SIFAC Systme dInformation Financier Analytique et Comptable Modalits
SIFAC Système d’Information Financier Analytique et Comptable Modalités de déploiement de l’application Réunion d’information des composantes et services 06/10/2008
Sommaire 1. 2. 3. 4. 5. Les étapes du déploiement Ø Calendrier général 2008 Ø Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Ø Un nouveau vocabulaire Ø Flux de dépense Ø Flux de recettes La préparation du budget 2009 Ø Modalités du premier budget SIFAC Ø Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Ø Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC Ø La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Ø Calendrier et modules de formation 2
Sommaire 1. 2. 3. 4. 5. Les étapes du déploiement Ø Calendrier général 2008 Ø Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Ø Un nouveau vocabulaire Ø Flux de dépense Ø Flux de recettes La préparation du budget 2009 Ø Modalités du premier budget SIFAC Ø Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Ø Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC Ø La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Ø Calendrier et modules de formation 3
Calendrier général 2008 06 février 4 présentation SIFAC aux composantes mars-mai 4 paramétrages fonctionnels : structures budgétaire et comptable juin-juillet 4 formation des formateurs Rennes 2 septembre - octobre 4 préparation de la reprise de données Nabuco et Harpège 4 modélisation des OTP (conventions) 4 paramétrages et installations techniques 4 tests fonctionnels 4 chargements SIFAC : tiers, budget, marchés, OTP, reprise de soldes et immo. 4 préparation des formations 4 ouverture de SIFAC et formations 4 novembredécembre janvier 2009
Calendrier octobre 2008 – février 2009 29 sept -17 oct 4 Cellules budgétaires 23 oct 4 Commission des Moyens et des Finances 24 oct-7 nov 4 Saisie des budgets dans fichiers. xls SIFAC 7 nov 4 Date limite d’envoi des fichiers xls SIFAC au service financier 25 nov 4 Commission des Moyens et des Finances 26 nov 8 déc 4 Fin des transmissions de mandats au service financier 4 Fin des transmissions de mandats à l’agence comptable 12 déc 4 Conseil d’Administration 5 -9 jan 2009 4 Procédure des charges à payer (factures > 1 000 € TTC) 12 jan 4 Début des formations : dépenses/missions puis recettes 4 Déploiement progressif selon le planning des formations 5
Sommaire 1. 2. 3. 4. 5. Les étapes du déploiement Ø Calendrier général 2008 Ø Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Ø Un nouveau vocabulaire Ø Flux de dépense Ø Flux de recettes La préparation du budget 2009 Ø Modalités du premier budget SIFAC Ø Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Ø Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC Ø La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Ø Calendrier et modules de formation 6
Un nouveau vocabulaire Dans NABUCO Dans SIFAC Des UB « hors SAIC » , 1 UB SAIC (SACD) 2 Sociétés : Rennes 2 et SAIC Structure budgétaire : UB. ex : 901 CR. ex : B 1 Structure budgétaire : Centres financiers (CF). ex : 901 ou 901 B 1 Destination Domaine fonctionnel Imputation des recettes et des dépenses sur des CR Imputation des recettes sur des Centres de profit (CP), imputation des dépenses sur des Centres de coût (CC). Chaque CP et CC est rattaché à 1 CF Clefs CSA (seuils des marchés) Groupes de marchandises OTP : Organigrammes Techniques de Projet (gestion des conventions, contrats…) Programmes de Financement (PFI) : 7 enveloppes budgétaires des OTP
L’enregistrement des recettes et dépenses Centre financier : porte le budget et les contrôles budgétaires Centre de coûts : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique Centre de profits : collecteur de recettes 8
Un flux de dépense modernisé Dans NABUCO Dans SIFAC Édition des mandats (papier) Suppression du mandat papier. Le bordereau de mandat est remplacé par une liste de factures L’attestation de service fait n’impacte pas la comptabilité : L’attestation de service fait impacte la comptabilité : Impact • Entrée marchandise Service fait • Prestation de service Pas d’imputation par secteur mixte • Travaux de TVA budgétaire, • Entrée comptable Service fait marchandise et • Prestation de analytique service Imputation par secteur mixte de • Travaux TVA Imputation analytique Détermination automatique de données (ex : comptes budgétaires et comptables déterminés par le groupe de marchandises) 9
Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC (rappel du 6 fév 2008) 4 NABUCO Comptabl e Ordonnateur Engagemen t Engagement provisionnel juridique – Bon de ou commande spécifique Annuel (optionnel) Réservation de crédits 4 SIFAC Visa ordonnateur et mise Liquidation, mandatement sous bordereau Impact budgétaire Liquidation Service fait Impact comptable Comptabl e Ordonnateur Engagemen t Engagement provisionnel juridique – Bon de ou Pluriannuel commande Annuel (conventions spécifique …) (optionnel) Réservation de crédits Visa et paiement Liquidation Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Impact budgétaire, comptable et analytique 10 Visa ordonnateur Visa et paiement Impact comptable complémentai re
La saisie d’un engagement ou bon de commande Principales informations à renseigner dans NABUCO Principales informations à renseigner dans SIFAC UB, CR Centre de Coût (CC). Le CC « dérive » le Centre financier sur lequel les crédits seront consommés Rubrique budgétaire (compte budgétaire) Groupe de marchandise (ex : 15. 02 papiers et cartons). Le groupe de marchandise « dérive » le compte budgétaire Destination Domaine fonctionnel Code TVA Division, code TVA Fonds : origine des fonds (valeur unique pour toute dépense) Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention … 11
Les centres de coût (1/2) 12
Les centres de coût (2/2) 13
Un flux de recette modernisé Dans NABUCO Dans SIFAC Contrats : création hors Nabuco Contrats : document de facturation des factures (formats Excel, SIFAC (modèle unique) Word…). Enregistrement et émission des Pas d’émission de titres de recettes (papier) par le Pour les contrats : Service financier 1) Enregistrement d’une « pré-facture » par les composantes 2) Visa et complément d’enregistrement par le Service financier 14
Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC (rappel du 6 fév 2008) 4 NABUCO Composante Contrat, convention, notification Comptabl e Mise sous Prise en Encaissem Création du bordereaux de charge Visa ent titre de recettes titres ordonnateur comptable (contrats) Impact comptabl budgétaire. Bordereaux, titres, justificatifs e Demande de virement (subvention) Justificatifs Création et émission de la facture (hors Nabuco) 4 SIFAC Composante Contrat, convention, notification Composante Service financier Document de facturation Document de vente (contrat, convention) Préfacture (remplace facture Excel) Enregistremen t complet Justificatifs Comptabl e Composante Service financier Visa ordonnateur (contrats) Prise en charge comptable Liste des factures, justificatifs Demande de virement 15 (subvention) Émission des factures (contrats) Impact budgétaire, comptable et analytique Encaisseme nt
La saisie d’une commande client (recette) Principales informations à renseigner dans NABUCO Principales informations à renseigner dans SIFAC UB, CR Centre de Profit (CP) Rubrique budgétaire (compte budgétaire) Article générique Destination (RE) Domaine fonctionnel (RE) Code TVA Domaine d’activité (lucrativité), code TVA Fonds : origine des fonds (ANR, Ministère…) Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention … 16
Les conventions, contrats et opérations pluriannuelles Dans NABUCO Module convention non activé Dans SIFAC Activation du module convention Gestion des opérations possible en Gestion des opérations par la utilisant les destinations fonction « Organigramme Technique de Projet » (OTP) pour le suivi des conventions, contrats, opérations de travaux. Suivi annuel ou pluriannuel. 17
Les impacts organisationnels Nouveauté SIFAC Impact organisationnel Nouveaux flux de recettes et dépenses = nouvelles tâches pour l’ensembles des acteurs (ordonnateurs et agence comptable) Rôles de chacun à définir pour chaque flux en s’appuyant sur les propositions du comité de pilotage SIFAC 4 Outil nécessitant une compétence métier solide 4 Outil plus complexe que Nabuco dans son utilisation 4 Nouvelle fonctionnalité : OTP 4 Opérations avec impacts en cascade (ex : service fait) 4 Recentrages de la fonction financière dans les composantes? 4 Attribution soignée des autorisations aux utilisateurs 18
Sommaire 1. 2. 3. 4. 5. Les étapes du déploiement Ø Calendrier général 2008 Ø Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Ø Un nouveau vocabulaire Ø Flux de dépense Ø Flux de recettes La préparation du budget 2009 Ø Modalités du premier budget SIFAC Ø Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Ø Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC Ø La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Ø Calendrier et modules de formation 19
Procédure budgétaire Services financiers. 24 oct Composantes, CF niveau 3. 24 oct-7 nov Service financier À partir du 12 déc 4 Envoi des fichiers xls aux composantes pour la saisie des budgets des CF de niveau 3 (ex CR). (fichiers spécifiques SIFAC) 4 Saisie des budgets dans les fichiers xls. 1 fichier par CF niveau 3 4 Transmission au Service financier 4 Contrôles, ajustements éventuels 4 Injection des données des fichiers dans SIFAC 20
Fichier de saisie du budget des CF niveau 3 Zones grisées à ne pas modifier Les fichiers de saisie de budget seront envoyés le 24 octobre aux composantes, avec une notice explicative. 21
Sommaire 1. 2. 3. 4. 5. Les étapes du déploiement Ø Calendrier général 2008 Ø Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Ø Un nouveau vocabulaire Ø Flux de dépense Ø Flux de recettes La préparation du budget 2009 Ø Modalités du premier budget SIFAC Ø Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Ø Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC Ø La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Ø Calendrier et modules de formation 22
LES ROLES SIFAC Métiers SIFAC : ensemble de rôles simples (exemple : consultation budget) Un rôle simple donne accès à une ou plusieurs transactions Rôle simple Rôle composite Dérivation Rôles dérivés Les centres financiers accessibles sont attribués au différents métiers FB 01 Affectation 901 Les gestionnaires ont un rôle qui permet de réaliser les transaction d’un métier sur un ou plusieurs centre financier 23 B 8
LES METIERS SIFAC Métiers SIFAC 1 Superviseur 2 Chef services Financiers 3 Services Financiers 4 Agent Comptable 5 Service agence comptable 6 Cellule Pilotage 7 Service marchés 8 engagement commande validation service Fait 9 interface PAIE (ASTRE , PAY-KX) 10 Responsable UB et RA 11 Reporting (consultation) 12 Rôle technique (saisie des rôles) 13 AMUE 14 Gestion des OTP 24
LA DEMARCHE D’ATTRIBUTION DES ROLES Utilisateur Métiers SIFAC 450 901 B 8 900 1 AGCOMPTA 4 ALIX_J 8 AMAUCE_S - 8 ARIDON_H 2 AUDROI_G 8 BAILLE_R 8 BARBET_C 8 BARBIE_H 8 BARON_P 8 BASLE_C 4 BEAUME_G 11 1 1 25 1 957 1 1 1 1 1
LA DEMARCHE D’ATTRIBUTION DES ROLES Transmission aux composantes de la matrice de leur service et du descriptif métier Ajout et/ou suppression des agents, Attribution des métiers type SIFAC et des centre financiers autorisés Retour vers le comité de pilotage SIFAC pour validation et intégration dans SIFAC 26
Sommaire 1. 2. 3. 4. 5. Les étapes du déploiement Ø Calendrier général 2008 Ø Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Ø Un nouveau vocabulaire Ø Flux de dépense Ø Flux de recettes La préparation du budget 2009 Ø Modalités du premier budget SIFAC Ø Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Ø Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC Ø La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Ø Calendrier et modules de formation 27
Formations (travail en cours) 12/01/2009 Modules prévus Formateurs 4 Début des formations (dépenses-missions) 4 Déploiement progressif 4 Notions de base, référentiels (env. 1 j) 4 Dépenses-missions (env. 3 j) 4 Recettes (env. 2 j) 4 Budget (env. 2 j) 4 Conventions (OTP) (env. 2 j) 4 Service financier, agence comptable, service achats-marchés, contrôle de gestion, gestionnaire d’UFR 28
Contacts Comité de pilotage (formation restreinte) Diffusion des messages aux composantes Information, d’assistance 4 Service financier : H. Aridon, C. Baslé 4 Agence comptable : A. Laot 4 Service achats-marchés : C. Le Gendre 4 CRI : S. Meunier 4 Contrôle de gestion : G. de Marcillac 4 Liste de diffusion : sifac-r 2 4 sifac-assistance@uhb. fr 29
Merci de votre attention Vos questions …
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