SENSIBILIZACIN TOUR DE LA CALIDAD OFICINA ASESORA DE

SENSIBILIZACIÓN TOUR DE LA CALIDAD OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Bogotá, Colombia www. dane. gov. co Septiembre, 2017

Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Sistema de Gestión de Calidad-PHVA Isolución –Documentación Registros Indicadores Riesgos Mejora Política de Calidad Plan de auditoria

SISTEMA – CICLO PHVA

Que es un Sistema? Tour de Ciclismo ü Bicicletas Equipos Políticas Internas Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan Un Sistema Podría ser: ü Premiación ü Velocistas ü Sprinters ü Escaladores ü Paises ü Montaña ü Recorridos Planeación de Rutas ü Anti-dopage Logística y Seguridad üLetreros üDemarcaciones

Algunos Sistemas en el DANE Conjunto de elementos de una organización § Sistema de Gestión: interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos, procesos para lograr estos objetivos. § Sistema de Gestión de Calidad: Parte de un sistema de gestión relacionada con la calidad Cual sería una Bicicleta de Calidad para correr en un Tour: Que es Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos

PROCESOS SGC - DANE § Enfoque a Procesos: Es la definición y gestión sistemática de los procesos y sus interacciones, con el fin de alcanzar los resultados previstos en la entidad. La gestión de los procesos y el sistema en su conjunto puede alcanzarse utilizando el ciclo PHVA con un enfoque global de pensamiento basado en riesgos Cual es el enfoque a Procesos del DANE? 3 PROCESOS ESTRATÉGICOS 9 PROCESOS MISIONALES 23 PROCESOS 9 PROCESOS SOPORTE 2 PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN MISIONALES Mapa de Procesos: El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en la entidad, así como, su interrelación de forma general, muestra de forma gráfica el modelo de operación por procesos de la entidad.

CICLO PHVA SISTEMA § Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar): El ciclo PHVA puede aplicarse a todos los procesos y al sistema de gestión de la calidad como un todo. El ciclo PHVA es una herramienta de gestión en el cual las siglas forman un acrónimo compuesto por las iniciales de las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar. Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a una fase o etapa del ciclo: PHVA: EN EL SISTEMA Planificar: Establece los objetivos del sistema y sus procesos así como los métodos y recursos para alcanzarlos Hacer: Consiste en la ejecución o implementación de lo planificado “P”. MAPA DE PROCESOS Verificar: realiza el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y servicios. Una vez se ha puesta en marcha las diferentes actividades del “H”, se revisa su cumplimiento frente a lo planeado en el “P”. Actuar: Según lo que se evidencie en la etapa del verificar “V” y en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se toman las acciones pertinentes para mejorar (correcciones, ajustes, modificaciones).

CICLO PHVA PROCESOS § Cada Proceso cuenta con una Caracterización: La Caracterización es el documento que consolida los elementos esenciales para identificar y llevar a cabo un proceso, facilitando su entendimiento conforme al ciclo PHVA, así mismo, documenta las interrelaciones del proceso como parte esencial de un sistema PHVA : ¿CÓMO SE LEE EN LA CARACTERIZACIÓN PROCESOS? Actividades del Planear Actividades o Subproceso del Hacer Herramientas para Verificar Herramientas para Mejora

ISOLUCIÓN - DOCUMENTACIÓN

ISOLUCIÓN Es la plataforma tecnológica integral para la implementación, automatización y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, la cual administra elementos vitales como la documentación y los indicadores, lo cual apoya la mejora continua de la entidad. Ruta ISOLUCION: http: //isolucionpro. dane. gov. co/Isolucion 40 Dane/

BENEFICIOS Utilizar y aplicar los elementos necesarios permitirá mejorar la eficiencia y el rendimiento, para realizar el tour de manera segura y lograr llegar a la meta.

ELEMENTOS Modulos Mejora Mapa de procesos Documentación Tableros de indicadores Actas Configuración Tareas Medición Auditorías Riesgos

DOCUMENTACIÓN Documentación En ISOLUCIÓN (plataforma tecnológica) se consultan, se actualizan y se crean los documentos del SGC -Sistema de Gestión de Calidad, los cuales materializan los procesos del DANE (es decir nuestro día a día). Existen dos clases de documentos: Documento tipo parámetro: Se describe los procesos, actividades, tareas o instrucciones a seguir para cumplir la meta. Documento tipo registro: se presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de los procesos, actividades, tareas o instrucciones desempeñadas.

CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN En el manual del sistema de Gestión de calidad, podemos consultar la política de calidad del DANE http: //www. dane. gov. co/index. php/acerca-deldane/informacion-institucional/generalidades

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA DOCUMENTACIÓN? Para nuestro sistema de gestión de calidad, la documentación se rige en: Control de actividades realizadas Estandarización de Procesos Representación del capital intelectual Planificación organizacional

REGISTROS

REGISTROS ¿Que entiendes por registros? Documento especial, que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Debe permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables En otras palabras, un registro puede ser Cuando compites en una carrera de ciclismo, se presenta varios tipos de registros que presentan evidencia del rendimiento del ciclista (Resultados del tiempo de llegada, kilómetros recorridos, ritmo cardiaco, potencia aplicada)

¿PARA QUE SIRVE LOS REGISTROS? Para demostrar resultados, evidencias, dar cumplimiento a o la ejecución de una o varias actividades hacia un objetivo. Tour de calidad Ø Un resultado podría ser las etapas realizadas durante un Tour

¿DONDE ENCUENTRO LOS REGISTROS? Ø Formatos relacionados a documentos tipo parámetro correspondientes algún proceso

INDICADORES

¿QUÉ ES UN INDICADOR? Es una representación (cuantitativa preferiblemente) establecida mediante la relación entre dos o más variables, a partir de la cual se registra, procesa y presenta información relevante, con el fin de medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo en un periodo de tiempo determinado, ésta debe ser verificable objetivamente, la cual al ser comparada con algún nivel de referencia (denominada línea base) puede estar señalando una desviación sobre la cual se pueden implementar acciones correctivas o preventivas según el caso.

LOS INDICADORES EN EL CICLO PHVA 4 1 • Sistema de Indicadores Actuar Planear Verificar Hacer 2 3

CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Visión Objetivos Estratégicos Objetivo Proceso Indicador Objetivos Estratégicos Misión Objetivos Estratégicos

DIMENSIONES DE LA MEDICIÓN EFECTIVIDAD Impacto, Resultados EFICACIA Objetivos, Productos EFICIENCIA Recursos, Tiempo Eficacia Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Eficiencia Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Efectividad

ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES CALIDAD grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. COBERTURA Conjunto de medios técnicos o humanos que hacen posible una información basado en una muestras CUMPLIMIENTO es la relación con la consecución de tareas, actividades o trabajos. CONFIABILIDAD COSTOS Las mediciones que se hagan, por diferentes personas deben arrojar los mismos resultados. Deben ser objetivamente verificables. hace referencia al gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. OPORTUNIDAD Se considera oportuna, si la información se encuentra disponible y actualizada cuando se requiera SATISFACCIÓN Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

DÓNDE LOS ENCUENTRO? 1 2

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RIESGOS

¿QUÉ ES UN RIESGO? MAPA DE RIESGOS Resulta obvio que los riesgos son una constante para cualquier actividad de la vida. El propio hecho de vivir implica la confrontación cotidiana con el riesgo, al nivel más básico que podamos imaginar y cualquier actividad humana habrá de basarse en la toma de decisiones. El riesgo se puede definir como la combinación de la probabilidad de un suceso y sus consecuencias. Efecto de la incertidumbre (NTC ISO 9001: 2015) Auditoria Externa Calidad Índice de Calidad TOUR DE LA CALIDAD

DETERMINAR CONTEXTO Lo primero que debo hacer para definir los riesgos a los que estoy expuesto es CONOCER lo que hago, mi objetivo, dónde lo hago, el medio (CONTEXTO) en el que me desenvuelvo, para comenzar a listar posibles eventos de consecuencias dañinas. DEBILIDAD P Antiguas lesiones Auditoria Externa Calidad FORTALEZA Equipo Índice de Calidad TOUR DE LA CALIDAD OPORTUNIDAD Inversión Extranjera AMENAZA Competencia

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO MAPA DE RIESGOS Con las causas identificadas en la DOFA, se analiza lo que sucedería y las CAUSA posibles consecuencias. CONSECUENCIA EVENTO Causa Evento (riesgo) Descripción Efecto/consecuencia Sobrepasar la capacidad física Antiguas lesiones Lesiones permanentes Auditoria Externa Calidad Preguntas claves para la identificación del riesgo: ¿Qué puede suceder? ¿Cómo puede suceder? Es importante observar que el proceso de identificación del riesgo es posible realizarlo a partir de varias causas que pueden estar relacionadas. P Índice de Calidad TOUR DE LA CALIDAD

ANÁLISIS DEL RIESGO MAPA DE RIESGOS PROBABILIDAD se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia IMPACTO Se entienden como las consecuencias que puede ocasionar la materialización del riesgo. Auditoria Externa Calidad Probabilidad: Casi Seguro Sobrepasar la capacidad física H Índice de Calidad TOUR DE LA CALIDAD Impacto: Catastrófico

VALORACIÓN DEL RIESGO MAPA DE RIESGOS Acciones fundamentales para valorar el riesgo: - Identificar controles existentes - Verificar efectividad de los controles - Establecer prioridades de tratamiento Procedimientos y normas Entrenamiento Permanente Auditoria Externa Calidad Visitas periódicas al deportólogo H Índice de Calidad TOUR DE Sensibilización LA CALIDAD

MONITOREO Y SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS El monitoreo cuatrimestral es esencial para asegurar que las acciones se están llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación. A V Su finalidad principal será la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. Auditoria Externa Calidad Progreso en tiempos de ruta Índice de Calidad TOUR DE LA CALIDAD Aumento en el nivel Competitivo (categoría mundial)

PLAN DE MEJORAMIENTO

¿QUÉ ES UN PLAN DE MEJORAMIENTO? MEJORA CONTINUA Causas, producto y meta, con el objetivo de MEJORAR ESTABLECE SUS Herramienta de control, donde se REGISTRA El conjunto de actividades que a partir de la identificación de una desviación u optimización de un proceso La gestión de la Entidad para la

¿SABES QUÉ TIPOS DE ACCIONES EXISTEN? Correctivas Acción tomada para eliminar la causa de una conformidad detectada, u otra situación indeseable (prevenir recurrencia). Preventivas Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Mejora Acción tomada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar los recursos y que no actúa sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus causas.

¿PORQUÉ SON IMPORTANTES LOS PLANES DE MEJORAMIENTO? Ordenar la información existente al interior y exterior de la empresa, así como la información que se genera durante la aplicación. Se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la entidad. Servir como punto de partida para el desarrollo de toda entidad.

¿DÓNDE PUEDO UBICAR EL PROCEDIMIENTO Y EL FORMATO? En el mapa de procesos Seleccionar “Control de Gestión” (OCI) Seleccionar Subproceso en la Caracterización del Proceso Puedes consultar el procedimiento y descargar el formato

MANUAL DE CALIDAD

POLÍTICA DE CALIDAD En el manual del Sistema de Gestión de la Calidad y en la página web podemos consultar la política de calidad del DANE “Consolidar al DANE como una entidad moderna y eficiente, orientada al mejoramiento de los procesos, optimización de los recursos y al servicio de los usuarios” http: //www. dane. gov. co/index. php/acerc a-del-dane/informacioninstitucional/generalidades

PLAN DE AUDITORÍA -SGS

Plan de Auditoría-SGS Del 23 de Octubre al 30 de Octubre del 2017 Tunja Bucaramanga Ibagué Neiva GCO DIE ARI CGE ANA GRF DAR GCO GRF DSO SIN PES PES ECE AFI * PES: Operaciones Estadísticas DANE CENTRAL PDE