SERVICEFRVALTNINGEN Processgrnssnitt fr ekonomiadministration 11222020 SIDAN 1 Ansvarsfrdelning

SERVICEFÖRVALTNINGEN Processgränssnitt för ekonomiadministration 11/22/2020 SIDAN 1

Ansvarsfördelning på övergripande nivå Ledning och styrning Stadsledningskontoret finansavdelningen Nämnden/ Förvaltningen • Strategisk planering Analys och verksamhetsstöd • Ansvar för stadens budget • Ansvar för stadens bokslutsprocesser (processägare) och uppföljningsprocesser • Ansvara för kommunkoncernens finansiella hantering • Ekonomiska styrdokument/ policies • Stadsövergripande projekt • Stadsövergripande vidareutveckling/utbildning • Strategisk planering utifrån nämndens perspektiv • Ledning och styrning av den lokala ekonomifunktionen • Medverka i lokala/centrala projekt • Vidareutveckling/utbildning • Uppföljning och utveckling av stadens ekonomisystem (systemägare) • Ansvar för redovisningsprinciper och beslut om tillämpning • Ansvar för beslut om stadens ekonomimodell (centrala krav) • • • • SERVICEFÖRVALTNINGEN Transaktionshantering övergripande Ansvar för budgethållning Månadsrapport Tertialrapport Bokslut Verksamhetsberättelse Verksamhetsplan Budgetering och budgetuppföljning Annan löpande rapportering Stöd till verksamheterna i deras uppföljningsarbete Analys och uppföljning ILS och indikatorer Investeringsanalys Ekonomisk analys vid verksamhetsutveckling Vidareutveckling /utbildning • Ansvar för nämndens/ förvaltningens ekonomimodell inom ramen för stadens ekonomimodell. Ansvar för dokumentation av ekonomimodellen. • Ansvar för uppsättningsdokumentation • Fortsatt ansvar för kontakter mot kunder, medborgare och leverantörer. (Vissa frågor besvaras av nämndens utförare av ekonomiadministration (Serviceförvaltningen)) • Ansvar för beslut/beviljanden. • Ansvar för periodslut och bokslut. • Huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial (under löpande räkenskapsår arkiverar serviceförvaltningen del av material). • Ansvar för delegationsordning och lokal attestinstruktion • Ansvar för att aktuella interna regler och rutiner finns tillgängliga. • Ansvar för att utbilda verksamheterna i regler och rutiner som gäller. Även ansvar för utbildning i elektroniska stöd till rutinerna (T. ex. Agresso EFH eller Lisa Självservice. ) • Ansvar för internkontroll och internkontrollplan. 11/22/2020 SIDAN 2

Tjänsteutbud under 2009 Förslag till tjänsteutbud Obligatoriska Kundreskontra Leverantörsreskontra Kassa och Bank Systemförvaltning Frivilliga Tid och projekt* Anläggning * Obligatoriska Kundreskontra Leverantörsreskontra Kassa och Bank Systemförvaltning Frivilliga Tid och projekt* Anläggning Obligatoriska Kundreskontra Leverantörsreskontra Kassa och Bank Systemförvaltning Anläggning Redovisning till rapportering Frivilliga Obligatoriska Frivilliga Tid och projekt SERVICEFÖRVALTNINGEN Stadsdelsnämnder Rinkeby-Kista, Spånga-Tensta, Hässelby-Vällingby, Bromma, Kungsholmen, Norrmalm, Östermalm, Södermalm, Enskede-Årsta-Vantör, Skarpnäck, Faststa, Älvsjö, Hägersten-Liljeholmen, Skärholmen Facknämnder med större investeringsplan Exploateringsnämnden, Trafik- och renhållningsnämnden, Idrottsnämnden, Fastighetsnämnden, Brand- och räddningsnämnden, Utbildningsnämnden, Kulturnämnden: kulturförvaltningen, Kyrkogårdsnämnden Facknämnder med mindre investeringsplan Miljö- och hälsoskyddsnämnden, Stadsarkivet, Socialtjänstnämnden, Kommunfullmäktige m. m. (SLK & KF/KS kansli), Stadsbyggnadsnämnden. Mindre facknämnder Revisorskollegiet, Äldrenämnden, Valnämnden, Överförmyndaren, Serviceförvaltningen 11/22/2020 SIDAN 3

Förslag på gränssnitt för Leverantörsreskontra 1(2) Ta emot och kontrollera elektronisk faktura Ta emot och kontrollera manuell faktura Kontera och attestera faktura Förvaltning • Attestera och göra korrekt beställning • Kontera och periodisera faktura • Godkänna och attestera faktura • Korrigera felaktig faktura (t ex felkontering) • Besluta om makulering/kreditering och kontakta intern motpart • Begära och bevaka kreditfaktura Serviceförvaltningen • Läsa in och kontrollera fakturafil • Åtgärda fakturor på fellista samt fakturor i ankomstregistret • Lägga upp nya leverantörer i lev. registret • Kontrollera och ankomstboka faktura • Skicka tillbaka faktura till leverantör som ej uppfyller skatteverkets krav • Lägga upp leverantörer i leverantörsregistret • Förvara faktura** • Distribuera manuell faktura till referens • Identifiera åtgärd för avvisad eller felaktig faktura • Omdistribuera faktura vid okänd referens • Korrigera felaktig faktura utifrån information från förvaltning • Omkontera och makulera faktura • Ta emot faktura • Slänga reklam och skicka tillbaka övrig post till förvaltning • Skicka faktura till serviceförvaltningen som ej kan skannas • Skanna och tolka faktura enl. avtal • Skicka tillbaka faktura till leverantör som ej uppfyller skatteverkets krav • Arkivera faktura • Ta emot faktura • Skicka faktura till serviceförvaltningen • som ej kan skannas BGC* Tieto. Enator* • Skapa fakturafiler för respektive förvaltning *) eller annan leverantör av skanningstjänster resp systemförvaltning **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material. SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 4

Förslag på gränssnitt för Leverantörsreskontra 2(2) Skapa och boka utbetalningsorder (reversal) • Upprätta och attestera utbetalningsorder • Skicka utbetalningsorder till serviceförvaltningen Serviceförvaltningen Påminnelse- och kravhantering • Utfärda betalningsbemyndigande och kontrollera verkställd betalning • Parkera obetalda fakturor i Agresso SLK Finansavd. Förvaltning Definitivboka och betala faktura/ utbetalningsorder • Bistå med information avseende felaktiga fakturor samt korrigera fel • Meddela serviceförvaltningen om stoppad/ändrad betalning • Kontrollera utbetalningsorder • Kontrollera utvalda fakturor och rimlighetsbedöma • Lägga upp ny leverantör (ev. momsbelopp registrera temporär) • Kontrollera periodiseringar • Definitivbokföra utbetalningsorder • Definitivboka och betala faktura (utanordna) • Förvara utbetalningsorder** • Göra stickkontroller på fakturor • Åtgärda avvisade betalningar • Förvara betalningsbekräftelse** • Stoppa/ändra PG-betalning via Plusgirot • Stoppa ändra BG-betalning via BGC Tieto. Enator* • Hantera krav från Kronofogden • Hantera indrivningsärenden • Besluta hur kravbelopp ska hanteras • Ta emot påminnelse från BGC och påminna godkännare och attestant • Kontakta leverantör och begära fakturakopia • Ta emot inkassokrav från BGC och kontakta Inkassobolag • Hantera kravbelopp och dröjsmålsränta enligt beslut • Bevaka obetald faktura Underhåll och avstämning av leverantörsreskontra • Rapportkörningar • Erhålla avstämningsunderlag • Bistå serviceförvaltningen med information och input vid behov • Skicka ut jagningslista avseende oattesterade fakturor enl önskemål • Kontrollera obehandlade fakturor • Kontrollera nya/ändrade leverantörer • Kontrollera reverserade fakturor • Kontrollera elektroniska fakturor • Kontrollera momskoder, momssystem • Periodisera ankomstreg. fakturor • Kontrollera fakturafil • Kontrollera parkerade fakturor • Kontrollera ej återrapporterade betalningar • Intrastatrapportering • Avstämning av leverantörsreskontra mot huvudbokskonton • Återkoppla avstämningsunderlag • Överföra betalningsfil till bank • Återrapportera verkställd betalning till serviceförvaltningen *) eller annan leverantör av skanningstjänster **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material. SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 5

Förslag på gränssnitt för Kundreskontra 1(3) Skapa faktura i Agresso Förvaltning Serviceförvaltningen Tieto. Enator* Skapa faktura i försystem Skapa räntefaktura Skapa förvaltningsintern faktura/bokföringsorder • Skapa och attestera fakturaunderlag • Skicka underlag till serviceförvaltningen • Bistå med information och hjälp vid felaktig fakturakörning • Kuvertera specifika fakturor och skicka till kund • Registrera kund, basdata, trans-aktioner • Bistå med information för i verksamhetssystem räntefakturering • Skapa kund- och fakturafil (för förvaltningsspecifika försystem) samt skicka loggfiler till serviceförvaltningen • Rätta fel i försystem • Rätta fel i Agresso som serviceförvaltningen ej kan rätta • Kuvertera specifika fakturor och skicka till kund • Registrera kund, basdata, transaktioner i verksamhetssystem • Skapa bokföringsfil (för förvaltningsspecifika försystem) samt skicka loggfiler till serviceförvaltningen • Rätta fel i försystem • Rätta fel i Agresso som serviceförvaltningen ej kan rätta • Ta emot och kontrollera fakturaunderlag • Lägga upp kund i kundregistret i Agresso • Registrera faktura (debet/kredit) i Agresso • Manuell faktureringskörning • Kontrollera fakturakörning och göra ev. rättningar • Kuvertera och skicka faktura (lokal utskrift) • Kopiera/spara räntefaktura • Faktureringskörning (på klocka) • Skriva ut och skicka faktura • Skapa och skicka EDI-faktura • • • Läsa in och kontrollera bokföringsfil • Rätta fel i Agresso • Avstämning mellan försystem och Agresso *) eller annan leverantör av skanningstjänster SERVICEFÖRVALTNINGEN Läsa in och kontrollera kundfil Rätta fel i Agresso Läsa in ordrar i Agresso Avstämning mellan försystem och Agresso • Manuell faktureringskörning • Kontrollera fakturakörning och göra ev. rättningar • Kuvertera och skicka faktura (lokal utskrift) • Skapa kund- och fakturafil (för system som läses in av serviceförvaltningen) • Meddela inlästa filer • Faktureringskörning (på klocka) • Skriva ut och skicka faktura • Skapa och skicka EDI-faktura • Skapa räntefakturaförslag • Granska och bekräfta räntefakturaförslag • Boka bort poster där räntefaktura ej ska skickas • Skapa bokföringsfil (för system som läses in av serviceförvaltningen) • Meddela inlästa filer 11/22/2020 SIDAN 6

Förslag på gränssnitt för Kundreskontra 2(3) Kreditering och makulering, inkl. återbetalning • Läsa in OCR-filer • Skicka rapport avseende kundinbetalningar till serviceförvaltningen SLK Finansavd. Förvaltning Serviceförvaltning Tieto. Enator* Hantera kundinbetalningar (inkl. autogiro) • Besluta om kreditering/makulering • Makulera/kreditera faktura i försystem • Skapa och attestera underlag för makulering och återbetalning • Stämma av med intern motpart • Bistå med information och hjälp avseende oidentifierade kundinbetalningar • Upprätta bokföringsorder för betalning till egen förvaltning (ek. bistånd) • Besluta om samt upprätta underlag för återbetalning • Besluta om anstånd av betalning och skapa betalningsplan • • • Läsa in TIPS- och BG-max filer • Hämta upp PG-utdrag för manuella inbetalningar • Utreda och hantera ej matchade kundinbetalningar • Manuell betalningsprickning i kundreskontra • Utföra återbetalningar enligt underlag • Boka förskottsbetalning • Hantera anstånd enligt beslut • Registrera autogiro i Agresso • Meddela bank om makulering av autogirobetalning • Kontakta kund för avslag/komplettering avseende autogiro Ta emot och granska underlag Stämma av med intern motpart Makulera faktura i Agresso Förvara underlag** Upprätta och bekräfta betalningsförslag i kundreskontra för återbetalning • Filöverföring till Inkassobolag • Ta emot betalningsfiler • Autogirokörning (på klocka) *) eller annan leverantör av skanningstjänster **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material. SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 7

Förslag på gränssnitt för Kundreskontra 3(3) Underhåll och avstämning av kundreskontra Påminnelse- och kravhantering Förvaltning Serviceförvaltningen Tieto. Enator* Inkassobolag Kundkontakt • Besluta om faktura ska gå vidare till Inkasso • Besluta om åtgärd då kund bestrider fordran • Hantera ärenden som övergår till Kronofogden då kund bestrider fordran • Hantera nedskrivningar av fordran • Erhålla avstämningsunderlag • Ta emot kundsamtal och svara på frågor kopplade till beställning • Vidarebefordra specifika fakturafrågor till serviceförvaltningen • Kommunicera med inkassobolag • Hantera inkassoärende enligt beslut från förvaltning • • Svara på inkommande fakturafrågor Kontroll, rensning av kundregister Kontroll av autogiroansökningar Kontroll av parkerade fakturor Kontroll av parkerade ordrar Kontroll av nollfakturor Skapa beslutsunderlag för nedskrivning • Avstämning av kundreskontra • Återrapportera avstämningsunderlag • Utskick av påminnelse enligt kravkod • Filöverföring till inkassobolag • Boka osäker kundfordran • Utskick av inkassokrav • Hantera inkassoärende enligt beslut • Bevaka/hantera ärenden med Kronofogden då kund ej bestrider fordran *) eller annan leverantör av skanningstjänster SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 8

Förslag på gränssnitt för Kassa och bank 1(3) Företagsupphandlat privatkort och inköpskort SLK Finansavd. Förvaltning Serviceförvaltningen Bank- och plusgirokonton Bidragsutbetalning vid PG anvisning • Bemyndiga utbetalningar • Upprätta dagrapport och skicka till serviceförvaltningen • Upprätta anvisningar och policy för betalkort • Upphandla ramavtal för betalkort • • Avropa mot ramavtal • Informera om och förmedla blanketter för ansökan om företagsupphandlat privatkort respektive inköpskort • Godkänna och skicka ansökan om betalkort • Kvittera ut inköpskort • Föra förteckning över kort och kortinnehavare • Kontroll och avslut av kort • Fastställa beloppsgränser och säkerställa att anvisning och policy följs • Rutin för kontroll av kvitton (internkontroll) • • Upprätta ansökningshandlingar Begära öppning/stängning av konto Begära adressändring Äga och förvalta förvaltningens bankkontostruktur • Äga och förvalta uppdaterad förteckning över bankkonton (samt förmedla till serviceförvaltningen) • Begära fullmakt av SLK • Beslut om utfärda och skapa PGA utbetalning • Skapa utbetalningskort i Paraplyet (och automatisk bokföring sker) • Certifiera PGA utbetalning • Avstämning PGA mot upprättade underlag • Lämna ut PGA utbetalningsavi till bidragstagare • Erhålla specificerat kontoutdrag från PG • Avstämning av PG-konto (2521) mot PGAblocket • Reversera betalning i redovisning och i Paraplyet om bidrag ej hämtas ut • Informera om och förmedla blanketter för ansökan om företagsupphandlat privatkort respektive inköpskort • Fakturahantering för inköpskort (leverantörsreskontraprocessen) • Initiera förslag till banktjänster • Ta del av förteckning över kontostruktur • Erhålla dagrapport med utbetalat totalbelopp • Avstämning och ombokning av utbetalat belopp mot PG-konto (2521) /genomgångskonton Tieto. Enator* Upphandla och ansvara för ramavtal Godkänna ansökningar/stängningar av konto Återkoppla och förmedla nytt/stängt konto Äga och förvalta stadens kontostruktur Meddela adressändring Fatta beslut om och beställa banktjänster Fullmaktshantering • Filöverföring till Agresso *) eller annan leverantör av systemförvaltning SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 9

Förslag på gränssnitt för Kassa och bank 2 (3) Dagskassor (Kontanthantering och kortinlösen) Hantera övriga inbetalningar * SLK Finansavd. Förvaltning Serviceförvaltningen • Fördela förvaltningarnas inbetalningar till respektive förvaltnings genomgångskonton • Skicka dagrapport avseende inbetalningar till serviceförvaltningen • Meddela serviceförvaltningen hur inbetalning ska bokas • Besluta om återbetalning (via reversal) • Bistå med information vid utredning av oidentifierade inbetalningar • Erhålla information om inbetalning • Erhålla redovisning av avstämda konton • • • Erhålla dagrapport och dela upp inbetalningar i kund- resp övriga* Hämta elektroniska underlag till inbetalningar (specifikationer) Erhålla kontoutdrag från bankgiro och plusgiro Skapa underlag för återbetalning Hantera återbetalningar (via reversal) Hantera inbetalningar som betalats till fel förvaltning Hantera inbetalningar som betalats in på korrekt förvaltning men felaktigt PG-konto (via bokföringsorder) Utreda oidentifierade inbetalningar Bokföra inbetalningar (eventuellt via utredningskonto) Eventuell återredovisning av betalning till förvaltning Avstämning av genomgångskonton Återrapportering av avstämda konton • Upphandla ramavtal för kontanthantering • Avropa lokala kontanthanteringstjänster (värdetransport, uppräkning, etc. ) • Förvalta dagskassa • Lokal kassaavstämning • Upprätta underlag för kassaredovisning/bokföring, skicka till serviceförvaltningen • Sätta in pengar på konto och redovisa insatt belopp (om insättning ej hanteras av kontanthanteringsföretag) • Erhålla redovisning på insatt belopp och lämna information till handläggare av dagrapport • • • BG/PG/Bank Leverantör av kontanthanteringstjänster Sätta in pengar från kortinbetalningar på konto enligt avtal Redovisa insatt belopp till serviceförvaltningen Kvittera och kontrollräkna belopp Sätta in pengar på konto enligt avtal (kontanter) Redovisa insatt belopp till serviceförvaltningen *) Inbetalningar från kund behandlas inom processen Kundreskontra SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 10

Förslag på gränssnitt för Kassa och bank 3 (3) Underförskottskassor Förskottskassor Kommunstyrelsen SLK Finansavd. Förvaltning Serviceförvaltningen • Besluta om ny eller förändrad förskottskassa och upprätta protokoll • Upprätta TJUT till KS avseende ny förskottskassa • Fatta beslut om förändrad förskottskassa • Upprätta brev om godkänd förskottskassa och skicka till förvaltning och serviceförvaltningen • Avstämning av förskottskassor vid Tertialbokslut • Skriva TJUT avseende ny/förändrad förskottskassa • Fatta nämndbeslut om att godkänna ansökan • Upprätta utanordning för utbetalning till förskottskassekonto vid ny/ökad förskottskassa • Upprätta bokföringsunderlag och skicka till serviceförvaltningen vid minskning av förskottskassa • Kontakta bank för återbetalning vid minskad förskottskassa • Tertialbokslut: Avstämning av förskottskassor • Erhålla brev från SLK Finansavd. vid ny/förändrad förskottskassa • • • Godkänna ansökan om underförskottskassa och belopp Kvittera underförskottskassa och skicka in underskriven ansökan till serviceförvaltningen Föra förteckning över underförskottskassor samt ansvarig person Vidareförmedla information/förteckning till serviceförvaltningen Upprätta underförskottskasseredovisning (redovisa kvitton, moms, konton, etc. ) Bistå med hjälp vid redovisningsfel Insättning av eventuella kontanter vid avslut Löpande utföra internkontroll Vid årsbokslut: Stämma av underförskottskassa och fylla i avsedd blankett Erhålla redovisning av avstämda underförskottskassor • • Förvalta och förvara beslut samt skriva ut och arkivera underförskottskvitto** Betala ut ny underförskottskassa (utbetalningskort, insättning på konto) Erhålla och kontrollera att underlaget är attesterat enligt stadens krav Bokföra redovisning av underförskottskassa ( i leverantörsreskontra Påfyllning av underförskottskassor (utbetalningskort, insättning på konto) Hantering av eventuellt belopp som satts in på konto vid avslut av underförskottskassa Avstämning mot ursprungligt underförskottskvitto vid avslut av underförskottskassa Återlämning/ makulering av kvitto i överenskommelse med ansvarig för underförskottskassa • Löpande avstämning av underförskottskassor mot förskottskassa **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material. SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 11

Förslag på gränssnitt för Tid och projekt Skapa projekt (investeringsprojekt, driftprojekt) Förvaltning Serviceförvaltningen Pågående projekt Avsluta projekt • Besluta om att skapa projekt • Fylla i blankett för upplägg (och uppdatering) av projekt inkl relevanta relationer • Fylla i blankett fördelning av lön och skicka till serviceförvaltningen lön samt informera om nya delar i kodplanen • Skapa och attestera tidrapporter • Informera serviceförvaltningen om väntade inbetalningar • Skapa och attestera fakturaunderlag • Göra beställningar samt godkänna och attestera leverantörsfakturor (lev. processen) • Meddela ev. förändringar på projekt (t ex resurser, tilldatum) • Löpande uppföljning och avstämning • Skapa och skicka bokföringsorder vid felaktig avstämning • Besluta om att avsluta projekt • Utföra slutbesiktning och upprätta besiktningsprotokoll • Skapa och förmedla underlag för tekniskt avslut av investeringsprojekt (fas 80) • Kontrollera ev. öppna poster inkl. lön • Skapa och förmedla underlag för parkering och/eller avslut av driftprojekt • Vid behov, skapa och förmedla underlag för spärr av investeringsprojekt • Uppföljning och rapportering • Säkerställa att blankett är komplett ifylld • Registrera projekt och projektdata enligt underlag från förvaltningen • Vid behov, upplägg av tidrapport • Informera projektledare och förvaltning att projekt är upplagt samt projektnummer • Bokföring av tid (serverprocesser) samt påminna om uteblivna tidrapporter • Bokföra inbetalning via dagrapport • Utföra fakturering (via kund. ) • Definitivboka fakturor (via lev. ) • Registrera förändringar på projekt utifrån underlag (t ex resurser) • Skapa rapporter och ev. beställa rapporter från TE • Registrera bokföringsorder • Tekniskt avsluta och parkera investeringsprojekt • Spärra och avsluta investeringsprojekt • Parkera och/eller avsluta driftprojekt och säkerställa att inga öppna poster finns Tieto. Enator* • Skapa exceleratorrapport *) eller annan leverantör av systemförvaltning SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 12

Förslag på gränssnitt för Anläggning Anskaffa och skapa anläggningstillgång (Via projektmodul eller inköp) Förvaltning Serviceförvaltningen Tieto. Enator* Försäljning och värdeöverföring Nedskrivning och utrangering Inventering, underhåll och avstämning • Kontera och attestera inköpsfaktura samt bilägga dokument med kompletterande info (via lev. processen) • Förmedla ev. ytterligare information för skapande av anläggning • Registrera och upprätthålla korttidsinventarieregister • Värdeöverföring från Exploateringskontoret: Upprätta och registrera bokföringsorder • Besluta och genomföra försäljning av anläggningstillgång • Besluta om värdeöverföring • Skapa och attestera underlag försäljning/ värdeöverföring • Värdeöverföring till Exploateringskontoret: Skapa bokföringsorder • Besluta om nedskrivning • Skapa och attestera underlag för nedskrivning • Besluta om utrangering • Skapa och attestera underlag för utrangering • Utföra inventering enligt lokala riktlinjer och tidplaner • Återkoppla utfall av inventering till serviceförvaltningen • Skapa och attestera underlag förändring av anläggning • Erhålla avstämningsunderlag • Gå igenom status för projekt färdiga för överföring till Anl. • Definitivboka faktura (via lev. processen) • Serverprocess ”Skapa anl. från projekt” • Kontrollera poster i ”tratten” • Kontakta förvaltning för kompletterande info vid behov • Skapa/registrera anläggning • Registrera tillägg och köra serverprocess för automatisk tilläggsanskaffning • Aktivera anläggning och säkerställa giltiga koddelar • Registrera retroaktiva avskrivningar • Skriva ut, attestera och arkivera GL 07** • Vid behov, dela anläggning • Registrera försäljning och värdeöverföring • Köra serverprocess för värdejustering och säkerställa giltiga koddelar • Skapa och registrera bokföringsorder avseende reavinst/förlust (till SLK Finansförvaltning) • Skriva ut, attestera och arkivera GL 07** • Värdeöverföring till Exploateringskontoret: Registrera bokföringsorder och utrangering • Vid behov, dela anläggning • Registrera nedskrivning/utrangering • Registrera värdeöverföring • Köra serverprocess för värdejustering och säkerställa giltiga koddelar • Skriva ut, attestera och arkivera GL 07** • Skapa, rimlighetsbedöma och bekräfta internränteförslag • Skapa, rimlighetsbedöma och bekräfta avskrivningsförslag • Säkerställa giltiga koddelar • Skriva ut, attestera och arkivera GL 07** • Kontrollera samtliga värdejusteringar för perioden (enl. H 41) • Kontrollera skapade anläggningar för perioden (enl. H 41) • Kontrollera att periodens anskaffningar är aktiverade (enl. H 41) • Avstämning av anläggningsregister mot huvudbok (enl. H 41) • Skicka avstämningsunderlag till förvaltning • Värdeöverföring från Exploateringskontoret: Manuell programmering för reg. av anläggning. *) eller annan leverantör av skanningstjänster **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material. SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 13

Förslag på gränssnitt för Redovisning till rapportering Löpande /innan dag 0 Dag 0 SLK Finansavd. Förvaltning Serviceförvaltningen • Upprätta och attestera bokföringsorder • Attestera underlag och verifikation • Hantera inventarieregister utanför Agresso Dag 1 Dag 2 - 10 • Ändra aktuell period • Stänga period definitivt • Rapportera moms • Förmedla information för manuella periodiseringar • Upprätta bokföringsorder (och • utföra korrigeringar av egna fel) • Attestera underlag och • verifikation • Registrera och förvara • bokföringsorder** • • Inläsning av transaktioner från • försystem • Rätta/tömma försystemstransaktioner • Hantering av interna mellanhavanden • Upplägg av ingående balans • Upprätta och stänga verifikationsposter Upprätta och bokföra manuella periodiseringar Kontroll av parkerade verifikationer Avstämning av felkonto (9999) Avstämning av genomgångskonton Kontroll av sekretessbolag • Vid behov, lämna underlag för bokslut • Godkänna och rapportera bokslut • Momsavstämning • Körning av periodiska automatkonteringar • Kontroll av projekt • Bokföring av pågående arbete på investeringsprojekt • Avstämning av konto (9999, 2998) • Avstämning BX-företag • Övriga obligatoriska aktiviteter enligt rutinbeskrivning "H 41 – Periodavslut och bokslut förvaltningsspecifikt" • Kontoavstämningar periodiserade transaktioner • Kontoavstämningar balanskonton och genomgångskonton • Upprätta och bokföra manuella periodiseringar • Nollställa konton • Löneperiodisering • Ta fram specifikationer till kontoavstämningar • Ta fram legala rapporter från Agresso (UH 018) • Räkenskapssammandrag (9010, 9020) • Årsöverföring tid och projekt (TS 100) • Årsöverföring av driftsprojekt (TS 200) • Upprätta bokslut **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material. SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 14

Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 1(5) Ny och ändrad behörighet Användare • Upprätta och underteckna relevanta behörighetsunderlag • Upprätta och skicka beställningsunderlag / attestkort till relevant mottagare • Informera om ställföreträdare (vikarie) i elektroniska flöden vid behov Förvaltning Lokal IT Serviceförvaltningen (Behörighetsadmin) Tieto. Enator Service. Centrum* (Behörighetsreg. ) Avslut av behörighet Användare • Upprätta och underteckna underlag för avslut av användare • Återkalla attestkort vid behov • Meddela ersättare i attestflöde vid behov • Ge tillgång till Agresso självservice (vid behov) • Ge behörighet till Citrix Agresso (vid behov) • Spärra användarens behörighet till Agresso självservice (vid behov) • Spärra användarens behörighet till Citrix (Agresso) (vid behov) • Kontrollera att beställningsunderlag är komplett och attesterad • Registrera koppling till resurs/relationer samt vid behov resurs/arbetsschema • Koppla på IKB etc samt registrera ställföreträdare i elektroniska flöden vid behov • Meddela användare deras behörighet i Agresso • Förvara behörighetsunderlag** • • • Kontrollera att beställningsunderlag är komplett och attesterad • Registrera resurs samt användare, koppling till roller och resurs samt tilldela lösenord • Meddela användare att behörighet är registrerad/ändrad samt ev nytt lösenord • Meddela behörighetsadministrationen att användaren är registrerad • Arkivera behörighetsunderlag • Kontrollera att beställningsunderlag är komplett och attesterad • Ändra användarens status till spärrat • Arkivera underlag för avslut Kontrollera att avslutsunderlag är komplett och attesterat Kontrollera om resurs är aktiv i pågående flöden Styra om attestflöden till ersättare efter underlag Avsluta/spärra begreppsvärde WB_EK och relationsvärden för användare med tillgång till web-info • Ändra användarens ”till-datum” och status • Meddela behörighetsregistrerare att användare ska avslutas • Förvara underlag för avslut** *) eller annan leverantör av skanningstjänster **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material. SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 15

Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 2(5) Ny och ändrad behörighet Centrala roller** Avslut behörighet Centrala roller** Systemägare (SLK Finans) • Godkänna och besluta om behörighet till centrala roller • Godkänna och underteckna underlag för avslut av användare Centrala funktioner • Upprätta och underteckna relevanta behörighetsunderlag • Kontakta lokal IT vid behov av t ex Citrix (Agresso), Agresso självservice. • Upprätta och underteckna underlag för avslut av användare • Kontakta lokal IT vid behov av avslut av t ex Citrix (Agresso), Agresso självservice. Lokal IT förvaltning • Ge tillgång till Agresso självservice (vid behov) • Ge behörighet till Citrix Agresso (vid behov) • Spärra användarens behörighet till Agresso självservice (vid behov) • Spärra användarens behörighet till Citrix (Agresso) (vid behov) Serviceförvaltningen (Behörighetsadmin. ) • Koppla på IKB enligt attestkort och/eller ZIKB för tillgång till hela förvaltningen • Meddela användaren dess behörighet (t ex Revisionskontoret, Kontaktcenter, SF VOEk, Tieto. Enator*) Tieto. Enator Service. Centrum* (Behörighetsreg. ) • Kontrollera att beställningsunderlag är komplett och attesterad • Registrera användare, koppling till roller samt vid behov tilldela lösenord • Meddela användare att behörighet är registrerad/ändrad samt ev nytt lösenord • Meddela behörighetsadministrationen att användaren är registrerad • Arkivera behörighetsunderlag • Kontrollera att avslutsunderlag är komplett och attesterat • Ändra användarens ”till-datum” och status • Arkivera underlag för avslut *) eller annan leverantör av systemförvaltning **) t ex övergripande frågebehörigheter (Revisionskontoret, SLK Finans), centrala systemanvändare (SLK, centrala Agressokonsulter), Serviceförvaltningen, driftleverantör, kontaktcenter SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 16

Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 3(5) Registerhantering Förändring i kod- och kontoplan SLK Förvaltning Serviceförvaltningen • Identifiera behov av förändring i register samt kod- och kontoplan samt besluta och kommunicera dessa • Äga kontoplan samt koddelar för verksamhet och motpart, inkl relationer & projekt • Äga fria koddelar inkl relationer • Styra flöden och uppföljning • Inneha behörighet till begreppsvärden och relationer • Upprätta och vid behov attestera underlag för nya eller förändringar i fria koddelar, begreppsvärden eller relationer • Registrera förändringar avseende projekt om tjänsten Tid o Projekt ej köpts • Kontrollera status på poster som ska avslutas • Upplägg av begreppsvärden (vid behov) • Granska att underlag är komplett och attesterat • Kontrollera och ev bevaka status på poster som ska avslutas • Registrera och underhålla kod- och kontoplan enligt underlag från förvaltning • Förvaring av kod- och kontoplan** • Genomföra periodavslutsaktiviteter för kod och kontoplan Förändring i leverantörsregister Underhåll av övriga register • Identifiera behov av förändring register samt besluta och kommunicera dessa • Besluta om automatisk attest av faktura från EDI-leverantör • Initiera automatattest till Tieto. Enator • Upprätta och vid behov attestera underlag över specifika uppgifter avseende EDI-leverantör • Registrera automatattest av EDI-fakturor enligt attesterat underlag från förvaltning • Registrera factoringuppgifter • Spärra/avsluta leverantör • Upprätta underlag för underhåll av övriga register • Genomföra löpande central registerhantering • Registrera och underhålla register enligt underlag från förvaltning **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material. SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 17

Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 4(5) Inläsning filer Löpande underhåll och periodavslutsaktiviteter • Ta fram anvisningar och tidplan för underhåll och periodavslutsaktiviteter SLK Förvaltning • Ansvara för filinnehåll • Tillhandahålla loggfiler för inläsning (vid behov) • Rätta ev fel i försystem • Utföra periodavslutsaktiviteter för ej köpta tjänster • Kontrollera aktuell status för behörigheter och upprätta underlag för ev korrigering • Undersöka relationsvärden och upprätta underlag för ev korrigering • Underhålla försystemstransaktioner för ej köpta tjänster Serviceförvaltningen • Bevaka filer klara för inlösning och • Läsa in filer från gemensamma försystem (t ex Bosko, Paraplyet, LISA) samt lokala filer avseende köpta tjänster • Kontrollera resultat av inlästa filer • Identifiera ev fel och rätta fel i Agresso • Återkoppla ev fel i försystem • Vid åtgärdade fel, läsa in poster på nytt • Ta fram rapporter (TGxx) över aktuella behörigheter • Kontrollera att alla relationsvärden finns och vid behov återkoppla till förvaltningen • Rätta ev. egna registreringsfel av relationsvärden • Underhålla försystemstransaktioner för köpta tjänster • Utföra årsavslutsaktiviteter enligt instruktion från SLK Tieto. Enator* • Skapa kund- och fakturafil för gemensamma försystem och läsa in dessa • Meddela serviceförvaltningen filer klara för inläsning och tillhandahålla loggfiler • Genomföra periodisk central registerhantering *) eller annan leverantör av systemförvaltning SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 18

Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 5(5) Övriga stödfunktioner Rapporter SLK Förvaltning Utbildning • Besluta vilka rapporter som skapas • Beställa utvalda rapporter av Tieto. Enator • Undersöka behov av utbildning • Besluta om och ta fram utbildningsplan • Ta ut fördefinierade global/gemensamma rapporter • Skapa browserrapport • Beskriva behov och lämna önskemål om ny exceleratorrapport • Kvalitetssäkra, dokumentera och underhålla specifika rapporter • Utbilda användare i Agresso självservice Serviceförvaltningen • Skapa global/gemensam browserrapport • Göra första prioritering över vilka exceleratorrapporter som bör skapas • Meddela förvaltning huruvida exceleratorrapport skapas eller ej Tieto. Enator* • Bistå vid skapande av personliga browserrapporter • Logga önskemål, göra teknisk bedömning samt lämna rekommendation betr exceleratorrapport • Skapa exceleratorrapport enligt beslut från SLK Handhavandestöd • Ge egna användare handhavandestöd avseende interna regler och rutiner, funktionalitet i Agresso självservice samt redovisningsrelaterade frågor avseende icke köpta tjänster • Bistå förvaltningarnas användare vid specifika systemförvaltarfrågor • Ge förvaltningarnas användare handhavandestöd för redovisningsrelaterade frågor avseende köpta tjänster • Genomföra utbildningar i Agresso • Supportera alla användare vid handhavandeproblem i Agresso *) eller annan leverantör av systemförvaltning SERVICEFÖRVALTNINGEN 11/22/2020 SIDAN 19

Förslag på tjänster avseende systemförvaltning Agresso 2009 Serviceförvaltningen Obligatoriska Lev reskontra Kundreskontra • Utföra löpande och periodisk lokal registerhantering, t ex lev. register, betalningsmottagare, ver. poster, postnummer, kopplingsbegrepp. • Utföra löpande och periodisk lokal registerhantering, t ex kundregister, artikelregister, ver. poster, postnummer. • Genomföra periodavslutsaktiviteter (t ex avstämning mellan HB/LR, kontroll att alla fakturor är i ett flöde) • Genomföra periodavslutsaktiviteter (t ex avstämning mellan HB/KR, avstämning nollfakturor) Övriga processer • Utföra löpande och periodisk • lokal registerhantering, för kod och kontoplan t ex hantering av samtliga begrepp (kontering och rapportering) samt dess relationer, värdematriser, konteringsregler. • (Beställaren ska dock kunna ha behörighet för att vid behov lägga upp egna begreppsvärden ) • Utföra löpande och periodisk lokal registerhantering för övriga sålda tjänster. • Genomföra periodavslutsaktiviteter för kod och kontoplan samt för sålda tjänster (t ex kontroll att alla relationskopplingar är korrekta) Serviceförvaltningen – Frivilliga SERVICEFÖRVALTNINGEN Övriga tjänster Läsa in filer från gemensamma försystem (t ex Bosko, Paralyet, LISA) och lokala filer avseende köpta tjänster Kontrollera och återkoppla inlästa filer/data ( t ex hantera poster i underhållsbilder) • Genomföra periodavslutsaktiviteter (avstämningar, kontroller av t ex fakturaflöde, relationskopplingar m. m. ) • Utföra beställd behörighetsadministration (registrera behörighet i Agresso) • Läsa in filer från lokala försystem • Kontrollera och återkoppla lokalt inlästa filer/data 11/22/2020 SIDAN 20