Silvia Van Cauter Stafmedewerker Gezond Werken Vlaams Instituut

Silvia Van Cauter Stafmedewerker Gezond Werken

Vlaams Instituut Gezond Leven ▸ Expertisecentrum en partnerorganisatie van de Vlaamse overheid ▸ Missie: zoveel mogelijk mensen in Vlaanderen helpen om gezond te leven ▸ Hoe? • • Met onderbouwd en onafhankelijk advies Opleidingen Ontwikkelen en implementeren van instrumenten en methodieken Op maat van de betreffende setting of doelgroep ▸ Via ondersteuning van professionelen en beleidsmensen uit eigen en andere sectoren

Waarom gezond vergaderen? We spenderen veel van onze arbeidstijd aan vergaderen. Ongezonde vergaderingen leiden tot productieverlies. Daarom belangrijk om oog te hebben voor de vergadering zelf en de omstandigheden waarin de vergaderingen plaatsvinden. Vandaar ontwikkeling van de Gezond Vergaderen box.

7 thema’s met tips 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Drink water Zorg voor verse lucht Snoep gezond Onderbreek lang stilzitten Voel je goed in je vel Werk efficiënt Beweeg

Tip 1 : Drink water ▸ Per dag drinken we best 1, 5 liter water. Dat zijn 7 glazen. ▸ Tips om meer water te verbruiken • Gebruik grote glazen, dan drink je automatisch meer. • Drink tussen de maaltijden enkel water als je de hele dag vergadert. • Pimp je (bruis)water met groenten, fruit of kruiden. • Breng eventueel je gepimpt (bruis)water mee naar de vergadering • Voorzie de vergadering of vraag voldoende water te voorzien Willen jij en je collega’s weten of je voldoende drinkt? => doe de vochttest op www. gezondheidstest. be

Tip 1 : Drink water Liever iets anders: • Kies voor groene of kruidenthee. Zwarte thee vermijd je best zoveel mogelijk. • Af en toe een kopje koffie mag. Met een beetje halfvolle melk, en zonder suiker. • Een glaasje fruitsap, zelfs versgeperst, drink je best niet elke dag. • Light frisdranken kunnen af en toe, maar beperk ze. • Bied geen frisdranken of sportdranken aan.

Tip 2: Zorg voor verse lucht ▸ Waarom? • Ongezonde lucht beïnvloedt onze gezondheid • Te weinig ventileren en verluchten kan leiden tot verschillende gezondheidsklachten zoals: hoofdpijn, irritatie van de slijmvliezen van de ogen, neus en keel, luchtweginfecties, allergische reacties, verergering van astmaklachten en geurhinder. • Onvoldoende verse lucht vermeerdert aantal bacteriën en virussen • Ideale temperatuur: 20 graden

Tip 2: Zorg voor verse lucht. Aan de slag! ▸ Zijn er ventilatieroosters aanwezig? Verlucht eventueel extra door de ramen en/of deuren van het lokaal korte tijd open te zetten voor en na de vergadering en tijdens de (beweeg)pauze. ▸ Geen ventilatiesysteem of ventilatieroosters? Zorg dan voor een constante stroom van verse lucht door ramen en/of deuren op een kier te zetten. Een raamstopper kan een handig hulpmiddel zijn. ▸ Last van lawaaihinder of constante tocht? Verlucht dan voldoende in de pauze.

Tip 2: Zorg voor verse lucht. Aan de slag! ▸ Is het te koud buiten? Beperk het energieverlies door max. 15 minuten een raam of deur te openen in de pauze. ▸ Is het openen van een raam of deur niet mogelijk? Probeer dan tijdens de pauze even een frisse neus te halen. ▸ Is er een CO 2 -meter aanwezig? De lichtjes van de CO 2 -meter geven aan of er genoeg geventileerd wordt in verhouding tot het aantal aanwezigen.

Tip 3: Snoep gezond Kies voor een gezond tussendoortje en neem dit mee naar de vergadering. Voorzie indien nodig een schilmes, servet of bordje. Dit verlaagt de drempel. ▸ Ideaal tussendoortje: een stuk vers fruit. Ga voor easy to eat: een banaan, mandarijn, appel, druiven en bessen. ▸ Verse groentjes. Denk aan reepjes komkommer, kerstomaatjes, wortels, radijsjes, . . . Je kan ze combineren met humus of guacamole. ▸ Fruitsla of gedroogd fruit. ▸ Een volkoren boterham met mager beleg. ▸ Een mager of halfvol melkproduct of calcium verrijkt sojaproduct, zonder toegevoegde suikers. ▸ Noten. Een handjevol en ongezouten graag! ▸ Toch een koek? Kies dan voor een beschuit, cracker, rijstwafel, droge koek, granen- of peperkoek.

Tip 3: Snoep gezond ▸ Leid jij de vergadering? Moedig dan in je uitnodiging aan om een gezonde snack mee te brengen of voorzie deze zelf. ▸ Voorzie je broodjes: bestel volkoren/meergranenbroodjes met groenten (rauw, gegrild of als spread), peulvruchtenspread: bijvoorbeeld hummus of een resem van niet-plantaardige opties zoals eieren, mozzarella, plattekaas, vis, gebakken kip- of kalkoenfilet. Willen jij en je collega’s weten of je voldoende groenten en fruit eet => doe de groenten- en fruittest op www. gezondheidstest. be

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten Situering: https: //www. youtube. com/watch? v=OKwh. V 7 Qs. SNs

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten Denkoefening: Hoeveel minuten per dag zit de gemiddelde persoon? Hoeveel minuten zit jij gemiddeld per dag? Wisselwerk je?

Hoelang zitten Vlamingen dagelijks stil? 14

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten Waarom zitten niet goed voor je is: Je spieren hoeven niet te werken. Gevolg: je metabole processen verlopen niet zoals het moet. Onder meer je vetafbraak wordt afgeremd, wat kan leiden tot gezondheidsrisico’s. Tip: Om het halfuur rechtstaan en rondstappen is dus de boodschap. Zo komen je spieren in contractie, een zegen voor je lichaam. Ook je mentale gezondheid vaart trouwens wel bij die beweegmomentjes.

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten Tijdens een vergadering kan je: ▸ de vergadering starten met een rechtstaande voorstelling ▸ werkvormen integreren die af en toe rechtstaan vereisen: • Een brainstormsessie met post-its die je ergens op moet plakken. • Een vragenronde waarbij iedereen die akkoord is met een stelling recht kan gaan staan. • Een overleg waarbij degene die aan het woord is, rechtstaat. • Brainstorm in groepjes met rotatie.

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten ▸ vragen of er in de kleine vergaderzalen hoge tafels geplaatst kunnen worden zodat vergaderingen staand plaats kunnen vinden ▸ vragen of er in de grote vergaderzalen hoge tafels geplaatst kunnen worden zodat medewerkers af en toe kunnen rechtstaan de hoge tafel. ▸ tijdens de pauze vragen om even recht te staan of een slide toevoegen aan de presentatie die aanmoedigt om recht te staan ▸ een bewegingstussendoortje koppelen aan de pauze. Willen jij en je collega’s weten of jullie te veel zitten? => doe de bewegingstest op www. gezondheidstest. be

Heupen draaien ©Gezondleven Schouders rollen 360° ©Gezondleven

Tip 5: Voel je goed in je vel Voelen je medewerkers zich goed in hun vel? Dan zorgt dat niet alleen voor een positieve werksfeer, maar ook voor meer creatieve ideeën tijdens vergaderingen. Hoe kan je het mentaal welbevinden van je medewerkers versterken? ▸ Voor de vergadering ▸ Bij de start van de vergadering ▸ Tijdens de vergadering

Voor de vergadering ▸ Neem even de tijd voor je naar een vergadering gaat. Laat taken waarmee je bezig bent even los en neem wat ademruimte. Denk eens na over hoe je gewoonlijk een vergadering binnenstapt. Probeer nu de vergadering ontspannen en rustig binnen te stappen. ▸ Als je binnenkomt, zoek een plaatsje waar je je goed voelt. Neem de tijd om de omgeving in je op te nemen. Luister naar je ademhaling. Merk je collega’s op: hun kleding, houding, . . . en begroet ze. ▸ Wil je je eigen veerkracht versterken? Surf dan naar www. fitinjehoofd. be, doe de veerkracht test en ga aan de slag!

Veerkracht – www. fitinjehoofd. be Vind jezelf oké Praat erover Beweeg Probeer iets nieuws Reken op vrienden Durf nee zeggen Ga ervoor en geniet Durf hulp vragen Gun jezelf rust Hou je hoofd boven water

Bij de start van de vergadering ▸ Gebruik de eerste 10 minuten als sociale starter. Bijvoorbeeld: • Laat alle deelnemers aan de vergadering vertellen wat ze sinds het vorige overleg hebben bereikt en waar ze trots op zijn. Of wie hen afgelopen week erg geholpen heeft bij hun werk en ze dankbaar zijn. • Onbekenden in de vergadering: begin niet alleen met een korte voorstelling van naam, bedrijf en functie maar ook met iets ludieks: favoriete vakantiebestemming, leukste sport, lekkerste gezonde snack, …

Tijdens de vergadering ▸ Complimenteer iemand die een goed idee aanbrengt, hard heeft gewerkt of zich inzet. ▸ Geef aandacht aan iedereen die aanwezig is. Is er iemand stil? Vraag wat hij/zij denkt. ▸ Spreek af dat elke participant aan de vergadering een pauze mag inroepen voor eender welke reden: toiletbezoek, stretching, eten, … Zet een alarm dat na 1015 minuten afgaat en begin de vergadering dan ook meteen terug. ▸ Denk niet alleen probleemgericht, maar ook oplossingsgericht. Wat kunnen we eraan doen? Hoe gaan we ermee om? En wat gaat er wél goed?

Tip 6: Werk efficiënt - voorbereiding ▸ Met een goede voorzitter en een duidelijk doel krik je meteen de effectiviteit van je overleg op. ▸ Bereid de vergadering grondig voor. Neem alle informatie door, noteer vragen en belangrijke aandachtspunten. Zijn er documenten die iedereen dient door te nemen voor de vergadering? Bezorg ze voldoende op tijd aan de deelnemers van het overleg. ▸ Denk na over wie je allemaal wil betrekken bij het overleg en waarom. ▸ Ga na hoe lang de vergadering ongeveer zal duren. Eén uur? Begin de vergadering dan 1 uur voor de lunchpauze, of 1 uur voor het einde van de werkdag. Op die momenten zijn de meesten alert en komen ze sneller to the point.

Werk efficiënt – verwachtingen en afspraken ▸ Leg de agenda vast, bezorg die aan alle participanten en houd je hieraan. ▸ Controleer de vergaderruimte. Werkt alles wat je nodig hebt? De beamer, luidsprekers, . . . Zorg eventueel voor het nodige materiaal voor de medewerkers: papier, pen, flip-over, post its, . . . ▸ Geef de regels van het overleg mee aan je medewerkers i. v. m. smartphonegebruik, e-mails checken, pauzes, . . . ▸ Spreek met iemand af om verslag te nemen van de vergadering. ▸ Begin en eindig de vergadering op het afgesproken tijdstip.

Tip 6: Werk efficiënt - Efficiënte werkvormen ▸ Praat niet meer dan 20 of 25 minuten over hetzelfde onderwerp. Maak telkens een korte samenvatting van wat besproken is. Dat is ook handig voor de collega die verslag neemt. ▸ Ken je medewerkers. Weet je dat bepaalde medewerkers over veel kennis beschikken over een onderwerp? Let erop dat ze ook hun bijdrage leveren of spreek hen hierover aan. ▸ Moet iedereen de ganse vergadering aanwezig zijn? ▸ Als voorzitter van de vergadering houd je best de rode draad vast. Afdwalingen kunnen voorvallen. Weeg de zakelijke voortgang van de vergadering af tegen de behoefte van medewerkers om hun verhaal te doen.

Tip 6: Werk efficiënt - Resultaat ▸ Overloop op het einde van de vergadering de beslissingen die werden genomen, de to do’s, wie ervoor verantwoordelijk is, en tegen wanneer. Bespreek ook hoe je items die nog niet opgelost zijn, zult aanpakken. ▸ Zorg dat iedereen het verslag van de vergadering kan terugvinden. ▸ Je kan op het einde de vergadering eens evalueren. Doe een rondje onder de deelnemers waarin elk een score op 10 geeft voor de vergadering. Welke punten vonden ze goed, welke willen ze verbeterd zien?

Tip 7: Beweeg ▸ Introduceer wandelend vergaderen ▸ Las bewegingstussendoortjes in ▸ Vergadering extern: gebruik een fiets of stap naar de externe locatie ▸ Gebruik zoveel mogelijk de trap ▸ Op gezondleven. be vind je onder thema bewegen meer stretch-, evenwichten krachtoefeningen. Deze kan je uitprinten en ophangen in de vergaderlokalen.

Been zijwaarts ©Gezond Leven Schouders draaien ©Gezond Leven

Welke tip(s) neem je mee na deze vorming?

Gezonde vergaderbox

Materialen ▸ Checklist: een hulpmiddel met praktische tips voor degene die de vergadering organiseert of voorzit, en voor degene die de vergadering klaarzet. ▸ Bladwijzers: voor elke deelnemer aan de vergadering, concrete tips voor een gezondere levensstijl en vergadercultuur. ▸ Stickertjes Gezond vergaderen

Extra materialen: Gezond Vergaderen Box ▸ Aanvullende, praktische tips & tricks per thema ▸ Prioriteitentest ▸ Bekendmakings e-mail ▸ E-mailhandtekening ▸ Persartikel Alle materialen zijn te vinden op https: //www. gezondleven. be/projecten/gezond-vergaderen Ook de materialen van de box zijn hier gratis te downloaden.

Extra materialen: wisselwerken ▸ Aanvullende, praktische tips om te wisselwerken ▸ Affiches, locatiestickers en stickervellen die je kan gebruiken of omhoog hangen ▸ Filmpje en powerpoint die kan je gebruiken tijdens vergaderingen Alle materialen en tips zijn te downloaden en bestellen op www. wisselwerken. be

Promopakket

Bedankt voor uw aandacht!