SEMINAIRE PORTEURS PROJETS 2 fvrier 2016 Programme FEDER

SEMINAIRE PORTEURS PROJETS 2 février 2016 Programme FEDER 2014 -2020 en RBC 23 NOVEMBRE 2015 1

Arrêté et Convention Arrêté de subside Décision du Gouvernement de financer un bénéficiaire dans le cadre du projet. Modifications en cours de projet. • Avenants à la convention, arrêtés modificatifs • Rôle du comité d’accompagnement Convention Définition contractuelle des modalités spécifiques d’utilisation de la subvention. 2

Comités d’accompagnement Suivi du projet par un comité d’accompagnement QUI? • représentant du Ministre. Président, • bénéficiaire(s) du projet, • Cellule FEDER, • autres administrations régionales (+ experts) Quand? QUOI? • progrès enregistrés • difficultés et obstacles éventuels • modifications des prévisions budgétaires Au moins 1 X/an à l’initiative de la Cellule FEDER ou à la demande d’un des membres 3

Rôle du bénéficiaire-coordinateur Coordination des informations relatives aux indicateurs Coordination et exécution du projet Point de contact de la Région par rapport à toute communication formelle Rédaction et coordination des rapports 4

Rôle de tout bénéficiaire - Introduire ses propres demandes de paiement et pièces justificatives - Réaliser son propre volet du projet 5

Dépenses éligibles: principes Ø Engagées et payées par le bénéficiaire entre le 1 er janvier 2014 et le 31 décembre 2023. Ø Nécessaires à la réalisation du projet. Ø Portant sur des prestations réelles. Ø Raisonnables, justifiées. 6

Ø Appuyées par des pièces justificatives : des factures ou des documents comptables de valeur probante équivalente (sauf pour les frais généraux). Ø Respectant les règles de passation des marchés publics. Ø Respectant les règles prescrites en matière d’aides d’état. L’autorité de gestion est là pour déterminer un montant éligible défendable auprès des autres autorités et de la COM. 7

Traçabilité des subsides Identification dans la comptabilité: Ø Recettes et dépenses, via • Comptabilité analytique, ou • Comptes FEDER identifiable, ou • Extrait (excel) certifié conforme 8

Frais d’investissement Frais amortissables investissements Investissements immobiliers : acquisition, Investissements (autres) : équipement, matériel soumis à amortissement, logiciels… rénovation / construction d’un bâtiment + études 9

Frais de fonctionnement types de frais Frais d’études, paiement d’experts, consultants externes, indépendants Frais de communication (dépliants, publications, site web du projet, newsletter…) Frais liés à des événements, réunions, séminaires (location, catering, animateurs…) 10

Frais de personnel + frais généraux Autres frais directs liés au projet 11

Frais de personnel : barèmes Barèmes Indexation Cotisations patronale Forfait transport Taux horaire Master (A 2) 34. 626, 00 € 55. 692, 46 € 75. 067, 86 € 500, 00 € 43, 93 € Master (A 1) 27. 700, 00 € 44. 552. 68 € 60. 052, 56 € 500, 00 € 35, 20 € Bachelier (B 1) 19. 853, 00 € 31. 931, 57 € 43. 040, 56 € 500, 00 € 25, 31 € Secondaire (C 1) 17. 418, 00 € 28. 015, 11 € 37. 761, 57 € 500, 00 € 22, 25 € Diplômes Copie du diplôme Contrat Validation pour les A 2 12

Frais de personnel : points d’attention Barèmes Timesheets Types de personnel • Forfaits • Limitation des justificatifs (diplôme, contrat de travail et time-sheets) • Barèmes applicables par heures prestées en lien direct avec le projet • Correspondance avec les agendas • Déduction des financements d’autres pouvoirs subsidiants • • Personnel contractuel Personnel de l’organisation partenaire Engagements : respect des règles applicables Personnel directement lié à la mise en œuvre du projet 13

Frais généraux 15% • Calculés sur base des frais de personnel éligibles (barèmes X heures prestées) • Couvrent l’ensemble des frais indirects du projet : loyer, informatique, téléphonie, frais de secrétariat, … Suivi • Pièces justificatives : pas d’envoi à l’autorité de gestion Conséquences • Simplification administrative • Valorisation impossible pour les frais pris en considération dans les frais généraux (sauf si un lien direct avec le projet est démontré) 14

Dépenses éligibles Amortissements TVA Contributions en nature • Les coûts encourus pendant la période d’éligibilité sont éligibles • s’ils sont justifiés par des documents probants et • si l’acquisition n’a pas été subventionnée • Part non récupérable éligible • Peuvent être valorisés comme cofinancement • Apports de terrains ou d’immeubles, exécution de travaux, fourniture de biens ou de services • Valeur à justifier (p. ex. par un expert immobilier indépendant) 15

Dépenses éligibles (suite) Achat de terrains ou • Max. 10 à 15% (terrain/site) du montant total des dépenses éligibles du projet. • Valeur éligible du bien de l’acquisition du bien = estimation certifiée du bien • Frais accessoires à une acquisition Exemplarité énergétique et environnementale • Projets d’infrastructures (répondre aux exigences PEB 2015, basse énergie, consultation maître architecte) • Projets investissements immobiliers (dépenses en lien avec la filière construction durable et énergie renouvelable) sites abandonnés 16

Dépenses non éligibles Pas de double subventionnement Intérêts débiteurs inéligibles 17

Recettes nettes Projet générateur de recettes nettes (projets > 1 Mio) Estimation des recettes nettes • Tout projet qui génère des recettes nettes au cours de sa réalisation et/ou après son achèvement • Au préalable (sauf si impossible) • Sur une période déterminée • Subside = max. déficit d’autofinancement (différence coûts – recettes) 18

Cofinancements publics FEDER: finance max. 50% du programme Min. 50% de cofinancement public Définition cofinancement public: - cofinancement d'autorités nationales, régionales ou locales, - cofinancement d'organismes de droit public ou d'associations - Y compris apports en nature Ces dépenses font donc l’objet du même contrôle + des mêmes règles d’éligibilité (justification avec les demandes de paiement) 19

Autres cofinancements Aides d’état: Apport propre peut être exigé (% du coût du projet) -> Respect: contrôlé par la Cellule FEDER 20

Paiement de la subvention 15% 80% 5% • Signature de la convention : 15% avance • Devra être justifiée après la liquidation de 80% de la subvention et avant le versement du solde de 5% • • Paiement de la subvention Introduire les demandes de paiements et les pièces justificatives Min. 2 fois par an Dans les 6 mois après que les dépenses aient été effectuées • Clôture du projet : le solde (5% du subside) sera liquidé • sur base de pièces justificatives 21

Demande de paiement Introduction d’une demande de paiement + pièces justificatives via IRISBOX par le bénéficiaire Paiement de la tranche due au bénéficiaire Introduction de la déclaration de créance auprès de la Direction de la comptabilité du SPRB par le bénéficiaire Examen des pièces justificatives par la Cellule FEDER (subside + cofinancement) Notification au bénéficiaire des dépenses éligibles + demande de la déclaration de créance 22

Echange électronique via Irisbox Demandes de paiement: • par voie électronique • formulaire préétabli sur le site https: //irisbox. irisnet. be • + annexes: - justificatifs (factures, extraits de compte, time sheets) - rapport d’activités - documents relatifs aux marchés publics • Connexion via carte ID : signature électronique 23

« N+3 » ou « dégagement d’office » La COM engage chaque année une partie des fonds FEDER au profit de la Région La Région doit introduire une demande de paiement pour ce montant au plus tard 3 ans après 1 ier engagement en 2014 => Première application de la règle N+3 au 31/12/2017 Sinon: désengagement par la COM => diminution du montant FEDER pour la Région Montants à justifier auprès de la COM: 50% FEDER + 50% COFIN Important de démarrer les projets rapidement + introduire les dépenses tous les semestres Attention: la Région peut répercuter des pertes sur les bénéficiaires (en cas de défaillances) 24

Contrôles du projet Autorité de gestion 1 er Niveau de contrôle Commission européenne Autorité de certification 2 ième Niveau de contrôle Autorité d’audit 3 ième Niveau de contrôle Contrôles sur place et sur pièces→ conservation des originaux SANCTIONS: Suspension des paiements, remboursement de la subvention, corrections financières, diminution du montant de la subvention 25

Marchés publics La loi sur les marchés publics doit être respectée (note de guidance) Exception: bénéficiaires qui ne sont pas des pouvoirs adjudicateurs (à démontrer) (mais exceptions pour certains marchés) Le respect de la réglementation sera contrôlé par la Cellule FEDER Transmettre les pièces justificatives de la passation et de la réalisation du marché -> voir vade-mecum + tableau en annexe Marchés de services pour la réalisation d’une mission d’architecture: avis Maître architecte Non-respect de la loi: correction financière possible (jusqu’à 100%) 26

Aides d’État Principe de base : des aides d’état sont interdites Conditions cumulatives: ØActivité économique ØAide publique ØAvantage ØSélectivité ØEffet sur les échanges commerciaux et distorsion de la concurrence 27

Aides d’État: aides compatibles Ø Règlement d’exemption par catégorie Ø Aide de minimis (€ 200. 000/3 ans) Ø Notification au préalable auprès de la COM Analyse par projet -> voir conventions 28

Reporting: 2 rapports semestriels + minimum 2 demandes de paiement par an Conventions signées Rapport d’avancement semestriel Demande de paiement 04 28 février 2016 12/2015 01 06 31 août 2016 03 Rapport d’avancement semestriel Demande de paiement 05 07 Demande de paiement 31/05 et 30/11 29

Rapport d’avancement semestriel • Een activiteitenverslag betreffende het semester in kwestie • Een planning • Een budgettaire raming voor het lopende jaar en het volgende jaar • Een ingevuld indicatorenrooster • Een betalingsaanvraag 30

Indicatoren & Performantiekader • Indicatorenrooster ØUpdate met semestrieel vooruitgangsverslag • Performantiekader ØBelang van haalbare (tussentijdse) doelwaarden ØConsequentie bij niet behalen tussentijdse doelwaarden 2018 : het BHG verliest de prestatiereserve van 5% (kan worden doorgerekend aan begunstigden die hun doelstellingen niet hebben bereikt) 31

Info et communication Projet Collaboration étroite entre la Cellule FEDER et le porteur de projet • Un plan de communication a été présenté dans les dossiers de candidature. • Suivi, coordination et contrôle des actions par la Cellule FEDER • Mise en place d’un réseau de communication entre les porteurs de projets afin de créer une réelle synergie entre les projets; • Informer et impliquer la Cellule FEDER dans vos actions de communication ; • Initiatives de la Cellule FEDER (modèles, évènements, etc. ) en termes de support et d’appui à vos projets; • Suivi des dépenses (idem autres types de dépenses) • Rapport d’avancement du plan de communication dans les rapports et lors des comités d’accompagnement 32

Obligations pour tous Projets dont aide publique>500. 000€ Projets autres • Inscrits sur la liste des bénéficiaires • site web logos UE et RBC + mention • Publications, invitations, formulaires, etc. logos UE et RBC + mention • Infrastructures et constructions : • Panneau de chantier, puis plaque permanente • Achat d’un objet matériel : plaque permanente • Affiche minimum A 3 But : informer (et faire informer par les bénéficiaires finaux) tous les participants et publics-cibles des projets du soutien UE FEDER+RBC 33

Merci pour votre attention Contacts : feder@sprb. brussels efro@gob. brussels www. feder. irisnet. be www. efro. irisnet. be 34