Simple communications planning to manage a crisis Planification

Simple communications planning to manage a crisis Planification simple des communications pour gérer une crise Isabelle Le. Blanc 06/12/2015

Basic Principles • Definition • Key to success: preparation! • Coordination and decision making • Information destined for the public ØMechanism ØSpokesperson ØMessaging content Principes de base • Définition • Clé du succès : la préparation! • Structure de coordination et de prise de décision • Information destinée au public ØPar quel moyen? ØPorte-parole? ØContenu du/des message/s?

Publics cibles Target audiences • • Elected officials/residents Media Stakeholders Others? ØDistinct key messages ØFrequency of updates ØClear and exact information • • Élus / Résidants Médias Intervenants Autres? Ø Messages clés distincts Ø Fréquence des mises à jour Ø Infos claires et exactes

Challenges • No in-house communications and/or media relations expertise • No tools • No budget Défis • Pas de personnel municipal spécialisé en communications et/ou relations avec les médias • Pas d’outils • Pas de budget

Tips and Tricks • Appoint and train a staff • Develop a crisis comms. plan • Proactive / Reactive • Identify key people and offer training (NBEMO) Trucs et conseils • Nommer et former un employé • Élaborer un plan de comm. en situation de crise • Proactif / Réactif • Identifier les personnes-clés, et offrir une formation (OMUNB)

Crisis Management • Take advantage of social media and website • Designated spokesperson • Key messages (reassuring, precise, clear, honest) Gestion de la crise • Profitez des médias sociaux et de votre site Web • Un porte-parole désigné • Messages clés (rassurants, précis, clairs, honnêtes)

Crisis Management (cont’d) Gestion de la crise (suite) • Make use of a recorded message at City/Town Hall • Adapt and listen • Debrief (lessons learned) • Profitez d’un enregistrement téléphonique à l’hôtel de ville • Adaptez-vous; soyez à l’écoute • Debriefing (retour sur les leçons apprises)

Social Media • Inevitable • Risk: sources aren’t checked • Become THE credible source Médias sociaux • Inévitable • Risque principal : les gens ne vérifient pas la véracité ni la crédibilité des sources • Vous devez devenir LA source fiable.

Social Media Médias sociaux (cont. ) (suite) • Quick, factual, credible and timely messages will limit rumours and ease the panic. • Des messages rapides, factuels, crédibles et opportuns limiteront les rumeurs et la panique.

Mayor/Maire Naheed Nenshi 2013 Calgary Floods / Inondations à Calgary en 2013

Edward Burkhart CEO/PDG MMA (Lac Mégantic 2013)

To remember… • • • Understand the situation Know your audience Teamwork Understand/respect all roles Stick to the facts and key messages – do not speculate! À retenir…. • • Comprennez la situation Connaissez votre public Travaillez en équipe Connaissez et respectez les rôles • Tenez-vous aux faits et aux messages clés – ne spéculez pas!

To remember… (cont. ) • Credible and empathetic spokesperson • Control media requests, strategic follow-ups and be available • Consult partners À retenir…. (suite) • Porte-parole crédible et empathique • Contrôle des demandes médias et suivis stratégiques, puis être disponible • Consultez les partenaires

Questions? Thank you Merci