Setkn Kontroln komise BD Svat Jn Kuim s

Setkání Kontrolní komise BD Svatý Ján, Kuřim s domovními důvěrníky 1. červn a 2 016 , Baba Ca fé Kuřim

Důvod setkání • Snaha o informování domovních důvěrníků a dalších členů družstva o činnosti kontrolní komise. • Výměna informací o praktickém fungování a hospodaření družstva. • Získání podnětů pro další práci kontrolní komise a případnou aktualizaci dokumentů družstva (zejm. Pravidel hospodaření).

Program • Informace o činnosti stávající kontrolní komise. • Diskuse o způsobu hospodaření a fungování družstva – pohled domovních důvěrníků. • Náměty KK k diskusi na nadcházející členské schůzi družstva. • Různé.

Kontrolní komise • Zvolena na náhradní členské schůzi družstva dne 29. 6. 2015 ve složení: • Mgr. Renata Ježková – předsedkyně (Hojerova 1469) • Šárka Tesaříková – členka (Hojerova 1469) • Ph. Dr. Libor Frank, Ph. D. – člen (Metelkova 1493)

Činnost kontrolní komise • Kontrolní komise se sešla v termínech: • 3. 8. 2015, 7. 9. 2015, 12. 10. 2015, 2. 11. 2015, 30. 11. 2015, 22. 2. 2016, 14. 3. 2016, 13. 5. 2016. • Z každého jednání byl zpracován zápis (ve dvou vyhotoveních), který je archivován u předsedkyně komise a je vždy proti podpisu předáván předsedovi představenstva s žádostí o zveřejnění na internetových stránkách družstva. Přes písemné žádosti i opakovaný ústní příslib tak dosud nebylo učiněno a členové družstva nejsou informování o náplni činnosti kontrolní komise. • Veškeré zápisy jsou k dispozici také v elektronické podobě – v případě zájmu je možné je rozesílat domovním důvěrníkům.

Činnost kontrolní komise • Kontrolní komise se aktivně ujala své role a svoji činnost zaměřila zejm. do oblasti kontroly hospodaření a fungování družstva v souladu s platnými Stanovami a Pravidly hospodaření. • Cca od září 2015 usiluje o získání přehledu o hospodaření družstva, zatím však nebyly komisi zpřístupněny všechny potřebné, písemně i osobně požadované, dokumenty. Stávající dostupné informace indikují nedodržování platných norem družstva a oblast hospodaření není dostatečně transparentní. • Kontrolní komise se snaží o komunikaci s představenstvem družstva, která však není z pohledu komise dostatečně pružná a nereaguje na konkrétní podněty a požadavky.

Činnost kontrolní komise • Kontrolní komisi byly zpřístupněny dokumenty za roky 2012 a 2013, zejména faktury a finanční doklady, ve kterých identifikovala zejména následující nedostatky: • Chybí smlouva nebo objednávka specifikující objem a cenu služeb • Chybí podpis objednavatele nebo je nahrazen podpisem správce (oprávněn je pouze předseda představenstva, u smluv nad 50 000, - Kč je nutný podpis dvou členů představenstva) • Chybí předávací protokol či doklad o uskutečnění plnění ze strany dodavatele • Chybí zdůvodnění vyšší proplacené částky než bylo uvedeno v objednávce • (Seznam za roky 2012 a 2013 je k dispozici k nahlédnutí. )

Činnost kontrolní komise • Kontrolní komise se domnívá, že je nutné iniciovat diskusi a přijetí vhodných opatření, které povedou k: • 1) zavedení transparentnějšího a písemně doložitelného procesu pořizování majetku a služeb, • 2) pravidelné, včasné a úplné kontrole procesu ze strany domovních důvěrníků, kontrolní komise a řadových členů družstva, • 3) ochraně představenstva a správce družstva před možnými důsledky nedodržení legislativních předpisů týkajících se nakládání s majetkem BD, • 4) důslednému naplňování schválených Stanov a Pravidel hospodaření Bytového družstva Sv. Ján Kuřim, družstva.

Proces pořizování služeb a majetku • Klíčovými dokumenty v oblasti řízení a kontroly procesu pořizování služeb a majetku jsou Stanovy a zejména Pravidla hospodaření. • Proces však není v těchto dokumentech, dle názoru kontrolní komise, dostatečně jasně popsán a v některých klíčových částech není popsán vůbec (např. předání díla, vypořádání apod. ) – viz „plachta A 3“. • Kontrolní komise nemá dostatečné informace a uvítá názory, praktické zkušenosti a návrhy, které mohou proces zpřehlednit, sjednotit a zjednodušit. • JAK REÁLNĚ PROBÍHÁ PROCES – JAKÉ JSOU ZKUŠENOSTI A DOPORUČENÍ DOMOVNÍCH DŮVĚRNÍKŮ?

Náměty kontrolní komise pro členskou schůzi • Kontrolní komise se chce na členské schůzi předložit k diskusi a rozhodnutí členům družstva následující návrhy: • 1) provést hloubkový a nezávislý audit hospodaření družstva od roku 2012 do současnosti firmou vybranou kontrolní komisí nebo na návrh členů družstva a zveřejnit jeho výsledky • 2) pověřit kontrolní komisi zpracovat a předložit členské schůzi ve spolupráci s domovními důvěrníky a představenstvem družstva novelizovaná Pravidla hospodaření družstva a dalších opatření ještě v průběhu roku 2016. (Úprava by se měla týkat zejména procesu pořizování majetku a služeb v hodnotě nad 25 000, - Kč nebo 50 000, - Kč)

Náměty kontrolní komise pro členskou schůzi • Kontrolní komise se domnívá, že některá opatřená je možné realizovat snadno a rychle a mohou zlepšit informovanost domovních důvěrníků i ostatních členů družstva. KK navrhuje: • 1) zavázat správce družstva zajištěním pravidelného informování členů družstva o dění v družstvu a aktivitách orgánů družstva prostřednictvím internetových stránek a to bez zbytečného odkladu • 2) zveřejnit rozsah oprávnění a činností, které správce vykonává na základě smluvního vztahu s družstvem • 3) na internetových stránkách zveřejnit kontakty na doporučené odborníky, kteří mohou dohlížet nad realizací oprav a posoudit její soulad s objednávkou (smlouvou)

Náměty kontrolní komise pro členskou schůzi • 4) zveřejnit kontakty na domovní důvěrníky (s jejich souhlasem) • 5) zveřejnit stav fondů oprav jednotlivých domů min. 1 x ročně • 6) zveřejnit detailní Zprávu představenstva (o hospodaření družstva) atd. • DALŠÍ NÁMĚTY NEBO CHYBĚJÍCÍ INFORMACE?

Závěr • Kontrolní komise nabízí úzkou spolupráci s domovními důvěrníky a představenstvem při případné novelizaci Pravidel hospodaření družstva a přímé zapojení do popisu modelových procesů, obsahu zveřejňovaných informací a vzorových dokumentů atd. • Kontrolní komise žádá domovní důvěrníky o informování a zajištění maximální účasti členů družstva ze „svých“ bytových domů na nadcházející členské schůzi • JDE NÁM VŠEM O HLADKÝ, TRANSPARENTNÍ A EFEKTIVNÍ CHOD DRUŽSTVA – JDE O NAŠE BYDLENÍ A NAŠE PENÍZE!

Děkujeme za pozornost Mgr. Ren ata Ježková - renata. jezkova@dum -br no. cz Šárka T esařík ov á - sa rka. t esarik ova@centrum. cz Ph. Dr. L ibor F rank, P h. D. - libor. frank@unob. cz