SERVIZIO DI SUPPORTO AL RESPONSABILE PER LA TRANSIZIONE

SERVIZIO DI SUPPORTO AL RESPONSABILE PER LA TRANSIZIONE DIGITALE BRESCIA - 10 MARZO 2021

Indice Servizio di supporto al Responsabile per la Transizione Digitale 1. Il contesto 2. Il quadro normativo di riferimento 3. Ufficio Responsabile per la Transizione Digitale 4. Transizione al Digitale nei piccoli Comuni 5. Servizio di supporto al RTD 6. Cronoprogramma 7. Come aderire

1. IL CONTESTO Fattori abilitanti e perimetro dell’intervento Il percorso di trasformazione digitale della PA • Progetti strategici attivati su impulso del Team per la Trasformazione Digitale (es. SPID, ANPR, Pago. PA) • Nuovo Codice per l’Amministrazione Digitale • Piano Triennale per l’Informatica nella PA • Strumenti innovativi del nuovo Codice degli Appalti • Protocollo d’intesa tra Corte dei Conti e Commissario Straordinario per l’attuazione dell’Agenda Digitale • Nomina del Ministro per l’Innovazione tecnologica e la digitalizzazione La crescente attenzione delle istituzioni dimostra che quello in atto è un processo sistemico e continuo, nel quale tutti gli Enti locali, più o meno consapevolmente, sono già immersi Il ruolo strategico dei CST • Modello efficace di coordinamento e aggregazione per supportare la trasformazione digitale della PA locale I CST consentono economie di scala nell’adozione dei servizi online e migliore governance del processo di innovazione 3 Responsabile Trasformazione Digitale (RTD) • D. Lgs. n. 179/2016: tutte le pubbliche amministrazioni sono obbligate a individuare un ufficio cui affidare la transizione alla modalità operativa digitale • Circolare n. 3 del 1 ottobre 2018: il Ministro per la PA sottolinea l’urgenza di attivazione di percorsi di transizione digitali negli Enti, sotto la guida del RTD • 5. 112 RTD nominati al novembre 2019

2. IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO Responsabile per la Transizione Digitale (RTD) Il D. Lgs. n. 179/2016 ha modificato il CAD obbligando tutte le pubbliche amministrazioni all’individuazione di un ufficio cui affidare la transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un'amministrazione digitale e aperta. I Compiti del RTD prevedono: a) coordinamento strategico dello sviluppo dei sistemi informativi, di telecomunicazione e fonia, in modo da assicurare anche la coerenza con gli standard tecnici e organizzativi comuni; b) indirizzo e coordinamento dello sviluppo dei servizi, sia interni che esterni, forniti dai sistemi informativi di telecomunicazione e fonia dell'amministrazione; c) indirizzo, pianificazione, coordinamento e monitoraggio della sicurezza informatica relativamente ai dati, ai sistemi e alle infrastrutture anche in relazione al sistema pubblico di connettività; d) accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici e promozione dell'accessibilità; e) analisi periodica della coerenza tra l’organizzazione dell'amministrazione e l'utilizzo dell’ICT, al fine di migliorare la soddisfazione dell'utenza e la qualità dei servizi nonché di ridurre i tempi e i costi dell'azione amministrativa; f) cooperazione alla revisione della riorganizzazione dell'amministrazione ai fini di cui alla lettera e); g) indirizzo, coordinamento e monitoraggio della pianificazione prevista per lo sviluppo e la gestione dei sistemi informativi di telecomunicazione e fonia; h) progettazione e coordinamento delle iniziative rilevanti ai fini di una più efficace erogazione di servizi in rete a cittadini e imprese mediante gli strumenti della cooperazione applicativa tra pubbliche amministrazioni, ivi inclusa la predisposizione e l'attuazione di accordi di servizio tra amministrazioni per la realizzazione e compartecipazione dei sistemi informativi cooperativi; i) promozione delle iniziative attinenti l’attuazione delle direttive impartite dal Presidente del Consiglio dei Ministri o dal Ministro delegato per l'innovazione e le tecnologie; j) pianificazione e coordinamento del processo di diffusione, all'interno dell'amministrazione, dei sistemi di posta elettronica, protocollo informatico, firma digitale o firma elettronica qualificata e mandato informatico, e delle norme in materia di accessibilità e fruibilità. 4

2. IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO Responsabile per la Transizione Digitale (RTD) Con la più recente Circolare n. 3 del 1 ottobre 2018 il Ministro per la PA sottolinea l’urgenza di attivazione di percorsi di transizione digitali negli Enti, sotto la guida del RTD. In particolare nella Circolare vengono identificati, oltre ai compiti e ai poteri espressamente previsti dal CAD, anche i seguenti: • il potere del RTD di costituire tavoli di coordinamento con gli altri dirigenti dell’amministrazione e/o referenti nominati da questi ultimi; • il potere del RTD di costituire gruppi tematici per singole attività e/o adempimenti (ad esempio: pagamenti informatici, piena implementazione di SPID, gestione documentale, apertura e pubblicazione dei dati, accessibilità, sicurezza, ecc. ); • il potere del RTD di proporre l’adozione di circolari e atti di indirizzo sulle materie di propria competenza (ad esempio, in materia di approvvigionamento di beni e servizi ICT); • l’adozione dei più opportuni strumenti di raccordo e consultazione del RTD con le altre figure coinvolte nel processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione (responsabili per la gestione, responsabile per la conservazione documentale, responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza, responsabile per la protezione dei dati personali); • la competenza del RTD in materia di predisposizione del Piano triennale per l’informatica della singola amministrazione, nelle forme e secondo le modalità definite dall’Agenzia per l’Italia digitale; • la predisposizione di una relazione annuale sull’attività svolta dall’Ufficio da trasmettere al vertice politico o amministrativo che ha nominato il RTD. 5

3. UFFICIO RESPONSABILE PER LA TRANSIZIONE DIGITALE Le attività principali dell’ Ufficio Responsabile per la Transizione Digitale si articolano in tre categorie: 1. Strategia: • Definizione e coordinamento della strategia generale di trasformazione digitale dell’Ente • Individuazione, coordinamento e monitoraggio delle strategie IT e selezione delle tecnologie maggiormente idonee • Definizione della strategia di approvvigionamento IT 2. Gestione ordinaria: • Gestione Hardware, Software, infrastruttura e reti Strategia • Sicurezza informatica • Gestione e integrazione delle banche dati • Assistenza informatica • Statistiche e Controllo di Gestione ordinaria • Formazione • Gestione amministrativa (Atti, Gare e Contratti) Gestione Progetti 3. Gestione Progetti: • Studio e sviluppo delle attività di implementazione dell’Agenda Digitale • Definizione e monitoraggio del portafoglio progetti • Definizione di standard tecnici per i sistemi hardware, software e di rete settoriali e intersettoriali • Ideazione, promozione e realizzazione di progetti tecnologici altamente innovativi a supporto delle strutture dell’Ente e dell’efficace erogazione e gestione di servizi ai cittadini 6

3. UFFICIO RESPONSABILE PER LA TRANSIZIONE DIGITALE Le competenze Le attività descritte hanno ricadute Organizzative e Tecnologiche e per questo motivo è opportuno che l’Ufficio per la Transizione al Digitale possa attingere alle seguenti competenze core: Informatiche: attinenti alla gestione hardware e software e alla loro pianificazione strategica Organizzative / Gestionali: riconducibili alla dimensione manageriale della programmazione, organizzazione e gestione del lavoro Strategia Organizzazione Statistiche / Controllo di gestione: relativamente all’analisi dati e alla produzione di report ragionati in grado di supportare le decisioni Gestione di progetti complessi: riconducibile alla pianificazione, gestione e monitoraggio dei progetti Giuridico / Amministrative: a supporto della gestione delle procedure amministrative di supporto 7 Tecnologia Gestione ordinaria Gestione Progetti

4. TRANSIZIONE AL DIGITALE NEI PICCOLI COMUNI Le criticità degli Enti Il Digitale è ormai un paradigma inevitabile per ogni Pubblica Amministrazione italiana. Il percorso di trasformazione che ne consegue comporta diverse criticità che gli Enti, in particolare i piccoli Comuni, si trovano a fronteggiare. Tra le principali difficoltà è possibile citare la carenze di: di • risorse economiche; economiche • competenze necessarie per gestire un cambiamento complesso; • strumenti adeguati. In effetti è ridotto il numero di piccoli Comuni che ad oggi, a fronte di un obbligo normativo che risale al 2016, hanno nominato un Responsabile per la Transizione Digitale (RTD). È utile precisare che il comma 1 -septies dell’art. 17 del CAD prevede la possibilità per le amministrazioni diverse dalle amministrazioni dello Stato di esercitare le funzioni di RTD anche in forma associata. Tale opzione organizzativa, raccomandata specialmente per le PA di piccole dimensioni, può avvenire in forza di convenzioni o, per i comuni, anche mediante l’unione di comuni. 8

5. SERVIZIO DI SUPPORTO AL RTD Gestione associata della Transizione al Digitale Nell’ambito del contesto delineato il Centro Innovazione e Tecnologie (C. I. T. ) della Provincia di Brescia intende dare una risposta alle criticità dei piccoli Comuni nello svolgimento del percorso di transizione al digitale. Nello specifico, il C. I. T. ha messo a punto un servizio dedicato agli Enti del territorio che prevede di: ü mettere a disposizione competenze e risorse che difficilmente i piccoli Comuni potrebbero ricercare autonomamente sul mercato; ü fornire strumenti per potenziare le capacità dell’Ente (linee guida, attività e materiale per la formazione del personale) ü favorire la collaborazione tra gli Enti allo scopo di condividere le esperienze e gli sforzi per realizzare le innovazioni ü offrire servizi digitali sempre più rispondenti alle specifiche esigenze degli Enti del territorio e uniformi per gli utenti • Assessment organizzativo e tecnologico dell’Ente • Definizione dell’agenda digitale dell’Ente • Supporto alla nomina del RTD dell’Ente se non già effettuata INQUADRAMENTO DELL’ENTE 9 • Partecipazione a un ciclo di 4 sessioni formative sui temi della Trasformazione Digitale, ideate e calibrate sulla base dello stato di maturità e degli obiettivi dei partecipanti PERCORSO FORMATIVO • Accesso alla Community slack sulla Transizione Digitale • Assistenza telefonica sui temi della Transizione Digitale SUPPORTO CONTINUATIVO

5. SERVIZIO DI SUPPORTO AL RTD 5. 1 Inquadramento dell’Ente L’attività di inquadramento iniziale sul percorso di trasformazione digitale prevede: 1. Assessment organizzativo e tecnologico dell’Ente Sarà effettuata una sessione di lavoro in presenza presso una sede della Provincia di Brescia o di uno degli Enti aderenti, in funzione della dislocazione geografica degli aderenti al servizio, finalizzata a: • Fornire un inquadramento di base sul tema della trasformazione digitale (Codice Amministrazione Digitale, Piano Triennale per l’Informatica, …) • Presentare lo strumento (questionario on-line) e le modalità di svolgimento dell’assessment organizzativo tecnologico dell’Ente Sarà garantita assistenza da remoto agli Enti per la compilazione del questionario on-line 2. Definizione dell’agenda digitale dell’Ente Sulla base delle risposte sarà redatto il report di assessment dedicato, indicante lo stato di maturità dell’Ente e le priorità di intervento per la trasformazione digitale 3. Supporto alla nomina del RTD dell’Ente se non già effettuata Qualora l’Ente non abbia nominato un proprio responsabile per la transizione digitale, potrà ricevere un supporto nello svolgimento della nomina del RTD (condivisione di bozza di determina) e degli adempimenti correlati (supporto nell’aggiornamento dell’indice IPA). 10

5. SERVIZIO DI SUPPORTO AL RTD 5. 1 Inquadramento dell’Ente – Il report dedicato Il risultato dell’attività di inquadramento sarà un report specifico per ciascun Ente, uno strumento chiaro e sintetico che intende (1) rappresentare lo stato di maturità dell’Ente rispetto al percorso di trasformazione digitale e (2) definire l’Agenda Digitale dell’Ente, inquadrando le priorità di intervento da mettere in campo nei 12 mesi successivi l’attività di assessment. 1. Lo stato di maturità dell’Ente 2. Agenda digitale dell’Ente Strategia digitale: articolazione degli obiettivi strategici di medio periodo, in termini di digitalizzazione dell’Ente e dei servizi da esso erogati, e dei connessi obiettivi ICT, con relativa roadmap di riferimento. Piano di azione ICT: ICT a partire dagli obiettivi di strategia digitale, questa sezione descrive le linee evolutive previste per l’ICT di breve periodo, fornendo anche suggerimenti per ottimizzare le relative attività di gestione ordinaria e di acquisizione, ad esempio segnalando progettualità o possibili soluzioni a riuso. Mappa dei servizi digitali: digitali in questa sezione viene riportata la mappa dei servizi digitali che sono impattati dalla strategia digitale definita, evidenziando gli elementi distintivi del servizio in ottica di erogazione digitale 11

5. SERVIZIO DI SUPPORTO AL RTD 5. 2 Percorso formativo Cicli di incontri formativi sui temi prioritari della Transizione al Digitale ü Il servizio prevede lo svolgimento di un percorso formativo sui temi prioritari della trasformazione digitale costituito da 4 sessioni di formazione erogate in presenza presso una struttura della Provincia di Brescia o di uno degli Enti aderenti, in funzione della dislocazione geografica degli aderenti al servizio. ü Ciascuna sessione di formazione avrà una durata minima di 3 ore e potrà essere frequentata fino a un numero massimo di 3 operatori dell’Ente aderente ü Gi argomenti trattati durante le sessioni di formazione saranno selezionati in considerazione delle priorità di intervento per la trasformazione digitale segnalate dagli Enti aderenti al progetto nel corso della fase di inquadramento dell’Ente. A titolo esemplificativo e non esaustivo potranno essere approfonditi argomenti quali: ü Utilizzo degli strumenti abilitanti la trasformazione digitale (Posta elettronica, PEC, Firma digitale) ü Gestione documentale (Protocollo informatico, fascicolazione, workflow documentale, Conservazione a norma, …) ü Piattaforme immateriali (Pago. PA, ANPR, App IO, …) ü Gestione dei progetti di digitalizzazione; ü Comunicazione digitale in ambito pubblico ü Procurement e finanziamenti per l’innovazione ü Tutto il materiale formativo sarà a disposizione dei partecipanti 12

5. SERVIZIO DI SUPPORTO AL RTD 5. 3 Supporto continuativo Il servizio di supporto continuativo sarà erogato per un periodo di 9 mesi dal momento di completamento della fase di assessment organizzativo e tecnologico dell’Ente. Nello specifico il servizio prevede: 1. Accesso alla Community slack sulla Transizione Digitale: ü 2. o Sottoporre quesiti e richieste specifiche su appositi canali tematici o Ottenere risposte e suggerimenti dal competence center sulla trasformazione digitale o Partecipare e visionare discussioni alimentate dalla rete dei colleghi degli altri Enti aderenti o Mantenersi aggiornati sulle principali novità in termini di trasformazione digitale nella PA, trovando riferimenti e sintesi delle nuove norme, linee guida, buone pratiche, … o Accedere al materiale formativo e a materiale di supporto per lo svolgimento del proprio compito (ad esempio template di assessment, bozze di circolari, bozze di atti di indirizzo, …) Assistenza telefonica sui temi della Transizione Digitale ü 13 Accesso per un numero illimitato di operatori dell’Ente a tutti i canali della community slack dedicata ai temi della trasformazione digitale (da mobile o da computer). La community consente di: Richiedere supporto telefonico dal lunedì al venerdì dalle 9: 30 alle 13: 00 e dalle 14: 30 alle 16: 00 e ottenere risposte immediate, oppure, per i quesiti più articolati, ottenere risposte dagli esperti del competence center al più entro 48 ore sul canale dedicato della Community slack con notifica automatica.

5. SERVIZIO DI SUPPORTO AL RTD 5. 3 Supporto continuativo – Il modello di funzionamento RTD delle PA iscritte Riceve e gestisce le richieste di assistenza telefoniche Responsabile servizio RTD Sottopone richieste specifiche pervenute dagli Enti che richiedono approfondimenti specifici degli specialisti Competence center Aggiorna la piattaforma Accedono a slack per visionare risposte specifiche, partecipare a discussioni con i colleghi, visionare gli aggiornamenti, gli approfondimenti e il materiale inseriti dagli esperti sui diversi canali tematici 14 Piattaforma Slack • Stimola le discussioni nei canali tematici • Mantiene aggiornati i canali tematici inserendo riferimenti e sintesi delle nuove norme, linee guida, buone pratiche, materiale formativo e di supporto… • Inserisce risposte e chiarimenti alle richieste specifiche pervenute dagli Enti

6. CRONOPROGRAMMA Inquadramento dell’Ente Formazione di base / avvio assesment Svolgimento assessment Presentazione risultati Percorso formativo Sessione di formazione 1 Sessione di formazione 2 Sessione di formazione 3 Sessione di formazione 4 Supporto continuativo Accesso alla community slack Assistenza telefonica sui temi della Transizione Digitale 15 Mese 12 Mese 11 Mese 10 Mese 9 Mese 8 Mese 7 Mese 6 Mese 5 Mese 4 Mese 3 Mese 2 Mese 1 Pianificazione delle attività

7. COME ADERIRE Condizioni di erogazione del servizio e Listino prezzi L’effettiva erogazione del servizio è in funzione del raggiungimento di un numero minino di Enti aderenti pari a 20 unità L’avvio del servizio è previsto entro Lunedì 6 aprile 2020 Servizio di supporto al RTD Comuni fino a 2. 000 abitanti alla data del 31. 12. 2013 900 € Comuni da 2. 001 a 5. 000 abitanti alla data del 31. 12. 2013 1. 900 € Comuni da 5. 001 a 10. 000 abitanti alla data del 31. 12. 2013 3. 200 € Comuni oltre 10. 000 abitanti alla data del 31. 12. 2013 e altri Enti *L’importo ha natura di trasferimento tra Enti pubblici, pertanto non è soggetto a IVA. 16 Importo* Su richiesta