SERVIO PBLICO FEDERAL UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAR INSTITUTO

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ INSTITUTO DE CIÊNCIAS DA SAÚDE GESTÃO E CONTROLE DA QUALIDADE EM MEDICINA LABORATORIAL GESTÃO DE SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA PARTE I: Gestão de Estoque Janaina Mota de Vasconcelos, Ph. D MBA Gestão Empresarial -FGV

Gestão de estoque “OS 4 PILARES” RECURSOS FÍSICOS TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO RH PROCESSOS GESTÃO DE ESTOQUE

PROCESSOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 1. PROCESSOS: CONHECIMENTO • CONHECIMENTO dos processos, desde a compra, como vai entrar no sistema, como acondicionar, recebimento fiscal e físico etc;

PROCESSOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 1. PROCESSOS: CONHECIMENTO • O que é recebimento fiscal e recebimento físico? GERENCIAMENTO ANTECIPADO DO ESTOQUE Hoje sabemos que a nota fiscal eletrônica não chegou apenas para evitar a sonegação, ela auxilia na automatização do processo e faz a informação passar por todos os setores da cadeia sem intervenções manuais. Outra vantagem muito importante é que permite o recebimento FISCAL, ou seja, antes do produto chegar sabemos exatamente se o pedido vai vir completo, se teve alguma alteração, por exemplo. Dessa forma é possível o GERENCIAMENTO ANTECIPADO DO ESTOQUE.

PROCESSOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 1. PROCESSOS: CONHECIMENTO • O que é recebimento fiscal e recebimento físico? DA RA ENT A DE D N A X DEM AÍDA S E DA D N A o DEM e nã oqu que t s e iar c n ber o e a r s e G AS N E im é AP sai, e s O QUE TE N E TAM TRA! A X E EN ü Chegada do material no destino final. ü O ideal é se preparar sempre, praticando o gerenciamento antecipado do estoque a fim que evitar surpresas/problemas.

PROCESSOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 1. PROCESSOS: ENDEREÇAMENTO • ENDEREÇAMENTO, saber QUANTO TEM e ONDE ESTÁ! VANTAGENS ü Organização ü Rastreabilidade ü Agilidade nos processos e na movimentação ü MAXIMIZAÇÃO DE ESPAÇO!!!! ü ACURACIDADE “Acuracidade é a conferência de estoque, onde o estoque físico existente e quantidade no estoque lógico (sistema de controle de mercadorias) deve ser igual. ” Na área de saúde a acuracidade deve ser de 98 a 99%. AUDITORIAS INTERNAS PARA CHECAR A ACURACIDADE CONTINUAMENTE

PROCESSOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 1. PROCESSOS : CADASTRAMENTO • Controle de CÓDIGOS, LOTES, VALIDADE; INFORMAÇÕES CRÍTICAS!!!!!! Se um produto for cadastrado errado ele vai permanecer errado e compromete todo o ensaio. Devese prezar pelo cadastramento correto e com o máximo de informação possível, principalmente as críticas.

PROCESSOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 1. PROCESSOS : CADASTRAMENTO E OD L P M DO EXE AÇÃO M EU SITU IANO D IO ID ÓR COT BORAT LA • Controle de CÓDIGOS, LOTES, VALIDADE; IMPORTANTE: ELIMINAR TUBOS NAS GAVETAS DOS BOXES DE COLETA!!!! Ficam fora do controle de estoque e estão ao alcance do cliente/paciente, pode gerar problemas grandes nos ensaios e perda de credibilidade e percepção de valor na visão dos clientes. SUGESTÃO DE SOLUÇÃO: Repor todos os dias no início do expediente e retirar ao final do expediente.

PROCESSOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 1. PROCESSOS : CADASTRAMENTO/ ENDEREÇAMENTO • Itens por serviço no LABORATÓRIO Microbiologia Uroanálise Hematologia Bioquímica (3) (2) (2 unid) (5 unid) (4) (5)

PROCESSOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 1. PROCESSOS : CADASTRAMENTO/ ENDEREÇAMENTO • Itens por serviço no LABORATÓRIO Microbiologia Uroanálise (2 unid) (5 unid) Bioquímica Hematologia Neste slide a intenção é demonstrar que é necessário conhecer a demanda de cada (3) (2) item por setor, principalmente (5) para os itens compartilhados por (2) mais de um setor. (4)

Gestão de estoque RH “OS 4 PILARES” 2. RH • FOCO EM PESSOAS; • Definir cargos e tarefas de controle de estoque; • Estrutura organizacional: QUEM DEVE SER O RESPONSÁVEL PARA CADA FUNÇÃO DENTRO DOS PROCESSOS (COMPRAS, RECEBIMENTO, CONTROLE)? GESTOR CADASTR O RECEBIMENTO O CONTROLE deve ser de responsabilidade de todos, mas podem haver pessoas encarregadas para fiscalizar CONTROL E

Gestão de estoque RH “OS 4 PILARES” 2. RH • TODAS as pessoas envolvidas são CO-RESPONSÁVEIS. O RESPONSÁVEL PELO ESTOQUE DEVE TER O “OLHAR DO DONO”!

TEC. INFORMAÇÃO Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 3. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) • AUTOMATIZAÇÃO do estoque é a melhor opção para AUMENTAR e MANTER acuracidade dentro do intervalo almejado, para saúde 98 -99%; Em tempos de crise é difícil aceitar um custo alto como esse, porém o BENEFÍCIO compensa e gerará frutos. Comprovação pode ser feita através de comparações e curva de crescimento. Inv est tec imen to n FU ND ologi em a AM EN é TA L!

TEC. INFORMAÇÃO Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 3. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) • Módulo de uma ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING VANTAGENS: -Automatização de tarefas manuais; - Otimização de processos; - Controle sobre as operações da empresa; - Disponibilidade imediata de informações seguras; - Redução de custos; - Redução dos riscos da atividade empresarial; - Obtenção de informações e resultados que auxiliem na tomada de decisões e permitam total visibilidade do desempenho das áreas da empresa. DESVANTAGENS: - Custo alto; - Tempo de implantação e adaptação de médio a longo.

TEC. INFORMAÇÃO Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 3. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) • SISTEMAS DISPONÍVEIS PARA AQUISIÇÃO • Módulos de uma ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING • IMS - Inventory Management System Geralmente os softwares de gestão da informação em empresas (ERP) já possuem um módulo que gerencia estoque. Pirém é necessário alimentar o sistema e manter a organização. Momento econômico atual, corte de gastos!!! Precisamos buscar alternativas. .

TEC. INFORMAÇÃO Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 3. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) Dentre as alternativas sempre consideramos as “boas e velhas” planilhas do Excel. E, para nossa surpresa estão disponíveis gratuitamente para download modelos dos mais simples aos mais sofisticados

TEC. INFORMAÇÃO Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 3. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) Ainda dentro das alternativas de baixo custo ou até mesmo CUSTO ZERO, temos disponíveis também gratuitamente, softwares como por exemplo QUARTZY.

Neste software podemos colocar algumas informações essenciais tais como: Localização (ENDEREÇAMENTO). quantidade e DATA DE VALIDADE. Outras informações importantes como lote também podem ser adicionadas. O software envia e-mail para o responsável cadastrado e avisa quais itens estão próximos da validade e quais estão com quantidade crítica. Também é possível fazer pedido de cotação, basta adastrar os dados fornecedores. São muitas as ferramentas, experimente!

TEC. INFORMAÇÃO Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 3. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) Vantagens de ter a gestão do estoque AUTOMATIZADA: ü Relatórios de Estoque; ü Estudo da DEMANDA por ITEM; ü Média de consumo por ITEM/SETOR; ü Índice de Perdas e avarias; ü Perdas por Validade; ü Cálculo da MARGEM DE SEGURANÇA (estoque mínimo, estoque máximo, ponto de pedido, etc. ).

TEC. INFORMAÇÃO Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 3. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) LEMBRE-SE!!!!! O sistema não faz milagre, não caminha sozinho! É PRECISO ALIMENTAR O SISTEMA! EVITAR O RETRABALHO E PERDA DE CONTROLE!!

RECURSOS FÍSICOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 4. RECURSOS FÍSICOS • Nem sempre espaço pequeno é desculpa para DESORGANIZAÇÃO! ESTA É A REALIDADE DO SEU LABORATÓRIO? VOCÊ PODE MUDAR ISSO! DE SA FI O X MAS, É POSSÍVEL !

RECURSOS FÍSICOS Gestão de estoque “OS 4 PILARES” 4. RECURSOS FÍSICOS • Otimização do LAYOUT DO ESPAÇO; • VERTICALIZAÇÃO DO ESTOQUE; ESTOQUE MÁXIMO: ESTOQUE MÍNIMO + LOTE DO PEDIDO Não basta pedir, tem que ter espaço para a quantidade de estoque se pretende ter. Deve-se considerar o estoque mínimo que já está armazenado e somar ao que esta sendo pedido para verificar disponibilidade de espeço. Se for necessário fazer uma compra grande para garantir preço ou por outros motivos, a opção é solicitar ENTREGA PARCELADA, que esteja de acordo com o espaço disponível e dentro do tempo de espera calculado para cada item. Ent reg a. P AR CE LAD A

Gestão de estoque UFA! ESTOQUE ORGANIZADO! Fim do trabalho. . ATIVIDADES CONTÍNUAS: ü AUDITORIAS INTERNAS PERIÓDICAS (MANUTENÇÃO E CONTROLE) ü PLANEJAMENTO (COMPRAS, ESPAÇO, TEMPO) ü RIGOR (OLHAR DO DONO) ü COMPROMISSO DA EQUIPE

Gestão de estoque PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO GESTOR DE ESTOQUE: • estabelecer cálculos de demanda de serviços; (CONSIDERANDO SEMPRE % DE CRESCIMENTO ESPERADO) • criar o sistema de gestão com as variáveis: estoques de segurança, estoque mínimo e máximo, tempo de espera e pontos de pedidos; • Buscar o equilíbrio entre DEMANDA e estoque. (quantidade de matérias que atenda a demanda de seus clientes e ao mesmo tempo não causem problemas de ordem financeira como ter altos estoques ou faltar produtos em momentos importantes do dia a dia).

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ INSTITUTO DE CIÊNCIAS DA SAÚDE GESTÃO E CONTROLE DA QUALIDADE EM MEDICINA LABORATORIAL GESTÃO DE SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA PARTE II: Gestão de Estoque Janaina Mota de Vasconcelos, Ph. D MBA Gestão Empresarial -FGV

SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 1. 1. INVENTÁRIO I. 2. ESTUDO DE DEMANDA II. FATORES IMPORTANTES NA GESTÃO DE ESTOQUE II. 1. TEMPO DE ESPERA II. 2. PONTO DE PEDIDO II. 3. ESTOQUE MÁXIMO III. FERRAMENTA DE CONTROLE DE ESTOQUE: CURVA ABC IV. ATIVIDADE

Gestão de estoque I. INTRODUÇÃO Formas inteligentes de gerenciar um estoque Prezados alunos, assim como uma empresa comum, um laboratório também precisa de um bom gerenciamento em seu estoque, pois este é um setor que requer muito controle para ser funcional em relação à administração e aquisição de produtos. Nesse caso, muitas ferramentas podem ajudar, como por exemplo, um bom software, pois é do estoque se resulta a perfeita estrutura de qualquer tipo de negócio – inclusive laboratórios.

Gestão de estoque I. INTRODUÇÃO • É no estoque está grande parte do capital de qualquer empresa; • Ter um estoque em equilíbrio é ter a possibilidade de liberar recurso da empresa para futuros investimentos; NÃO AGREGA VALOR NENHUM À EMPRESA DESPERDÍCIO $ ESTOQUE CHEIO . ESTOQUE VAZIO Cliente insatisfeito Perda de credibilidade Empresa não fatura, colaboradores não recebem

Gestão de estoque I. INTRODUÇÃO • O ideal para muitas organização seria a inexistência de estoques, na medida em que fosse possível atender ao usuário no momento em que ocorressem as demandas. Ajuste preciso dos processos nas Exemplo: TOYOTA - JUST IN TIME sequências de montagem, usando apenas as quantidades necessárias de cada item, apenas QUANDO são necessárias. Ou seja, se não satisfaz a vontade do cliente, não Na indústria automotiva funciona.

Gestão de estoque I. INTRODUÇÃO MAS, na realidade do laboratório clínico a política do Just in time não é adequada. O ESTOQUE serve como um amortecedor entre o mercado SUPRIDOR e o CONSUMIDOR. O estoque também está relacionado a Gestão de custos da empresa. Para termos ideia da dimensão, podemos tomar como exemplo o caso do Dono do HSBC. Ele andava a recolher clipes de escritório por onde andava, e questionado sobre aquele costume ele disse: “Se em todas as minhas agências os funcionários desperdiçarem um clipe por dia, com o tempo isso que parece pequeno pode representar um impacto importante no orçamento”. Exemplo: E assim é no laboratório, desde as ponteiras aos kits mais caros, devem ser considerados “dinheiro vivo”.

Gestão de estoque I. INTRODUÇÃO • Administração de Estoque em um laboratório de análises clínicas ou é centralizada ou está mais próxima ao laboratório: Central de compras Administração geral Laboratório Administrativo Problemas: Falta de feedback, o que ainda tem? Problema com lote? Fornecedor? O laboratório, nesse caso passa a ser visto como um só e o controle fica mais difícil. Corre-se o risco de COMPRAR itens que estão sobrando no estoque e deixar FALTAR itens essenciais, por exemplo. Caso a administração prefira dessa forma, é preciso ter uma comunicação EFICIENTE entre os setores.

Gestão de estoque I. INTRODUÇÃO • Administração de Estoque em um laboratório de análises clínicas ou é centralizada ou está mais próxima ao laboratório: Central de compras Vantagens: Informação precisa; Visibilidade da individualidade entre os setores e suas respectivas demandas; Controle maior. Administração geral Equipe compras - técnica Laboratório Administrativo

I. 1 INVENTÁRIO Gestão de estoque POR ONDE COMEÇAR? INVENTÁRIO: • O propósito de realizar um Inventário é fazer o LEVANTAMENTO DE TODOS OS bens armazenados em determinado local para manter a compatibilidade entre o que está registrado (estoque lógico) e o que realmente existe (estoque físico).

Gestão de estoque I. 1 INVENTÁRIO POR ONDE COMEÇAR? INVENTÁRIO: INVENTÁRIO GERAL Inventário geral anual é custoso, cansativo e pode não ser tão eficiente. É preciso fechar as portas da empresa, isso representa impacto no faturamento.

Gestão de estoque I. 1 INVENTÁRIO POR ONDE COMEÇAR? INVENTÁRIO: INVENTÁRIO CÍCLICO • Esforço da contagem é distribuído ao longo do ano, em dosagens diárias, SEM NECESSIDADE DE INTERRUPÇÃO das atividades; • MAIS EFICIENTE e é também um diferencial competitivo pois não é necessário parar o estabelecimento; • Custo MENOR e ACURACIDADE MAIOR.

I. 1 ESTUDO DE DEMANDA (POR ITEM/ SETOR) Gestão de estoque POR ONDE COMEÇAR? PREVISÃO DE DEMANDA • Esta função é de responsabilidade do gestor de estoque junto com os demais gestores do laboratório. Em resumo, PRECISO SABER O QUE EU PRODUZO/CONSUMO MAIS, PARA ABASTECER MAIS!

Gestão de estoque II. FATORES IMPORTANTES NA GESTÃO DE ESTOQUE II. 1. TEMPO DE ESPERA (POR ITEM) Pedido Processamento Envio Faturamento e recebimento Como o nome já diz, é preciso contabilizar com maior exatidão possível o ∆T que CADA ITEM DO SEU ESTOQUE leva para chegar, desde o pedido até o recebimento. Para evitar a falta de material devemos conhecer um conceito importante: Estoque MÍNIMO.

Gestão de estoque II. FATORES IMPORTANTES NA GESTÃO DE ESTOQUE II. 1. TEMPO DE ESPERA (POR ITEM) ESTOQUE MÍNIMO: venda ou consumo médio x tempo de reposição. Ou seja, é a QUANTIDADE DE ITENS que devemos ter no estoque seja suficiente para SUPRIR a demanda até que a nova remessa seja entregue. Exemplo 1: Um determinado kit tem consumo alto (demanda alta) e o fornecedor dá prazo longo para entrega, como muitas vezes acontece com itens importados. Para esses itens precisamos ter um ESTOQUE MÍNIMO MAIOR que para outros itens. Consumo alto Tempo longo ESTOQUE MÍNIMO MAIOR

Gestão de estoque II. FATORES IMPORTANTES NA GESTÃO DE ESTOQUE II. 1. TEMPO DE ESPERA (POR ITEM) ESTOQUE MÍNIMO: venda ou consumo médio x tempo de reposição. Exemplo 2: No caso de um outro reagente ou insumo plástico cujo consumo seja alto, mas o fornecedor sempre tenha disponível para pronta entrega Consumo alto Tempo CURTO ESTOQUE MÍNIMO MENOR Observem que sempre estamos falando “POR ITEM” uma vez que pode haver importante variação entre itens e entre setores.

Gestão de estoque II. FATORES IMPORTANTES NA GESTÃO DE ESTOQUE II. 2. PONTO DE PEDIDO (POR ITEM) Determinar um PONTO DE PEDIDO é realizar e programar o pedido para quando determinado item chegar em uma QUANTIDADE crítica determinada. Novamente, o ponto de pedido pode ser diferente entre cada item. Tudo vai depender da demanda de cada um, é um estudo minucioso e individual. SALDO DE ITENS DISPONÍVEL ABAIXO OU IGUAL AO NÍVEL ESTIPULADO

Gestão de estoque II. FATORES IMPORTANTES NA GESTÃO DE ESTOQUE II. 3. ESTOQUE MÁXIMO (POR ITEM) Falamos do tempo de espera que nos fez conhecer o conceito de estoque mínimo. Nesse contexto o ESTOQUE MÁXIMO também se encaixa como um fator de extrema importância. ESTOQUE MÁXIMO é a quantidade de peças especificadas no pedido de compra, e que estará sujeita à política de estoque de cada empresa. ESTOQUE MÁXIMO= ESTOQUE MÍNIMO + LOTE DE COMPRA (econômico ou não) A política da empresa pode ser ter material sempre “abundância”. Por isso, o estoque máximo varia entre as empresas. A compra pode ser sempre a mais econômica possível a fim de evitar desperdícios ou pode não ser econômica. Muitas vezes, quando o cenário econômico muda quem tem estoque tem uma vantagem competitiva, pois não foi afetado por aumento de preço de fornecedor, e, portanto, não repassa para o preço do produto ou serviço final.

Gestão de estoque II. FATORES IMPORTANTES NA GESTÃO DE ESTOQUE II. 3. ESTOQUE MÁXIMO (POR ITEM) O estoque máximo também pode variar dependendo da CAPACIDADE DE ARMAZENAGEM DISPONÍVEL, ou seja, ESPAÇO. Não adianta pedir material se não há espeço disponível para armazenamento adequado.

Gestão de estoque III. FERRAMENTA DE CONTROLE DE ESTOQUE CURVA ABC Considera a importância relativa DE CADA ITEM NO ESTOQUE. (Vilfredo Pareto) Itens A: alta prioridade, um controle acirrado incluindo registros completos e preciosos, revisões regulares e frequentes por parte da administração, revisão frequente das previsões de demanda, seguimento minucioso e agilização do tempo de entrega; Itens B: prioridade média, controles normais com bons registros, atenção regular e processamento normal. Itens C: prioridade menor, os mais simples controles possíveis devem-se garantir que os itens sejam suficientes. Nenhum registro ou registro simples ou um sistema de revisão periódica, fazer pedido em grandes quantidades e manter um estoque de segurança.

Gestão de estoque III. FERRAMENTA DE CONTROLE DE ESTOQUE: CURVA ABC Em suma, os itens que forem agrupados no grupo A são os que JAMAIS devem faltar no laboratório. Podemos incluir nesse nível de importância os do Grupo B também, mas respeitando a prioridade dos itens A. Os que estão no grupo C provavelmente estão parados no estoque devido demanda reduzida ou outro fator externo. É preciso investigar para também evitar compra e aumentar ainda mais o acúmulo destes.

Gestão de estoque III. FERRAMENTA DE CONTROLE DE ESTOQUE: CURVA ABC Exemplo: No trabalho de Celso Paraguay, foi aplicada a CURVA ABC em um laboratório de análises clínicas que NÃO CONTROLAVA O ESTOQUE de forma adequada. Vamos acompanhar o principal resultado.

Gestão de estoque III. FERRAMENTA DE CONTROLE DE ESTOQUE: CURVA ABC Exemplo: • DOZE itens como itens Classe A, 60, 37% dos gastos totais com materiais; • DEZOITO itens com sendo Classe B, 23, 14% dos gastos totais com materiais; • CINQUENTA E SEIS itens com Classe C, 14, 76 % dos gastos totais com materiais.

Gestão de estoque III. FERRAMENTA DE CONTROLE DE ESTOQUE: CURVA ABC Exemplo: Vale lembrar que essa não é uma análise ESTÁTICA. Os itens podem migrar entre as classificações, é dinâmico. Portanto, deve ser feito um monitoramento contínuo do estoque utilizando esta ferramenta.

Gestão de estoque III FERRAMENTA DE CONTROLE DE ESTOQUE: CURVA ABC Por que tudo isso é importante? PRIMEIRO DE TUDO: CONHECER SUA EMPRESA/LOCAL DE TRABALHO • Para saber o que jamais pode faltar no laboratório (perda na percepção de valor, perda de faturamento); • Ter mais de um fornecedor para os CLASSE A; • Evitar gastar dinheiro com insumos para exames de menor demanda.

IV. REFERÊNCIAS ARNOLD JR. , Tony. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999. BALLOU, Ronaldh. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1995. MARTINS, Petrônio G. Administração de materiais e recursos materiais. São Paulo: Saraiva, 2002. POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais. São Paulo: Atlas, 2002. http: //www. fatea. br/seer/index. php/janus/article/view. File/131/113

IV. ATIVIDADE Responda as seguintes questões: 1) Qual dos 4 pilares da Gestão de estoque você implantaria primeiro em seu local de trabalho? 2) Cite as principais ações que você poderia implantar em seu local de trabalho em curto prazo, no que diz respeito a gestão de estoque e logística?