Sekretariat jako nowoczesne biuro WOM Gorzw Wlkp Halina

Sekretariat jako nowoczesne biuro WOM Gorzów Wlkp. Halina Sobczyńska 2011

Cele kursu • Doskonalenie wiedzy na temat prowadzenia nowoczesnego sekretariatu • Uświadomienie konieczności dobrej organizacji pracy 2

Sekretariat jako nowoczesne biuro • skuteczna komunikacja z otoczeniem • tworzenie wizerunku firmy poprzez przestrzeganie odpowiednich zasad w: - przyjmowaniu interesantów. - przyjmowaniu gości - działaniach marketingowych - prowadzeniu korespondencji - organizowaniu zebrań 3

Podstawowe czynności biurowe • Praca koncepcyjna • Czynności manipulacyjne • Czynności kancelaryjne • Czynności archiwistyczne 4

CZYNNIKI WPŁYWAJACE NA EFEKT ROZMÓW BEZPOŚREDNICH 1. WYGLĄD ZEWNĘTRZNY Wyglądając dobrze, jesteśmy pewni siebie i wzbudzamy szacunek otoczenia. Wygląd i ubiór sekretarki powinien wzbudzać zaufanie, nie powinien peszyć przychodzących interesantów. 2. ORGANIZACJA STANOWISKA PRACY Wpływ na psychikę klienta. Wyposażenie sekretariatu i zagospodarowanie jego wnętrza ma sygnalizować ład i porządek, oraz dbałość interesy klienta. 5

3. KULTURA OSOBISTA v Kultura słowa, piękna polszczyzna nie zaśmiecona potocznymi wyrażeniami. v Znajomość różnych dziedzin życia gospodarczego i społecznego. v Rozmowy grzecznościowe nie powinny dotyczyć spraw osobistych. v Znajomość repertuaru kina i teatru i innych placówek kultury v Znajomość zasad savoir vivre i podstawowych zasad komunikacji niewerbalnej. v Oddzielenie osoby rozmówcy od problemu. 6

4. UMIEJĘTNOŚĆ SŁUCHANIA • • Nie przerywanie rozmówcy. Wyrażanie aktywności słuchania gestami. Wyrażanie zainteresowania rozmową. Nie prowadzenie własnego monologu. Zadawanie otwartych pytań. Oddzielenie spraw prywatnych od służbowych. Powstrzymanie się od oceniania i osądzania. 7

5, SPOSÓB UDZIELANIA INFORMACJI • Powinien być adekwatny do wagi jej treści i charakteru. • Należy dostosować sposób udzielania informacji do cech psychofizycznych i nastawienia odbiorcy. • Jednoznaczny charakter informacji, aby odbiorca nie mógł jej dowolnie interpretować. • Powinna być zgodna z interesami firmy i własnymi kompetencjami. • Nie należy udzielać informacji dotyczących spraw personalnych, aby nie naruszać dóbr osobistych osób o których rozmawiamy. • Podawanie najpierw przyczyny odmowy, a potem samej odmowy. 8

Zadania sekretarza szkoły: Do obowiązków sekretarza szkoły należy: 1. prowadzenie sekretariatu oraz załatwianie spraw bieżących zgodnie z instrukcją kancelaryjną, 2. przechowywanie dokumentacji wg obowiązujących przepisów, 3. prowadzenie korespondencji szkolnej (pisanie pism), 4. powielanie pism oraz materiałów dydaktycznych, 9

5. sporządzanie sprawozdań, 6. nadzór nad zaopatrzeniem szkoły w materiały biurowe i szkolne, 7. prowadzenie dokumentacji dotyczącej spraw uczniowskich, 8. sporządzanie klasowych list uczniów, 9. ewidencjonowanie przyjęć, pobytu i opuszczania szkoły przez uczniów, 10. prowadzenie księgi roczników i księgi ewidencji uczniów, 11. prowadzenie adnotacji o spełnianiu obowiązku szkolnego przez uczniów, 12. przekazywanie kart zdrowia oraz dokumentów do innych szkół, 10

13. czuwanie nad systematycznym przesyłaniem ze szkół ponad podstawowych potwierdzeń o kontynuowaniu nauki przez absolwentów naszej szkoły, 14. prowadzenie zapisów uczniów , 15. prowadzenie archiwum szkolnego, 16. wydawanie duplikatów dokumentów szkolnych, 17. załatwianie innych spraw zleconych przez dyrektora szkoły. • Sekretarz szkoły podlega bezpośrednio dyrektorowi szkoły. 11

• Jeżeli sekretarz szkoły pełni w ramach swoich obowiązków pełni funkcję kasjera to do jego obowiązków należy: 1. przechowywanie dokumentów kasowych, 2. właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki, czeków , 3. dokonywanie operacji gotówkowych na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych podpisanych przez osoby upoważnione przejrzanych pod względem merytorycznym formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty, 4. dokonywanie wypłat gotówkowych jedynie ze środków podjętych z rachunków bankowych, 5. odprowadzanie przyjętych sum do banku w dniu ich pobrania , a najdalej w dniu następnym, 6. niezwłoczne zawiadamianie dyrektora i księgowego o brakach gotówkowych oraz ewentualnych włamaniach do kasy. W powierzonym zakresie pełnienia obowiązków , kasjer ponosi 12 odpowiedzialność materialną

Prace kancelaryjne i archiwizacyjne powinny być wykonywane w oparciu o obowiązującą podstawę prawną. 13

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r. ) 14

§ 1. 1. Rozporządzenie określa: 1) instrukcję kancelaryjną, 2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt, 3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej "instrukcją archiwalną", 15

§ 2. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają: 1) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania; 2) archiwista - realizującego zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu; 3) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań; 4) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy; 16

5) metadane — zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie; 6) odwzorowanie cyfrowe — dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; 13) system EZD — system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych; 17

4) system tradycyjny — system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci; 15) teczka aktowa — materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej. 18

§ 4. 1. Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw. 4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na: 1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe 2) systemie klasyfikacji dziesiętnej; 3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. 19

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna • określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej: • kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu. • § 5. 1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. 20

INSTRUKCJA KANCELARYJNA załącznik 1 do rozporządzenia SPIS TREŚCI: • Rozdział 1 • Przepisy ogólne • Rozdział 2 • Czynności kancelaryjne w systemie EZD • Rozdział 3 • Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym Rozdział 4 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji 21

Na opis klasy w wykazie akt składają się: 1) symbol klasyfikacyjny, 2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia; 3) w przypadku klas końcowych — kategoria archiwalna, Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. 22

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw; 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC. 123. 77. 2011 , gdzie: 1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjne 4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy 23

oznaczenie symbol kolejny komórki klasyfika numer organizacyjnej cyjny sprawy cztery cyfry roku kalendarzo wego SP 1 442 15 2011 ZSTIO 44 12 2011 24

• Załącznik nr 2 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW GMINY) I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH ORAZ URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY I ZWIĄZKI SPIS KLAS PIERWSZEGO RZĘDU 0 -8 klasa Tematyka spraw 0 ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA 1 ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE 2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE 3 FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY 4 KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY 25

klasa Tematyka spraw 5 WYBORY, REFERENDA, SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO 6 KSTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI 7 GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO ISYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ OCHRONA PRAW KONSUMENCKICH 8 OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA 26

Symbole klasyfikacyjne I II IV 44 Oznaczenie Uszczegółowie kategorii nie hasła archiwalnej klasyfikacyjne go System oświaty 440 Hasło klasyfikacyjne Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, A akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty 441 Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie 442 A System oświaty publicznej 4420 Ustalanie sieci przedszkoli publicznych A 4421 Ustalanie sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów A 4422 Uzyskiwanie zezwoleń na założenie A szkoły lub placówki publicznej 4423 Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych A 27

§ 7. Określenia użyte w instrukcji • • • akceptacja dekretacja komórka merytoryczna naturalny dokument elektroniczny pieczęć wpływu punkt kancelaryjny rejestr przesyłek wpływających, rejestr przesyłek wychodzących rejestr pism wewnętrznych spis spraw 28

EZD Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją 29

Przepisy ogólne • Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD. • Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne • Kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. /archiwista/ 30

§ 7. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r. § 6. 1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. 2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności: 1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy; 2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane; 3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma; 31

4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe; 5) listy obecności; 6) karty urlopowe; 7) dokumentacja magazynowa; 8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego; 9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr; 10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych. 32

Archiwizacja dokumentów 33

INSTRUKCJA ARCHIWALNA ZAŁĄCZNIK Nr 6 SPIS TREŚCI: • • • Rozdział 1 Przepisy ogólne Rozdział 2 Organizacja i zadania archiwum zakładowego Rozdział 3 Lokal archiwum zakładowego Rozdział 4 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego Rozdział 5 Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji Rozdział 6 Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym Rozdział 7 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Rozdział 8 Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego Rozdział 9 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Rozdział 10 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego 34 Rozdział 11 Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Organizacja i zadania archiwum zakładowego Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy. Do zadań archiwum zakładowego należy: • przejmowanie dokumentacji • przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, • przeprowadzanie skontrum dokumentacji, • porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, 35

• udostępnianie przechowywanej dokumentacji, • wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy • poszukiwanie w dokumentacji informacji • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, • przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, • sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym, • doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją 36

• Instrukcja archiwalna • Kategorie archiwalne akt 37

DZIĘKUJĘ PAŃSTWU ZA UWAGĘ