SESSI OBERTURA KICKOFF Barcelona 29 dAbril de 2010

SESSIÓ OBERTURA (KICK-OFF) Barcelona, 29 d’Abril de 2010 PROJECTE ATENEA – ECOFIN

CONTINGUT DEL DOCUMENT 1. ESCENARI DEL PROJECTE 2. OBJECTIUS I PUNTS CLAU DEL PROJECTE 3. VISIÓ TECNOLÒGICA 4. SITUACIÓ ACTUAL DEL PROJECTE. 5. PLANIFICACIÓ GLOBAL DEL PROJECTE. 6. FACTORS CLAUS PROJECTE PER ASSEGURAR L’ÈXIT DEL 7. EQUIPS DE TREBALL (Núria Font) 8. GESTIÓ DEL CANVI ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 2

1. ESCENARI DEL PROJECTE Pla Director UB Estratègia de gerència Revisió de Processos Projectes Organització ATENEA-ECOFIN Eines SESSIÓ OBERTURA Persones 3

1. ESCENARI DEL PROJECTE Pla director UB Entorn TIC Sistema Universitari Català Situació TIC’s UB Projecte Atenea ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 4

2. OBJECTIUS I PUNTS CLAUS DEL PROJECTE OBJECTIUS: q Model de gestió econòmica modern i eficaç, d’acord amb la normativa actual. q Simplificació de processos: Processos administratius estandarditzats i òptims (processos senzills, desaparació de paper, . . . ) q Disposar d’un sistema d’informació integrat i homogeni: Ø Comptabilitat pressupostaria, financera i analítica alineada i actualitzada al mateix moment Ø Informació disponible en qualsevol moment que millori la presa de decisions. q Plataforma tecnològica alineada amb les últimes tecnologies, escalable i de fàcil usabilitat. ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 5

2. OBJECTIUS I PUNTS CLAUS DEL PROJECTE PUNTS CLAU DEL PROJECTE: q Reorganització de la càrrega de treball en tota la organització. Degut al nou sistema, moltes de les operacions que actualment es realitzen manualment i repetides vegades, es faran automàticament. q Manteniment de la funció de compra descentralitzada. q Gestió del compromès previ (previsió de despesa, reserves, comandes, autoritzacions, . . ). Per a cada tipus de compra es definirà un procés específic. Ha d’incloure totes les dades comptables per posterior identificació automàtica de la despesa. q Centralització de les recepcions de factures en una unitat central. Es disposarà d’un registre central que a més, digitalitzarà totes aquestes factures. q Responsabilitat del crèdit pressupostari en els Departaments: gestió del compromès i conformitat de la despesa (recepció del bé o servei, conformitat d’import). q Centralització de la gestió comptable dels departaments en les administracions de centre. Registre de la despesa en el sistema (revisió i autorització final comptable, verificació del tercer, alta d’inventari ). q Disposició de la informació real en tot moment, normalitzada i comú per tota l’organització (dada única). ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 6

3. VISIÓ TECNOLÒGICA TRANSCENDÈNCIA DEL PROJECTE: q Atenea-Eco. Fin és un component significatiu del Pla de Sistemes d’Informació, que desplega les bones pràctiques de la realització de projectes de renovació amb base informàtica. q Basat en un nucli de programari estàndard, amb garantia de suport correctiu i evolutiu, obert a la integració i el desenvolupament. q Interoperable amb sistemes d’informació relacionats, tal com: Personal, Serveis científico-tècnics(Star. Lims), Projectes de recerca (GREC-GPR), etc. q Usable (interfície de navegador), flexible (personalitzable), accessible (informació on line), amb digitalització de documents. q Dinamitzador de la renovació organitzativa i metodològica de l'Àrea TIC. ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 7

4. SITUACIÓ ACTUAL DEL PROJECTE La Universitat ha realitzat les següents accions: q Estudi previ per la determinació dels requeriments funcionals per la implantació de la nova eina (SAP). q Preparació de la organització per tal d’afrontar l’inici del projecte. q Contractació dels serveis de disseny, desenvolupament i implantació del nou sistema d’informació econòmic-financera de la UB. Eina escollida: SAP Adjudicació a: Informática El Corte Inglés, S. A. q Contractació dels serveis de l’Oficina de Gestió de Projecte (OGP) per al seguiment del projecte de disseny, desenvolupament i implantació del nou sistema d’informació per la gestió econòmic-financera de la UB. Adjudicació a: Pricewaterhouse. Coopers Asesores de Negocios, S. L. ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 8

5. PLANIFICACIÓ GLOBAL DEL PROJECTE El pla de treball, des del punt de vista de l’organització, tindrà 2 fases d’execució: - Fase 1: Desenvolupament del nous sistema que donarà cobertura a les actuals funcionalitats que té SICUB. Posada en marxa: 1 de gener de 2011 - Fase 2: Desenvolupament de millores addicionals del nou sistema. Posada en marxa al llarg del 2011. ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 9

6. FACTORS CLAUS PER ASSEGURA L’ÈXIT DEL PROJECTE 1 Enfocament i visions alineades amb l’estratègia futura de la UB. 2 Participació del projecte per part de la Direcció. Tant en el llançament del projecte com en el seguiment. 3 Participació de totes les persones referents i rols clau de l’organització en la definició i implementació del nou model. 4 Gestió de Comunicació entre tots els agents 5 Promoure l’homogeneïtzació i l’estandardització dels processos, i del nou model gestió de la UB. 6 Anticipar els possibles riscos que puguin afectar a l’execució del projecte i controlar la presa de decisions que puguin generar endarreriments. ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 10

7. EQUIPS DE TREBALL OFICINA DE GESTIÓ DEL PROJECTE (OGP) UNIVERSITAT DE BARCELONA DIRECTOR DE PROJECTE GERENT DE PROJECTE DIRECTORS DE PROJECTE EQUIP IMPLANTACIÓ DIRECTOR DE PROJECTE GERENT DE PROJECTE RESPONSABLE D’EQUIP CONSULTOR SÈNIOR CAP DE PROJECTE CONSULTOR CAP TÈCNIC RESPONSABLES TÈCNICS DE L’ÀREA TIC CAP USUARIS CLAUS CONSULTORS EXPERTS CONSULTORS USUARIS CLAU CONSULTORS TÈCNICS EXPERTS USUARIS FINALS ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 11

FI DEL DOCUMENT q. Fi del document. ATENEA-ECOFIN SESSIÓ OBERTURA 12