Servio Geolgico do Brasil CPRM Gesto Documental na
Serviço Geológico do Brasil – CPRM Gestão Documental na SUREG/SA Isabel ngela dos Santos Matos Analista em Geociências - Bibliotecária SUREG/SA
Serviço Geológico do Brasil – CPRM GESTÃO DOCUMENTAL Conjunto de procedimentos e operações técnicas feitas em documentos durante a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento , visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM AMAPARO LEGAL • Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2. º, art. 5, art. 23 • Código Penal, art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor: Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular; • Lei 8. 159/1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências; • Decreto 1. 799/1996 - Regulamenta a Lei n° 5. 433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais;
Serviço Geológico do Brasil – CPRM • Lei n. 9. 605/1998 , Art. 62 - Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente: Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena - reclusão, de um a três anos, e multa; • Decreto n. 6. 514/2008, Art. 72 - Dispõe sobre as infrações e sanções administrativas ao meio ambiente, estabelece o processo administrativo federal para apuração destas infrações: Destruir, inutilizar ou deteriorar: I bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; ou II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial. Multa de R$ 10. 000, 00 (dez mil reais) a R$ 500. 000, 00 (quinhentos mil reais).
Serviço Geológico do Brasil – CPRM • Lei 12. 527/ 2011 - Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5 o, no inciso II do § 3 o do art. 37 e no § 2 o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8. 112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11. 111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8. 159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. • Decreto 7. 845/2012 - Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento; • Decreto 7. 724/2012 - Regulamenta a Lei no 12. 527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5 o, no inciso II do § 3 o do art. 37 e no § 2 o do art. 216 da Constituição.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM BENEFÍCIOS • Viabiliza o acesso as informações e aos documentos; • Aumenta da eficiência administrativa; • Garante o melhor aproveitamento dos recursos destinados a manutenção de arquivos; • Reduz a massa documental acumulada; • Promove o tratamento técnico e uma organização adequada dos documentos de arquivo; • Racionaliza a produção documental;
Serviço Geológico do Brasil – CPRM • Normatiza os procedimentos arquivísticos; • Resgata e preserva o patrimônio documental e a memória da instituição; • Enquadra a CPRM às leis, resoluções e orientações de órgãos superiores; • Viabiliza a destinação correta dos documentos arquivísticos; • Facilita a pesquisa científica e histórica.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM PROCEDIMENTOS Produção e classificação dos documentos Padronização dos documentos produzidos pelos setores e unidades;
Serviço Geológico do Brasil – CPRM PROCEDIMENTOS Uso, Tramitação e Avaliação - Atividades relativas ao tratamento técnico e organização dos documentos;
Serviço Geológico do Brasil – CPRM PROCEDIMENTOS • Arquivamento e Reprodução – Promoção da destinação adequada dos documentos, obedecendo critérios estabelecidos na tabela de temporalidade documental e por uma comissão de avaliação de documentos arquivísticos, além de possíveis solicitações futuras.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM INSTRUMENTOS Código de classificação e arranjo: é utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM EXEMPLO: CLASSE 000 – Administração Geral CLASSE 100 – Da Direção, das Comissões e dos Conselhos CLASSE 200 – Agentes Políticos CLASSE 300 – Plenário CLASSE 400 – Segurança, Proteção, Policiamento CLASSE 500 – Ordem e Defesa do Senado Federal CLASSE 600 – Editoração e Publicações CLASSE 900 – Assuntos Diversos
Serviço Geológico do Brasil – CPRM EXEMPLO: CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE 010 GRUPO 012 SUBGRUPOS 012. 11 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÕES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Serviço Geológico do Brasil – CPRM INSTRUMENTOS Tabela de temporalidade: avaliação para definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
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Serviço Geológico do Brasil – CPRM IDADES DOCUMENTOS: Corrente ou idade administrativa: documentos vigentes e frequentemente consultados; • Intermediário ou idade intermediária: documentos que aguardam prazos longos de prescrição e precaução; raramente consultados e aguardam a destinação final; • Permanente ou idade histórica: documentos que perderam a vigência administrativa, porem são providos de valor secundário ou histórico-cultural. •
Serviço Geológico do Brasil – CPRM ATIVIDADES Diagnóstico arquivístico; Levantamento básico da produção documental ; • Criação das tabelas de classificação e temporalidade; • Tratamento técnico dos documentos; • Destinação de documentos. • •
Serviço Geológico do Brasil – CPRM ESTRUTURA - Produção e acesso - Áreas de armazenamento - Condições ambientais - Acondicionamento - Manuseio e transporte - Segurança
Serviço Geológico do Brasil – CPRM PRODUÇÃO E ACESSO Os documentos devem estar adequadamente identificados, classificados e controlados, para que a localização e a devolução ao local de armazenamento sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de danos ou extravios.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM ARMAZEAMENTO Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido. O arquivo nos setores é para armazenar somente documentos correntes. Arquivo não é depósito.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM CONDIÇÕES AMBIENTAIS Armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação; Proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar; Promover regularmente a limpeza e manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM ACONDICIONAMENTO Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM MANUSEIO E TRANSPORTE O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos técnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usuários, merecendo recomendações afixadas nas salas de trabalho e de consulta.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM SEGURANÇA Todo arquivo deve contar com um Plano de Emergência escrito, direcionado para a prevenção contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos em situações de calamidade com fogo, água, insetos, roubo e vandalismo.
Serviço Geológico do Brasil – CPRM RESUMINDO… Uso de equipamentos de proteção individual; • Higienização dos documentos; • Ordenação e arquivamento dos documentos corretamente; • Padronização das caixas e etiquetas. •
Serviço Geológico do Brasil – CPRM PANOR MICA DO ARQUIVO EM SALVADOR
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Serviço Geológico do Brasil – CPRM PANOR MICA DO ARQUIVO EM FEIRA DE SANTANA
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Serviço Geológico do Brasil – CPRM NOVO COMPORTAMENTO: • • • Limpeza da sala do arquivo; Descarte de documentos; Transferência de documentos históricos para o Arquivo Permanente, em Feira de Santana; Mudança para Litoteca de Feira de Santana; Projeto de novas instalações em Salvador; Conscientização e treinamento.
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AGRADECEMOS A ATENÇÃO! II Encontro de Bibliotecas da Rede Ametista Rio de Janeiro, 20 -24/05/2013 www. cprm. gov. br isabel. matos@cprm. gov. br
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