Session de formation Laboratoires FOODLIMS AFSCA DIAINE SACHA

Session de formation Laboratoires FOODLIMS AFSCA DIAINE SACHA 2006/09/13 DG Laboratoires 1 Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

Sommaire § 1. MODELES D’ACTIVITES ET MISSION § 2. Pourquoi SIMATIC IT UNILAB comme LIMS § 3. PROJET FOODLIMS - 3. 1 PROJET LIMS 3. 2 PROJET LABNET : partie LABLIB 3. 2 PROJET LABNET : partie PROGRAMME DE CONTROLE 3. 2 PROJET LABNET : partie BON DE COMMANDE 3. 3 PROJET EXTLAB 3. 4 EVOLUTION DU PROJET § 4. LISTE DES ABBREVIATIONS 2 Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

1. MODELES D’ACTIVITES ET MISSION DIRECTION GENERALE LABORATOIRES Orientation stratégique Management Activités de contrôle Fixation stratégie labos et normes de qualité Agrément des labos Planning Labos & suivi des prix Dispatching des échantillons Exécution des analyses de labo EXECUTION FOODLIMS 3 Organisation de tests interlaboratoires Exécution d’analyses pour tiers Rapportage labos Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

2. Pourquoi SIMATIC IT UNILAB comme LIMS § Pourquoi un nouveau LIMS § BPR FOOD@WORK disait avoir besoin d’un LIMS qui: § Est agréable à l’empoi; § Est un gain de temps, pour que l’efficacité des laborantins puisse être augmentée; § Permet aux labos externes d’encoder immédiatement les résultats d’analyses faites dans les labos externes pour l’AFSCA, dans le LIMS; § Permet des Audits Trails (important dans l’ISO 17025: 2005); § Permet un fonctionnement efficace du dispatching; § Contient une banque de données avec des informations concernant les analyses exécutées dans nos labos et dans les labos externes; § Permet un compte rendu simple (important pour le management et pour l’ISO 17025: 2005); § … 4 Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

2. Pourquoi SIMATIC IT UNILAB comme LIMS § Pourquoi SIMATIC IT UNILAB? - Contrairement à des firmes privées, l’AFSCA est liée à des règles spécifiques concernant les achats - En 2005, l’AFSCA a annoncé une adjudication publique ouverte pour le dévéloppement et l’implémentation d’un nouveau LIMS. - Siemens PQM a obtenu l’adjudication publique en obtenant le score le plus haut pour les critères suivants: n Garantie spécifications techniques (30 %) n Le meilleur prix possible (30 %) n La flexibilité et la simplicité de l’adaptation du paquet ( 20 %) n n 5 La vitesse et la qualité de la transmission de connaissance au sujet de l’usage et du contrôle du paquet (10 %) Temps de réalisation (10%) Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

3. PROJET FOODLIMS § Le projet contient 3 grandes parties: - 6 Une application FOODLIMS pour les 5 labos AFSCA internes Une application LABNET Une application EXTLAB qui permet aux labos externes de rapporter leurs résultats à l’AFSCA d’une manière simple Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

3. 1 PROJET LIMS § FOODLIMS : - Consiste en un LIMS standard qui permet d’ § § § § - 7 Inscrire des échantillons Imprimer des feuilles de travail Encoder des résultats (tant manuel que par le raccord avec les appareils) Valider Rapporter d’une manière simple Faire Audit trail … Etendu avec un module dispatching qui permettra d’attribuer un échantillon à un labo (labo interne ou externe) Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

3. 2 PROJET LABNET : partie LABLIB § LABNET: partie LABLIB - Une banque des données contenant des informations des labos externes (et internes) : § Analyses possibles qu’ils peuvent exécuter et les spécificités de ces tests (LOD, LOQ, Cca, CCb, technique/méthode) § Accréditation pour des tests spécifiques § Agréments par l’AFSCA pour leurs tests § Prix indicatifs pour les analyses § Capacités § Contacts 8 Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

3. 2 PROJET LABNET : partie PROGRAMME DE CONTROLE § LABNET: partie programme de Contrôle - - - 9 C’est une application pour attribuer des analyses, qui ne peuvent pas être analysées dans les labos internes de l’AFSCA, à des labos externes. Les labos externes pourront s’inscrire online pendant une certaine période pour le programme de contrôle L’AFSCA accordera sur base des réponses des labos, les analyses au labo qui obtient le meilleur score, calculé sur base des différents critères, déterminés auparavant. Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

3. 2 PROJET LABNET : partie BON DE COMMANDE § LABNET: partie bon de commande - - Cette application réglera la facturation des analyses effectuées par les labos externes et le paiement. Concept : § L’AFSCA enverra mensuellement un bilan d’analyses exécutées par le labo. Ensuite le labo a encore la possibilité de faire des remarques. C’est le bon de commande provisoire. § Après approbation par le labo externe, le bon de commande provisoire sera converti vers un bon de commande définitif, qui sera envoyé électroniquement aussi bien au laboratoire qu’au progiciel comptabilité de l’ AFSCA. Ce bon définitif contiendra toutes les références qui devront figurer sur la facture. Sur la facture ces références doivent être reprises et de cette facon, la comptabilité de l’AFSCA peut payer la facture. 10 Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

3. 3 PROJET EXTLAB § EXTLAB : - Une application qui permettra aux labos externes de rapporter les résultats d’analyses qu’ils ont exécutées pour l’agence afin qu’une transmission de données rapide soit possible dans l’agence. - Les informations suivantes devront être communiquées: - Les résultats d’analyses - Le prix (en cas d’une analyse du plan de contrôle: le prix sera copié du prix présenté où une adaptation est impossible, à l’exception d’un coût supplémentaire s’il y a eu une analyse complémentaire) - En cas d’un dépassement de la norme, de la limite d’actions ou d’autres critères, l’incertitude de la mesure - … 11 Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

3. 4 EVOLUTION DU PROJET § Evolution: - - 12 Par des circonstances contre notre gré et contre le gré de Siemens, la date limite initiale s’est déplacée du 1 er Octobre 2006 au 1 er Avril 2007. Pour les labos externes, une formation concernant l’utilisation des modules EXTLAB et LABNET sera donnée pendant les mois de Février/Mars. Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire

4. LISTE DES ABBREVIATIONS § § § 13 BPR : Bussiness Process Re-engineering AFSCA: Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire FTE : Full-Time Equivalent ICT : Information et Communication Technologie ISO : International Standards Organisation LIMS : Laboratory Information Management System Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire