Share Point ECM eine Gesamtstrategie Dr Joachim Hartmann

Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO Stuttgart, 24. 10. 2012 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Postfach 20 25 55 20218 Hamburg www. PROJECT-CONSULT. com © PROJECT CONSULT 2012

Share. Point & ECM – eine Gesamt-Strategie … in 20 Minuten … ■ Die Rolle von Share. Point im ECM-Markt ■ ECM-Strategie mit Share. Point ■ Abgrenzungsthemen Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 2

Ist Share. Point ECM? MS Share. Point 2010 PROJECT CONSULT Einordnung in ECM Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 3

Marktanteile ECM Der ECM-Markt ? Nischenanbieter? Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Microsoft Anbieter von ECM-Basistechnologie? Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 4

ECM traditionell MANAGE Collab DM STORE CAPTURE WCM DELIVER WF/ BPM RM PRESERVE Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 5

Herausforderungen beim Einsatz von Share. Point MANAGE / STORE Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassifizierung, Signaturen, Verschlüsselung, Formularerkennung CAPTURE Search, Retreival, Enterprise Search, Check-In/Check-Out, , Office, Versionsmanagement, Records Management, Elektronische Akten, E-Mail Management, Fileablagen, Web Content Management Kategorisierung Digital Asset Management, CAD-Verwaltung, PDM, Signaturen, Verschlüsselung Digital Rights One Vendor-Strategie ? Outputmanagement, Multi-Channel. Distribution, Web Publishing, Signaturen, Verschlüsselung DELIVER PRESERVE Langfristaufbewahrung, Speichermanagement, Schnittstellen, Formate, Speichermedien, Migration Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann ECM-Komponenten von unterschiedlichen Herstellern ! DMS EXPO 2012 6

Die Lösung: ECM-Strategie Basis-Strategie für ECM • Ziele des Einsatzes von ECM • Rahmenbedingungen • rechtlich und regulativ • IT-Architektur und IT-Strategie • Standorte • Bestandsaufnahme aller vorhandenen ECM-Systeme • Business Blue Print • • Einsatzszenarien IST, kurz- und mittelfristig Archivstrategie Berechtigungskonzept Zugriffsmodelle Schwachstellenanalyse/nicht abgedeckte Bereiche Bewertung: Wirtschaftlichkeit Bewertung: Risiko Bebauungsplan • • Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Ziel-Portfolio mit vorhandenen Komponenten und neuen Komponenten Festlegung der Szenarien und Abläufe Migrationskonzept Road Map Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 7

Die Lösung: ECM-Strategie Periodische Überarbeitung und Anpassung der ECM-Strategie Periodische Anpassungen der Architektur und der Abläufe an • Geänderte rechtliche und regulative Rahmenbedingungen • Änderungen der IT-Strategie • Neuen oder geänderten fachlichen Anforderungen Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 8

ECM-Strategie mit Share. Point Einsatzszenarien für Share. Point-Einsatz Kollaboration Dokumentenmanagement Records Management Integration von Social Content Portal Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann Zielsetzungen Verbesserung des Arbeitsumfelds Bereitstellung von Team Rooms Sicherstellung Arbeit in Teams Vereinheitlichung im Umgang mit Dokumenten Sicherstellung von Corporate Governance und Compliance Publizieren von Inhalten Informationsplattform sichere Kommunikation mit sozialen Netzwerken DMS EXPO 2012 9

Share. Point und ECM: Varianten Share. Point als primäre Benutzeroberfläche und Repository für alle ECM-Anwendungen Primäre Benutzeroberfläche, Klassische ECM-Landschaft Share. Point und ECM-Systeme parallel, Portal für Dokumente, Kollaboration Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 10

Share. Point und Archivierung Share. Point Outlook Office SAP … Share. Point SP 4 Archive Metadata Index Database Archive Management Archivserver Archiv-Konnektoren Archiv-Infrastruktur Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 11

Share. Point und Archivierung – weitere Themen Archivierungsstrategie mit Share. Point ■ Zeitpunkt der Archivierung im Ablauf der Bearbeitung? ■ Archivierung ab welchem Fertigstellungsgrad? ■ Übergabe an die Archivierung automatisiert, teilautomatisiert oder manuell? ■ Sollen archivierte Dokumente noch zusätzlich als Kopien in Share. Point gehalten werden? ■ … Archivierungsfragen in Zusammenhang mit Share. Point sind immer individuell zu klären. Eine einheitliche Archivierungsstrategie kann hier nicht vorgegeben werden. Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 12

Share. Point und andere ECM-Systeme ECM-Strategie mit Share. Point ■ Koexistenz von Share. Point und anderen ECM-Systemen ist möglich und in vielen Fällen fast zwingend ■ Häufige Überschneidungen: Dokumentenverwaltung, Metadaten, Suche, Dokumentfunktionen wie Versionskontrolle, Aktenverwaltung bzw. Records Management, Kollaboration, Web-Interface, Retention Policies. ■ Vor- und Nachteile jeweils in Szenarien abwägen, siehe ECMStrategie ■ Share. Point ist wegen der Unterstützung von CMIS (Content Management Interoperability Services) besonders gut geeignet, mit verschiedenen ECM-Systemen zusammenzuarbeiten! Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 13

Schlussbemerkung Der Stellenwert von ECM in der IT-Gesamtstrategie ■ Koexistenz von Share. Point und anderen ECM-Systemen ist möglich ■ ECM ist nicht nur ein Kostenfaktor zur Unterstützung von Back Office. Prozessen ■ ECM-Komponenten sind wichtige Rationalisierungsinstrumente in produktiven Prozessen und in der Verwaltung. ■ Eine „ECM-Strategie„ liefert deshalb mehr Nutzen als die Einsparungen bei Investitionen in ECM ■ Die heutigen nationalen und internationalen Anforderungen bei Governance, IT-Compliance und Risikomanagement sind kaum ohne ECM-Lösungen zu beherrschen Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 14

Schlussbemerkung Die Unternehmensstrategie ist die Kunst, das Unternehmen zum Erfolg zu führen. ECM trägt einen wichtigen Teil hierzu bei. Eine ECM-Strategie muss deshalb nicht als Selbstzweck, sondern als Baustein der Unternehmensstrategie gesehen werden. Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 15

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H PROJECT CONSULT ist spezialisiert auf die Beratung zu modernen Informationssystemen und deren organisatorischer Einführung. Share. Point & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO 2012 16

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