SERVICIO LEGISLATIVO ESPAA Y PORTUGAL PRESENTACIN DEL SERVICIO

SERVICIO LEGISLATIVO ESPAÑA Y PORTUGAL

PRESENTACIÓN DEL SERVICIO LEGISLATIVO

MODULO DE LEGISLACIÓN EN ECOGESTOR www. ecogestor. com www. econormas. com

CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO IDENTIFICACIÓN LEGISLACIÓN APLICABLE IDENTIFICACIÓN OBLIGACIONES LEGALES ENVÍO POR CORREO ELECTRÓNICO • Informe bimestral: cambios en la legislación de aplicación en los 2 meses anteriores • Novedades legislativas: nuevas disposiciones legales publicadas ASESORAMIENTO VÍA E-MAIL Y TELEFÓNICO INCLUSIÓN EN LA APLICACIÓN • Normativa específica: AAI, DIA, Licencias, concesiones, … • Normativa voluntaria: política medioambiental, protocolos internos, convenios, …

BASE DE DATOS LEGISLATIVA ü ü Servicio de información, actualización y gestión de la LEGISLACIÓN publicada en los boletines oficiales de España y Portugal de: o Medio ambiente o Prevención de riesgos laborales o Reglamentación de instalaciones o Seguridad o Medio Natural o Sector Sanitario - Farmacéutico Incluye los ámbitos: o Comunitario o Estatal o Autonómico o Municipal y Mancomunidades

IMPLANTACIÓN: CUESTIONARIO ü El Servicio Legislativo se basa en una Identificación de la Normativa que aplica a un determinado centro o unidad de trabajo. ü Para la identificación inicial se envía al cliente un “cuestionario” como base para conocer los aspectos principales de ese centro. ü La correcta cumplimentación de este cuestionario determinará el grado de adaptación de la normativa de aplicación.

OBLIGACIONES Definimos la “obligación” como el requisito legal redactado de forma clara y concisa donde se refleja de forma práctica lo que el cliente debe hacer para cumplir con la legislación de aplicación. DECRETO 833/75 LEY-38/72 LEY-38 DECRETO 833 Art. 33. . . Art. 50 ………………. . Normas de aplicación: Texto legal completo incluidos los anexos Identificación de artículos aplicables Identificación de las obligaciones derivadas de los artículos aplicables

MANTENIMIENTO: MOTIVOS PARA LA ACTUALIZACIÓN La actualización puede deberse a dos motivos: ü Que se publique nueva legislación de aplicación al centro. ü Que en el centro se produzcan cambios o modificaciones en las instalaciones que impliquen nuevas obligaciones aplicables.

INFORME BIMESTRAL ECONORMAS Bimestralmente se envía a la empresa un Informe con los cambios en la Normativa de Aplicación. Nueva normativa de aplicación Normativa de aplicación eliminada o derogada

NORMATIVA GENERAL / APLICACIÓN -Búsquedas de Normativa -Consolidación y “Vacatio legis” -Personales -Últimas Consultas -Novedades -Derogadas

ACCESO BASE DE DATOS NORMAS Se visualiza la temática contratada por el cliente

¿CÓMO BUSCAR LA NORMATIVA? La aplicación permite buscar las normas a través de dos sistemas independientes: • Árbol de categorías • Búsqueda avanzada. El resultado de las búsquedas, siempre será un: LISTADO DE NORMAS Se muestran en pantalla en formato HTML y puede descargarse en un documento word para trabajar; en la parte superior derecha aparece un link que nos descarga el listado de las normas a nuestro equipo.

BÚSQUEDA POR EL ÁRBOL

ACCESO A LA NORMATIVA Desde el icono se accede al texto de la norma en formato html

BÚSQUEDA AVANZADA DE NORMAS

El resultado de la búsqueda siempre es un listado de normas Indica nº de normas en vigor y derogadas

FICHA DE LA NORMA Desde la ficha de la norma, se accede al texto del boletín oficial dónde está publicada la norma (sólo para normas publicadas a partir del 3 de noviembre de 2008)

ACCESO A LAS NORMAS

NORMA COMPLETA El índice permite acceder a los artículos concretos queremos consultar

CONSOLIDACIÓN DE NORMAS Se relacionan las normas que han introducido modificaciones en cada artículo o apartado de la norma que se está consultando

“VACATIO LEGIS” Es el periodo entre el momento de publicacion de una norma y su entrada en vigor En la norma modificada aparece indicado el futuro cambio y se puede consultar la norma que introduce la modificación:

Cuando accedemos a Eco. Normas, por defecto está seleccionada la opción de “Normativa Aplicación”, que filtra de toda la base de datos aquellas normas que afectan al centro/s seleccionado/s. Para consultar en toda la base de datos, independientemente de que la norma sea de aplicación o no, debemos seleccionar la opción de “Normativa General”.

¿CÓMO SE VISUALIZA NORMATIVA DE APLICACIÓN?

LISTADO DE NORMATIVA DE APLICACIÓN Del conjunto de normas de la materia contratada (Medio ambiente, Prevención de Riesgos Laborales, Medio Natural, …), el consultor identifica al cliente las que aplican en su centro u organización. Estas aparecen marcadas como: REQUISITO LEGAL y OBLIGACIONES CENTRO

LISTADO DE NORMATIVA DE APLICACIÓN Todos los documentos incluyen la fecha de creación

ACCESO A REQUISITOS Y OBLIGACIONES POR NORMA

DEROGADAS Aparece en rojo la fecha de la derogación IMPORTANTE Siempre teniendo en cuenta si estamos en - Normativa General o - Normativa de Aplicación

PERSONALES

INCLUIR EN PERSONALES

NOVEDADES

ÚLTIMAS CONSULTAS

NORMATIVA ESPECÍFICA Y VOLUNTARIA Además de los requerimientos legales que marca la legislación Comunitaria, Estatal, Autonómica y Municipal existen otra serie de normas que son de aplicación a los centros. Hablamos de normas específicas, que son generalmente resoluciones de la administración particulares para esa empresa, y normas voluntarias, que asumen las organizaciones con objeto de mejorar el ejercicio de su actividad.

NORMATIVA ESPECÍFICA

SUBVENCIONES Las Subvenciones pueden consultarse a través de Eco. Normas: pinchando sobre el texto se obtiene el texto completo del boletín original

ENVÍO DE NOVEDADES LEGISLATIVA

ENVÍO DE NOVEDADES Los martes y los jueves el cliente recibe un correo con las Novedades Legislativas publicadas. LUNES 1 MARTES 2 MIÉRCOLES JUEVES VIERNES 3 4 5 SÁBADO 6 DOMINGO 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 En caso de normas de gran interés: envío INMEDIATO el mismo día que se publiquen en el Boletín Oficial

MODELO DE CORREOS ELECTRÓNICOS Se envía al correo todas las Normas Publicadas en función de la preferencia de cada usuario con acceso a los Boletines Oficiales dónde se han encontrado En caso de normas de gran interés se lanzará un envío INMEDIATO el mismo día en que se publiquen en el Boletín Oficial.

NOVEDADES LEGISLATIVAS Se puede particularizar qué “Novedades Legislativas” se desea recibir por correo: - Tipos de aviso: normas y/o subvenciones. Certificación: normas asociadas a ISO y/u OHSAS. Ámbito: comunitatario, estatal, autonómico, municipal Temática Correo electrónico: aparece el propio, con posibilidad de cambiarlo y añadir otro destinatario (usuario o no de Econormas).

PARTICULARIZACIÓN Podemos SELECCIONAR para nuestro usuario las opciones de las que nos interesa recibir Novedades en nuestro e -mail

MÓDULO DE GESTIÓN DE OBLIGACIONES -Búsquedas de Obligaciones -Adjuntos -Agenda -Gestión de Tareas -Responsables -Auditoría de Cumplimiento Legal

OBLIGACIONES Definimos la “obligación” como el requisito legal redactado de forma clara y concisa donde se refleja de forma práctica lo que el cliente debe hacer para cumplir con la legislación de aplicación. DECRETO 833/75 LEY-38/72 LEY-38 DECRETO 833 FOCO EMISIÓN : MEDIR CADA 5 AÑOS POR OCA Art. 33. . . Art. 50 ………………. . Normas de aplicación: Texto legal completo incluidos los anexos Identificación de artículos aplicables Identificación de las obligaciones derivadas de los artículos aplicables

¿CÓMO ACCEDO A LAS OBLIGACIONES? DESDE LA NORMA Una vez que entramos en una norma, la selección del icono “Obligaciones centro” nos permite abrir el “listado de obligaciones” DESDE EL BOTON OBLIGACIONES Se accede a una pantalla de búsqueda y desde aquí al listado de obligaciones de aplicación al centro

FICHA DE LA OBLIGACIÓN

NORMATIVA OBLIGACIONES CRITERIOS DE BÚSQUEDA DE OBLIGACIONES

LISTADOS DE OBLIGACIONES Mostrar/Ocultar información Controles a nivel de obligación

BARRA SUPERIOR DE NAVEGACIÓN Obtiene los listados en documentos Regresa a pantalla anterior Asigna responsable a las obligaciones seleccionadas Notas al cliente Responsables Obligaciones Inactivas Vínculos de normativa

NORMAS VINCULADAS Normas de las que derivan las obligaciones

OPCIONES POR OBLIGACIÓN Funcionan simplemente “pinchando” sobre la opción deseada: IMPORTANTE: incluye una marca a las obligaciones y las sitúa por encima. AUDITABLE: permite marcar/desmarcar la obligación como auditable. TAREAS: muestra si tiene tareas y funciona como acceso directo a la misma. ADJUNTOS: muestra si dispone de ficheros o URLs asociadas.

RESPONSABLES DEL CENTRO Borra Responsables. Creación de Responsables. Modifica Responsables. Como información adicional el cliente puede incluir a cada obligación un “responsable” como ayuda a la gestión del centro. Acceso directo a sus obligaciones.

ASIGNACIÓN MÚLTIPLE DE RESPONSABLES

INCLUIR RESPONSABLES DESDE LA FICHA

SISTEMA DE ADJUNTOS Existen obligaciones a las que el cliente puede interesarle adjuntar algún archivo propio que de evidencia al cumplimiento, esté relacionado con la obligación, enlaces… Para ello se implementa el “Sistema de Adjuntos”, en primer lugar para las obligaciones (así disponible siempre) y posteriormente se ampliará a la auditoría. Permite subir prácticamente todo tipo de ficheros Es el propio usuario el que puede subir estos archivos

ADJUNTOS A LAS OBLIGACIONES El cliente puede añadir sus revisiones, inspecciones, …

CARACTERÍSTICAS ü Los adjuntos se deben subir de uno en uno. ü No es posible subir ficheros y URLS al mismo tiempo. ü La URL sólo funcionará correctamente si se añade la dirección completa (con http, https, …) ü Se eliminan con el “aspa” al igual que responsables.

IDENTIFICACIÓN DE ADJUNTOS Las obligaciones con adjuntos se identifican con un nuevo icono.

VER OBLIGACIONES DEL MES Día actual Mes actual Obligación que vence ese día para ese centro Acceso a la tarea y al histórico de tareas

AVISO OBLIGACIONES ü Es posible activar para “Obligaciones” un sistema automático de envío. ü El envío se realizará a los “Responsables” asignados a cada obligación. ü Se programará el envío y llegará un e-mail al “vencimiento” de la obligación.

CONFIGURACIÓN AVISOS El “icono” de avisos activa la programación del envío a Responsables.

TAREAS DEL CENTRO Para llevar un control más exhaustivo de las obligaciones, Eco. Normas permite crear y gestionar tareas en la agenda. Una tarea es un “registro” relacionado con una obligación de la cual se desea llevar un seguimiento hasta que se realiza. Una tarea pude tener lugar una sola vez en el tiempo o varias (tareas periódicas).

TAREAS Gestión de las tareas y situación en que se encuentran Posibilidad de incluir comentarios y referencias a registros

LISTADO DE TAREAS El sistema automáticamente generará nuevas tareas en función de las fechas y de la periodicidad de las tareas, establecidas por el cliente. Las tareas pueden estar en dos estados: • PENDIENTE • EJECUTADA En el caso de las pendientes puede darse el caso de FUERA DE PLAZO (la fecha de vencimiento ya ha sido vencida) o EN PLAZO (la fecha de vencimiento aún no ha llegado)

AVISOS AL E-MAIL ü Es posible activar para “Tareas” un sistema automático de envío. ü El envío se realizará a los “Responsables” asignados a cada obligación. ü Se programarán uno o dos envíos: Envío de “aparición” en listado de Tareas. o Envío de “vencimiento” de la tarea. o

TAREAS YA CREADAS Sistema de avisos - Podemos configurar el aviso en las propias tareas. - Nos indica si está activo por el icono.

CONFIGURACIÓN DE TAREAS CON AVISOS El “icono” de avisos activa la programación de los envíos

FUNCIONAMIENTO � FECHA DE VENCIMIENTO: el día que vence la tarea se envía un e-mail informando a los responsables. � FECHA DE APARICIÓN: la tarea se mostrará en el listado a partir de la fecha incluida y el programa enviará un e-mail informando a los responsables.

ENVÍO AL E-MAIL Los responsables reciben un e-mail que puede tener dos partes: Tareas cuya “fecha de aparición en agenda” coincide con la fecha de envío del correo Tareas cuya “fecha de vencimiento” coincide con la fecha de envío del correo

AUDITORÍA Permite satisfacer el requisito de la normas OHSAS 18. 001 e ISO 14. 001 relativo a la evaluación periódica de cumplimiento de los requisitos legales aplicables

Opciones de gestión de Auditoría: ü Crear informes de auditoría ü Buscar en el histórico de informes realizados - La auditoría se realiza a través de Informes - Podemos crear tantos Informes de Auditoría como se desee

CREAR INFORMES DE AUDITORÍA Incluye todas las obligaciones auditables Permite seleccionar las obligaciones a auditar

AUDITORÍA Para realizar la auditoría hay que insertar el ESTADO, los COMENTARIOS, y los REGISTROS que evidencian su estado Gestión del estado de cumplimiento de las obligaciones auditables Posibilidad de incluir comentarios y referencias a registros

Histórico de agenda

Histórico de auditoría

Ver obligación

BUSCAR INFORMES DE AUDITORÍA Permite realizar búsquedas de Informes por: -Código -Año - Estado -Periodo auditado -Auditor -Validado por…

El resultado de la búsqueda es un listado de informes: Se incluye un resumen de los registros incluidos en el informe.

ACCESO A LA APLICACIÓN -Perfiles de Usuario -Perfiles de Centro

PERFILES DE USUARIO Un USUARIO viene determinado por: • Los centros que puede ver • Los permisos que tiene para gestionar obligaciones, responsables, agenda y auditoría PERFILES DE CENTRO Cada CENTRO viene determinado por un ámbito geográfico y lleva asociada: • Normativa de aplicación • Las obligaciones legales/requisitos de ese centro

SELECCIÓN DE CENTRO La selección de centros condicionará toda la navegación a través de la aplicación. Selecciona todos los centros del usuario. Borra la selección de centro. Confirma la selección de país y centros.

ASPECTOS DESTACADOS DEL SERVICIO ü Base de datos de normativa: o ü Normas consolidadas o Identificación de la normativa aplicable en las materias contratadas o Identificación de requisitos y obligaciones legales o Posibilidad de incluir normativa propia del cliente Herramientas: o Posibilidad de realizar la verificación de cumplimiento legal requerida por ISO 14. 001 o Agenda para seguimiento de tareas relacionadas con las obligaciones o ü Información al cliente (a su correo electrónico): o Envío de Novedades legislativas publicadas, configurable por preferencias del usuario o ü Posibilidad de incluir Adjuntos: documentos, direcciones url…. Envío del Informe bimestral con los cambios en la normativa de aplicación o Posibilidad de envío de avisos de obligaciones pendientes al correo electrónico de los responsables asignados, de forma anticipada a su vencimiento Consultas: o El consultor responsable del mantenimiento atenderá sus consultas telefónicas o por correo electrónico