/17 -Seges, sendo coletados XX preços no Painel de Preços, XX preços similares de outros entes públicos, XX preços junto a fornecedores, mediante contato direto para apresentação de orçamentos prévios e realizadas pesquisas em mídia especializa. No caso das pesquisas de preços nos sistemas e com base em licitações e contratos de outros órgãos públicos, foram considerados apenas os valores praticados em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços. Foram consideradas as seguintes condições para a realização da pesquisa: especificações do objeto pretendido, quantidades similares às que serão licitadas, unidades de fornecimento compatíveis, fatores de logística influenciadores do custo. (CONTINUAR. . . ) 72

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 8. ESTIMATIVAS DE PREÇOS OU PREÇOS REFERENCIAIS Modelo 2: b) Critério de fixação do preço estimado/referencial (descrever e justificar) OBS. : Indicar se foi utilizada a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros adotados no Artigo 2º da IN 03/17 -Seges, desconsiderados os valores inexequíveis e os excessivamente elevados. e justificar. EX. : Optou-se pela utilização da média simples, diante da homogeneidade dos preços coletados, que não apresentam extremos para mais ou para menos. c) Memórias de cálculo da estimativa de preços ou dos preços referenciais (anexar) d) Documentos (listar documentos que dão suporte à memória de cálculo e anexar) [Comentário: Definir método para estimativa de preços, considerando uma cesta de preços, devendo seguir as diretrizes de normativo publicado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Essa estimativa deve ser instruída com a documentação que lhe deu suporte. Ao fazer a solicitação de propostas ao mercado, a equipe de planejamento deve notificar os fornecedores/prestadores de serviços da obrigatoriedade legal da apresentação de propostas com orçamentos válidos, para minimizar a dificuldade de obtenção de preços. ] 73

RISCO – Dificuldade de obtenção de informações para realizar a estimativa Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano Fornecedores não respondem às solicitações de cotação ou informam preços irreais, levando a estimativas inadequadas, com 1. consequente utilização de parâmetro inadequado para análise da viabilidade da contratação e dificuldade de justificar as estimativas quando questionados por partes interessadas. Id Ação Preventiva Responsável Ao fazer a solicitação de propostas ao mercado, a equipe de planejamento deve notificar os fornecedores da Equipe de planejamento da 1. obrigatoriedade legal da apresentação de propostas com orçamentos válidos. contratação Id Ação de Contingência Responsável 1. Verificar se as especificações técnicas estão padronizadas com outros contratos públicos e solicitar destes outros órgãos a relação de fornecedores para solicitar novas propostas de mercado Coordenador da COASP Id 2. Dano Utilização de especificações técnicas não padronizadas, levando a dificuldade de encontrar referências de preços em contratos públicos, com consequente estimativa de preços inadequada e suas consequências. Ação Preventiva Responsável A equipe de planejamento utilizará as especificações padronizadas pelo Ministério do Planejamento, Equipe de planejamento da Desenvolvimento e Gestão sempre que estas existirem e atenderem às suas necessidades. contratação Ação de Contingência Verificar se as especificações técnicas são as padronizadas pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão Responsável Coordenador da COASP 74

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 9. INDICADORES PARA AFERIÇÃO DA QUALIDADE ESPERADA DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS [Comentário: A equipe de planejamento da contratação deve identificar os indicadores para aferição da qualidade esperada da prestação dos serviços a serem estipulados por meio do Instrumento de Medição de Resultado (IMR), em especial: a) para as atividades mais relevantes ou críticas que impliquem na qualidade da prestação dos serviços e nos resultados esperados; b) fatores que estejam fora do controle do prestador dos serviços e que possam interferir no atendimento das metas; c) os indicadores deverão ser objetivamente mensuráveis e compreensíveis, de preferência facilmente coletáveis, relevantes e adequados à natureza e características do serviço; d) evitar indicadores complexos ou sobrepostos. 75

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 10. DEMONSTRATIVO DE RESULTADOS A SEREM ALCANÇADOS [Comentário: O Demonstrativo de resultados a serem alcançados é em termos de economicidade, eficácia, eficiência, de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis, impactos ambientais e de qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade. Modelo: Benefícios diretos Benefícios Indireto (descrever benefício) 76

RISCO – Expectativa de resultados não realistas Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano 1. Id 1. Definição de resultados subjetivos, levando a dificuldade na análise custo-benefício, com consequente contratação que não representa a melhor alocação de recursos na CGU Ação Preventiva Equipe de planejamento da contratação deve avaliar a possibilidade da contratação alcançar os resultados esperados definidos pela área requisitante. Se a equipe de planejamento considerar que os resultados não são realistas, deve negociar com a área requisitante para ajustar as expectativas, planejando, assim, uma contratação viável. Ação de Contingência Caso a negociação não se mostre eficaz, a equipe de planejamento deve levar o caso às instâncias superiores. Responsável Equipe de planejamento da contratação Responsável Equipe de planejamento da contratação 77

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 11. PROVIDÊNCIAS PARA ADEQUAÇÃO AO AMBIENTE DO ÓRGÃO [Comentário: O Demonstrativo de resultados a serem alcançados é em termos de economicidade, eficácia, eficiência, de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis, impactos ambientais e de qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES Data/hora Atividade Local Público Dano Nível de Risco Obs. 1: Indicar todas as atividades necessárias de adequação ao ambiente do órgão e de capacitação de agentes para atuarem na contração e fiscalização dos serviços de acordo com as especificidades do objeto a ser contrato. Obs. 2: Na coluna dano, indicar os possíveis danos caso a atividade não seja realizada. Obs. 3: Na coluna nível do risco, indicar o nível de risco conforme a matriz de riscos, se houver. 78

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 12. CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO DA DESPESA [Comentário: A equipe de Planejamento da Contratação deve indicar o crédito orçamentário da despesa no EP, salvo para SRP. 79

ESTUDO PRELIMINAR - MODELO 13. DECLARAÇÃO DA VIABILIDADE OU NÃO DA CONTRATAÇÃO [Comentário: A equipe de Planejamento da Contratação deve realizar análise abrangente da viabilidade da contração, considerar todos os aspectos necessários à análise que permita identificar se não há fornecedores/prestadores de serviço para a solução escolhida, evitando-se assim a contratação de fornecedor que não é capaz de entregar a solução contratada ou a solução que não produz resultados capazes de atender às necessidades que originaram a contratação. Modelo 1: DECLARAÇÃO DE VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO Considerando os elementos obtidos nos estudos preliminares realizados (indicação resumida dos resultados), avalia-se como VIÁVEL a presente contratação. Modelo 2: DECLARAÇÃO DE INVIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO Considerando os elementos obtidos nos estudos preliminares realizados (indicação resumida dos resultados), avalia-se como INVIÁVEL a presente contratação. As recomendações sugeridas pela Equipe de Planejamento para a contratação do 80 objeto pretendido são (indicar, se houver).

Mapa de Risco Anexo IV – IN 05/2017 RISCO – Falta de abrangência da análise de viabilidade da contratação Probabilidade: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Impacto: ( ) Baixa ( X) Média ( ) Alta Id Dano Falta de abrangência da análise de viabilidade da contratação, levando a não considerar todos os aspectos necessários à análise, com consequente não contratação (e. g. , não há fornecedores para a solução escolhida) 1. ou contratação de fornecedor que não é capaz de entregar a solução contratada ou a solução que não produz resultados capazes de atender às necessidades que originaram a contratação. Id Ação Preventiva Responsável COASP elabora lista de verificação (checklist) para servir como base 1. das justificativas expostas na conclusão da análise de viabilidade da Coordenador da CGLPE contratação. Id Ação de Contingência Responsável 1. Equipe de planejamento utiliza-se, pelo menos, uma das questões elencadas no Guia de Boas Práticas em Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação - Riscos e Controles para o Planejamento Equipe de planejamento da contratação da Contratação - versão 1. 0 (p. 122 -124) como base das justificativas expostas na conclusão da análise de viabilidade da contratação. 81

Perguntas 82

Muito Obrigado! Fabiano de Castro fabiano. castro@cgu. gov. br