SERVIZIO AMMINISTRAZIONE Responsabile Maria Teresa Ghirelli Francesca Firmani

SERVIZIO AMMINISTRAZIONE Responsabile Maria Teresa Ghirelli Francesca Firmani (Art. 15) Caterina Pedicini (Art. 15) Cura in conformità con la normativa vigente e le specifiche disposizioni dell’Istituto, la gestione amministrativa-contabile dei Laboratori Nazionali e del Gruppo Collegato di Cosenza Il servizio è dotato dei seguenti Uffici:

Responsabile Maria Luisa Bontempi Andrea Quattrini * * * * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; Gare (Istruzione pratiche, supporto e verifica amministrativo/procedurale/contabile); Supporto amministrativo ai Responsabili del procedimento e relative nomine annuali; Gestione protocollo corrispondenza e fatture; Organizzazione corsi lingua estera; Compensi ospiti ricercatori (Seminari, TARl, FAI, MICIN, CSN e Comitato scientifico); Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.

Responsabile Maria Elisa Napoleoni Caterina Pedicini (Art. 15) * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Contratti di fornitura, lavori, servizi, manutenzioni; * Tenuta partitario fornitori; * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.

Responsabile Antonio Colucci Catia Conti * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Emissione ordini Esteri per forniture e servizi * Cura l'Import-export, i rapporti con le autorità doganali e la tenuta partita IVA per gli scambi UE; * Pratiche contratti UE e rendicontazione secondo la normativa europea; * Rendicontazione cofinanziamenti PRIN - FIRB – MAE; * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.

Responsabile Giuliana Zaratti Daniela Napoleoni Marco Rizzo * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Gestione del fondo economale; * Certificazione ritenute d'acconto e compensi corrisposti al personale associato e professionisti vari; * Cura l'autorizzazione e la liquidazione delle trasferte per il personale dipendente * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio e associato;

Responsabile Antonella Romanelli Graziella Girardi * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Contabilità degli impegni e liquidazione fatture; * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.

Responsabile Stefania Mannetti Francesca Tibaldi Sergio Rossi (Art. 15) * * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * * * * Contabilità pagamenti, emissione di mandati e reversali; Rapporti con gli Organi centrali dell' Istituto; Supporta il Responsabile amm. vo nella predisposizione del bilancio di previsione delle spese generali di funzionamento; Supporta il Responsabile amm. vo nella gestione del bilancio (previsione, variazioni, assestamento, consuntivo e rendicontazioni periodiche); Gestione del conto di tesoreria, pianificazione della spesa in relazione alla disponibilità di cassa; Gestione del patrimonio, inventariazione dei beni e ricognizione periodica; Gestione contabile dei prelievi effettuati dai Servi zi e dalle Divisioni del Funzionamento presso il magazzino; Gestione contabile fondi esterni; Gestione finanziamenti per convenzioni e accordi con Università e altri enti; Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.

CRITICITA’ • Aumento del carico di lavoro dovuto a: • • • Carenza di personale; Aumento del numero di finanziamenti esterni di media entità da gestire in bilancio; Nuove disposizione di normative (richieste DURC, verifiche c/o EQUITALIA ) Nuove procedure da attuare ( es. intervento sostitutivo INPS – INAIL per DURC irregolari); Eccessivo ricorso all’emissione di ordini per piccole quantità di materiale di uso frequente (es. cancelleria accessori di materiale informatico, TONER ecc. ); Richieste mensili di storni di bilancio da sottoporre all’approvazione del Direttore Generale – (assestamenti mensili oltre ai due principali di Giugno e Ottobre); Avvio della nuova gestione della foresteria; Avvio del MEPA e relative problematiche; Nuovo obbligo di Legge predisposizione pagamenti a 30 gg d. r. f. (D. L. n. 35 dell’ 8/04/2013). • Sistema informativo, necessita ancora dopo tre anni in produzione di sostanziali modifiche ed aggiornamenti nonché della risoluzione di bug che intralciano quasi quotidianamente il lavoro; • • • Informazioni scarse e poco esaustive da parte delle Direzioni Centrali competenti; Ridotte risorse destinate alla formazione del personale amministrativo; Personale precario.

* Sistema informativo: si auspica la solerte risoluzione dei problemi più volte analizzati e segnalati a chi di competenza, ma ancora irrisolti come ad esempio: - Portale per i seminari e le collaborazioni scientifiche - Workflow documentale che accompagni l’RDA (oggi solo cartacea) - Risoluzione dei problemi relativi all’anagrafica dei percipienti - Aggiornamento e risoluzione dei problemi del Patrimonio - Procedure di Stampa più funzionali.

Maggiore collaborazione del personale ricercatore e delle segreterie, nella programmazione e gestione della spesa, un razionale uso degli ordini e un più attento invio della documentazione. Con la normativa in continua evoluzione è necessario formare adeguatamente il personale amministrativo, si rende quindi necessario aumentare i finanziamenti destinati alla formazione. Come si rende necessario una più chiara e tempestiva informazione sulle direttive dell’Istituto. Attuare iniziative volte, ad assumere nuovo personale a TD, a garantire una stabilità all’attuale personale precario, a motivare il personale in ruolo che da anni porta avanti un carico di lavoro sempre maggiore, con senso di responsabilità e collaborazione.

In conclusione: - l’organizzazione del servizio può essere ottimizzata sulla base di quanto sopra esposto , fermo restando la compatibilità con la nuova organizzazione amministrativa a cui l’Ente si sta avviando. - In altre parole, se venisse attuato l’accorpamento dell’Uffico approvvigionamenti e Patrimonio dell’Ammi. ne Centrale e della Presidenza, il carico di lavoro amministrativo gravante sui LNF sarebbe allo stato attuale insostenibile.