Service Civique ELISA Grer ses habilitations ELISA en

Service Civique - ELISA Gérer ses habilitations à ELISA en tant qu’organisme d’accueil de volontaires Guide pratique V 05_2018 ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 1

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ELISA (Extranet Local pour l’Indemnisation et le Suivi financier de l’Accueil des volontaires) est l’application extranet de gestion du Service Civique En tant qu’organisme d’accueil de volontaires, vous devez vous connecter à cet extranet pour assurer le suivi et la gestion des contrats signés avec vos volontaires en engagement de Service Civique au titre d’un agrément délivré par l’Agence du Service Civique. Chaque personne amenée à assurer, dans ELISA, le suivi administratif du Service Civique pour votre organisme doit disposer d’une habilitation qui lui permettra d’accéder aux données administratives de votre organisme, de gérer vos contrats volontaires ou de consulter les différents paiements et ceux de vos volontaires. Depuis avril 2017, ELISA vous permet d’être autonome dans la gestion des habilitations de votre agrément ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 3

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 OU Agrément Collectif 4

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 Je suis Administrateur Général 5

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Pourquoi ce courriel ? A quoi me sert cette clé ? Qui dois-je créer comme premier utilisateur ? Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 6

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Pourquoi ce courriel ? Depuis avril 2017, un référent de l’agrément est identifié en annexe de la décision d’agrément délivré par l’Agence du Service Civique ou ses services déconcentrés. L’Agence de Services et de Paiement, dès la saisie de l’agrément dans ELISA, communique au référent identifié une clé d’identification par courriel. Vous avez donc été identifié comme Référent de votre agrément de service civique. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 7

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification A quoi me sert cette clé ? La clé d’identification, à usage unique, vous permet de créer le premier utilisateur habilité à ELISA pour votre agrément. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 8

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Qui dois-je créer comme premier utilisateur ? Le premier utilisateur que vous allez créer sera Administrateur Général ELISA de l’agrément. L’Administrateur Général a un rôle central : il peut gérer les contrats de votre agrément, mais, surtout, il a la responsabilité de créer et gérer toutes les habilitations de l’agrément ELISA. Il doit être aussi pérenne que possible afin que votre organisme soit toujours autonome dans la gestion des habilitations à ELISA. Ce peut être vous, ou, une autre personne si vous estimez que ce rôle d’administration doit être attribué à quelqu’un d’autre. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 9

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 1/5 Cliquez sur le lien présent dans le courriel que vous avez reçu en tant que référent La page ELISA de création du premier utilisateur s’ouvre. Munissez-vous de votre Numéro d’agrément (1), de votre SIRET et de la clé d’identification présente dans le courriel (2) 1 2 Si la clé d’identification a déjà été utilisée ou qu’il existe déjà un Administrateur Général actif sur l’agrément, vous nous pourrez pas utiliser la clé et créer au autre utilisateur Administrateur Général par ce biais. Rapprochez-vous de l’Administrateur Général déjà habilité. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 10

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 2/5 La première partie concerne la saisie de votre numéro d’agrément (1), du SIRET de votre organisme (2) et de la clé reçue par courriel (3) 1 2 3 Le numéro d’agrément doit être saisi au format XX-000 -00 -00000, avec les tirets (exemple : BR-035 -17 -99999) 1 2 3 ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 11

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 3/5 La seconde partie concerne la saisie du courriel de la personne désignée Administrateur Général de votre agrément ELISA • • • Vous pouvez saisir votre courriel, ou celui d’une autre personne si vous estimez que le rôle d’Administrateur Général doit être attribué à quelqu’un d’autre. Le courriel et la confirmation de courriel doivent être identiques Pour des raisons de sécurité, il n’est pas possible de faire un copier/coller dans la confirmation de courriel Vérifiez avec attention la saisie du courriel : les identifiants de connexion (login, mot de passe) seront envoyés sur cette boîte aux lettres. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 12

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 4/5 Pour terminer cette étape, saisissez le code de sécurité (1) et cliquez sur Suivant (2) pour passer à l’étape suivante 1 2 • • • Si vous ne visualisez pas le code de sécurité de l’image, vous pouvez en générer un nouveau en cliquant sur Tous les champs doivent être saisis La clé saisie doit être valide pour votre numéro d’agrément et SIRET Le courriel et la confirmation de courriel doivent être identiques et leur format valide Si le courriel saisi est déjà connu pour un utilisateur ASP, au clic sur Suivant la procédure d’habilitation est terminée. Le message suivant s’affiche puis vous serez dirigé vers la page de connexion à ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 13

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 5/5 Si toutes ces informations sont valides et conformes, vous accédez à l’écran de finalisation de l’habilitation de l’Administrateur Général : saisie du Nom (1), du Prénom (2), et du Téléphone (3) de l’Administrateur Général. 1 3 2 4 • • NOM et PRENOM sont obligatoires Idéalement, saisissez le NOM et le PRENOM en majuscules Vérifiez avec attention la saisie du nom et du prénom. Ils composeront le futur login de l’utilisateur. Cliquez sur Suivant (4) pour finaliser la création de l’Administrateur Général. Le message suivant s’affiche. L’utilisateur va recevoir par courriels ses identifiants et la confirmation d’habilitation en tant qu’Administrateur Général de l’agrément. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 14

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Quel est mon rôle ? Quels sont les rôles et droits des profils que je peux créer ? Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire J’ai un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer, comment faire ? Comment superviser les habilitations de mon agrément ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 15

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Quel est mon rôle ? En tant qu’Administrateur général, vous avez un rôle central : - vous pouvez gérer les contrats des volontaires relevant de votre agrément (création, mise à jour, édition des documents, attestation des formations, consultation des paiements…) - vous avez la responsabilité de créer et gérer les habilitations ELISA de votre agrément ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 16

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Quels sont les rôles et droits des profils que je peux attribuer ? Vous pouvez attribuer 3 profils aux utilisateurs de votre agrément Administrateur Général Gestionnaire Administrateur Délégué Administrateur Général, Administrateur Délégué, Gestionnaire peuvent tous gérer les contrats des volontaires relevant de l’agrément (création, mise à jour, édition des documents, attestation des formations, consultation des paiements…) Leurs droits diffèrent quant à la possibilité de délivrer des habilitations à ELISA. Administrateur Général* Administrateur Délégué* Peut créer, mettre à jour, supprimer les habilitations de l’ensemble des utilisateurs de l’agrément : autre Administrateur Général, administrateurs délégués et gestionnaires Peut créer, mettre à jour, supprimer les habilitations des gestionnaires et autres administrateurs délégués de l’organisme Gestionnaire Aucun droit lié aux habilitations : ne peut ni consulter ni gérer les habilitations * Dans le cadre d’un agrément individuel, le rôle et les droits d’un Administrateur général et d’un Administrateur Délégué sont sensiblement identiques ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 17

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 1 / 5 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément Pour créer une nouvel utilisateur, cliquez sur « Ajouter un utilisateur » dans la partie basse de l’écran ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 18

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 2 / 5 Sur l’écran Ajout d’un utilisateur qui s’est ouvert, saisissez les Nom (1), Prénom (2), Courriel (3) et Téléphone (4) de l’utilisateur à créer. 1 3 2 4 • Vérifiez avec attention la saisie du nom et du prénom. Ils composeront le futur login de l’utilisateur. • Vérifiez avec attention la saisie du courriel : les identifiants de connexion (login, mot de passe) seront envoyés sur cette boîte aux lettres. • Un même courriel ne peut être associé qu’à un seul utilisateur. Cliquez sur « Ajouter » pour passer à l’étape suivante. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 19

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 3 / 5 Si l’ensemble des informations sont correctes, l’écran Gestion des habilitations ELISA s’affiche. Dans le tableau de la partie basse de l’écran, cliquez sur « Ajouter habilitation » pour finaliser l’habilitation et indiquer le rôle de l’utilisateur sur l’agrément • • Si le courriel est déjà connu, le message suivant s’affiche. Vérifiez les informations de l’utilisateur utilisant ce courriel, et le cas échéant, vous pouvez gérer les habilitations de cet utilisateur en cliquant sur « Gérer ses habilitations » et rendez-vous au chapitre Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 20

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 4 / 5 Dans l’écran Ajout d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone (1) : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de créer et d’habiliter – non modifiables sur cet écran - Zone (2) : les informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train de créer, prérenseignée avec la date du jour comme date d’effet et le numéro de l’agrément – à compléter Si vous êtes Administrateur Général de plusieurs agréments, vous devez saisir le numéro d’agrément sur lequel vous souhaitez habiliter l’utilisateur. La zone (3) s’affichera uniquement après cette saisie / sélection. - Zone (3) : le détail de l’habilitation que vous êtes en train de créer (le rattachement d’un rôle pour l’utilisateur au niveau de la structure pilote de votre agrément) – à compléter 1 2 3 ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 21

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 5 / 5 1 Saisissez une date de fin d’habilitation (1) et indiquez le rôle de l’utilisateur sur l’agrément (2) en cochant la case « Admin Général » 2 3 • • En cochant la case « Admin Général » , les cases « Admin Délégué » et « Gest » sont automatiquement cochées. Si vous n’arrivez pas à cocher la case et que l’icône suivante s’affiche , c’est qu’il y a déjà 2 Administrateurs généraux sur ‘'agrément (nombre max. ). Vous pouvez attribuer le rôle d’Administrateur Délégué (rôle sensiblement identique sur un agrément individuel) Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la création de l’Administrateur Général. Le message suivant s’affiche. L’utilisateur va recevoir par courriels ses identifiants et la confirmation d’habilitation en tant qu’Administrateur Général de l’agrément. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 22

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 1 / 5 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément Pour créer une nouvel utilisateur, cliquez sur « Ajouter un utilisateur » dans la partie basse de l’écran ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 23

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 2 / 5 Sur l’écran Ajout d’un utilisateur qui s’est ouvert, saisissez les Nom (1), Prénom (2), Courriel (3) et Téléphone (4) de l’utilisateur à créer. 1 3 2 4 • Vérifiez avec attention la saisie du nom et du prénom. Ils composeront le futur login de l’utilisateur. • Vérifiez avec attention la saisie du courriel : les identifiants de connexion (login, mot de passe) seront envoyés sur cette boîte aux lettres. • Un même courriel ne peut être associé qu’à un seul utilisateur. Cliquez sur « Ajouter » pour passer à l’étape suivante. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 24

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 3 / 5 Si l’ensemble des informations sont correctes, l’écran Gestion des habilitations ELISA s’affiche. Dans le tableau de la partie basse de l’écran, cliquez sur « Ajouter habilitation » pour finaliser l’habilitation et indiquer le rôle de l’utilisateur sur l’agrément • • Si le courriel est déjà connu, le message suivant s’affiche. Vérifiez les informations de l’utilisateur utilisant ce courriel, et le cas échéant, vous pouvez gérer les habilitations de cet utilisateur en cliquant sur « Gérer ses habilitations » et rendez-vous au chapitre Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 25

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 4 / 5 Dans l’écran Ajout d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone (1) : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de créer et d’habiliter – non modifiables sur cet écran - Zone (2) : les informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train de créer, prérenseignée avec la date du jour comme date d’effet et le numéro de l’agrément – à compléter Si vous êtes Administrateur Général de plusieurs agréments, vous devez saisir le numéro d’agrément sur lequel vous souhaitez habiliter l’utilisateur. La zone (3) s’affichera uniquement après cette saisie / sélection. - Zone (3) : le détail de l’habilitation que vous êtes en train de créer (le rattachement d’un rôle pour l’utilisateur au niveau de la structure pilote de votre agrément) – à compléter 1 2 3 ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 26

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 5 / 5 1 3 Saisissez une date de fin d’habilitation (1) et indiquez le rôle de l’utilisateur sur l’agrément (2) en cochant la case « Gest» 2 Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la création du gestionnaire. Le message suivant s’affiche. L’utilisateur va recevoir par courriels ses identifiants et la confirmation d’habilitation en tant que Gestionnaire. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 27

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 1 / 4 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément A partir de cet écran (Recher un Utilisateur), vous pourrez visualiser les utilisateurs habilités sur votre agrément et ainsi modifier ou supprimer les habilitations existantes. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 28

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 2 / 4 Vous devez recher l’utilisateur dont vous voulez gérer l’habilitation. Pour cela, saisissez le numéro d’agrément et utilisez les critères de recherche (2) (ceux-ci peuvent se combiner) puis cliquez sur Recher : le résultat de la recherche s’affiche dans le tableau de la partie basse de l’écran. Exemple d’une recherche sur le NOM de l’utilisateur : 2 • • 1 La saisie d’un numéro d’agrément est obligatoire. Cette saisie est en auto-complétion : les numéros d’agrément sur lesquels vous avez des droits d’administration vous sont proposés. En l’absence de résultat, le tableau reste vide avec le message Plusieurs résultats sont susceptibles de s’afficher selon votre recherche Si vous ne mettez aucun critère de recherche autre que le numéro d’agrément, l’ensemble des utilisateurs habilités sur l’agrément s’affiche ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 29

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 3 / 4 Sélectionnez la ligne de l’utilisateur dont vous souhaitez gérer l’habilitation puis cliquez sur Gérer les habilitations Dans l’écran Gestion des habilitations qui s’est ouvert, vous retrouvez : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de visualiser – non modifiables sur cet écran la liste des agréments sur lesquels l’utilisateur est habilité et sur lesquels vous êtes vous-même Administrateur Sélectionnez la ligne de l’agrément pour lequel vous souhaitez gérer l’habilitation de l’utilisateur puis cliquez sur Modifier habilitation ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 30

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 4 / 4 Dans l’écran Modification d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone informations générales de l’utilisateur Zone informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train de visualiser Zone détail de l’habilitation que vous êtes en train de visualiser (quel rôle sur chaque structure de votre agrément) Vous pouvez alors : - Modifier la date de fin d’effet de l’habilitation de l’utilisateur sur cet agrément en saisissant la nouvelle date attendue (1) ; il peut s’agir d’une prolongation ou d’une réduction (celle-ci doit cependant obligatoirement être postérieure ou égale à la date du jour) 1 2 - Modifier le rôle de l’utilisateur (2) sur cet agrément en cochant / décochant les cases appropriées (passage de Gestionnaire à Administrateur général par exemple) - Supprimer l’habilitation à un agrément (quel que soit le rôle attribué), en décochant toute les cases et/ou positionnant à la date du jour la date de fin d’effet de l’habilitation. • Si vous n’arrivez pas à cocher la case et que l’icône suivante s’affiche , c’est qu’il y a déjà 2 Administrateurs Généraux sur l'agrément (nombre max. ). Vous pouvez attribuer le rôle d’Administrateur Délégué (rôle sensiblement identique sur un agrément individuel). • Attention à ne pas agir sur vos propres habilitations sous peine ne plus pouvoir intervenir sur l’agrément. Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la modification. Le message suivant s’affiche. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 31

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général J’ai un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer, comment faire ? Lorsque vous avez un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer au titre de votre agrément, vous pouvez les déclarer en masse par le biais d’un fichier déposé dans ELISA qui fera l’objet d’un traitement automatisé (par opposition à la déclaration manuelle et unitaire du Menu Gestion Utilisateur). L’habilitation en masse se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Déclaration en masse d’habilitations Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément Une fois le numéro d’agrément complété, vous accédez à l’écran complet. Laissez-vous guider par la notice dédiée à cette fonctionnalité téléchargeable à partir de cet écran. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 32

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment superviser les habilitations de mon agrément ? 1 / 2 La supervision des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément A partir de cet écran (Recher un Utilisateur), vous devez effectuer une recherche pour afficher les résultats et les exporter. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 33

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Je suis Administrateur Général Comment superviser les habilitations de mon agrément ? 2 / 2 Lorsqu’il s’agit de superviser les habilitations de tout l’agrément, saisissez UNIQUEMENT le numéro d’agrément et cliquer sur Recher : l’ensemble des utilisateurs habilités à l’agrément s’affiche dans le tableau de la partie basse de l’écran. En cliquant sur « Export CSV » , vous obtenez un fichier récapitulant les utilisateurs de l’agrément et les caractéristiques de leur habilitation sur l’agrément (sousprofil, dates de début et de fin…) pour avoir une vision d’ensemble et superviser les habilitations de votre agrément • • La saisie d’un numéro d’agrément est obligatoire. Cette saisie est en auto-complétion : les numéros d’agrément sur lesquels vous avez des droits d’administration vous sont proposés. En l’absence de résultat, le tableau reste vide avec le message ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 34

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 Je suis Administrateur Général Je suis Administrateur Délégué 35

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Pourquoi ce courriel ? A quoi me sert cette clé ? Qui dois-je créer comme premier utilisateur ? Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 36

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Pourquoi ce courriel ? Depuis avril 2017, un référent de l’agrément est identifié en annexe de la décision d’agrément délivré par l’Agence du Service Civique ou ses services déconcentrés. L’Agence de Services et de Paiement, dès la saisie de l’agrément dans ELISA, communique au référent identifié une clé d’identification par courriel. Vous avez donc été identifié comme Référent de votre agrément de service civique. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 37

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification A quoi me sert cette clé ? La clé d’identification, à usage unique, vous permet de créer le premier utilisateur habilité à ELISA pour votre agrément. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 38

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Qui dois-je créer comme premier utilisateur ? Le premier utilisateur que vous allez créer sera Administrateur Général ELISA de l’agrément. L’Administrateur Général a un rôle central : il peut gérer les contrats de votre agrément, mais, surtout, il a la responsabilité de créer et gérer toutes les habilitations de l’agrément ELISA. Il doit être aussi pérenne que possible afin que votre organisme soit toujours autonome dans la gestion des habilitations à ELISA. Ce peut être vous, ou, une autre personne si vous estimez que ce rôle d’administration doit être attribué à quelqu’un d’autre. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 39

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 1/5 Cliquez sur le lien présent dans le courriel que vous avez reçu en tant que référent La page ELISA de création du premier utilisateur s’ouvre. Munissez-vous de votre Numéro d’agrément (1), de votre SIRET et de la clé d’identification présente dans le courriel (2) 1 2 Si la clé d’identification a déjà été utilisée ou qu’il existe déjà un Administrateur Général actif sur l’agrément, vous nous pourrez pas utiliser la clé et créer au autre utilisateur Administrateur Général par ce biais. Rapprochez-vous de l’Administrateur Général déjà habilité. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 40

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 2/5 La première partie concerne la saisie de votre numéro d’agrément (1), du SIRET de votre organisme (2) et de la clé reçue par courriel (3) 1 2 3 Le numéro d’agrément doit être saisi au format XX-000 -00 -00000, avec les tirets (exemple : BR-035 -17 -99999) 1 2 3 ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 41

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 3/5 La seconde partie concerne la saisie du courriel de la personne désignée Administrateur Général de votre agrément ELISA • • • Vous pouvez saisir votre courriel, ou celui d’une autre personne si vous estimez que le rôle d’Administrateur Général doit être attribué à quelqu’un d’autre. Le courriel et la confirmation de courriel doivent être identiques Pour des raisons de sécurité, il n’est pas possible de faire un copier/coller dans la confirmation de courriel Vérifiez avec attention la saisie du courriel : les identifiants de connexion (login, mot de passe) seront envoyés sur cette boîte aux lettres. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 42

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 4/5 Pour terminer cette étape, saisissez le code de sécurité (1) et cliquez sur Suivant (2) pour passer à l’étape suivante 1 2 • • • Si vous ne visualisez pas le code de sécurité de l’image, vous pouvez en générer un nouveau en cliquant sur Tous les champs doivent être saisis La clé saisie doit être valide pour votre numéro d’agrément et SIRET Le courriel et la confirmation de courriel doivent identiques et leur format valide Si le courriel saisi est déjà connu pour un utilisateur ASP, au clic sur Suivant la procédure d’habilitation est terminée. Le message suivant s’affiche puis vous serez dirigé vers la page de connexion à ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 43

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire 5/5 Si toutes ces informations sont valides et conformes, vous accédez à l’écran de finalisation de l’habilitation de l’Administrateur Général : saisie du Nom (1), du Prénom (2), et du Téléphone (3) de l’Administrateur Général. 1 3 2 4 • • NOM et PRENOM sont obligatoires Idéalement, saisissez le NOM et le PRENOM en majuscules Vérifiez avec attention la saisie du nom et du prénom. Ils composeront le futur login de l’utilisateur. Cliquez sur Suivant (4) pour finaliser la création de l’Administrateur Général. Le message suivant s’affiche. L’utilisateur va recevoir par courriels ses identifiants et la confirmation d’habilitation en tant qu’Administrateur Général de l’agrément. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 44

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Quel est mon rôle ? Quels sont les rôles et droits des profils que je peux créer ? Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire Comment créer un Administrateur Délégué ? Mode opératoire Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire J’ai un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer, comment faire ? Comment superviser les habilitations de mon agrément ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 45

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Quel est mon rôle ? En tant qu’Administrateur général, vous avez un rôle central : - vous pouvez gérer les contrats des volontaires relevant de votre agrément (création, mise à jour, édition des documents, attestation des formations, consultation des paiements…) - vous avez la responsabilité de créer et gérer les habilitations ELISA de votre agrément ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 46

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Quels sont les rôles et droits des profils que je peux attribuer ? Vous pouvez attribuer 3 profils aux utilisateurs de votre agrément Administrateur Général Administrateur Délégué Gestionnaire Administrateur Général, Administrateur Délégué, Gestionnaire peuvent tous gérer les contrats des volontaires relevant de l’agrément (création, mise à jour, édition des documents, attestation des formations, consultation des paiements…) Leurs droits diffèrent quant à la possibilité de délivrer des habilitations à ELISA. Administrateur Général Administrateur Délégué Peut créer, mettre à jour, supprimer les habilitations de l’ensemble des utilisateurs de l’agrément : autre Administrateur Général, administrateurs délégués et gestionnaires Peut créer, mettre à jour, supprimer les habilitations des gestionnaires et autres administrateurs délégués de l’organisme Exemple : représentant national Exemple : délégué régional ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 Gestionnaire Aucun droit lié aux habilitations : ne peut ni consulter ni gérer les habilitations Exemple : responsable local 47

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 1 / 5 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément Pour créer une nouvel utilisateur, cliquez sur « Ajouter un utilisateur » dans la partie basse de l’écran ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 48

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 2 / 5 Sur l’écran Ajout d’un utilisateur qui s’est ouvert, saisissez les Nom (1), Prénom (2), Courriel (3) et Téléphone (4) de l’utilisateur à créer. 1 3 2 4 • Vérifiez avec attention la saisie du nom et du prénom. Ils composeront le futur login de l’utilisateur. • Vérifiez avec attention la saisie du courriel : les identifiants de connexion (login, mot de passe) seront envoyés sur cette boîte aux lettres. • Un même courriel ne peut être associé qu’à un seul utilisateur. Cliquez sur « Ajouter » pour passer à l’étape suivante. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 49

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 3 / 5 Si l’ensemble des informations sont correctes, l’écran Gestion des habilitations ELISA s’affiche. Dans le tableau de la partie basse de l’écran, cliquez sur « Ajouter habilitation » pour finaliser l’habilitation et indiquer le rôle de l’utilisateur sur l’agrément • • Si le courriel est déjà connu, le message suivant s’affiche. Vérifiez les informations de l’utilisateur utilisant ce courriel, et le cas échéant, vous pouvez gérer les habilitations de cet utilisateur en cliquant sur « Gérer ses habilitations » et rendez-vous au chapitre Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 50

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 4 / 5 Dans l’écran Ajout d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone (1) : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de créer et d’habiliter – non modifiables sur cet écran - Zone (2) : les informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train de créer, prérenseignée avec la date du jour comme date d’effet et le numéro de l’agrément – à compléter Zone (3) : le détail de l’habilitation que vous êtes en train de créer (quel rôle sur chaque structure de votre agrément). – à compléter 1 Si vous êtes Administrateur Général de plusieurs agréments, vous devez saisir le numéro d’agrément sur lequel vous souhaitez habiliter l’utilisateur. La zone (3) s’affichera uniquement après cette saisie / sélection. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 2 3 51

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire 5 / 5 1 Saisissez une date de fin d’habilitation (1) et indiquez le rôle de l’utilisateur sur l’agrément (2) en cochant la case « Admin Général » au niveau de la structure pilote 2 3 • • En cochant la case « Admin Général » , les cases « Admin Délégué » et « Gest » de toutes les structures de l’agrément sont automatiquement cochées. Si vous n’arrivez pas à cocher la case et que l’icône suivante s’affiche , c’est qu’il y a déjà 2 Administrateurs généraux sur ‘'agrément (nombre max. ). Vous pouvez attribuer le rôle d’Administrateur Délégué (rôle sensiblement identique sur un agrément individuel) Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la création de l’Administrateur Général. Le message suivant s’affiche. L’utilisateur va recevoir par courriels ses identifiants et la confirmation d’habilitation en tant qu’Administrateur Général de l’agrément. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 52

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un Administrateur Délégué ? Mode opératoire 1 / 5 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément Pour créer une nouvel utilisateur, cliquez sur « Ajouter un utilisateur » dans la partie basse de l’écran ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 53

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un Administrateur Délégué ? Mode opératoire 2 / 5 Sur l’écran Ajout d’un utilisateur qui s’est ouvert, saisissez les Nom (1), Prénom (2), Courriel (3) et Téléphone (4) de l’utilisateur à créer. 1 3 2 4 • Vérifiez avec attention la saisie du nom et du prénom. Ils composeront le futur login de l’utilisateur. • Vérifiez avec attention la saisie du courriel : les identifiants de connexion (login, mot de passe) seront envoyés sur cette boîte aux lettres. • Un même courriel ne peut être associé qu’à un seul utilisateur. Cliquez sur « Ajouter » pour passer à l’étape suivante. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 54

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un Administrateur Délégué ? Mode opératoire 3 / 5 Si l’ensemble des informations sont correctes, l’écran Gestion des habilitations ELISA s’affiche. Dans le tableau de la partie basse de l’écran, cliquez sur « Ajouter habilitation » pour finaliser l’habilitation et indiquer le rôle de l’utilisateur sur l’agrément • • Si le courriel est déjà connu, le message suivant s’affiche. Vérifiez les informations de l’utilisateur utilisant ce courriel, et le cas échéant, vous pouvez gérer les habilitations de cet utilisateur en cliquant sur « Gérer ses habilitations » et rendez-vous au chapitre Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 55

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un Administrateur Délégué ? Mode opératoire 4 / 5 Dans l’écran Ajout d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone (1) : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de créer et d’habiliter – non modifiables sur cet écran - Zone (2) : les informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train de créer, prérenseignée avec la date du jour comme date d’effet et le numéro de l’agrément – à compléter Zone (3) : le détail de l’habilitation que vous êtes en train de créer (quel rôle sur chaque structure de votre agrément). – à compléter 1 • Si vous êtes Administrateur Général de plusieurs agréments, vous devez saisir le numéro d’agrément sur lequel vous souhaitez habiliter l’utilisateur. La zone (3) s’affichera uniquement après cette saisie / sélection. 2 3 • Si vous ne visualisez pas la structure à laquelle vous voulez habiliter l’utilisateur, contactez votre Délégation Régionale ASP. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 56

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un Administrateur Délégué ? Mode opératoire 5 / 5 Saisissez une d’habilitation (1) date de fin 1 2 et indiquez le rôle de l’utilisateur (2) en cochant la case « Admin Délégué » de la ligne de la structure à laquelle vous souhaitez habilité l’utilisateur. 3 • • En cochant la case « Admin Délégué » , la case « Gest » de la même structure est automatiquement cochée. L’utilisateur peut être habilité à plusieurs structures. Dans ce cas, cochez le rôle souhaité pour chaque structure. Si l’utilisateur doit avoir le même rôle sur toutes les structures de l’agrément, vous pouvez cocher la case correspondant au rôle souhaité en en-tête de colonne. Si vous ne visualisez pas la structure à laquelle vous voulez habiliter l’utilisateur, contactez votre DR ASP. Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la création de l’Administrateur Délégué. Le message suivant s’affiche. L’utilisateur va recevoir par courriels ses identifiants et la confirmation d’habilitation en tant qu’Administrateur Délégué de la structure. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 57

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 1 / 5 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément Pour créer une nouvel utilisateur, cliquez sur « Ajouter un utilisateur » dans la partie basse de l’écran ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 58

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 2 / 5 Sur l’écran Ajout d’un utilisateur qui s’est ouvert, saisissez les Nom (1), Prénom (2), Courriel (3) et Téléphone (4) de l’utilisateur à créer. 1 3 2 4 • Vérifiez avec attention la saisie du nom et du prénom. Ils composeront le futur login de l’utilisateur. • Vérifiez avec attention la saisie du courriel : les identifiants de connexion (login, mot de passe) seront envoyés sur cette boîte aux lettres. • Un même courriel ne peut être associé qu’à un seul utilisateur. Cliquez sur « Ajouter » pour passer à l’étape suivante. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 59

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 3 / 5 Si l’ensemble des informations sont correctes, l’écran Gestion des habilitations ELISA s’affiche. Dans le tableau de la partie basse de l’écran, cliquez sur « Ajouter habilitation » pour finaliser l’habilitation et indiquer le rôle de l’utilisateur sur l’agrément • • Si le courriel est déjà connu, le message suivant s’affiche. Vérifiez les informations de l’utilisateur utilisant ce courriel, et le cas échéant, vous pouvez gérer les habilitations de cet utilisateur en cliquant sur « Gérer ses habilitations » et rendez-vous au chapitre Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 60

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 4 / 5 Dans l’écran Ajout d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone (1) : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de créer et d’habiliter – non modifiables sur cet écran - Zone (2) : les informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train de créer, prérenseignée avec la date du jour comme date d’effet et le numéro de l’agrément – à compléter Zone (3) : le détail de l’habilitation que vous êtes en train de créer (quel rôle sur chaque structure de votre agrément) – à compléter • Si vous êtes Administrateur Général de plusieurs agréments, vous devez saisir le numéro d’agrément sur lequel vous souhaitez habiliter l’utilisateur. La zone (3) s’affichera uniquement après cette saisie / sélection. • Si vous ne visualisez pas la structure à laquelle vous voulez habiliter l’utilisateur, contactez votre Délégation Régionale ASP. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 1 2 3 61

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 5 / 5 Saisissez une d’habilitation (1) date de fin 1 2 et indiquez le rôle de l’utilisateur (2) en cochant la case « Gest » de la ligne de la structure à laquelle vous souhaitez habilité l’utilisateur. 3 • • • L’utilisateur peut être habilité à plusieurs structures. Dans ce cas, cochez le rôle souhaité pour chaque structure. Si l’utilisateur doit avoir le même rôle sur toutes les structures de l’agrément, vous pouvez cocher la case correspondant au rôle souhaité en en-tête de colonne. Si vous ne visualisez pas la structure à laquelle vous voulez habiliter l’utilisateur, contactez votre DR ASP. Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la création du gestionnaire. Le message suivant s’affiche. L’utilisateur va recevoir par courriels ses identifiants et la confirmation d’habilitation en tant que gestionnaire de la structure. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 62

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 1 / 4 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément A partir de cet écran (Recher un Utilisateur), vous pourrez visualiser les utilisateurs habilités sur votre agrément et ainsi modifier ou supprimer les habilitations existantes. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 63

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 2 / 4 Vous devez recherchez l’utilisateur dont vous voulez gérer l’habilitation. Pour cela, saisissez le numéro d’agrément et utilisez les critères de recherche (2) (ceux-ci peuvent se combiner) puis cliquez sur Recher : le résultat de la recherche s’affiche dans le tableau de la partie basse de l’écran. Exemple d’une recherche sur le NOM de l’utilisateur : 2 • • 1 La saisie d’un numéro d’agrément est obligatoire. Cette saisie est en auto-complétion : les numéros d’agrément sur lesquels vous avez des droits d’administration vous sont proposés. En l’absence de résultat, le tableau reste vide avec le message Plusieurs résultats sont susceptibles de s’afficher selon votre recherche Si vous ne mettez aucun critère de recherche autre que le numéro d’agrément, l’ensemble des utilisateurs habilités sur l’agrément s’affiche ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 64

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 3 / 4 Sélectionnez la ligne de l’utilisateur dont vous souhaitez gérer l’habilitation puis cliquez sur Gérer les habilitations Dans l’écran Gestion des habilitations qui s’est ouvert, vous retrouvez : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de visualiser – non modifiables sur cet écran la liste des agréments sur lesquels l’utilisateur est habilité et sur lesquels vous êtes vous-même Administrateur Sélectionnez la ligne de l’agrément pour lequel vous souhaitez gérer l’habilitation de l’utilisateur puis cliquez sur Modifier habilitation ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 65

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 4 / 4 Dans l’écran Modification d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone informations générales de l’utilisateur – non modifiables sur cet écran Zone informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train visualiser Zone détail de l’habilitation que vous êtes en train de visualiser (quel rôle sur chaque structure de votre agrément) Vous pouvez alors : - Modifier la date de fin d’effet de l’habilitation de l’utilisateur sur cet agrément en saisissant la nouvelle date attendue (1) ; il peut s’agir d’une prolongation ou d’une réduction (celle-ci doit cependant obligatoirement être postérieure ou égale à la date du jour) 1 - Modifier le rôle de l’utilisateur (2) sur cet agrément en cochant / décochant les cases appropriées (passage de Gestionnaire à Administrateur général par exemple) - Supprimer l’habilitation à un agrément (quel que soit le rôle attribué), en décochant toute les cases et/ou positionnant à la date du jour la date de fin d’effet de l’habilitation. 2 • Si vous n’arrivez pas à cocher la case et que l’icône suivante s’affiche , c’est qu’il y a déjà 2 Administrateurs généraux sur l'agrément (nombre max. ). Vous pouvez attribuer le rôle d’Administrateur Délégué (rôle sensiblement identique sur un agrément individuel. • Attention à ne pas agir sur vos propres habilitations sous peine ne plus pouvoir intervenir sur l’agrément. Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la modification. Le message suivant s’affiche. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 66

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général J’ai un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer, comment faire ? Lorsque vous avez un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer au titre de votre agrément, vous pouvez les déclarer en masse par le biais d’un fichier déposé dans ELISA qui fera l’objet d’un traitement automatisé (par opposition à la déclaration manuelle et unitaire du Menu Gestion Utilisateur). L’habilitation en masse se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Déclaration en masse d’habilitations Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément Une fois le numéro d’agrément complété, vous accédez à l’écran complet. Laissez-vous guider par la notice dédiée à cette fonctionnalité téléchargeable à partir de cet écran. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 67

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment superviser les habilitations de mon agrément ? 1 / 2 La supervision des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément A partir de cet écran (Recher un Utilisateur), vous devez effectuer une recherche pour afficher les résultats et les exporter. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 68

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Général Comment superviser les habilitations de mon agrément ? 2 / 2 Lorsqu’il s’agit de superviser les habilitations de tout l’agrément, saisissez UNIQUEMENT le numéro d’agrément et cliquer sur Recher : l’ensemble des utilisateurs habilités à l’agrément s’affiche dans le tableau de la partie basse de l’écran. En cliquant sur « Export CSV » , vous obtenez un fichier récapitulant les utilisateurs de l’agrément et les caractéristiques de leur(s) habilitation(s) sur l’agrément (SIRET, sous-profil, dates de début et de fin…) pour avoir une vision d’ensemble et superviser les habilitations de votre agrément • • La saisie d’un numéro d’agrément est obligatoire. Cette saisie est en auto-complétion : les numéros d’agrément sur lesquels vous avez des droits d’administration vous sont proposés. En l’absence de résultat, le tableau reste vide avec le message ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 69

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Quel est mon rôle ? Quels sont les rôles et droits des profils que je peux créer ? Comment créer un autre Administrateur Délégué ? Mode opératoire Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire J’ai un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer, comment faire ? Comment superviser les habilitations de l’agrément dont j’ai la charge ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 70

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Quel est mon rôle ? En tant qu’Administrateur Délégué, vous avez un rôle central pour votre organisme : - vous pouvez gérer les contrats des volontaires relevant de votre organisme (création, mise à jour, édition des documents, attestation des formations, consultation des paiements…) - vous avez la responsabilité de créer et gérer les habilitations ELISA de votre organisme / Structure ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 71

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Quels sont les rôles et droits des profils que je peux attribuer ? Vous pouvez attribuer 2 profils aux utilisateurs de votre organisme Administrateur Délégué Gestionnaire Administrateur Délégué, Gestionnaire peuvent tous gérer les contrats des volontaires relevant de l’organisme (création, mise à jour, édition des documents, attestation des formations, consultation des paiements…) Leurs droits diffèrent quant à la possibilité de délivrer des habilitations à ELISA. Administrateur Délégué Peut créer, mettre à jour, supprimer les habilitations des gestionnaires et autres administrateurs délégués de l’organisme Exemple : délégué régional ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 Gestionnaire Aucun droit lié aux habilitations : ne peut ni consulter ni gérer les habilitations Exemple : responsable local 72

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un autre Administrateur Délégué ? Mode opératoire 1 / 5 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre organisme Pour créer une nouvel utilisateur, cliquez sur « Ajouter un utilisateur » dans la partie basse de l’écran ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 73

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un autre Administrateur Délégué ? Mode opératoire 2 / 5 Sur l’écran Ajout d’un utilisateur qui s’est ouvert, saisissez les Nom (1), Prénom (2), Courriel (3) et Téléphone (4) de l’utilisateur à créer. 1 3 2 4 • Vérifiez avec attention la saisie du nom et du prénom. Ils composeront le futur login de l’utilisateur. • Vérifiez avec attention la saisie du courriel : les identifiants de connexion (login, mot de passe) seront envoyés sur cette boîte aux lettres. • Un même courriel ne peut être associé qu’à un seul utilisateur. Cliquez sur « Ajouter » pour passer à l’étape suivante. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 74

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un autre Administrateur Délégué ? Mode opératoire 3 / 5 Si l’ensemble des informations sont correctes, l’écran Gestion des habilitations ELISA s’affiche. Dans le tableau de la partie basse de l’écran, cliquez sur « Ajouter habilitation » pour finaliser l’habilitation et indiquer le rôle de l’utilisateur sur l’agrément • • Si le courriel est déjà connu, le message suivant s’affiche. Vérifiez les informations de l’utilisateur utilisant ce courriel, et le cas échéant, vous pouvez gérer les habilitations de cet utilisateur en cliquant sur « Gérer ses habilitations » et rendez-vous au chapitre Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 75

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un autre Administrateur Délégué ? Mode opératoire 4 / 5 Dans l’écran Ajout d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone (1) : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de créer et d’habiliter – non modifiables sur cet écran - Zone (2) : les informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train de créer, prérenseignée avec la date du jour comme date d’effet et le numéro de l’agrément – à compléter Zone (3) : le détail de l’habilitation que vous êtes en train de créer (quel rôle sur la ou les structures que vous administrez) – à compléter 1 • Si vous êtes Administrateur Délégué pour plusieurs agréments, vous devez saisir le numéro d’agrément sur lequel vous souhaitez habiliter l’utilisateur. La zone (3) s’affichera uniquement après cette saisie / sélection. 2 3 • Si vous ne visualisez pas la structure à laquelle vous voulez habiliter l’utilisateur, contactez la Délégation Régionale ASP de l’agrément ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 76

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un autre Administrateur Délégué ? Mode opératoire 5 / 5 1 2 3 • • • Saisissez une date de fin d’habilitation (1) et indiquez le rôle de l’utilisateur (2) en cochant la case « Admin Délégué » de la ligne de la structure à laquelle vous souhaitez habilité l’utilisateur. Vous visualisez l’ensemble des structures de l’agrément mais vous ne pouvez affecter un rôle que sur la ou les structures sur lesquelles vous êtes vous-même Administrateur délégué. Pour les structures pour lesquelles vous n’êtes pas Administrateur Délégué, vous ne pouvez pas cocher la case et l’icône suivante s’affiche En cochant la case « Admin Délégué » , la case « Gest » de la même structure est automatiquement cochée. L’utilisateur peut être habilité à plusieurs structures. Dans ce cas, cochez le rôle souhaité pour chaque structure. Si vous ne visualisez pas la structure à laquelle vous voulez habiliter l’utilisateur, contactez la DR ASP de l’agrément Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la création de l’Administrateur Délégué. Le message suivant s’affiche. L’utilisateur va recevoir par courriels ses identifiants et la confirmation d’habilitation en tant qu’Administrateur Délégué de la structure. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 77

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 1 / 5 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément Pour créer une nouvel utilisateur, cliquez sur « Ajouter un utilisateur » dans la partie basse de l’écran ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 78

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 2 / 5 Sur l’écran Ajout d’un utilisateur qui s’est ouvert, saisissez les Nom (1), Prénom (2), Courriel (3) et Téléphone (4) de l’utilisateur à créer. 1 3 2 4 • Vérifiez avec attention la saisie du nom et du prénom. Ils composeront le futur login de l’utilisateur. • Vérifiez avec attention la saisie du courriel : les identifiants de connexion (login, mot de passe) seront envoyés sur cette boîte aux lettres. • Un même courriel ne peut être associé qu’à un seul utilisateur. Cliquez sur « Ajouter » pour passer à l’étape suivante. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 79

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 3 / 5 Si l’ensemble des informations sont correctes, l’écran Gestion des habilitations ELISA s’affiche. Dans le tableau de la partie basse de l’écran, cliquez sur « Ajouter habilitation » pour finaliser l’habilitation et indiquer le rôle de l’utilisateur sur l’agrément • • Si le courriel est déjà connu, le message suivant s’affiche. Vérifiez les informations de l’utilisateur utilisant ce courriel, et le cas échéant, vous pouvez gérer les habilitations de cet utilisateur en cliquant sur « Gérer ses habilitations » et rendez-vous au chapitre Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 80

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 4 / 5 Dans l’écran Ajout d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone (1) : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de créer et d’habiliter – non modifiables sur cet écran - Zone (2) : les informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train de créer, prérenseignée avec la date du jour comme date d’effet et le numéro de l’agrément – à compléter Zone (3) : le détail de l’habilitation que vous êtes en train de créer (quel rôle sur la ou les structures que vous administrez) – à compléter 1 • Si vous êtes Administrateur Délégué pour plusieurs agréments, vous devez saisir le numéro d’agrément sur lequel vous souhaitez habiliter l’utilisateur. La zone (3) s’affichera uniquement après cette saisie / sélection. 2 3 • Si vous ne visualisez pas la structure à laquelle vous voulez habiliter l’utilisateur, contactez la Délégation Régionale ASP de l’agrément ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 81

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire 5 / 5 Saisissez une date de fin d’habilitation (1) et indiquez le rôle de l’utilisateur (2) en cochant la case « Gest » de la ligne de la structure à laquelle vous souhaitez habilité l’utilisateur. 1 2 3 • • Vous visualisez l’ensemble des structures de l’agrément mais vous ne pouvez affecter un rôle que sur la ou les structures sur lesquelles vous êtes vous-même Administrateur délégué. Pour les structures pour lesquelles vous n’êtes pas Administrateur Délégué, vous ne pouvez pas cocher la case et l’icône suivante s’affiche L’utilisateur peut être habilité à plusieurs structures. Dans ce cas, cochez le rôle souhaité pour chaque structure. Si vous ne visualisez pas la structure à laquelle vous voulez habiliter l’utilisateur, contactez la DR ASP de l’agrément Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la création du Gestionnaire. Le message suivant s’affiche. L’utilisateur va recevoir par courriels ses identifiants et la confirmation d’habilitation en tant que Gestionnaire de la structure. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 82

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 1 / 4 La gestion des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément A partir de cet écran (Recher un Utilisateur), vous pourrez visualiser les utilisateurs habilités sur votre agrément et ainsi modifier ou supprimer les habilitations existantes. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 83

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 2 / 4 Vous devez recher l’utilisateur dont vous voulez gérer l’habilitation. Pour cela, saisissez le numéro d’agrément et utilisez les critères de recherche (2) (ceux-ci peuvent se combiner) puis cliquez sur Recher : le résultat de la recherche s’affiche dans le tableau de la partie basse de l’écran. Exemple d’une recherche sur le NOM de l’utilisateur : 2 • • 1 La saisie d’un numéro d’agrément est obligatoire. Cette saisie est en auto-complétion : les numéros d’agrément sur lesquels vous avez des droits d’administration vous sont proposés. En l’absence de résultat, le tableau reste vide avec le message Plusieurs résultats sont susceptibles de s’afficher selon votre recherche Si vous ne mettez aucun critère de recherche autre que le numéro d’agrément, l’ensemble des utilisateurs habilités sur l’agrément s’affiche ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 84

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 3 / 4 Sélectionnez la ligne de l’utilisateur dont vous souhaitez gérer l’habilitation puis cliquez sur Gérer les habilitations Dans l’écran Gestion des habilitations qui s’est ouvert, vous retrouvez : les informations générales de l’utilisateur que vous êtes en train de visualiser – non modifiables sur cet écran la liste des agréments sur lesquels l’utilisateur est habilité et sur lesquels vous êtes vous-même Administrateur délégué d’une ou plusieurs structures. Sélectionnez la ligne de l’agrément pour lequel vous souhaitez gérer l’habilitation de l’utilisateur puis cliquez sur Modifier habilitation ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 85

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire 4 / 4 Dans l’écran Modification d’une habilitation qui s’est ouvert, vous retrouvez : - Zone informations générales de l’utilisateur – non modifiables sur cet écran Zone informations générales de l’habilitation STRUCTURE que vous êtes en train visualiser Zone détail de l’habilitation que vous êtes en train de visualiser (quel rôle sur la ou les structures que vous administrez) Vous pouvez alors : - Modifier la date de fin d’effet de l’habilitation de l’utilisateur sur cet agrément en saisissant la nouvelle date attendue (1) ; il peut s’agir d’une prolongation ou d’une réduction (celle-ci doit cependant obligatoirement être postérieure ou égale à la date du jour) 1 - Modifier le rôle de l’utilisateur (2) sur cet agrément en cochant / décochant les cases appropriées (passage de Gestionnaire à Administrateur délégué par exemple) - Supprimer l’habilitation à un organisme (quel que soit le rôle attribué), en décochant la ou les case correspondant à son rôle sur la structure 2 • Vous visualisez l’ensemble des structures de l’agrément mais vous ne pouvez modifier un rôle que sur la ou les structures sur lesquelles vous êtes vous-même Administrateur délégué. Pour les structures pour lesquelles vous n’êtes pas Administrateur Délégué, vous ne pouvez pas cocher de case et l’icône suivante s’affiche • Attention à ne pas agir sur vos propres habilitations sous peine ne plus pouvoir intervenir sur ELISA. Cliquez sur « Enregistrer » (3) pour finaliser la modification. Le message suivant s’affiche. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 86

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué J’ai un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer, comment faire ? Lorsque vous avez un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer au titre de votre agrément, vous pouvez les déclarer en masse par le biais d’un fichier déposé dans ELISA qui fera l’objet d’un traitement automatisé (par opposition à la déclaration manuelle et unitaire du Menu Gestion Utilisateur). L’habilitation en masse se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Déclaration en masse d’habilitations Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément Une fois le numéro d’agrément complété, vous accédez à l’écran complet. Laissez-vous guider par la notice dédiée à cette fonctionnalité téléchargeable à partir de cet écran. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 87

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment superviser les habilitations de l’agrément dont j’ai la charge ? 1 / 2 La supervision des habilitations se fait par le Menu Administration > Administrer le système > Gestion utilisateur Si vous ne voyez pas le Menu Administration, c’est que vous ne disposez pas vous-même du profil et des droits nécessaires à la gestion des habilitations de votre agrément A partir de cet écran (Recher un Utilisateur), vous devez effectuer une recherche pour afficher les résultats et les exporter. ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 88

Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément Collectif Je suis Administrateur Délégué Comment superviser les habilitations de l’agrément dont j’ai la charge ? 2 / 2 Lorsqu’il s’agit de superviser les habilitations de l’agrément dont vous avez la charge, saisissez UNIQUEMENT le numéro d’agrément et cliquer sur Recher : l’ensemble des utilisateurs habilités à l’agrément pour la ou les structures d’accueil pour lesquelles vous êtes administrateur s’affiche dans le tableau de la partie basse de l’écran. En cliquant sur « Export CSV » , vous obtenez un fichier récapitulant ces utilisateurs et les caractéristiques de leur(s) habilitation(s) sur l’agrément (SIRET, sous-profil, dates de début et de fin…) pour avoir une vision d’ensemble et superviser les habilitations de l’agrément dont vous avez la charge. • • La saisie d’un numéro d’agrément est obligatoire. Cette saisie est en les numéros d’agrément sur lesquels vous avez des droits d’administration vous sont proposés. En l’absence de résultat, le tableau reste vide avec le message ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 auto-complétion : 89

Liste des situations 1/2 Mon organisme est agréé au titre d’un Agrément individuel Ø Ø Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification • Pourquoi ce courriel ? • A quoi me sert cette clé ? • Qui dois-je créer comme premier utilisateur ? • Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire Je suis Administrateur Général • Quel est mon rôle ? • Quels sont les rôles et droits des profils que je peux créer ? • Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire • Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire • Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire • J’ai un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer, comment faire ? • Comment superviser les habilitations de mon agrément ? ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 90

Liste des situations 2/2 Mon organisme est agrée au titre d’un Agrément Collectif Ø Je suis Référent : je viens de recevoir un courriel avec une clé d’identification • • Ø Je suis Administrateur Général • Quel est mon rôle ? Quels sont les rôles et droits des profils que je peux créer ? Comment créer un autre Administrateur Général ? Mode opératoire • Comment créer un Administrateur Délégué ? Mode opératoire • Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire • Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire • J’ai un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer, comment faire ? • Comment superviser les habilitations de mon agrément ? • • • Pourquoi ce courriel ? A quoi me sert cette clé ? Qui dois-je créer comme premier utilisateur ? Comment utiliser la clé et créer le premier utilisateur ? Mode opératoire Je suis Administrateur Délégué • Quel est mon rôle ? Quels sont les rôles et droits des profils que je peux créer ? Comment créer un autre Administrateur Délégué ? Mode opératoire • Comment créer un gestionnaire de mon agrément ? Mode opératoire • Puis-je modifier ou supprimer une habilitation existante, comment ? Mode opératoire • J’ai un nombre important de nouvelles habilitations à octroyer, comment faire ? • Comment superviser les habilitations de l’agrément dont j’ai la charge ? • • ELISA - Gérer ses habilitations - V 05_2018 91