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Seite 1 /5 Arbeitsanweisung “Externe Dienstleister in der Reha” Autor Prozessmanager: Unterschrift , Datum Freigabe QMB: Unterschrift, Datum 18. 12. 2018 © 2007 -18 F + M • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 27. 01. 2018 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

Seite 2 /5 Arbeitsanweisung “Externe Dienstleister in der Reha” 1. Inhalt und Geltungsbereich dieser

Seite 2 /5 Arbeitsanweisung “Externe Dienstleister in der Reha” 1. Inhalt und Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung Diese Arbeitsanweisung gehört zum Prozess Reha. Diese Arbeitsanweisung regelt die Details wie externe Dienstleister in einzelne Reha-Prozesse – hier die Rückholung von Hilfsmitteln eingebunden werden. Ziel ist, auch bei Verwendung von Externen den gewohnt hohen Qualitätsstandard von Fuchs + Möller zu gewährleisten. 2. Prozessmanager Die Verantwortung für diese Arbeitsanweisung liegt bei Ludger Frentrop. Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses mit allen zugehörigen Arbeitsanweisungen verantwortlich. Dies beinhaltet insbesondere auch die Entscheidung, ob und welche Arbeitsanweisungen erforderlich sind, um den Prozess ausreichend klar zu beschreiben und zu regeln. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in Besprechungen herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Prozessverbesserungen können per Mail an den QMB zur Weiterleitung an den Prozessverantwortlichen gesendet werden: . 3. Prozessänderungen Änderungen, die sich im Prozessablauf durch beispielsweise KVP-Maßnahmen oder veränderten Materialbezug ergeben, sind in der Prozessbeschreibung zu dokumentieren und zuvor auf ihren Einfluss auf die Medizinprodukte bezüglich Qualität, Risiko und geltenden gesetzlichen Anforderungen zu prüfen. 4. Auslagerung von (Teil-)Prozessen Werden (Teil-) Prozesse der Fertigung, Wartung, Logistik an externe Dienstleister ausgelagert, so sind mit diesen Qualitätssicherungsvereinbarungen zu treffen, die auf die Einhaltung der Qualitäts- und Sicherheitsstandards von FUCHS+MÖLLER sowie geltenden gesetzlichen Regelungen verpflichten © 2007 -18 F + M • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 27. 01. 2018 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

Seite 3 /5 AA “Externe Dienstleister in der Reha” Aufgabe Wer Beschreibung 1 Auftragseingang

Seite 3 /5 AA “Externe Dienstleister in der Reha” Aufgabe Wer Beschreibung 1 Auftragseingang Rückholauftrag bei Fuchs + Möller ID-MA Ein Auftrag zur Rückholung eines Hi. Mi kann telefonisch oder schriftlich durch Angehörige, den Patienten selbst, die Krankenkassen oder auch von einem anderen Bereich stammen, bei dem sich der Kunde zuerst gemeldet hatte. Die Aufträge gehen per Post, per egeko MIP System oder als Kundenanruf ein. Bei einem Kundenanruf muss im ID ein Abgleich der Daten vorgenommen werden (Adresse, Telefonnummern, Hilfsmittel, etc. ) 2 Auftragsbearbeitung ID-MA In der EDV wird für das Hilfsmittel der Status entsprechend geändert. Aufträge, die an den externen Dienstleister Reha-Service-Schwarz (folgend RSS) gehen, werden in SIC mit den Klassifizierungen 5 (STK-Auftrag an RSS), 6 (Rückholauftrag an RSS) und 40 (Lieferauftrag an RSS) versehen. Durch dessen Anbindung an unsere Branchensoftware mit eingeschränkter Einsichtsmöglichkeit kann der externe Dienstleister die ihm zugeteilten Aufträge dann abgreifen. Parallel kommen die von Fuchs+Möller definierten Lieferpapiere in gedruckter Form via Firmenpost zu RSS. 3 Auftragseingang beim Dienstleister (z. B. RSS) Die tägliche Abfrage durch Einsicht in die durch Fuchs+Möller installierte Arbeitsstation mit Client-PC und eingeschränktem SIC-Zugang erzeugt einen Arbeitsauftrag bei RSS, der schnellstmöglich in die Tourenplanung des Dienstleisters geht. RSS setzt die Klassifzierung 51 (Auftrag in Dispo bei RSS) 4 Tourenplanung beim Dienstleister Zur Tourenplanung des Dienstleisters wird der Kontakt zum Kunden über die von Fuchs + Möller übermittelten Daten hergestellt. Bei Nichterreichen werden 2 -3 Tage weitere Versuche unternehmen, den Kunden zur Terminabstimmung zu erreichen – wenn dies nicht gelingt, wird der Vorgang als Klärfall mit der Klassifizierung 52 (zur Klärung an F+M (Kein Term. o. RH. mgl. ) wieder an Fuchs + Möller zurückgegeben. Andernfalls erfolgt die Terminvereinbarung mit dem Kunden binnen einer Woche und die Klassifizierung 31 (Auftrag durch RSS terminiert) wird gesetzt. © 2007 -18 F + M • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 27. 01. 2018 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

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Seite 4 /5 AA “Externe Dienstleister in der Reha” Aufgabe Wer Beschreibung 5 Lieferaufträge Dienstleister Nach erfolgter Lieferung werden alle von Fuchs+Möller definierten und vom RSS -MA ausgefüllten Lieferpapiere wie Empfangsbestätigungen etc. gesammelt bei Fuchs+Möller abgegeben zur Abrechnung. 6 Rückholung Dienstleister Die Rückholung erfolgt gemäß vertraglicher Vereinbarungen zur Dokumentation und unter Beachtung der ggf. erforderlichen Hygienemaßnahmen. 7 Erfassung der Rückholung beim Dienstleister Nach erfolgter Rückholung wird die Aufnahme des Hilfsmittels in der EDV vorbereitet – dazu wird auch die Checkliste (RM Begleitschein) verwendet. Hier wird bereits darauf geachtet, ob die Hilfsmittel einlagerungsfähig sind, oder verschrottet werden sollen ggf. unter Rücksprache mit dem Werkstattleiter von Fuchs+Möller. Potentielle Verschrottungsvorschläge werden gesammelt und täglich abends in die Werkstatt übergeben. Die Entscheidung über die Verschrottung liegt bei Fuchs + Möller. 8 Aufbereitung zur Einlagerung Dienstleister Die Hilfsmittel werden entsprechend gereinigt und zur Einlagerung aufbereitet, wobei sichergestellt sein muss, dass der Begleitschein am Hilfsmittel verbleibt. Für Standard-Hilfsmittel dauert dieser Vorgang 2 Tage, während andere (z. B. Badewannenlifter, Sauerstoffkonzentratoren oder E-Rollstühle ggf. auch eine Woche für diese Aufbereitung benötigen. Abschließend werden die gereinigten Hilfsmittel auf einem gesonderte Stellplatz für Fuchs + Möller gelagert, bis sie endgültig beim Dienstleister eingelagert werden können. Hilfsmittel, die jedoch bei Fuchs + Möller eingelagert werden, werden direkt in die Halle von Fuchs+Möller geschoben. 9 Lagererfassung Lager Die Hilfsmittel werden bei Fuchs + Möller in der Rehamittelverwaltung auf “an Lager” erfasst und jeweils am definierten Lagerort eingelagert. © 2007 -18 F + M • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 27. 01. 2018 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

Seite 5 /5 Änderungshistorie für dieses Dokument Änderungsstand Änderungsdatum Autor Änderungen 1 17. 02.

Seite 5 /5 Änderungshistorie für dieses Dokument Änderungsstand Änderungsdatum Autor Änderungen 1 17. 02. 2014 L. Frentrop Erste Ausgabe für das Gesundheitshaus FUCHS + MÖLLER Gmb. H 2 27. 01. 2017 S. Haas -Umstellung auf weitestgehend elektronische Kommunikationsmittel, sowohl bei der Auftragsannahme, als auch bei der Kommuniktation mit dem externen Dienstleister. Fax-Kommunikation wurde abgeschafft und durch Auftragsübergabe mittels SIC ersetzt. (Seiten 3 und 4) -Einfügen Schritt 5 (Lieferungen) -Veränderung der Dienstwege in Schritt 8 (Aufbereitung): Nähe zum Dienstleister durch den gleichen Standort macht einen sofortigen Transfer von Papieren und Hilfsmitteln zwischen dem externen Dienstleister und F+M möglich. 3 © 2007 -18 F + M 18. 12. 2018 S. Haas Ergänzung der Regelungen zu Prozessänderungen (Punkt 5) und Auslagerung von (Teil-) Prozessen (Punkt 6). • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 27. 01. 2018 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.