Sharepoint Records Management Interne Lsung oder als Ergnzung

Sharepoint & Records Management Interne Lösung oder als Ergänzung November 23, 2020

Agenda + Sharepoint vs. Klassisches Records Management + Sharepoint Records Center vs. Externer Records Management Lösung + Records Management Integration mit SAPERION Suite + SAPERION ECM Compliance Suite & Web Content Archivierung + Wie werden die 8 Grundprinzipien von GARP abgebildet + Records Management: einfach & intuitiv Records Management Fachtag 2012 2

Sharepoint vs. Klassisches Records Management 3

Share. Point – Schwächen- und Stärkenprofil Quelle: Dr. Joachim Hartmann DOK 2/2012 Records Management Fachtag 2012 4

Microsoft Share. Point Server 2010 leistungsfähige Plattform zum kollaborativen Arbeiten an Informationen mit Basisfunktionen für Dokumentenmanagement, Web Content Management und Formularmanagement, mit Add-ons für Business Intelligence, Suche und Collaboration Informationen sicher mit anderen teilen (Sites), + Effektive Zusammenarbeit (Communities), + Inhalte über den gesamten Lebenszyklus verwalten (Content), + Informationen und Personen zuverlässiger suchen und finden (Search), + Entscheidungen auf Basis relevanter Informationen treffen (Insights), + Dynamische Geschäftsanwendungen einfach bereitstellen (Composites) Aber: + Wie ist sichergestellt, dass Prozessabläufe und Protokolle nachvollziehbar (und revisionssicher) archiviert sind? + denn: Microsoft Share. Point fehlen entsprechende Funktionen und damit Zertifikate zur Bestätigung von Compliance-Anforderungen. Records Management Fachtag 2012 5

Aber… + ungelöste Herausforderungen von Share. Point-Installationen + Compliance (Archivierung und Records Management) + Governance + Integrationen in 3 rd Party Repositories und Applikationen Aiim Industry Watch, State of the ECM Industry 2011 Records Management Fachtag 2012 6

Vorteile klassisches Records Management + Erhöhte Sicherheitsaspekte + Zugriffsberechtigung, etc. + Verbesserte Workflow-Funktionalität + Elektronische Akten + Virtuelle Aktenstrukturen + Share. Point nur Filestruktur + Erfassung + Kein eigener Scan. Client + Archivieren von externem Content + e. Mail, ERP-Belege, etc. Records Management Fachtag 2012 7

Sharepoint Records Center vs. Externer Records Management Lösung 8

Business Challenges Business Anforderungen Management Kollaboration + Optimierung des Informations- und Wissensaustauschs + Flexibilisierung der Team-Bildung + Förderung des Presence Awareness/Instant Messaging + Online Meetings, Video Conferencing + Virtuelle Whiteboards + Sicherstellung der Compliance + Records Management (e. Akte und Retention) Complianc e Anforderungen Rechtskonformität + Sicherstellung von Auffindbarkeit und Wiederherstellung + Einhaltung des Datenschutzes und Schutz vor Verlust + rechtskonforme Archivierung auf Basis von Aufbewahrungsrichtlinien (Revisionssicherheit) + Nachvollziehbarkeit von Prozessen Records Management Fachtag 2012 IT Anforderungen Ressourcen + Hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit bieten + Performance des Share. Point Servers sicherstellen + Ganzheitliche Informationsstrategie + Digitale Poststelle, E-Mail Archivierung, ERP-Daten + Technische Sicherstellung der Compliance-Anforderungen + Revisionssichere Archivierung + Zugriffbeschränkung durch Administratoren Business Anforderungen Anwender Komfort + Gewohnte Anwendungsoberfläche + Verfügbarkeit von Daten aus anderen Anwendungen + Schnelle Systeme 9

Externe Records Management Lösungen bieten … + Aufbewahrungsfristen + Bis auf Content-Ebene + Vernichtung + Automatisierung + Rechtssperre + Beweiswertsicherung von qualifiziert signierten Dokumenten + LTANS / ERS-konformen Archivierung + Nachsignierung + Typische DE-Thema Records Management Fachtag 2012 10

Records Management Integration mit SAPERION Suite 11

Die ganzheitliche Informationsstrategie von SAPERION Records Management Fachtag 2012 12

SAPERION ECM Compliance Suite for Share. Point Lösungen und typische Anwendungen Beliebige Lösungen für: Personalakten Kundenakten Projektakten Vertriebsportale Projektmanagement Beschaffungsmanagement Rechnungsverabeitung Records Management Fachtag 2012 13

Funktionen der SAPERION ECM Compliance Suite + Policy Management durch Records Manager + Einordnung der Dokumenten-Lebenszyklen in befristete und unbefristete Aufbewahrung (Fixed bzw. Event-based Retention) + Nachträgliche Terminanpassungen und –änderungen + e. Discovery und Löschsperrung im Falle eines Rechtsstreits + Automatisierte Löschung und Vernichtung + Audit-Trail mittels Eintrag in Protokolltabellen + Verwaltung auch von Papier-basierenden Dokumenten Records Management Fachtag 2012 14

SAPERION ECM Compliance Suite for Share. Point Herausforderung SAPERION ECM Compliance Suite Allgemeine Herausforderungen + Im Standard fehlende Revisionssicherheit + Aufwändige Prozessgestaltung + Informationssilos im Unternehmen: Anwender finden Informationen nicht Einsparungspotentiale im Unternehmen + Vervollständigung des Microsoft Sharepoint Servers um revisionssicheres SAPERION ECM + Einbindung vom Systemübergreifenden SAPERION Workflow im Sharepoint Server + Anbindung an MS Enterprise Search + Plattformübergreifende Zentralisierung von Unternehmensinformationen Probleme in der IT + Starke Belastung des SQL Servers + Starke Abhängigkeit von Microsoft Benefits in der IT + Entlastung des SQL Servers + Höhere Performance der Share. Point Servers + Ungebundenheit durch das plattformunabhängige SAPERION mit offenen Standards (JCR) + Microsoft bleibt gewohntes User-Frontend, SAPERION ist flexibles Backend Records Management Fachtag 2012 15

Lösungen und typische Anwendungen SAPERION unterstützt Ihr Schriftgutmanagement umfassend + Einhaltung von Regularien + Inklusive Papierakten (Hybrid) + Geordnetes Aufräumen + Gerüstet für Rechtsstreits Records Management Fachtag 2012 16

Benefits + Einhaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten + Differenziertes Zugriffsmanagement für Dokumente und ihre Metadaten zur Sicherung vor unerlaubten Zugriffen/Vernichtung + Zusätzlicher Löschschutz für Dokumente, die für Rechtsstreit relevant werden + Einfache projektspezifische Verwaltung von Papierdokumenten + Vermeidung von Prozesskosten durch jederzeit auffindbare relevante Dokumente Records Management Fachtag 2012 17

SAPERION ECM Compliance Suite & WCA Archivieren von Internet-Inhalten powered by 18

Cases im Bereich der ergänzende Share. Point-Archivierung «Weg-Archivieren» von Projekten + Ganze Projekt-Spaces ins Archiv ablegen + In Share. Point das Projekt als Link hinterlegen Archivieren dynamischen Content + Blogs, Change Requests, Incident Management, Charts Interne Tabellen, Listen, etc Windows Foundation Classes + Archivierung ohne "offizielle" Archivschnittstelle Share. Point Workflow-Steps + Welche Ansicht hat der Mitarbeiter auf dem Bildschirm gehabt und was hat er im Prozess ausgewählt » Details dazu im Referat der Firma qumram Records Management Fachtag 2012 19

Archivieren von Content aus Microsoft Share. Point MICROSOFT SHAREPOINT SAPERION ECM SUITE Portal System Archiv-System SAPERION ECM Compliance Suite for Microsoft Share. Point SAPERION ECM Web Content Archiv Records Management Fachtag 2012 20

Integration Web-Browser des Anwenders Internet Firewall & Reverse Proxy Web-Browser mit Time Machine Ze itg es teu ert e. A ufz eic hn un g 3 2 1. Lückenlose Aufzeichnung | qumram. Interceptor Jede Änderung wird automatisiert aufgezeichnet. Einsatz bei Sicherstellung einer vollständigen Nachweisbarkeit, Beweissicherung oder personalisierten Inhalten. Lückenlose Aufzeichnung 1 2. Zeitgesteuerte Aufzeichnung | qumram. Grabber Das Besucherverhalten wird simuliert. Kommt zum Einsatz wenn eine lückenlose Aufzeichnung nicht gefordert ist, z. B. Historische Archivierung, Social Media Capturing Datenbanken, Datei-Ablage, . . . Ablage 3. Web-Browser mit Time Machine | qumram. Discovery Die archivierten Webseiten können durch berechtige Personen im Original in einem Standard-Webbrowser durchsucht werden (Funktionen: Browsen, Inhalts. Suche, Zeitsuche). Rechtssichere Ablage Records Management Fachtag 2012 21

Social media Policy monitoring | Anwendung Zweck I: Nachvollzug des Mitarbeiterverhalten auf Social Media Plattformen Zweck II: Nachvollziehen was auf Social Media Plattformen stand (auch wenn Inhalt gelöscht oder nicht mehr verfügbar) Records Management Fachtag 2012 22

Vorteile dieser Lösung + Archivieren von Dokumenten und Portal-Informationen (HTML) + Durchgängige Unterstützung der firmenweiten ECM-Strategie + Auslagern von nicht benötigten Inhalten + Schlankeres Share. Point + Technologie-neutrale Ablage von Inhalten + Entlastung der Produktivsystem und zur Erhaltung von Inhalten (ohne diese zu migrieren oder die alte Betriebsinfrastruktur am Leben zu halten) + Entlastung der Sharepoint-Infrastruktur: "abgeschlossene" Sharepoints können einfach in ein beliebiges Speicher-System (auch SQL DB) ausgelagert werden, ohne dass dabei Informationen oder sogar auch Funktionalität verloren ginge. Die produktive Sharepoint-Umgebung kann dadurch sehr schön entschlackt werden und es geht trotzdem nichts verloren. Das Ganze geht sogar noch weiter: das Informations-Retrieval und damit auch e. Discovery kann massiv vereinfacht werden, egal, um welchen Content-Typ es sich handelt (Dokumente, HTML-Seiten). + Vereinfachung von Migrationen: bei Migrationen einer Sharepoint-Infrastruktur (z. B. MOSS 2007 auf Sharepoint 2010) können "abgeschlossene" Sharepoint einfach archiviert werden, und brauchen nicht auf den neuen Release migriert werden. Die alte Infrastruktur kann trotzdem abgeschaltet werden, ohne dass Informationen oder Funktionalität verloren geht. 
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Wir werden die 8 Grundprizipien von GARP abgebildet? SAPERION ECM Compliance Suite November 23, 2020

GARP & SAPERION | Prinzipien 1 - 4 GARP Prinzip SAPERION ECM Compliance Suite + Verantwortlichkeit + Ausgefeiltes Rollenkonzept + Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt + Integrität + Jede Änderung ergibt neue Revision + Jede Äderung wird überwacht + Sicherung + Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt + Keine unautorisierte Zugriffe möglich + Compliance + 4 -Augen-Prinzip möglich + Kontrollierte Prozesse (mit Aufzeichnung) + Auditierbarkeit Records Management Fachtag 2012 25

GARP & SAPERION | Prinzipien 5 - 8 GARP Prinzip SAPERION ECM Compliance Suite + Verfügbarkeit + + + Aufbewahrung + Records-Management-Option steuert Fristen + Rechtsstreitsperrung + Entsorgung + Rechtsstreitsperrung + Automatisiertes Löschen gem. RMOption + Transparenz + Protokollierung sämtlicher Events + Workflow-Protokollierung Records Management Fachtag 2012 Hochverfügbarkeit Standby Offline Spiegelung 26

Records Management | einfach & intuitiv SAPERION ECM Compliance Suite November 23, 2020

Records Management | einfach & intuitiv + Fokus der Mitarbeiter auf Kernkompetenzen + Compliance als "Hintergrundprozess « + Mitarbeiter muss sich nicht darum kümmern + Ganzheitliche Informationsstrategie 28

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Für Ihre Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung Markus Imgrüth Pre. Sales Consultant | SAPERION (Schweiz) AG mail fon mobile markus. imgrueth@saperion. com +41 44 735 46 00 +41 78 624 00 50 30