SIM SDM Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
SIM SDM (Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia) Bani Nurcahya Indra F Alamsyah Arif Setiawan Rizki M Iqbal Ginanjar Ramdhan
Sasaran Target Kualitas keputusan SDM semakin tergantung pada kualitas informasi yang dimiliki dan diperoleh perusahaan
Pengertian Informasi • Informasi adalah kumpulan data-data yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedangkan data adalah fakta, angka-angka, atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan.
Pengertian SIM SDM • Adalah prosedur sistematik untuk pengumpulan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM.
• Sistem Informasi SDM akan efektif apabila mampu menghasilkan keputusan yang sehat. Ini biasanya menggunakan komputer untuk memproses data sehingga mencerminkan aktivitas harian perusahaan.
Rancangan dasar penyediaan informasi • 1. Tepat waktu • 2. Akurat • 3. Ringkas • 4. Relevan • 5. Lengkap
Evolusi Sistem Informasi SDM Tahap pertama: • berorientasi manual • Berbasis pada pribadi SDM dan data ketenagakerjaan, seperti: - pendidikan - Pengalaman - Data Pribadi
Tahap Kedua: • Sistem komputer yang terpisah dan berdiri sendiri • Memperluas file daftar gaji • Menambahkan penilaian data optional: - Kinerja/kualitas - Potensi • Dasar-dasar manajemen pelaporan • Membatasi akses sepanjang organisasi perusahaan.
Tahap ketiga: • Memisahkan sistem komputerisasi telah dimulai untuk menjadi terintegrasi • Kapabilitas kemampuan cakupan dasar berupa kalkulasi SDM yang penting dengan proyeksi yang cukup jelas • Memperluas informasi file, dengan menambah data individu dan data perilaku yang meliputi: - Perhatian - Penilaian sendiri - pilihan pekerjaan • Tersedia secara luas di dalam perusahaan
Tahap Keempat: * Terkomputerisasi dan terintegrasi secara penuh • Kemampuan untuk cakupan kalkulasi SDM dan proyeksi • Penggunaan informasi yang luas secara mikro untuk penggunaan individu, akses online • Memperluas file informasi, dengan mendesain data yang mencerminkan aspek pekerjaan serta tingkah laku seseorang • Sebagai dasar untuk taksiran kebutuhan biaya • Mendukung tindakan untuk rekrutmen SDM
Kegunaan SIM SDM • Sistem Informasi SDM memberikan wahana pengumpulan, peringkasan dan penganalisisan data yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM.
Manfaat-manfaat khusus 1. Memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan saat ini guna mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan 2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan dipromosikan, pensiun, atau diberhentikan 3. Mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dari berbagai pekerjaan guna memastikan apa itu sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku
4. Menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkatan perputaran, pemecatan, ketidak hadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi 5. Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat
6. Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya finansial dari perubahan kompensasi 7. Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan pelatihan selanjutnya
Langkah utama pengolahan informasi 1. Pengumpulan informasi, pengumpulan informasi adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh informasi yang diperlukan. 2. Analisis atau pengolahan informasi, pengolahan atau analisis informasi merupakan langkah yang sangat penting dalam proses ini.
3. Penyimpanan informasi, data yang terkumpul dan diperoleh menjadi informasi perlu disimpan dengan sebaik mungkin. Tujuan penyimpanan dara adalah untuk menjaga, memelihara fisik arsip atau dokumen agar terlindung dari kemungkinan rusak atau hilang. Seperti dikemukakan Sondang P. Siagian: “Penyimpanan informasi penting karena memiliki empat pertimbangan utama, yaitu keamanan, kerahasiaan, biaya penyimpanan dan akses terhadap informasi yang diperlukan.
4. Pengeluaran Informasi, pengeluaran informasi di sini adalah memindahkan dari bagian sistem informasi manajemen ke bagian yang memerlukan informasi terutama para pembuat kebijakan, atau dengan kata lain adalah penelusuran atau penyajian data untuk digunakan oleh setiap orang yang berhak dan perlu mengakses informasi dengan cara yang mudah.
Kriteria Sistem Informasi SDM Guna memastikan bahwa sistem informasi manajemen SDM telah bekerja bagi organisasi, harus memenuhi beberapa kriteria yang melibatkan dua isu kunci, yaitu: 1. Pelatihan para pemakai, dan 2. Mengaitkan strategi dan keputusan
Departemen SDM perlu memastikan bahwa karyawannya dan para pemakainya dilatih secara benar guna memanfaatkan sistem informasi SDM. Langkah kedua, adalah mengaitkan strategi dan keputusan. Bahkan, kendatipun para pemakai mengerti bagaimana menggunakan sistem ini, sistem tidak akan melayani organisasi jika mereka tidak dapat merasakan faedah-faedah dari penggunanya.
Beberapa riset dalam sistem informasi SDM 1. Riset Eksploratori, Sesuai denagn kata eksploratori yang berasal dari kata kerja bahasa inggris “to explore” (menyelidiki), riset eksploratori (exploratory reseanch) berusaha menemukan masalah yang mungkin dihadapi manajer SDM. Riset eksploratori bersifat “meraba-raba” masalah atau peluang SDM perusahaan. Dengan demikian, riset eksploratori merupakan desain riset yang bertujuan utama untuk memperoleh pandangan mendalam dan menyeluruh tentang masalah manajemen SDM yang sebenarnya.
2. Riset Deskriptif, Riset deskriptif berasal dari kata “to describe” (berarti menggambarkan), bertujuan utama menggambarkan sesuatu. Contoh hal yang isa digambarkan dalam riset deskriptif adalah profil SDM, sikap karyawan terhadap pekerjaan, motivasi ekrja, tingkat kepuasan karyawan, aliran komuikasi antarkaryawan, dsb.
3. Riset Kasual, Kata kasual berasal dari kata kerja bahasa inggris “to cause” yang berarti menyeabkan atau memengaruhi. Artinya, riset kasual merupakan riset yang bertujuan utama membuktikan hubungan sebab-akibat atau hubungan memengaruhi and dipegaruhi dari variablevariabel yang diteliti.
Intelijen Informasi dalam SDM • a. Intelijen Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan. • b. Intelijen Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan. • c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
• d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya. • e. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
• f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Sumber-sumber Sistem Informasi SDM 1. Form Lamaran. Sebenarnya setiap perusahaan menggunakan form lamaran sebagai bagian dari proses pengangkatan karyawan. Form lamaran haruslah dirancang selengkap mungkin, guna mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk sistem informasi SDM. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Beberapa perusahaan lebih menyukai form lamaran mereka sederhana, hanya meminta informasi yang membantu mereka memutuskan apakah pelamar marupakan calon yang diinginkan. Setelah si calon diseleksi, dia meminta menyerahkan borang kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan sistem informasi SDM.
2. Evaluasi-evaluasi kinerja. Disebabkan banyaknya informasi yang berubah setiap tahun, kebutuhan-kebutuhan sistem informasi SDM perlu dimutahirkan secara berkala agar berdaya guna. Informasi penting yang harus diinformasikan secara periodik meliputi keahlian-keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini, dan potensi pertumbuhannya. Meskipun informasi ini dapat diperoleh dari form evaluasi kinerja, terdapat beberapa masalah dalam menghimpun dan menyimpan informasi ini. Perusahaan memerlukan informasi yang sahih untuk membuat keputusan perencanaan jangka panjang menyangkut individu.
3. Maklumat perubahan personalia. Karena perubahan data karyawan terjadi sepanjang tahun, jenis informasi ini perlu diperbaharui secara berkala, tidak hanya tahunan. Beberapa perusahaan telah menciptakan borang yang sederhana yang disebut maklumat karyawan (employee change notice), yakni penyelia diminta melengkapi mengirimkannya ke bagian SDM. Di dalam formulir ini, penyelia biasanya hanya menunjukkan perubahan yang terjadi dalam status karyawan, seperti transfer, pemberhentian, promosi, dan peningkatan persyaratan pekerjaan
4. Tindakan-tindakan indisipliner. Informasi yang berkaitan dengan tindakan indisipliner formal juga perlu dimasukkan dalam sistem informasi SDM. Beberapa perusahaan menggunakan form khusus untuk melaporkan informasi ini kepada karyawan, kepada wakil serikat pekerja, dan kepada bagian sumber daya manusia. Pada saat informasi ini diterima oleh departemen SDM, informasi ini dapat ditambahkan ke dalam arsip karyawan.
5. Data daftar gaji. Sistem informasi SDM kadang-kadang berisi riwayat gaji setiap karyawan, termasuk gaji dasar, presentasi kenaikan setiap tahun, setiap bonus dan penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kinerja. Meskipun demikian, beberapa perusahaan lebih menyukai penggunaan form yang berbeda untuk pemberian rekomendasi bagi peningkatan gaji dan bonus. Di dalam perusahaan yang tidak memiliki sistem informasi SDM yang komprehensif, sistem penggajian dapat mewakili titik tolak yang menyenangkan bagi pengembangan sebuah sistem informasi SDM.
Pengelolaan Sumber Informasi • Sumber informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen.
Pengelolaan Sumber Informasi dengan komputer • Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien. • Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang mengarahkan
Siklus Pengembangan Sistem Informasi 1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi. 2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi 3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya. 5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas. 6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
Pertanyaan untuk mengumpulkan Sistem Informasi • Informasi apakah yang dibutuhkan? • Oleh siapa? • Kapan? • Dimana? • Dalam bentuk apa? • Bagaimana cara memperolehnya? • Dari mana asalnya? • Bagaimana cara mengumpulkannya?
Contoh Kasus SIM SDM • Larry Kern menjadi direktur Dole Food Co. Inc, tahun 2001, strategi Kern melibatkan peningkatan kinerja keuangan dengan mengurangi hal yang tidak diperlukan dan memusatkan aktivitas tertentu, termasuk perencanaan suksesi. • Teknologi membantu Dole melakukannya. Banyak sumber informasi SDM memiliki pilihan modul perencanaan. Bagaimanapun, daripada memelihara sistem komputer SDM yang mahal beserta para teknisinya, Dole memutuskan untuk meng-outsorce kegiatan ini.
• Dole mengontrakkan dengan penyedia jasa sistem aplikasi (ASPs) untuk mengerjakan halhal seperti manajemen pembayaran gaji. Untuk manajemen suksesi, Dole memilih software khusus dari Pilat NAI, yang menjalankan software dan menyimpan semua data pada server sendiri untuk pembayaran satu bulan.
• Sistem perencanaan suksesi Pilat mudah digunakan bagi para manajer Dole. Mereka mendapatkan akses untuk program tersebut melalui Web dengan menggunakan password. Mereka mengisi resume on line untuk mereka sendiri, termasuk minat karier, dan mencatat pertimbangan khusus seperti batasan geografis. • Manajer tersebut juga menilai diri mereka sendiri untuk empat kompetensi. Ketika manajer melengkapi masukan perencanaan suksesi mereka, program tersebut secara otomatis mengingatkan atasan manajer tersebut. Sang atasan tersebut kemudian menilai bawahannya dan mengindikasikan apakah orang tersebut harus dipromosikan. • Manajer orang tersebut juga menilai potensi mereka secara keseluruhan. Penilaian dan resume on line ini lalu secara otomatis disampaikan pada kepala divisi dan direktur SDM beberapa divisi. Wakil Direktur senior Dole untuk SDM di Amerika Utara lalu menggunakan informasi ini untuk menciptakan rencana pengembangan karier bagi setiap manajer, termasuk seminar dan program lain.
- Slides: 38