SEMINARIO DE ACTUALIZACION NORMATIVA PARA LAS CAJAS DE

SEMINARIO DE ACTUALIZACION NORMATIVA PARA LAS CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR Rafael Trujillo Calderó Director para la Gestión de Cajas de Compensación Famili

RESOLUCIÓN 0070 DEL 04 DE FEBRERO 2016 “Por medio del cual se adecúa el proceso de programación, ejecución y seguimiento de visitas a entes vigilados” A partir de la presente resolución el proceso “Programación, planeación, ejecución y seguimiento de visitas a Entes Vigilados”, se denominará “VISITAS A ENTES VIGILADOS”. El proceso “VISITAS A ENTES VIGILADOS”, tendrá por objetivo adoptar el procedimiento eficiente y eficaz en la práctica de visitas a Entes Vigilados, en las diferentes etapas de planeación, preparación administrativa, ejecución, elaboración de informes, aprobación y seguimiento a los planes de mejoramiento. El procedimiento de “VISITAS A ENTES VIGILADOS”, aplica para toda visita ordinaria y/o especial, ordenada por la Superintendencia del Subsidio Familiar. A continuación se describen los términos generales para llevar a cabo el procedimiento de visitas ordinarias o especiales.

ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE VISITAS PAV • El Superintendente Delegado para la Gestión, el Director para la Gestión y el Director para la Gestión Financiera y Contable presentarán para cada vigencia el Plan Anual de Visitas, al Superintendente del Subsidio Familiar.

TRÁMITES ADMINISTRATIVOS PARA DESARROLLO DE LA COMISIÓN DE SERVICIOS Para la práctica de una visita, el Superintendente Delegado para la Gestión, solicitará autorización al Superintendente del Subsidio Familiar. Una vez autorizada la visita por parte del Superintendente del Subsidio Familiar, el Superintendente Delegado para la Gestión le comunicará a los comisionados y a la Secretaría General tal autorización, para los trámites administrativos correspondientes.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA PAV • El Director para la Gestión de las Cajas de Compensación, el Director para la Gestión Financiera y Contable, el coordinador de la visita y los integrantes del equipo comisionado, se reunirán y elaborarán el Plan de Trabajo de la visita, en el que se defina el alcance y la estrategia de visita.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA A partir de la comunicación de la designación de la visita, los funcionarios comisionados, contarán con un término mínimo de diez (10) días hábiles (10) para planear la visita, tiempo que comprende: Seis (6) días para diseñar el plan de trabajo. Cuatro (4) para discutir y aprobar el plan de trabajo por parte de los Directores y la Delegada para la Gestión.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA Tipo de visita Ordinaria Caja de Compensación Familiar Lugar Objeto de la visita Objetivos específicos Especial Duración visita: Verificar la situación general del funcionamiento de la Caja en cumplimiento del marco normativo en las áreas legal, financiero contables, de servicios sociales, fondos de ley y demás inherentes al desarrollo de sus operaciones. 1. Revisar y analizar la apropiación y aplicación de los recaudos del 4% en la vigencia 2015, de acuerdo a la normatividad. 1. Revisar y analizar la ejecución de los servicios sociales en los diferentes aspectos. 1. Evaluar los estados financieros de la Caja y de sus unidades de negocio, incluido el servicio de Salud. 1. Verificar aspectos legales de la Corporación, relacionados con el proceso de contratación, procesos judiciales en lo que respecta al control, seguimiento, provisiones para las contingencias y su respectiva contabilización; verificación del saneamiento de bienes inmuebles de la Caja y otros aspectos que se encuentran en campo. Realizar la verificación en campo sobre los avances al Plan de Mejoramiento –PDM y al Pacto por la Transparencia en el Sistema del Subsidio Familiar. 1. Periodo a Auditar X Vigencia 2015 y primer trimestre 2016 Acto Administrativo que ordena Resolución 0524 del 25 de agosto de 2016 visita Lugar y fecha del Plan de Bogotá D. C. , 12 de septiembre de 2016 Trabajo

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA 1. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN En la programación de visita en las Sede de la Superintendencia, los funcionarios comisionados realizarán el análisis de la información reportada por la Caja de Compensación Familiar COMFAMILIAR ATLÁNTICO tanto en el SIGER como en los informes de gestión y demás documentación que reposa en la Superintendencia del Subsidio, con el fin de tener conocimiento general a desarrollarse en campo. 2. ASPECTOS A DESARROLLAR EN LA VISITA DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES Extractar de las actas del Consejo Directivo y la Asamblea General las decisiones Actas del Consejo Directivo relevantes que afecten a cada uno de los programas y direccionarlas a los integrantes del equipo comisionado. Revisar que el Código del Buen Gobierno incluya el capítulo de conflictos de interés, inhabilidades e incompatibilidades. Verificar las acciones implementadas para el fortalecimiento de mecanismos de control del gasto y manejo eficiente de los recursos. Verificar que los planes y proyectos de inversión consulten las necesidades de la Pacto por la Transparencia en el población afiliada y cumplan con el objetivo. Sistema del Subsidio Familiar Revisar las tarifas y su reducción como estrategia de ampliación de cobertura, sin perjuicio del equilibrio financiero. Implementar o fortalecer los mecanismos de control y prevención de fraudes. Verificar el pago de las sanciones impuestas por la Superintendencia del Subsidio Familiar y por otras entidades del Estado.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA Contratación Procesos judiciales Revisar el Manual de Contratación y su cumplimiento. Verificar la legalidad de la contratación conforme a las normas internas y manual de contratación, generar trazabilidad, verificando el recurso utilizado, la forma de contratación, la ejecución del contrato, entre otros. Efectuar la revisión aleatoria de contratos y convenios de la Corporación, con base en los criterios definidos por el equipo auditor, con el fin de analizar y validar los procesos contractuales Revisar los anticipos dados por la CCF en cumplimiento de los contratos, verificar su trazabilidad en contabilidad y su legalización. Verificar los procesos judiciales y administrativos, conciliaciones y tutelas que recaen sobre las Cajas y su causa y su incidencia patrimonial. Revisar y verificar las acciones para la correcta defensa de la Caja. Validar los procesos judiciales que se encuentran registrados en el Sirevac. Siger y comparar con la base de datos de la oficina jurídica de la CCF. Verificar las provisiones para contingencias de los procesos judiciales, conforme a las normas y políticas establecidas por la Caja, cruzando la información con el área contable y financiera.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA Afiliaciones, aportes y subsidio Seguimiento a PDM Verificar el valor de la cuota monetaria pagada de acuerdo con la resolución de la SSF Generar trazabilidad del proceso de pago de cuota monetaria, esto incluye revisión aleatoria de documentos de los afiliados con derecho a cuota monetaria versus el pago de la misma. Verificar las acciones de recuperación de cartera por aportes y acciones de suspensión y expulsión de empleadores morosos. Cuáles son los sistemas de autocontrol que tiene implementados la Caja de Compensación frente al pago de cuota monetaria para evitar posibles fraudes. Verificar el cumplimiento del pago de la cuota monetario conforme a las prescripciones legales, en especial lo señalado en el artículo 19 y siguientes de la Ley 21 del 82 y demás normas reglamentarias o circulares de la Superintendencia Revisar el cumplimiento de los avances del plan de mejoramiento suscritos con la Supersubsidio.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA Solicitar la certificación de la revisoría fiscal sobre la totalidad de los bienes inmuebles, su destinación, afectación, último avalúo y contabilización de los ajustes a que haya lugar por este concepto. Bienes inmuebles Recaudo del 4% y Apropiaciones Verificar la conciliación de los recursos ingresados por el operador financiero frente al ingreso registrado en contabilidad. Verificar el porcentaje de las apropiaciones de ley, su registro contable y disponibilidad de recursos. Verificar el manejo financiero y contable por cada fondo (Fovis, Foniñez, Fosfec, 40 Mil Empleos, Ley 115) Verificar la conciliación contable de los grupos 18 y 28 de los fondos de ley. Verificar el traslado financiero oportuno a las respectivas cuentas bancarias de los saldos de fondos de ley.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA Fondos de Ley Fondos de ley FONIÑEZ Verificar la aplicación y cumplimiento de la normatividad, procesos y procedimientos de cada uno de los fondos de ley, por parte de la Caja de Compensación Familiar. Verificar la trazabilidad de los procesos de cada uno de los fondos de ley. Verificar que los proyectos hayan sido remitidos para evaluación y seguimiento por parte de Supersubsidio. Verificar la correcta apropiación y ejecución del programa en sus componentes AIN y JEC (convenios, evaluación).

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA FOSFEC Fondos de ley FOVIS Beneficios Económicos: Verificar porcentaje de Gastos de administración; información reportada en Sirevac-Siger; verificación aleatoria de las personas que recibieron beneficios económicos; y si tienen derecho a los mismos. Capacitación: Verificar aleatoria del costo y asistencia a los cursos; intensidad horaria; pertinencia de la oferta de cursos vs. demanda. Agencia de Gestión y Colocación de Empleo: Muestra seleccionada a criterio del equipo auditor, de las hojas de vida de aspirantes, empresas registradas y postulantes colocados. Programa 40000 Primeros Empleos: Verificación contable y financiera de los recursos asignados al programa y su ejecución. Verificar el proceso de postulación y asignación de subsidios. Verificar trazabilidad y conciliación contable de los recursos. Verificar los subsidios asignados, pagados, vencidos y renuncias. Verificar saldos de segunda prioridad pendientes de pago. Verificar la correcta apropiación y ejecución del programa en sus componentes AIN y JEC (convenios, evaluación).

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA Aspectos Administrativos Servicios sociales, costos, tarifas, subsidios Identificar los procesos y las políticas de Planeación Estratégica, de Comunicaciones y de inversión publicitaria, que utiliza la de Caja de Compensación en el desarrollo de sus intenciones comunicacionales. Revisar la metodología y el procedimiento que aplica la Caja de Compensación para fijar los costos y las tarifas, conforme a lo dispuesto en el artículo 64 de la Ley 21 de 1982 y la Circular Externa 017 de 2014. Verificar las coberturas y accesibilidad de los servicios de recreación, educación, bibliotecas, capacitación, vivienda, fondos de crédito. Verificar la ejecución de otros programas especiales como adulto mayor, población con discapacidad, bibliotecas. Verificar inconsistencias detectadas en la información reportada en el sistema comparada con la información entregada en la visita. Revisar la ejecución de los recursos de Ley 115 y su aplicación.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA VISITA ORDINARIA Inversiones Salud Revisar el porcentaje de ejecución presupuestal de los proyectos de Inversión incluidos en el límite máximo de inversiones aprobado por la Superintendencia. Analizar los estados financieros del servicio. Cartera de la IPS y su provisión

COMUNICACIÓN AL ENTE VIGILADO DE LA VISITA A PRACTICAR • El Superintendente Delegado para la Gestión, remitirá un oficio al representante legal de la Caja de Compensación Familiar, con copia al Revisor Fiscal, con mínimo tres (3) días (3) de antelación, en el que informará el tipo de visita que se adelantará, periodo de la comisión, nombres de los funcionarios comisionados, coordinador, y la información que se requerirá para su ejecución.

INSTALACIÓN DE LA VISITA ORDINARIA • Para la práctica de las visitas a los vigilados por la entes Superintendencia del Subsidio Familiar, los funcionarios comisionados se presentarán en horas hábiles ante el representante legal de la entidad, darán a conocer el objeto de su comisión y elaborarán acta de instalación.

EJECUCIÓN DE LA VISITA La fase de ejecución es la parte central de la visita, en ella se recauda y verifica la información, y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para sustentar el contenido del informe.

SOLICITUD DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Durante la práctica de la visita se podrá solicitar información adicional que sea requerida

REUNIÓN DE TERMINACIÓN DE VISITA EN SITIO El coordinador de la visita y el equipo comisionado a la terminación de la visita ordinaria, celebrarán reunión con el representante legal del ente vigilado, y/o el personal que delegue, para tal efecto, se levantará acta de reunión.

ELABORACIÓN, Y APROBACIÓN DEL INFORME PRELIMINAR DE VISITA ORDINARIA Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación en sitio, el coordinador de la visita y el equipo de trabajo comisionado, consolidarán, revisarán y evaluarán la información recaudada. El coordinador de la visita generará un informe ejecutivo con las conclusiones generales, donde se refleje si se cumplió el objetivo propuesto en el plan de trabajo. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación del informe preliminar, el Superintendente Delegado para la Gestión, el Director para la Gestión y el Director para la Gestión Financiera y Contable, estudiarán y aprobarán el informe preliminar de visita.

ENVÍO DE INFORME PRELIMINAR • Una vez aprobado el informe preliminar dentro de los términos antes señalados, el coordinador de la visita proyectará para la firma del Superintendente Delegado un oficio en el que comunica al representante legal el informe preliminar de visita, con el fin de que ejerza su derecho de contradicción.

RESPUESTA DEL ENTE VIGILADO AL INFORME PRELIMINAR El Ente Vigilado, contará con un término de ocho (8) días hábiles (8) a partir del recibo para dar respuesta al Informe Preliminar. Sin embargo, en el evento en que el ente vigilado solicite ampliación de este término, se le concederá por única vez, el término máximo de tres (3) días

ELABORACIÓN Y REVISIÓN DEL INFORME FINAL DE LA VISITA ORDINARIA no se recibe respuesta por parte Si vencido el término, entenderá que el informe ha sido del Ente Vigilado, se aceptado y este mismo corresponderá al informe final de visita. Una vez recibida la respuesta del Ente Vigilado, ésta será remitida al Coordinador de la Visita y al equipo comisionado. A partir de la fecha de recepción de la respuesta, inicia el término de cinco (5) días hábiles para la elaboración y presentación del Informe Final de Visita. El Superintendente Delegado y los Directores de Gestión, y de Gestión Financiera Contable contarán con el término de dos (2) días hábiles para revisar, analizar, aprobar y evaluar días el contenido de la respuesta y sus anexos presentados.

ENVÍO DE INFORME FINAL Y SOLICITUD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Una vez aprobado el informe final de visita, el coordinador de la Visita proyectará para firma del Superintendente Delegado para la Gestión, el oficio del Informe Final de Visita, y solicitará la elaboración del plan de mejoramiento conforme el formato establecido por la Supersubsidio. El ente vigilado como resultado de la visita, contará con el término de ocho (8) días hábiles, después del recibo de la solicitud, para elaborar un Plan de Mejoramiento, en el que las acciones de mejora, no podrá superar el término de un (1) año.

TRASLADO DE HALLAZGOS El coordinador de la visita proyectará para firma del Superintendente Delegado, en caso de ser procedente, junto con el oficio de remisión del informe final memorando dirigido al Superintendente Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, en el que informará los hallazgos encontrados en la práctica de la visita, para lo cual remitirá copia física y digital de informe final de visita, con los soportes pertinentes.

TRASLADO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES Si como resultado de la visita, se detecta la presunta comisión de hechos punibles y/o irregularidades en el ejercicio de los cargos desempeñados por trabajadores del Ente Vigilado, se dará traslado a la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar para que instaure las acciones pertinentes frente a las autoridades competentes de acuerdo con lo señalado en los numerales 1, 4, 5 y 8 del artículo 7 del Decreto 2595 de 2012.

APROBACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO El Superintendente Delegado para la Gestión aprobará el Plan de Mejoramiento, previo análisis y evaluación del equipo comisionado, para lo cual enviará comunicación de aprobación al Representante Legal y al Revisor Fiscal del Ente Vigilado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

PLAN DE MEJORAMIENTO 1. Observación 8. % Porcentaje de Cumplimiento Acumulado por Actividad 9. % Porcentaje de Cumplimiento Acumulado por Acción de Mejora 2. Acción de Mejora 7. Descripción y relación de soportes del Avance por Actividad (los cuales deberán anexar en medio magnético) 10. Resultado Final de la Acción 3. Descripción de las Actividades para la Acción de Mejora 6. Fecha Terminación de las Actividades para la Acción de Mejora 11. Responsable 4. % Porcentaje de la actividad dentro de la Acción de Mejora 5. Fecha Iniciación de las Actividades para la Acción de Mejora

VALIDACIÓN DOCUMENTAL DE LOS INFORMES DE AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO EN CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: El Revisor Fiscal de cada Caja de Compensación Familiar deberá remitir a la Superintendencia Delegada para la Gestión, en forma trimestral, contado a partir de la fecha de recibo del oficio de aprobación del Plan de Mejoramiento por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar, un informe con los porcentajes de avance de las acciones de mejora propuestas y los soportes respectivos.

VALIDACIÓN DOCUMENTAL DE LOS INFORMES DE AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO EN LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR: La Superintendencia Delegada para la Gestión y el equipo comisionado, validarán el avance del Plan de Mejoramiento, con el fin de evaluar si se ajusta a los requerimientos y si es conducente para la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión de la Caja de Compensación Familiar.

SEGUIMIENTO EN LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR AL PLAN DE MEJORAMIENTO • El seguimiento en campo del plan de mejoramiento, será incluido en el plan de trabajo de la siguiente visita ordinaria.

ACUERDOS PACTO POR LA TRANSPARENCIA EN EL SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR Las Cajas de Compensación se comprometen a: • Revisar códigos de buen gobierno y las normas sobre gobierno corporativo con el fin que se controlen adecuadamente y eviten conflictos de interés e inhabilidades e incompatibilidades • Fortalecer mecanismos de control del gasto y manejo eficiente de los recursos • Verificar que los programas y planes de inversión consulten las necesidades de su población afiliada • Establecer estrategias tendientes a ampliar la cobertura en servicios y regiones procurando el mayor acceso a la población beneficiaria y de forma especial la ubicada en el sector rural • Revisar el esquema tarifario de servicios y su reducción como estrategia para incrementar la demanda de los mismos por parte de los afiliados a y b, sin perjuicio del equilibrio financiero que debe tener la caja de compensación familiar para su normal operación y prestación de servicios sociales. • Estructurar políticas y manuales de procedimientos con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia de sus operaciones en la elaboración de los manuales de contratación, incluir la aplicación de los principios de transparencia, moralidad, economía, planeación y selección objetiva • Fortalecer mecanismos de control para prevenir y evitar la ocurrencia de fraudes

REPORTE SIREVAC – INFORMACIÓN DE GESTIÓN 4 -087 Contratos y/ convenios 4 -088 Recaudos por multas SSF 4 -089 Acta POA 4 -090 Acta aprobación tarifas 4 -096 Acta Consejo Directivo Informe de Gestión 4 -093 Acta aprobación convenios 4 -092 Convenios Cooperación Internacional 4 -091 Acta Consejo Directivo Límite Máximo 4 -099 Procesos judiciales 4 -103 Legalización anticipos

GRACIAS