Semin pro pjemce podpory v rmci vybranch vzev

Seminář pro příjemce podpory v rámci vybraných výzev OP LZZ Seminář pro příjemce OP LZZ MV ČR, Praha - Letná, Nad Štolou 3, Praha 7 13. prosince 2010, 10: 00 -13: 00 Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Cíle semináře • Předcházet problémům s čerpáním v souvislosti s velkým množstvím změn v projektech, chybách v MZ/Žo. P a ve VŘ. • Upozornit na problémové oblasti při realizaci projektu a vyplňování MZ a Žo. P. Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Obsah 1. Část § Projektová část § § § Finanční část § § Stav administrace výzev Realizace projektu Změny v projektu Monitorování projektu Postup při vyplňování MZ a ZjŽo. P Přílohy MZ a ZjŽo. P Vybrané náležitosti dokladování Expertní pomoc příjemcům Dotazy/diskuze 2. Část § § Technická část – Benefit 7 Dotazy/diskuze Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Projektová část Bc. Jana Hrazdilová Radek Rinn Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Projekt v realizaci Datum zahájení realizace projektu uvedené v právním aktu (PA): • Způsobilost výdajů – Desatero OP LZZ, příručka D 5 – Od data zahájení realizace projektu; možné již 3 měsíce před podáním žádosti. • Desatero příruček OP LZZ: – Všechny verze příruček: www. esfcr. cz (sekce Dokumenty) – Příjemce se vždy řídí aktuální verzí příruček Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Ukončení projektu Datum ukončení realizace projektu uvedené v PA. • Ukončení projektu příjemcem podpory - ze závažných důvodů • Neoprávněné odstoupení od realizace projektu - odstoupení bez odůvodnění se považuje za porušení podmínek PA • Ukončení před datem uvedeným v PA se řeší individuálně s PM a FM na základě stavu plnění cílů projektů, monitorovacích indikátorů a výše nákladů Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Změny a doplnění projektu Příručka pro příjemce D 2 Nepodstatné změny projektu • Není třeba změna PA, nemají vliv na plnění cílů projektu • Příjemce zdůvodní v nejbližší monitorovací zprávě Podstatné změny projektu • Většinou vyžaduje změnu PA (formou Dodatku k PA) • Nutný souhlas poskytovatele dotace Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Nepodstatné změny projektu Příklady: • Změny kontaktní a statutární osoby - nahlásit bez prodlení! • Změna data zahájení projektu na pozdější datum - nutné oznámit projektovému manažerovi (PM) co nejdříve • Změna harmonogramu – pokud neovlivní splnění cílů ani indikátorů (posun KA v rámci doby realizace) • Změny v rozpočtu: – – změna formy pracovní smlouvy (HPP, DPČ, DPP) navýšení jednotkové ceny max. do 10% Založení nebo zrušení položky v rozpočtu Přesun prostředků z 1 kapitoly do 2 (max. do 15% původní kapitoly – tedy té 1. ) • Změna auditora Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Podstatné změny projektu • Mají dopad na plnění povinností vyplývajících z PA, stále musí mít těsnou vazbu na charakter a hlavní cíle projektu původního návrhu smlouvy • Většinou nutnost úpravy PA formou Dodatku • Formulář ke stažení na webových stránkách http: //www. osf-mvcr. cz/folder/477/ (dokumenty pro příjemce) • Zaslat v listinné i elektronické podobě Tip pro příjemce: - Možnost konzultace u PM, zda se jedná o podstatnou změnu - Konzultací s PM nevzniká automaticky nárok na schválení změny Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Podstatné změny projektu • Příslušný PM vyřídí žádost o podstatnou změnu do 21 kalendářních dnů od doručení žádosti • Podstatné změny nelze provést před jejich odsouhlasením poskytovatelem, podstatné změny nelze odsouhlasit se zpětnou platností • Provedení změn bez souhlasu poskytovatele dotace může vést k odnětí finančních prostředků (stanoví poskytovatel) • Návrh na změnu předložit nejpozději 30 kalendářních dnů před termínem ukončení projektu • Na přijetí změny není právní nárok Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Podstatné změny projektu Příklady: • Změna data ukončení projektu • Změna bankovního účtu • Změny v rozpočtu • není možné navýšení rozpočtu • přesuny mezi kapitolami větší než 15 % objemu původního rozpočtu kapitoly a navyšování jednotkových cen o více jak 10 % • Prodloužení monitorovacího období (MO) • Vytvoření nové pozice v realizačním týmu • Změna KA či harmonogramu, která mění podstatu projektu • Změna monitorovacích indikátorů Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Monitorování projektu Hlavní cíle: 1) Průběžné sledování, sběr dat a informací o projektech; 2) Dohled nad finančními prostředky a jejich efektivním využitím; 3) Průběh realizace projektů, identifikace možných rizik. Povinnost příjemců informovat o průběhu celého projektu tzv. Monitorovacími zprávami (nejdůležitější ukazatel je naplňování monitorovacích indikátorů). Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Monitorovací zprávy (MZ) • Průběžná monitorovací zpráva (MZ) s Žo. P • Mimořádná monitorovací zpráva (MMZ) s Žo. P - po domluvě s PM, viz příručka D 2 • Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) s Žo. P Tip pro příjemce: Manuál úspěšného žadatele a příjemce http: //www. osf-mvcr. cz/op-lzz-1 Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Změny termínů předkládání MZ • Žádost o prodloužení monitorovacího období – Podstatná změna - nutný podpis st. zástupce – Předkládat před uplynutím doby MO • Př. : Nulové výdaje • Žádost o prodloužení termínu pro předložení MZ – Formulář na www. esfcr. cz nebo www. osf-mvcr. cz, naskenovaný s podpisem se zasílá emailem – Prodlužuje se jen termín předložení Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. mvcr. cz

Průběžná monitorovací zpráva (PMZ) • 1. PMZ se předkládá za období uvedeném v PA • Další PMZ standardně za každých 6 měsíců realizace projektu (viz PA - tabulka Finanční plán) – Při prodloužení MO o několik měsíců je následující období kratší o daný počet měsíců (plán v PA se tedy nemění)!! • Datum doručení PMZ poskytovateli podpory nejpozději 30 dnů od skončení sledovaného období – Př. : období 1. 6. – 30. 11. 2010, MZ předložit do 30. 12. 2010 Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Průběžná monitorovací zpráva (PMZ) • Složena ze 2 částí – obě spojit dohromady! – první část MZ v aplikaci Benefit 7 – druhá část MZ ve formátu. doc • Žádost o platbu nelze předložit samostatně, vždy pouze s MZ • Podpis statutárního zástupce nebo jím pověřené osoby • Poskytovatel má právo požadovat dodatečné informace ke způsobu realizace projektu a k jeho výsledkům; tyto musí být dodány max. do 15 prac. dnů od doručení výzvy Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Závěrečná monitorovací zpráva • Stejný formát jako PMZ • Předložení nejpozději do 2 měsíců od ukončení projektu za poslední monitorovací období • Předkládána vždy závěrečná Žo. P • Součástí musí být zpráva auditora; 7 měsíců před ukončením podepsání smlouvy Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Kontrola • Administrativní kontrola (kontrola MZ a Žo. P) • Kontrola na místě (fyzická) – probíhá u všech projektů na základě stavu projektu dle MZ či náhodným výběrem poskytovatelem podpory - Porovnává se skutečný stav se stavem deklarovaným (obsahuje i kontrolu dokladů) - Kontrolu mohou provádět pouze pověření pracovníci - Oznámení kontroly předem - Povinnost umožnit vstup na místo realizace projektu včetně přístupu k veškeré projektové dokumentaci Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Vyplnění 1. části monitorovací zprávy v Benefitu 7 • Postupně vyplnit každou záložku; postup podrobně popsán v Pokynech pro vyplnění MZ - D 10 • Zkontrolovat správnost všech údajů před finalizací • Aktualizovat jednotlivé údaje (rozpočet, harmonogram, VŘ) Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Monitorovací indikátory • Povinnost příjemce průběžně sledovat a vykazovat indikátory v monitorovacích zprávách projektu • Dosažené hodnoty indikátorů se uvádějí kumulativně, tzn. vždy souhrnně za celou dobu realizace projektu • Vyplňovat Popis dosažení za dané MO (jak se daří naplnit cíle) • Je-li výsledná hodnota ukazatelů nižší než plánovaná, je poskytovatel oprávněn žádat vysvětlení Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Monitorovací indikátory Pozor! Evidence při naplňování MI musí být doložitelná - př. prezenční listiny, certifikáty – musí se také shodovat s pracovními výkazy - Povinnost dokládat inovované produkty Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Vyplnění 2. části monitorovací zprávy Druhá část – vyplnění textového formuláře, ke stažení na http: //www. osf-mvcr. cz/folder/477/ • Po vyplnění vytisknout, pevně spojit s 1. částí MZ, podepsat statutárním zástupcem a zaslat spolu se všemi přílohami poskytovateli podpory • Nahrát do Benefitu Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

2. část MZ • Uvádět správně hlavičku MZ (datum, Hash kód, číslo MZ) • Uvádět správná data u probíhajících KA a plánovaných KA • Popisovat všechny nepodstatné změny (propojovat s rozpočtem, realizačním týmem, harmonogramem) • Popisovat problémy při realizaci, všechny plánované KA • Smazat nerelevantní odstavec ohledně platby DPH Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

MZ - povinné přílohy • Povinné přílohy mají závazný vzor – nesmí se měnit! Jsou umístěny na: http: //www. osf-mvcr. cz/folder/477/ • Po vyplnění nahrát všechny přílohy ve formátu. doc nebo . xls do Benefit 7 na záložce Přílohy; pouze Podpisové vzory a prezenční listiny se skenují • Po vytištění pevně svázat, přelepit, podepsat statutárním zástupcem a zaslat spolu s MZ Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Povinné přílohy MZ • Podpisové vzory – originál v listinné podobě, naskenované v B 7 – Datum od zahájení realizace! – Dokládat usnesení oprávněné osoby – Možnost oprávněné osoby, která není v projektovém týmu (vedoucí podepisující výkazy práce) • Soupiska účetních dokladů – v listinné podobě • Kopie účetních dokladů nad 10. 000 Kč – v listinné podobě • Pracovní výkazy – originál v listinné podobě, . doc v B 7 – Obsah činnosti musí korespondovat s pozicí a žádostí • Rozpis mzdových nákladů realizačního týmu projektu – originál v listinné podobě, . xls v B 7 Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Povinné přílohy MZ • Odpisy - originál v listinné podobě, . xls v B 7 • Výpisy z bankovního účtu (příp. čestné prohlášení) - v listinné podobě • Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu - originál v listinné podobě, . xls v B 7 • Auditorská zpráva (se ZMZ) – originál v listinné podobě • Prezenční listiny (název kurzu, jméno školitele, časová dotace) - originál nebo kopie v listinné podobě, naskenované v B 7 – Musí souhlasit s prac. výkazy a popisem kurzů v rámci probíhajících KA! – Publicita, jméno školitele, reg. číslo projektu, název kurzu, časová dotace, jméno a podpis účastníka a jeho pracovní zařazení

Kontakty Projektoví manažeři Bc. Jana Hrazdilová jana. hrazdilova@mvcr. cz Radek Rinn radek. rinn@mvcr. cz 974 818 536 Výzva: 48 974 818 531 Výzvy: 27, 32, 38, 41, 58, 62 Mgr. Veronika Pelíšková, MBA veronika. peliskova@mvcr. cz 974 818 535 Výzvy: 59, 64 Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Finanční část Ing. Jan Zavadil Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Přílohy MZ a ZjŽo. P • • • • Soupiska účetních dokladů Rozpis mzdových nákladů Výkazy práce Přehled čerpání Kopie výpisů z účtu Výpis z oddělené účetní evidence Podpisové vzory Rozpis cestovních náhrad Přehled odpisů Dokumentace k ukončeným výběrovým řízením Kopie účetních dokladů Fotodokumentace k publicitě Kopie prezenčních listin Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Soupiska účetních dokladů I • Sloupec Částka uvedená na dokladu v Kč – uvádí se 100% • Sloupec Částka připadající na způsobilé výdaje - částka, kterou si chcete uznat z faktury jako způsobilé výdaje • Sloupec Částka zahrnutá k proplacení - veřejné zdroje (je to částka, která je určena k proplacení) • (Vzhledem k tomu, že OSS soukromé financování nemají, je tato částka stejná, jako sloupec částka připadající na způsobilé výdaje) Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Soupiska účetních dokladů II • Období = dle Monitorovací zprávy nebo právního aktu (tj. Podmínky, Rozhodnutí apod. ), nikoliv období, kdy např. skutečně vyplňuji Soupisku • Způsob vyplňování (komentáře) viz příloha prezentace + odkaz na webu www. osf-mvcr. cz / Dokumenty / Výzvy / OPLZZ Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Soupiska účetních dokladů III • • • Na fakturách chybí označení, že výdaj patří k projektu Příklad nejkratšího textu, kde jsou uvedeny všechny požadované informace: „Tento projekt je financován z OPLZZ, registrační číslo projektu CZ. xxxxx. “ apod. Položky rozpočtu – vyplňovat přesně dle schváleného rozpočtu, např. položky 01. 02 Doporučení nechat si podepsat souhlas zaměstnance o informování OSF MVČR se mzdovými a osobními údaji, jinak hrozí nezpůsobilost nedoložených mzdových výdajů. Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Soupiska účetních dokladů IV • • Dodávat bankovní výpisy ke mzdám, odvodu SP a ZP (nutné označit, čeho se tento výpis týká – např. stručný výstižný slovní komentář). Pro příjemce z řad OSS je dostačující i čestné prohlášení o vyplacených mzdách a dalších povinných odvodech (zdrav. a soc. pojištění). Doplnit na bankovní výpis jméno osob/-y, ke které patří mzdy či jiné platby– např. Novák, mzda 12/09. Stačí jen údaje, které se týkají konkrétního projektu a jeho výdajů, ostatní je možno začernit (např. rodná čísla, čísla bank. účtů zaměstnanců apod. ). Musí však zůstat patrné, že je to bankovní účet projektu – příjemce). Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Pracovní výkaz I • • • V. xls formátu jako příloha V Benefit 7 všechny přiložit pod Přílohou č. 4 Hodiny musí odpovídat rozpočtu Je možné vykazovat pouze aktivity vztahující se k danému projektu Výkaz musí být podepsaný dotyčnou osobou a dále oprávněnou osobou (např. vedoucí) Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Pracovní výkaz II • • • Příjemce neuvádí skutečnou výši úvazku dle Smlouvy či Dohody (např. 0, 7 úvazku na rok nebo 0, 7 na projekt) Výše úvazku - dle smlouvy na daný měsíc. U PS - napište dle smlouvy např. 1, 0 úvazku na projektu, u dohod - kolik hodin je na dohodu měsíčně či ročně dle konkrétní dohody Nutno uvádět i zda je úvazek roční či měsíční – má význam pro počítání způsobilých hodin Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Pracovní výkaz III • Uvádět vazbu na konkrétní monitorovací zprávu • Údaje z Pracovního výkazu pro jednotlivé zaměstnance přenášet do Rozpisu mzdových výdajů (po vyplnění obou dokumentů musí být tedy údaje v nich stejné). Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Rozpis mzdových výdajů I • • • U pracovních smluv – „zúčtovaná hrubá mzda“ – uvést celou měsíční hrubou mzdu zaměstnance, teprve následně se krátí dle daného úvazku (dle položky „Počet odpracovaných hodin na projektu dle výkazu práce“) „Měsíční fond pracovní doby v hodinách“ – uvádí se celkový měsíční fond pracovní doby dle kalendáře (např. pro červen je 176 hod. ) Rozpis musí být dle Právního Aktu (např. maximální částky pro pozici či pracovníka) – viz dále Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Rozpis mzdových výdajů II • Příklad: Pan Potměšil překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např. max. 6 199, - Kč: 1) v daném měsíci měl odměnu nebo dovolenou, do rozpisu mzdových nákladů (Příloha č. 5) se uvádí položku 1. 1. 1 na mzdu 6. 199, - Kč. Vše, co je navíc, se do tohoto řádku neuvádí. Vytvoří se další řádek - položku 1. 4 „Jiné osobní náklady“ a tam se uvede do sloupce „Jiné v Kč (odvádí se z nich odvody)“ tato část navíc jako odměna ve výše 301, - Kč. To platí, i kdyby se jednalo o korunové rozdíly. Max. limit se nesmí překročit. Položka 1. 4 se vytváří z ušetřených prostředků z předchozích měsíců (je-li). Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Rozpis mzdových výdajů III • Příklad: Pavel Votápka překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např. max. 5. 000, - Kč, se postupuje následovně: 2) nedostal odměnu nebo neměl dovolenou, tak je nutné odečíst ve sloupci „Jiné v Kč (neodvádí se z nich odvody)“ částku, která překročí schválený rozpočet. (tedy vyplácená odměna např. 5. 200, - Kč překračuje o 200, - Kč limit 5. 000, - Kč). • „Způsobilé osobní náklady v Kč“ se dopočtou jako rozdíl (resp. součet) sloupců „Mzdový výdaj“ = 5. 200, - Kč a „Jiné v Kč“ (neodvádí se z nich odvody)“ = 200, - Kč (pozor!!! - uvádí se znaménkem minus). Součet „Způsobilé osobní náklady v Kč“ jsou maximálních 5. 000, - Kč. Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Vybrané náležitosti dokladování I Mzdové výdaje Při každém nárokování výdaje: • Výkaz práce • Doklad o výplatě mzdových prostředků • Sestava „Rozpis mzdových nákladů“ • Doklad o úhradě zákonných odvodů Při kontrole na místě: • Pracovní smlouvy, popř. DPP/DPČ • Pracovní náplň • Mzdové listy, výplatní pásky Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Vybrané náležitosti dokladování II Nákup služeb • Účetní/daňové doklady • Doklady o zaplacení – výpis z bankovního účtu, pokladní doklady • Předávací protokol • Doklady k výběrovému řízení/objednávky • Dodavatelské smlouvy Nákup zařízení a vybavení • Účetní/daňové doklady • Doklady o zaplacení – výpis z bankovního účtu, pokladní doklady • Dodavatelské smlouvy, objednávky, faktury • Doklady k výběrovému řízení/objednávky • Přehled odpisů (Příloha č. 7 MZ) Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Vybrané náležitosti dokladování III Cestovné Při každém nárokování výdaje: • Rozpis cestovních náhrad (příloha č. 6 MZ) Při kontrole na místě: • Vyúčtované cestovní příkazy • Objednávky, faktury - ubytování • Jízdenky, popř. jiný doklad nahrazující jízdenku Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Kontakty Ing. Jan Zavadil zavadil@mvcr. cz 974 818 497 Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Doporučení pro příjemce • Přihlaste se k odebírání aktualit na www. osf-mvcr. cz • Využívejte Manuály úspěšného žadatele a příjemce OP LZZ (Druhá část – Úspěšná realizace projektu, Třetí část – Veřejné zakázky OP LZZ), které jsou k dispozici na webu OSF, sekce Legislativa a metodiky • Vyvarujte se častých chyb; souhrn nejčastějších chyb naleznete v dokumentu Nejčastější chyby v projektech • Účastněte se seminářů pro příjemce • Účastněte se seminářů k veřejným zakázkám • Využijte možnosti e-learningového vzdělávání (http: //www. osf-mvcr. cz/e-learning-op-lzz) Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Představení expertní pomoci • • • využití expertní pomoci je zcela dobrovolné expertní pomoc je poskytována zdarma expertní pomoc je možné využívat nepravidelně (dle potřeby) využití expertní pomoci neznamená automatické schválení monitorovací zprávy/žádosti o platbu využití expertní pomoci může být vnímáno jako časové zdržení, ale větší časové zdržení způsobí předložení chybných dokumentů týmy OSF a poskytovatele expertní pomoci průběžně spolupracují a koordinují svoji činnost Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Kontakt na expertní pomoc Ilona Miková Eva Tomšejová Radka Kotinská Eva Tomšejová 734 314 053 prijemce@naviga 4. cz www. osf-mvcr. cz Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz

Děkujeme za pozornost Podporujeme Vaši budoucnost www. esfcr. cz www. osf-mvcr. cz